Les 8 meilleurs logiciels de facturation projet en 2025

Plus une entreprise gère de missions, plus la coordination entre équipes opérationnelles, financières et commerciales se complexifie. Les outils classiques ou Excel n’offrent pas cette synchronisation, ce qui entraîne un manque de cohérence entre le travail réalisé et la valeur réellement facturée. Les logiciels de facturation projet en mode SaaS apportent une solution à ce problème structurel : ils centralisent les données, automatisent les flux et transforment la facture en véritable outil de pilotage financier, tout en facilitant l’e-facturation conforme à la norme Factur-X.

 

Dans ce comparatif 2025, découvrez logiciels de facturation projet SaaS testés par nos experts, selon votre taille d’entreprise, votre niveau de maturité et vos modèles de facturation. Enfin, nous avons listé les briques fonctionnelles à considérer pour choisir votre plateforme de facturation pour projets et services.

 

Comparatif des meilleurs logiciels de facturation de projet en 2025

Choisir la bonne plateforme facturation pour project-services pour votre PME ou votre ETI dépend du niveau de complexité des missions, et de la taille de votre entreprise. Découvrez notre comparatif 2025 des meilleurs logiciels, qu’ils soient gratuits ou payants, et trouvez le meilleur outil pour votre entreprise.

Outil	Type d’entreprise	Cas d’usage idéal	Points forts	Points faibles
Stafiz	PME à ETI	Cabinets de conseil, ESN, agences multi-projets	Gestion complète projet ↔ facturation, suivi de la rentabilité, reporting intégré	Paramétrage initial nécessaire, outil expert
Shine	Indépendants / TPE	Freelances, petites agences	Simplicité d’usage, tout-en-un avec compte pro	Pas adapté au multi-utilisateurs
Tiime	BTP / ingénierie	Maîtrise d’œuvre, bureaux d’études	Gratuit, conforme e-facture 2026	Peu de suivi projet et de rentabilité
Sellsy	TPE / PME	Agences commerciales, startups	Lien CRM ↔ facturation, interface intuitive	Peu orienté gestion projet
Facture.net	Indépendants	Auto-entrepreneurs, consultants	Gratuit, simple	Fonctions limitées, pas de gestion projet
QuickBooks	TPE / PME internationales	Services multi-pays et startups	Stabilité, reporting	Localisation FR limitée
FinancialForce / Certinia	Sociétés sous Salesforce	Combiner PSA et CRM intégré	Lien pipeline → projet → facturation, reporting global	Coût élevé et dépendance à Salesforce
Workday PSA	Groupes internationaux	Cabinets RH, sociétés IT ou pluridisciplinaires	RH + finance + PSA, consolidation multi-entités	Très cher, complexe à déployer

 

Chaque solution présentée dans ce comparatif 2025 répond à un degré de maturité spécifique.

• Shine et Facture.net conviennent aux petites structures (micro-entreprise, auto-entrepreneur, freelance, TPE) qui veulent facturer sans se prendre la tête avec un outil complexe à mettre en place. L’objectif est de gagner du temps avec l’administratif sans forcément analyser la rentabilité de chaque mission.
• Tiime, Sellsy et QuickBooks ciblent les entreprises en phase de structuration. Elles veulent automatiser la facturation, suivre les paiements et disposer d’une vue synthétique sur le chiffre d’affaires, sans pour autant aller jusqu’au pilotage complet d’un portefeuille de projets.
• Stafiz, FinancialForce et Workday PSA s’adressent aux organisations où l’avancement des projets conditionne directement la facturation. Ces outils relient les données de production (temps saisis, livrables, jalons contractuels) à la facturation réelle. Résultat : une vision fine de la marge à date, du reste à faire et de la performance financière prévisionnelle.

 

Shine, l’outil de référence pour indépendants et petites structures

🏷️  Type d’outil : Banque professionnelle en ligne avec facturation intégrée

⚙️ Fonctionnalités principales : 

• Création de devis et factures conformes aux obligations légales (mentions, TVA, numérotation) ;
• Suivi automatique des paiements et relances d’impayés configurables ;
• Comptabilité simplifiée : synchronisation bancaire, export comptable et estimation automatique des cotisations URSSAF ;
• E-facturation incluse pour anticiper la réforme 2026 ;
• Application mobile et web unifiée pour la gestion du compte pro, des dépenses et des factures.

Idéal pour : Indépendants, freelances, professions libérales, petites agences.

 

Taille d’entreprise cible : Indépendants, TPE (<10 personnes), agences

 

Avantages :

• Interface ultra-simple, accessible même aux débutants ;
• Solution tout-en-un ;
• Service client reconnu, disponible 7 j/7, élu Service Client de l’Année 2025 ;
• Tarification transparente : offre gratuite et formules sans frais cachés ;
• Outil conforme à la loi anti-fraude TVA et prêt pour la facturation électronique obligatoire en 2026.

