Comparación del mejor software de contabilidad de proyectos en 2026

Para elegir un software de contabilidad de proyectos, baséate en un único criterio: su capacidad para ofrecer un margen fiable en tiempo real. Una buena herramienta concilia automáticamente el real, la previsión y la facturación. Si estos datos no convergen, tu toma de decisiones se basa en números contradictorios.

El reto es identificar la herramienta que realmente apoye tu gestión, en lugar de un software que produzca informes atractivos pero ofrezca una imagen inexacta de tu cartera de proyectos. Sin una solución adecuada, las lagunas se amplian: sobrecostos no detectados, facturas enviadas demasiado tarde y hojas de cálculo inestables que multiplican versiones y errores. A medida que avanzan los proyectos, esta inconsistencia acaba pesando en tus resultados y minando tu rentabilidad.

 

Esta comparación de software contable analiza 12 soluciones utilizadas en consultoras, empresas de servicios de TI y estructuras orientadas a proyectos. El objetivo: ayudarte a seleccionar la plataforma que asegure tus márgenes y acelere tu crecimiento sin añadir complicaciones.

 

 

¿Qué es la contabilidad por proyectos?

Antes de comparar el software, es importante aclarar de qué estamos hablando. Hay 3 tipos de contabilidad.

• Contabilidad general: produce el balance legal y el estado de resultados. Cumple con las obligaciones fiscales, pero no especifica si un cliente o proyecto concreto es rentable;
• Contabilidad de costes: desglosa los costes por centro de costes (departamento, equipo, actividad) para calcular los costes totales y los márgenes por departamento.
• Contabilidad de proyectos: este es el nivel más alto. Asigna todos los costes e ingresos a un proyecto específico para hacer un seguimiento, de forma continua, del margen bruto y del margen neto por misión, cliente o equipo.

Por tanto, un buen software de contabilidad de proyectos es el puente entre la ejecución operativa (tiempo, tareas, compras, subcontratación) y la verdad financiera (cuentas y pérdidas del proyecto, margen neto, previsiones).

 

Tabla comparativa del mejor software de contabilidad de proyectos

Esta tabla te ayuda a comparar rápidamente el software principal de contabilidad de proyectos según lo siguiente: 

• su objetivo;
• sus fortalezas en finanzas y contabilidad;
• su relevancia para llevar a cabo la gestión real/de pronósticos. 

🎯 El objetivo: identificar la herramienta adecuada para tu estructura sin perderse en características innecesarias.

 

Software	¿Para qué empresas?	Puntos fuertes	Límites	¿Por qué elegirlo?
Stafiz	Empresas de servicios de TI, consultoras, pymes orientadas a proyectos	– Cálculo del margen en fecha + aterrizaje – Actualización del resto por hacer – Supervisión de carga de trabajo y dotación de personal – Sincronización de costes internos/externos – Reconocimiento del Consejo de Administración según el avance	Requiere integración contable si quieres contabilidad general	La más completa para empresas de servicios que buscan una gestión financiera coherente real/pronóstica del proyecto
Libros rápidos	VSEs / PYMES	– Contabilidad general simple – Facturación rápida – Automatización de pagos	Muy bajo en gestión de proyectos y margen	Para una empresa pequeña que necesita contabilidad + facturación pero sin gestión de proyectos
ZipBooks	Autónomos / VSE	– Facturación sencilla – Conciliación bancaria – Categoriza automáticamente las transacciones	Sin seguimiento del tiempo, sin margen de proyecto	Para freelancers que quieren contabilidad básica
Líder de equipo	VSEs / PYMES	– CRM – Gestión de presupuestos y facturación – Gestión sencilla de proyectos	Capacidades limitadas de análisis	Para pequeñas empresas que buscan una herramienta sencilla todo en uno
ERPNext	PYME / ETI	– ERP global (contabilidad, inventario, recursos humanos, compras y proyectos en el mismo sistema) – Software de código abierto – Multiactividades	Complejo de configurar, con informes de proyectos limitados	Para empresas que quieren reducir los costes de licencia mediante código abierto
Esforzado	Pequeñas empresas	– CRM + Proyectos + Finanzas – Produce informes básicos	Alta curva de aprendizaje	Para una pequeña empresa que quiere centralizar CRM + proyectos + finanzas
Paymo	VSEs / freelancers	– Seguimiento del tiempo + facturación a partir de las horas introducidas	No se envían facturas en masa, limitada para las pymes	Para equipos muy pequeños enfocados en la facturación basada en tiempos
Replicón	Pymes / empresas distribuidas	– Seguimiento avanzado del tiempo – Seguimiento real de carga – Identifica la disponibilidad – Seguimiento móvil	No realiza un seguimiento de las horas no facturables	Para equipos híbridos con alta movilidad
NetSuite (en inglés)	Empresas medianas / grandes empresas	– ERP + gestión financiera + informes avanzados – Multimoneda, multipaís	Interfaz anticuada, personalizaciones limitadas	Para estructuras grandes que requieren un ERP completo
Semilla de contabilidad	Negocios de Salesforce	– Contabilidad + gestión financiera en Salesforce –Divisa	Limitado a clientes de Salesforce	Para empresas ya equipadas con Salesforce

