Comment améliorer la gestion des livrables d’un projet ?

Si vous vendez des projets, vos livrables sont probablement au cœur de vos préoccupations. Ils déterminent la satisfaction de vos clients, et contribuent à votre croissance. 

Cependant, pour produire des livrables projet de qualité, il est nécessaire de respecter les fondamentaux de la gestion de projet. Car si le livrable représente le produit final, sa bonne exécution exige de suivre certaines étapes. 

Qu’est-ce qu’un livrable de projet ?

Le livrable de projet constitue tout produit, document ou production, quel que soit son format, répondant aux besoins du client.

Le livrable évoque généralement la livraison finale du projet. Mais il peut aussi s’agir d’un livrable intermédiaire, partagé au cours du projet pour préciser les attentes et valider la direction suivie. 

Comment définir les livrables d’un projet ?

Plusieurs formats peuvent convenir pour livrer un projet. Cependant, le type de livrable retenu sera choisi en fonction des objectifs du projet. 

De façon générale, la définition d’un livrable doit être précise, mesurable, et inscrite dans une limite temporelle.

En ce qui concerne le choix des livrables, il est généralement issu d’une consultation entre plusieurs parties prenantes : 

• le client,
• le gestionnaire de projet, 
• le commanditaire. 

Quelle est la différence entre tâche, jalon et livrable ?

Les notions de tâches, de jalons et de livrables sont parfois confondues à tort. 

• Une tâche de projet constitue une activité ou un ensemble d’activités contribuant à l’exécution du projet.
• Un jalon est un point de repère temporel. Il peut s’agir d’une étape de clôture ou de revue d’un livrable, ou encore d’une deadline de tâche ou de phase projet.
• Le livrable est finalement le résultat concret d’un projet.

Quels sont les types de livrables possibles dans un projet ?

La notion de livrable de projet peut être abstraite sans exemple concret. Par ailleurs, un type de livrable peut s’avérer plus ou moins adapté à un projet. 

On décrypte.

Les livrables externes à destination du client 

Qu’ils soient intermédiaires ou finaux, les livrables externes sont à destination du client. 

Le but du livrable peut varier, allant de la simple présentation – par exemple pour valider une proposition ou faire un rapport de situation – au produit fini. 

Les livrables internes à l’attention des équipes

Certains livrables ne circulent qu’en interne, au sein des équipes projet. Ça peut être notamment le cas de documents de synthèse, de planning à court terme, ou encore de maquettes.

Il s’agit de livrables nécessaires à l’encadrement ou l’avancement du projet, qu’il ne serait pas pertinent de partager à chaque fois aux clients. Ils servent notamment à valider certains choix et étapes.

Quels sont les enjeux des livrables projet ? 

Les livrables d’un projet ont de nombreux enjeux, et ce tout au long du cycle de vie de ce dernier. Pour livrer un produit à la hauteur des exigences d’un client, ses attentes doivent être explicitement clarifiées et comprises de tous les intervenants. 

D’un point de vue global, le livrable est la finalité du projet, ce pour quoi le client va investir dans vos services. Il sert donc à contractualiser la valeur d’un projet, mais aussi à justifier sa facturation. Ainsi, dans les projets au forfait notamment, la finalisation d’un livrable peut enclencher le processus de facturation.

Enfin, en tant qu’objectif de production, ils permettent de structurer le pilotage du projet autour des étapes de livraison.

Les enjeux pour le chef de projet

Le chef de projet est garant de la qualité des livrables. 

Il doit notamment assurer la bonne formalisation des besoins, mais aussi la compréhension du livrable attendu par son équipe.

• Aligner les besoins clients et leur compréhension par les équipes

Une tâche qui n’est pas de tout repos, puisqu’elle dépend d’une bonne compréhension, et par conséquent, d’une communication claire. 

Le défi du chef de projet est donc d’assurer que les perceptions internes et externes sur ce qu’est un bon livrable soient alignées. Cela commence par recueillir des instructions claires de la part du client pour éviter le scope creep.

Le gestionnaire de projet est aussi responsable de la relecture puis la validation ou la révision des livrables en fonction d’une liste de critères d’acceptation du livrable objectifs comme : 

• la qualité,
• la structure,
• la complétude.

Des documents comme le cahier des charges ou une note de cadrage projet facilitent la compréhension.

• Coordonner les contributeurs internes et externes pour produire à temps

Équilibrer la balance entre la qualité des livrables et les délais serrés est un autre défi de taille. 

Le responsable projet peut être amené à coordonner plusieurs métiers pour la production d’un même livrable. Un défi qui s’ajoute à l’agencement des collaborateurs internes comme externes, dans le cadre d’un appel à la sous-traitance.

• Faciliter les processus de validation 

Le chef de projet doit prévoir un circuit de validation fluide et sans ambiguïté avec le client. Cela facilite les échanges et favorise la productivité. En ce sens, un suivi des livrables se met en place pour garder une traçabilité sur chaque version livrée.