Points de vigilance :

• Moins adapté à la gestion de projets complexes ou à plusieurs utilisateurs ;
• Aucune automatisation de facturation par jalons ou suivi de temps ;
• Personnalisation limitée des modèles de facture et du reporting financier.

 

Shine se distingue par sa simplicité et son approche tout-en-un : la facturation, la gestion des dépenses et le suivi des paiements s’effectuent depuis le même compte professionnel. Chaque facture est reliée directement au compte bancaire : les encaissements sont reconnus automatiquement, ce qui offre une vision instantanée de la trésorerie.

L’utilisateur peut activer des relances automatiques d’impayés, choisir leur fréquence et suivre les paiements en temps réel, sans retraitement manuel.

L’outil ne permet pas la gestion multi-projets ni la facturation en régie, mais répond parfaitement aux besoins des indépendants et petites structures qui recherchent rapidité, conformité et sérénité dans leur gestion quotidienne.

 

Stafiz, la solution de facturation de projet intégrée

🏷️ Type d’outil : ERP SaaS pour sociétés de services (agences, cabinets de conseil, ESN, bureaux d’études).

⚙️Fonctionnalités principales : 

• Facturation automatique à partir du suivi de projet, en mode régie ou au forfait ;
• Gestion complète et intégrée du cycle de vie projet dans un seul environnement ;
• Suivi de la facturation et prévision de la trésorerie en temps réel ;
• Intégration native avec les principaux logiciels de comptabilité ;
• Export comptable multi-formats et multi-logiciels.

 

Idéal pour : cabinets de conseil, sociétés IT, agences à missions multiples, cabinets d’ingénierie.

 

Taille d’entreprise cible : PME à ETI (de 10 à 2 000 collaborateurs).

 

Avantages :

• Centralisation complète du processus projet ↔ facturation.
• Vision fine de la rentabilité à date, et de la rentabilité prévisionnelle.
• Compatible avec tous les modèles de facturation : régie, forfait.
• Consolidation multi-entités et multi-pays, adaptée aux PME et ETI organisées en filiales ou avec des équipes internationales.

 

Points de vigilance :

• Nécessite un paramétrage initial pour s’adapter à vos processus internes.
• Outil plus complet que les logiciels de facturation classiques, moins adapté aux petites structures.

 

Facturation automatique à partir du suivi de projet

La facturation dans Stafiz s’appuie directement sur les données de suivi de projet.  Chaque temps saisi, chaque jalon validé, chaque phase livrée déclenche automatiquement la facturation correspondante.

• En régie, les temps saisis et validés peuvent être transformés en factures instantanément, sans retraitement manuel. Le workflow de validation sécurise le processus de facturation et évite les oublis.
• Au forfait, les jalons sont configurés dès le lancement de la mission : chaque phase clôturée déclenche la facture correspondante. Vous évitez ainsi les problèmes de réconciliation et de gestion des factures en retard. 

Cette facturation automatisée réduit nettement la durée du cycle et fiabilise le processus de bout en bout.

Stafiz centralise et automatise le suivi de facturation. Chaque ligne correspond à une mission client et regroupe toutes les informations nécessaires à la création et au pilotage des factures : échéance, montant brut vendu, montant déjà facturé et reste à facturer.

L’objectif est double : réduire les délais de facturation et sécuriser la trésorerie en éliminant les erreurs et les oublis.

 

Gestion complète et intégrée du cycle de vie projet

Stafiz est une solution SaaS conçue pour les sociétés de services multi-projets, qui couvre l’ensemble du cycle de vie projet, du devis à la clôture financière. C’est aussi l’un des meilleurs ERP orienté métier pour les sociétés de service.

Voici quelques fonctionnalités supplémentaires.

• Création de devis et d’opportunités commerciales directement dans l’outil, avec la possibilité de pré-staffer les ressources avant signature.
• Suivi des bons de commande.
• Gestion des dépenses refacturables (frais, achats, sous-traitance).
• Suivi de la rentabilité, des temps, et des dépenses diverses (frais, achats, sous-traitance) en tenant compte des coûts directs et d’avant-vente.

Les DAF, responsables opérationnels et chefs de projet disposent d’une vue consolidée sur la marge réelle et prévisionnelle, par client, mission ou entité. Cette visibilité leur permet d’ajuster en temps réel la charge, les budgets ou les allocations de ressources.

Stafiz permet de calculer la marge réelle d’un projet en croisant les coûts de production et les revenus associés. Les montants sont ventilés par profil et par nature de dépense. Cette vue vous permet de relier la donnée opérationnelle (temps, coûts, staffing) à la performance économique.

 

Suivi de la facturation et projection de trésorerie

Les responsables financiers accèdent à une vue du réalisé et du prévisionnel de facturation, ce qui permet de réduire la durée de cycle de facturation et d’améliorer votre trésorerie :

• suivi des factures émises, payées et en attente ;
• visualisation des Factures à Établir (FAE), par projet, client ou entité pour connaître le restant à facturer en temps réel ;
• facturation de masse et relances automatisées pour accélérer les encaissements ;
• consolidation multi-pays et multi-BU pour une lecture globale du chiffre d’affaires.

Stafiz structure la donnée financière autour de la facturation. Chaque entité, pays ou BU dispose de ses propres KPI (CA facturé, cumulé, marges). Le tableau de synthèse permet une consolidation automatique à l’échelle du groupe.

Intégration comptable et interopérabilité

Stafiz s’intègre naturellement avec les principaux logiciels de comptabilité (Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks…). Les écritures comptables et les journaux de frais peuvent être transmis automatiquement vers vos outils comptables, sans retraitement manuel.

Pour les environnements plus complexes, Stafiz propose également :

• une intégration native avec vos systèmes financiers existants ;
• un export comptable multi-formats (journaux, écritures, frais, dépenses) compatible avec la majorité des logiciels du marché,
• et une API REST complète pour automatiser les échanges de données entre services (finance, RH, CRM, BI…).

Objectif : fiabiliser la donnée financière et fluidifier le passage entre production, facturation et comptabilité, tout en éliminant les doubles saisies.

 

Découvrir toutes les intégrations Stafiz

 

Sellsy, le CRM et facturation connecté

🏷️ Type d’outil : Suite CRM + logiciel de facturation TPE/PME + gestion commerciale.

⚙️ Fonctionnalités principales : 

• Vision unifiée du pipeline devis → commande → facture → relance  avec traçabilité des échanges clients ;
• Gestion des abonnements et des paiements récurrents, intégration de solutions de paiement en ligne (Stripe, GoCardless, etc.) ;
• Signature électronique intégrée pour valider les devis et contrats sans passer par un outil tiers ;
• Reporting commercial, suivi des marges, gestion des acomptes et prévisions de chiffre d’affaires à partir du pipeline ;
• Synchronisation des contacts et des opportunités commerciales avec la facturation, évitant toute ressaisie ;
• Automatisation des relances clients et gestion centralisée des encaissements.

Idéal pour : Agences de communication, cabinets de conseil commerciaux, startups B2B.

Taille d’entreprise cible : TPE/PME (de 5 à 100 employés).

 

Avantages :

• Vision unifiée du pipeline commercial et de la facturation, facilitant la conversion des opportunités en factures.
• Interface moderne et intuitive, adaptée à un usage quotidien par des équipes commerciales non techniques.
• Solution complète regroupant CRM, devis et paiements au sein d’un seul outil.
• Automatisation avancée du suivi client : relances, abonnements, prévisions de revenus.

 

Points de vigilance :

• Peu adapté à la gestion de missions complexes : pas de suivi du temps, ni de gestion fine des coûts internes.
• Reporting analytique limité sur la rentabilité projet et la production.
• Paramétrage initial nécessaire pour adapter les automatisations aux processus de l’entreprise.

Sellsy s’adresse avant tout aux TPE et PME qui cherchent une solution de gestion commerciale unifiée, sans la complexité d’un ERP.

 

Facture.net, un outil de facturation gratuit

🏷️ Type d’outil : logiciel de facturation 100 % gratuit (par BIC / Cegid)

⚙️ Fonctionnalités principales : 

• Création de devis et factures conformes aux normes légales (mentions obligatoires, TVA, numérotation automatique) 
• Gestion de la base clients et envoi des factures directement depuis la plateforme ;
• Suivi des règlements, tableau de bord simplifié avec indicateurs de paiement et relances automatiques ;
• Compatibilité annoncée avec la facturation électronique et la norme Factur-X pour anticiper la réforme 2026.

 

Idéal pour : Auto-entrepreneurs, freelances, consultants indépendants, micro-entreprises, petites structures sans service comptable.

 

Taille d’entreprise cible : Indépendants et TPE (1 à 10 personnes).

 

Avantages :

• Gratuité totale, sans abonnement ni frais cachés ;
• Interface claire et intuitive, adaptée aux non-spécialistes de la gestion ;
• Solution conforme et hébergée en France, garantissant la sécurité des données et la conformité légale.

 

Points de vigilance :

• Fonctionnalités limitées : absence de gestion de projet, de suivi du temps ou de rentabilité ;
• Pas d’intégration avancée avec les outils de comptabilité ou CRM externes, ce qui restreint l’automatisation des factures ;
• Reporting basique, sans indicateurs de performance ni prévisionnel de trésorerie.