Les enjeux pour le manager

Du côté du manager, les enjeux se tiennent au niveau du contrôle de gestion.  

• Garantir la conformité contractuelle des livrables 

Le manager intervient à plusieurs niveaux sur le contrôle des livrables. Il doit dans un premier temps s’assurer que le planning projet est respecté, et intervenir proactivement pour éviter les retards.

Le contenu en lui-même est aussi examiné par le manager. Cela réduit le risque que les livrables soient produits hors de la portée contractuelle, ce qui constituerait un manquement aux obligations préalablement déterminées. Une telle situation entraînerait des négociations ou une réorganisation du planning, grignotant la rentabilité du projet initialement prévue. 

• Garantir la qualité des livrables

Le manager s’assure que les livrables soutiennent la valeur perçue du projet. 

Il doit s’assurer d’avoir la visibilité nécessaire sur l’avancement réel des livrables. Cela passe par un pilotage projet structuré. 

• Utiliser les livrables comme leviers de satisfaction client et de fidélisation

Un livrable non conforme ou de faible qualité entachera la réputation de l’équipe, voire de l’entreprise. 

Le contrôle régulier des livrables permet d’anticiper les risques de rejet du client, et dans le pire des cas, de contentieux.

Quels enjeux pour les consultants ?

Les consultants reçoivent les instructions et exécutent le projet. Ils participent activement à la rédaction, à la conception et à la réalisation des livrables attendus.

• Comprendre précisément ce qu’il faut livrer 

Les consultants sont au cœur de l’action. Pour livrer un produit à la hauteur des attentes, ils doivent être au clair avec les instructions. Cependant, un manque d’information claires sur les critères de qualité, aussi bien sur le fond que la forme, peut induire en erreur le circuit de production. 

• Respecter les formats et les deadlines

Le respect des délais s’ajoute à l’exigence de qualité dans la liste des critères de production à respecter. Cependant, les temps prévus par le planning leur étant imposés, ils peuvent être sous-estimés, ou encore ne pas prendre en compte le taux d’occupation total de l’employé.

Les consultants subissent alors une pression pour produire dans les temps, parfois sans marge de manœuvre. Cet enjeu de bonne exécution du projet dépend donc directement d’une gestion efficace et rigoureuse. 

• Adopter le circuit de validation 

Il est de la responsabilité des consultants d’assurer que leur travail ait été validé avant d’être livré au client. 

Cependant, les multiples allers-retours avec un chef de projet – également mobilisé sur d’autres responsabilités – peuvent être démotivants, surtout lorsque les échanges s’éternisent. Un doute peut alors survenir, et toute la chaîne de production s’en voit impactée. 

L’importance des livrables en PMO

Le bureau de management de projet tient une responsabilité à échelle macro. Il s’assure que l’activité en cours est alignée aux objectifs stratégiques de l’entreprise. De ce fait, il cherche à capitaliser sur les réussites, et intervient également en cas de blocage. 

Le PMO peut proposer une standardisation des formats de livrables afin de gagner en rapidité. Il doit alors veiller à ce que ces modèles pré-faits soient adoptés par les équipes en collaborant avec les chefs de projet pour en communiquer l’importance.

Il veille également sur la production en étudiant la qualité des livrables par le biais de checklists ou encore de workflow de validation. Il faut alors s’assurer qu’en condition réelle, un temps soit disponible et réservé pour le contrôle qualité précédant la livraison. 

Une fois la production livrée, le PMO a la responsabilité de l’archiver. Il prend également le temps d’analyser les livrables, toujours dans une optique d’optimisation des processus existants.

Exemples de livrables d’un projet

Parce qu’un exemple est toujours plus parlant, nous vous proposons une liste d’exemples de livrables de projet, en fonction de l’industrie. 

Les livrables d’un projet de consulting

Il existe deux grandes catégories de livrables dans un projet de conseil : les rapports et les présentations. 

Parmi les rapports, on retrouve : 

• les rapports de diagnostic, 
• le business case, 
• les indicateurs de performance clés,
• la revue de gouvernance, 
• le plan de pérennisation.

Pour les présentations, il y a le choix entre : 

• la cartographie des processus, 
• la roadmap stratégique, 
• les schémas de processus et les plans d’action, 
• le plan conduite changement, 
• la note de cadrage, 
• les recommandations métier, 
• l’étude d’impact, 
• le guide utilisateur.

Exemples de livrables d’un projet informatique

Les livrables IT sont plutôt distingués par leur destinataire. 

Ainsi, on retrouve comme exemple pour les livrables externes : 

• une application mobile,
• une application web,
• un logiciel,
• un site web,
• une plateforme back-office.

S’ajoute ainsi tout type de livrable complémentaire comme : 

• le code source,
• le cahier de tests,
• les spécifications techniques,
• les maquettes et prototypes,
• la documentation technique,
• le cahier des charges,
• le rapports de recette,
• le guide utilisateur et le guide d’utilisation.