 

Facture.net se distingue par sa simplicité et sa gratuité, idé

ale pour les indépendants, graphistes ou micro-entrepreneurs qui veulent facturer sans passer par un outil comptable payant. Bien que limité sur les fonctions analytiques et la gestion multi-projets, Facture.net reste une solution efficace pour lancer une activité ou gérer une micro-entreprise.

 

QuickBooks, le logiciel international de facturation et comptabilité

🏷️ Type d’outil : Logiciel de comptabilité et de facturation en mode cloud.

⚙️ Fonctionnalités principales : 

• Création de devis et factures personnalisables, avec calcul automatique de la TVA et numérotation conforme ;
• Suivi des paiements et relances automatiques, avec rappels paramétrables et synchronisation bancaire intégrée ;
• Suivi analytique par client, mission ou produit, permettant une lecture financière segmentée ;
• Reporting financier complet : indicateurs de rentabilité, dépenses, marges et flux de trésorerie consolidés ;
• Intégrations natives avec d’outils tiers (PayPal, Stripe, Shopify, HubSpot, Zapier, etc.) facilitant la synchronisation comptable et la gestion des comptes clients.

Idéal pour : ESN, agences, startups en croissance et structures internationales.

 

Taille d’entreprise cible : TPE/PME, startups en croissance, structures internationales.

 

Avantages :

• Réputation mondiale et stabilité technologique, soutenue par plus de 7 millions d’utilisateurs actifs dans le monde ;
• Interface moderne avec une expérience utilisateur pensée pour les non-experts ;
• Excellentes capacités de reporting et d’intégration, particulièrement utiles pour le suivi des performances multi-activités ou multi-devises ;
• Synchronisation bancaire en temps réel, garantissant une visibilité claire sur la trésorerie.

Points de vigilance :

• Localisation française partielle : certaines fonctionnalités (e-facturation, export FEC, mentions légales) ne sont pas encore totalement adaptées aux exigences locales ;
• Manque de fluidité pour les modèles complexes de projets ;
• Dépendance à la connexion Internet et risque de perte de performance en cas de synchronisation multi-devises importante.

 

La force de QuickBooks réside dans la centralisation des opérations financières : chaque facture, dépense ou paiement est relié automatiquement au compte bancaire de l’entreprise, facilitant la clôture mensuelle et le suivi de trésorerie. L’outil combine automatisation et analyse, ce qui le rend particulièrement adapté aux entreprises qui veulent suivre leur performance financière sans expertise comptable approfondie.

Moins adapté aux besoins de pilotage projet que des ERP comme Stafiz, QuickBooks reste une valeur sûre pour les entreprises de services internationales qui recherchent un outil de facturation basée sur les services cloud et capable de suivre leur croissance.

 

Certinia – ex FinancialForce (Salesforce PSA)

🏷️ Type d’outil : PSA (Professional Services Automation) entièrement intégré à l’écosystème Salesforce.

⚙️ Fonctionnalités principales : 

• Suivi complet des projets : planification des ressources, suivi des temps et des livrables directement reliés au pipeline Salesforce ;
• Facturation automatique selon le temps saisi, les jalons atteints ou les forfaits prévus au contrat ;
• Lien natif avec le CRM Salesforce, permettant de convertir instantanément une opportunité commerciale en une mission avec les budgets, ressources et échéances associés ;
• Suivi du chiffre d’affaires, des coûts et de la marge par projet, avec consolidation financière multi-entités ;
• Tableaux de bord analytiques intégrés à Salesforce, affichant en temps réel l’avancement des projets, la charge des équipes et les revenus prévisionnels à venir.

Idéal pour : Sociétés internationales de conseil, ESN, agences B2B intégrées à Salesforce.

 

Taille d’entreprise cible : 100 à 2 000 utilisateurs (Salesforce users), principalement dans des structures opérant à l’échelle internationale.

 

Avantages :

• Vision unifiée du cycle complet : pipeline → projet → facturation, sans rupture de données ;
• Automatisation des workflows entre ventes, production et finance, réduisant les saisies manuelles ;
• Outil robuste et modulaire, idéal pour le pilotage multi-entités et multi-devises au sein de groupes internationaux ;
• Intégration native avec l’écosystème Salesforce : CRM, tableau de bord, gestion des ressources et reporting interconnectés.

Points de vigilance :

• Forte dépendance à Salesforce : l’outil ne peut pas être utilisé en dehors de cet environnement ;
• Coût de licence élevé, à la fois pour Salesforce et pour le module PSA ;
• Courbe d’apprentissage significative, nécessitant un accompagnement expert pour le déploiement et la personnalisation.

FinancialForce (désormais intégré sous la marque Certinia PSA) s’adresse aux entreprises dont la gestion des projets est étroitement liée à la performance commerciale. L’atout majeur de cette solution réside dans la continuité des données : les informations issues du CRM (contrats, prévisions, opportunités) alimentent directement le suivi des missions et la comptabilité.

En revanche, cette puissance technique a un coût : FinancialForce est un outil premium, plus adapté aux organisations matures disposant déjà d’une infrastructure Salesforce.

 

Tiime, la facturation des métiers techniques

🏷️ Type d’outil : Solution SaaS de facturation et de gestion comptable, conçue pour les professionnels du BTP, de l’ingénierie et des métiers techniques

⚙️ Fonctionnalités principales : 

• Création de devis et factures illimités, entièrement personnalisables et conformes aux obligations légales ;
• Suivi automatique des paiements et relances clients, avec notifications d’échéance et archivage sécurisé des documents ;
• Connexion directe à Tiime Business, le module de gestion comptable et de trésorerie, pour centraliser recettes, dépenses et justificatifs ;
• Dématérialisation des factures : envoi, réception et stockage des factures électroniques conformes à la norme Factur-X, dans le respect de la réforme 2026 ;
• Gestion de la TVA et export comptable compatibles avec les principaux logiciels de comptabilité.

Idéal pour : Bureaux d’études, maîtrise d’œuvre, artisans du BTP, ingénierie.

 

Taille d’entreprise cible : Indépendants, TPE/PME du BTP ou ingénierie.

 

Avantages :

• Outil gratuit et facile d’utilisation, adapté aux structures sans service comptable interne ;
• Conformité complète à la réglementation e-facture 2026, avec archivage légal et envoi automatique des factures électroniques ;
• Facturation adaptée aux projets techniques, incluant les avancements de chantiers, les situations intermédiaires et les factures de solde ;
• Connexion native avec Tiime Business, pour suivre trésorerie, flux bancaires et cotisations sociales au même endroit.

Points de vigilance :

• Fonctionnalités de gestion limitées : Tiime ne suit pas les charges, jalons ou temps passés sur les projets ;
• Outil centré sur la facturation, sans fonctions avancées d’analyse de rentabilité ou de prévision de marge ;
• Personnalisation restreinte pour les structures multi-utilisateurs ou les organisations avec plusieurs entités.

Tiime s’adresse aux métiers techniques qui recherchent une solution simple et conforme pour facturer sans complexité. Sa gratuité, son ergonomie et son intégration comptable native en font un choix pertinent pour les TPE et indépendants souhaitant centraliser facturation, trésorerie et comptabilité dans un même espace.

 

Workday Professional Services Automation pour les multinationales

🏷️ Type d’outil : ERP cloud combinant gestion financière, RH et pilotage de projets (PSA), conçu pour les grandes entreprises de services opérant à l’international 

⚙️ Fonctionnalités principales : 

• Automatisation complète de la facturation avec gestion des acomptes et des formulaires de validation internes, à partir des contrats, jalons ou temps saisis. Les montants facturables sont calculés automatiquement en fonction de l’avancement du projet, sans retraitement manuel ;
• Suivi détaillé des coûts, des ressources et des marges, couvrant toutes les étapes de la gestion des coûts de projet : planification, suivi des dépenses, rapprochement budgétaire et analyse des écarts entre le prévisionnel et le réel ;
• Centralisation des données financières et RH : chaque collaborateur, mission ou dépense est relié à un compte analytique pour une traçabilité complète ;
  Consolidation multi-entités et multi-devises, permettant d’obtenir une vue consolidée du chiffre d’affaires, des marges et des coûts à l’échelle groupe ;
• Reporting et analyse intégrés, avec des tableaux de bord dynamiques connectant les indicateurs de performance RH, financiers et opérationnels.

Idéal pour : Groupes internationaux, cabinets de conseil, sociétés IT, entreprises RH et organisations de services complexes nécessitant une consolidation mondiale de leurs données financières et RH.

 

Taille d’entreprise cible : Grandes entreprises et multinationales (à partir de 500 collaborateurs).

 

Avantages :

• Intégration native entre RH, finance et facturation, garantissant une cohérence totale des données ;
• Outil particulièrement performant pour le reporting consolidé, offrant une lecture instantanée de la rentabilité par mission, entité ou région ;
• Adapté aux environnements multi-pays et multi-devises, avec des flux de données unifiés pour le pilotage global ;
• Suivi des coûts et marges en temps réel, utile pour les directions financières qui souhaitent anticiper les écarts budgétaires .