Pour ce qui est des livrables qui circulent qu’en interne, on retrouve : 

• la charte projet,
• le plan de gestion de projet,
• le bilan de projet,
• le plan de déploiement.

Quels sont les livrables d’un projet pour un PMO ?

En PMO, les livrables ne sont pas des artefacts métiers à proprement parler, mais plutôt tous les outils, rapports et cadres méthodologiques qui permettent d’améliorer le pilotage de l’ensemble du portefeuille de projets. 

On retrouve alors 5 familles de livrables PMO.

• Le cadre et les standard méthodologiques :
  • la charte pmo,
  • le plan de déploiement PMO,
  • le référentiel de bonnes pratiques.

• Le reporting et les tableaux de bord : 
  • le dashboard de portefeuille,
  • les rapports d’avancement périodiques,
  • le suivi des KPI et des scorecards.

• La gestion des risques :
  • le registre des risques,
  • le plan d’actions et le suivi des issues.

• La gestion des ressources :
  • le capacity planning,
  • le rapport d’arbitrage de la charge (charve vs capacité, sur ou sous-charge, recommandations).

• Le contrôle qualité :
  • la checklist de livraison,
  • le bilan des écarts entre la pratique projet et le cadre méthodologique,
  • la fiche de retour d’expérience,
  • le plan de montée en maturité.

Quels outils utiliser pour suivre les livrables d’un projet ?

La production et le suivi de livrables projet est difficilement centralisable en raison du grand nombre d’intervenants mobilisés. C’est pourquoi seule la plateforme Stafiz peut vous aider à standardiser votre gestion de livrables ! 

Conçu par et pour les professionnels du travail en mode projet, notre outil propose ses fonctionnalités nées d’un besoin métier.

Un suivi de mission intégré

Le suivi de mission de Stafiz vous indique l’état d’avancée des projets. Il vous est alors possible de situer la production réalisée par rapport aux délais, et d’agir en conséquence. 

Suivi de l’avancement d’un projet et de ses livrables dans Stafiz

Vous pouvez également éditer vos devis – en cas de re-négociations par exemple – en format PDF ou Word. Ces changements sont pratiques dans le cadre de la planification et de la gestion des engagements contractuels liés aux livrables. 

Vous pouvez également créer des modèles de contrats personnalisés et les sauvegarder pour vos projets futurs. 

Un outil pour responsabiliser

Stafiz vous permet d’assigner des responsables de mission pour chaque projet, ce qui facilite la coordination et le suivi des livrables. Plus vos collaborateurs sont soutenus par les bons outils, plus ils adoptent une posture d’ownership sur leurs tâches. Vous profitez alors d’une productivité optimale grâce à des procédés de gestion fluides, car compris par tous.  

Cette fonctionnalité permet notamment d’afficher le nom des responsables sur la page d’un projet. Une information précieuse pour réduire les silos dans les projets de grandes envergures.

Si vous souhaitez configurer des processus de validations (pour les temps, les frais ou encore les livrables), le responsable mission sera donc pris en compte et alerté. 

Un outil de staffing flexible

Stafiz vous permet de gérer le staffing par mission, crucial pour vous assurer que les bonnes ressources sont allouées sur les bonnes tâches, afin de produire les livrables exigés. 

Des alertes intelligentes pour optimiser le focus

Des alertes peuvent être déclenchées par des actions spécifiques ou basées sur des situations, comme dans les deux cas de figure suivants.

• Suivi des risques : vous êtes alertés lorsque certains indicateurs de mission dépassent les limites fixées. Cela vous permet de ne pas passer à côté d’une situation urgente, dans le cas où vous manquez de temps pour suivre vos dashboards. 
• Livrables achevés : vous pouvez être alerté de la clôture d’une tâche liée à la conception d’un livrable. Cela est notamment utile pour accélérer le processus de validation.

Ces alertes peuvent apparaître directement sur la page d’accueil de Stafiz ou vous être envoyées par email.

Une facturation automatisée

Stafiz permet également de gérer la facturation de manière automatisée. Une fois que vous avez configuré les alertes et les déclencheurs, vous pouvez :

• créer et envoyer automatiquement des factures depuis Stafiz,
• utiliser des modèles d’e-mail personnalisés pour l’envoi des factures,
• suivre les envois et les paiements des factures.

Dans le cadre de la gestion de vos livrables, ces factures peuvent être déclenchées dès lors qu’un livrable est prêt et validé.

Livrables projet : les bonnes pratiques

Vous connaissez les enjeux associés aux livrables de projet, mais vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur de gestion. Pour vous accompagner, nous vous proposons une checklist des bonnes pratiques à adopter pour une gestion sereine de vos livrables !

La qualité de vos livrables reflète votre expertise et votre rigueur. Ils occupent un enjeu de taille pour votre activité. Pour garantir leur conformité, leur valeur perçue et la satisfaction client, leur gestion doit être structurée, collaborative et rigoureuse.