Points de vigilance :

• Coût de licence et d’implémentation élevé, réservé aux grands comptes ;
• Complexité du déploiement, nécessitant une phase de configuration et de conduite du changement importante ;
• Peu adapté aux structures moyennes.

Workday PSA s’adresse aux entreprises de grande taille qui recherchent une vision intégrée de la performance financière et humaine. L’outil s’inscrit dans une logique de pilotage global, capable de consolider les données issues de plusieurs pays, devises et entités. En revanche, sa richesse fonctionnelle et sa complexité technique en font une solution surdimensionnée pour les PME : pour une gestion plus opérationnelle et agile, Stafiz reste une alternative mieux adaptée.

 

À quels défis répondent les logiciels de facturation de projet ?

Chaque entreprise de service fait face au même paradoxe : plus les missions se multiplient, plus il est difficile de suivre la facturation. Tant que l’entreprise compte moins de 15 à 20 personnes, dirigeants, DAF et chefs de projet jonglent avec les fichiers Excel, les saisies manuelles et les relances par mail. Sauf qu’il suffit d’une facture oubliée, d’une erreur de taux ou d’un jalon non remonté pour que la visibilité sur le CA s’effondre.

Cette situation est très révélatrice du manque de lien entre la production et la facturation. Et ce n’est pas une question de rigueur individuelle. Dans beaucoup d’organisations, les outils financiers vivent d’un côté, les outils de pilotage de l’autre.

Résultat : des données dispersées, des validations manquantes et une perte de confiance dans les chiffres.

 

Les vrais défis auxquels vont répondre les logiciels de facturation vient du fait que chaque métier pilote à sa manière : 

• Le dirigeant (CEO) veut piloter la croissance via la visibilité financière. Pour cela il doit disposer d’une vision claire du CA, des marges et du cashflow et des marges ;
• Le directeur des opérations (COO) lutte pour synchroniser les équipes projet et finance afin de fluidifier le cycle production ↔ facturation ;
• Le DAF (CFO) veut sécuriser et fiabiliser le CA, ce qui implique à la fois une consolidation de l’ensemble des données, une automatisation des processus, une gestion de la conformité – tout en gardant un œil sur la trésorerie ;
• Le chef de projet (PMO) tente de faire coïncider avancement, jalons et factures émises sans perdre de visibilité sur le reste à facturer. Il a besoin d’un outil capable de facturer en multi-modèle, de suivre l’avancée de la facturation en temps réel, tout en se basant sur des données fiables ;
• Le contrôleur de gestion veut s’assurer que le projet est rentable. Il doit pouvoir s’appuyer sur un outil qui lui indique les marges, les écarts entre prévision et réel, et les KPI financiers.
• Les ressources humaines ont besoin de connecter la charge de travail avec la performance. Le logiciel doit pouvoir indiquer la disponibilité des collaborateurs, leurs TACE, et faire le lien entre les temps saisis et la facturation ;
• Les consultants veulent un outil simple d’usage, qui transforme directement leurs temps saisis en valeur facturée.
• Le responsable commercial tente de relier pipeline et facturation pour que chaque opportunité fermée se traduise en revenu.

Huit rôles, huit attentes, et un même besoin : retrouver la cohérence entre le travail réalisé et la valeur produite. De fait, cet outil ne sert pas qu’à émettre des factures. Il connecte le cycle complet d’un projet, du devis à la trésorerie, et redonne une cohérence aux données saisies à chaque étape. C’est cette vision unifiée qui redonne aux entreprises la capacité de piloter leur rentabilité en temps réel, sans rupture entre les équipes et sans perte d’information.

Les logiciels de facturation projet SaaS comme Stafiz répondent précisément à ces enjeux en reliant pilotage, finance et production.

 

Quelles fonctionnalités rechercher dans un outil de facturation de projet ?

Gestion multi-modèles de facturation

Les sociétés de services et agences utilisent souvent plusieurs modèles de facturation selon la nature de la mission ou du contrat :

• En régie  : basée sur le temps passé ou le nombre de jours vendus. Ce modèle convient particulièrement aux missions d’accompagnement ou de conseil évolutives.
• Au forfait / livrable : déclenchée à l’atteinte de jalons ou de livrables précis. Idéale pour les projets cadrés avec des étapes de validation formelles.
• Par abonnement : utilisée pour les contrats d’assistance, de maintenance ou de support, avec des paiements réguliers.
• Facturation mixte : combinaison de plusieurs modes sur un même projet, par exemple un forfait initial complété par des prestations en régie.

Pourquoi c’est important : Un bon logiciel de facturation projet doit permettre d’adapter le modèle à chaque contrat, sans avoir à recréer toute la structure ou les règles de facturation. Cette flexibilité garantit un suivi homogène et une facturation fluide, quelle que soit la complexité du portefeuille client.

Par exemple, Stafiz gère simultanément les projets en régie, au forfait, par jalon ou par abonnement au sein d’une même interface.

Suivi du temps, des livrables et des coûts

Le suivi précis des temps, des livrables et des dépenses est au cœur de la rentabilité :

• Saisie des temps par collaborateur, mission et tâche, avec un workflow de validation par le chef de projet pour éviter les oublis ou les erreurs ;
• Suivi des frais refacturables (déplacements, achats, sous-traitance) afin d’assurer une refacturation complète et conforme ;
• Gestion des dépenses internes (achats non refacturables, coûts salariaux, avant-vente) liées à chaque projet pour obtenir une vision juste des marges ;
• Suivi des livrables et jalons qui déclenchent automatiquement la facturation, garantissant la cohérence entre production, avancement et revenus.

Pourquoi c’est important : Ce niveau de granularité permet de valoriser chaque heure et chaque dépense au bon moment. Idéalement, les temps saisis et les livrables validés devraient déclencher automatiquement la facturation, réduisant le risque d’oubli et les délais de cycle.

 

Automatisation de la facturation

L’automatisation est un levier essentiel pour gagner du temps et sécuriser vos flux financiers. Un bon logiciel doit permettre :

• La génération automatique des factures selon les règles propres à chaque contrat (régie, forfait, jalons, abonnements) ;
• La gestion des factures d’avancement (progress billing) pour aligner facturation et avancement réel ;
• Les relances clients automatisées et la prise en charge des paiements en ligne, pour accélérer les encaissements ;
• L’envoi automatique des factures électroniques (formats Factur-X, PDP, Chorus Pro) conformément à la réforme 2026.

Pourquoi c’est important : L’automatisation réduit considérablement les erreurs, les oublis et le temps administratif, tout en améliorant la trésorerie.

Par exemple, Stafiz et Tiime sont deux solutions permettant de déclencher la facturation directement depuis le suivi de projet.

 

Liaison entre pilotage opérationnel et facturation

La facturation ne peut plus être isolée du suivi opérationnel. L’outil idéal doit assurer :

• Un lien direct entre charges, avancement et facturation, pour un suivi sans rupture entre production et finance ;
• La possibilité de facturer à partir du réalisé ou selon des jalons planifiés, en fonction du modèle contractuel ;
• L’intégration du forecast (prévisions de revenus) dans le pipeline financier, pour anticiper le chiffre d’affaires à venir.

Pourquoi c’est important : Ce lien garantit la cohérence edes données et permet de transformer le suivi opérationnel en levier financier.

Les outils dont c’est le point fort : Stafiz et FinancialForce

Gestion multi-projets et multi-clients

Les sociétés de services jonglent avec plusieurs missions et contrats en parallèle. Un bon outil doit proposer :

• Une vue consolidée sur l’ensemble du portefeuille ;
• Un filtrage dynamique par client, chef de projet, BU ou type d’activité ;
• Le regroupement automatique des factures pour un même client, même en cas de projets multiples ;
• Un suivi global du chiffre d’affaires et de la rentabilité par portefeuille, entité ou région ;

Pourquoi c’est important : cette vision transversale permet aux directions et PMO de piloter un portefeuille complet, et non une mission isolée, pour arbitrer efficacement les priorités.

Suivi de la rentabilité et du cashflow

Le logiciel de facturation devient un véritable outil de pilotage financier lorsqu’il intègre les bons indicateurs :

• Calcul automatique des marges par mission, client ou collaborateur ;
• Suivi des factures émises, payées et impayées pour anticiper les tensions de trésorerie ;
• Reporting du chiffre d’affaires prévisionnel vs réalisé, actualisé en temps réel ;
• Indicateurs clés : TACE (Taux d’Activité Commerciale et Économique), TMA, rentabilité horaire, et cashflow.

Pourquoi c’est important : c’est ce qui transforme un outil de facturation en outil de pilotage financier, capable de révéler la performance réelle d’une activité.

Les outils dont c’est le point fort : Stafiz.

 

Collaboration et validation interne

La facturation implique plusieurs acteurs : chefs de projet, comptables, DAF, direction. L’outil doit faciliter la coordination grâce à :

• Un workflow de validation pour les temps, dépenses et factures ;
• Des droits d’accès différenciés selon les rôles (chef de projet, DAF, direction) ;
• Un historique complet et traçable des validations et des modifications ;
• Un portail client pour la validation ou la consultation des factures.

Pourquoi c’est important : une validation fluide et centralisée réduit les frictions entre équipes projet et finance, tout en garantissant la fiabilité du processus.

 

Les fonctionnalités analytiques

Un outil de facturation performant ne se limite pas à la génération de factures, il doit fournir une analyse complète de la performance financière.

• Indicateurs clés : chiffre d’affaires prévisionnel, marge, impayés, délais de paiement.
• Reporting multiniveau (par projet, client, consultant, entité).
• Export automatique vers Power BI ou Tableau, pour aller plus loin dans l’analyse.

Pourquoi c’est important : ces fonctionnalités permettent de piloter la rentabilité en continu et d’anticiper les besoins RH ou trésorerie avant qu’ils ne deviennent critiques.

Les autres critères à prévoir

Les différents types d’intégrations 

Ces intégrations éliminent les doubles saisies et garantissent la cohérence des données sur tout le cycle projet ↔ finance.

• Export automatique vers le logiciel comptable (Sage, Pennylane, QuickBooks, etc.).
• Synchronisation avec le CRM (HubSpot, Salesforce).
• API ou connecteurs avec outils RH, reporting, BI.

 

Conformité légale et facturation électronique

Cette mise en conformité est désormais une obligation légale avec la réforme de 2026 et concerne :

• la génération automatique des factures conformes à la norme Factur-X ;
• la transmission via PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ;
• l’archivage légal sécurisé (10 ans minimum) ;
• la numérotation et mentions obligatoires automatiques.

En novembre 2025, seuls Stafiz, Shine et Tiime sont totalement prêts pour cette réforme.

 

Sécurité et hébergement

Les données financières et clients sont hautement sensibles. Un hébergement sécurisé est indispensable pour garantir leur confidentialité et leur intégrité :

• Hébergement en France ou en Europe, conforme au RGPD.
• Gestion des droits d’accès par profil utilisateur.

 

Comment choisir son logiciel de facturation de projet ?

Un outil de facturation projet ne se limite pas à émettre des factures : il connecte vos données financières et vos données de production, fiabilise le Chiffre d’affaires, et rend la marge pilotable au quotidien. 

Voici notre processus en 5 étapes pour bien choisir votre logiciel.

 

Définissez vos objectifs

Avant tout, clarifiez à quelle(s) problématique(s) doit répondre votre outil.

• ¿Cómo ahorrar tiempo en la creación y seguimiento de facturas?
• ¿Cómo automatizar cotizaciones, recordatorios y pagos?
• ¿Cómo puede monitorear su flujo de efectivo y vincularlo a sus datos contables?
• ¿Cómo analizar su rentabilidad por misión o por cliente?

Cuanto más específicos sean sus objetivos, más fácil será identificar la solución adecuada para sus prioridades (facilidad de uso, automatización de procesos, análisis de datos, cumplimiento normativo, etc.).

 

Identifica tus puntos de fricción

Estas son las etapas en las que tus procesos actuales generan más tiempo perdido o errores.

• Entrada manual de la hoja de tiempo.
• Olvido de los empleados.
• Validación demasiado lenta por parte de los gerentes o recursos humanos.
• Retraso en la validación de los entregables.
• Retrasos en los hitos de facturación.
• Olvidar gastos que se pueden volver a facturar.
• Tiempo no facturable no integrado correctamente en la factura.
• Etcetera.

Estos irritantes determinan las características prioritarias: flujo de trabajo de validación, automatización de hitos, seguimiento de gastos, integración contable, etc.

 

Seleccione los indicadores de rendimiento (KPI) correctos

Una buena herramienta de facturación debería ayudarte a medir y mejorar la rentabilidad de tus encargos. Priorice las herramientas que ofrecen paneles con estos KPI:

• Margen hasta la fecha y margen para completar para realizar un seguimiento del desempeño financiero;
• Todo lo que queda es facturar para anticipar los ingresos futuros;
• Flujo de caja por proyecto para monitorear el flujo de caja operativo;
• DSO (Días de ventas pendientes) para realizar un seguimiento de las condiciones de pago.

Estos indicadores le permiten transformar sus datos de facturación en palancas de gestión financiera, alertándolo tan pronto como un proyecto se desvía de sus objetivos.

 

Compare y pruebe varias soluciones

Compare las herramientas con sus datos reales:

• Pruebe de 2 a 3 programas de software en una muestra de proyectos;
• Verifique las integraciones de software (contabilidad, CRM, gestión del tiempo);
• Garantizar el cumplimiento de la reforma de 2026;
• Evalúe el costo total de la herramienta para su uso: licencia, capacitación, soporte, complementos u opciones gratuitas / de pago según sea necesario.

 

Involucra a tus equipos en la elección

La implementación correcta depende de la adopción por parte de los usuarios:

• Involucre a los gerentes de proyecto, controladores y al departamento de contabilidad desde la fase de prueba.
• Solicite comentarios sobre la facilidad de uso, la lógica del flujo de trabajo y la visibilidad de los datos.