 

Stafiz, el software de contabilidad preferido por las consultoras

Características contables de Stafiz 

Su fortaleza: realmente conecta la gestión de proyectos, la presupuestación, la contabilidad de costes y el reconocimiento de ingresos, donde la mayoría del software se limita a la facturación.

Funciones de seguimiento presupuestario

Stafiz centraliza todos los costes asociados a cada proyecto (directos e indirectos):

• costes humanos (en el tiempo introducido);
• compras;
• costes ;
• subcontratación ;
• etcetera.

Cada coste se registra en términos de consumo y de falta por hacer, lo que permite comparar constantemente el real con la previsión y monitorizar el progreso en tiempo real. Stafiz valora automáticamente cada entrada (tiempo, compras, gastos) y luego actualiza:

• la producción se llevó a cabo;
• los costes ya consumidos,
• los costes restantes.

La plataforma también distingue entre margen bruto (costes directamente atribuibles) y margen neto (con asignación de costes indirectos). Esta granularidad permite un análisis detallado de la rentabilidad por cliente, proyecto y equipo.

Basándonos en la historia de proyectos similares ya completados, Stafiz también permite establecer un presupuesto provisional para el proyecto.

 

Características relacionadas con la facturación y los presupuestos

En el ámbito de ventas, Stafiz garantiza un control preciso del alcance y las desviaciones. La plataforma permite un seguimiento riguroso entre presupuestos, órdenes de compra y facturas comparando automáticamente los importes comprometidos, las cantidades planificadas y los importes ya facturados, lo que permite detectar de forma inmediata:

• discrepancias entre la orden de compra y la facturación;
• discrepancias entre facturado y no facturado;
• el resto debe ser facturado (independientemente de si se han consumido o no todas las órdenes de compra).

 

La herramienta también calcula automáticamente FAE (facturas a emitir) y BCP (ingresos diferidos) para cada línea de proyecto.

En el lado de compras, Stafiz obtiene facturas de los proveedores para actualizar el consumo real.

 

La herramienta también calcula el equivalente en el lado de compra del FAE/PCA del lado de la venta para una simetría contable completa, a saber:

• los CSF (cargos diferidos);
• FNP (facturas no recibidas);

Características de cálculo de ingresos

Stafiz se adapta a los diferentes modelos contractuales de las empresas de servicios integrando varios métodos de reconocimiento de la facturación.

• Método al finalizar: CA reconoce una vez que el entregable final ha sido validado.
• Método de ascenso: CA proporcional al porcentaje de avance.
• Método basado en facturación: ingresos alineados con las facturas emitidas.
• Suscripciones: distribución de la facturación durante la duración del contrato.
• Servicios gestionados: combinación de una parte fija y una variable.

Estos enfoques cubren tanto la gestión como los paquetes o contratos recurrentes, ofreciendo un reconocimiento constante de la facturación al final de cada periodo.

 

Características de facturación según el tipo de contrato

Como se ha visto antes, Stafiz soporta todos los métodos de facturación utilizados en las empresas de servicios (agencia, paquete, servicios gestionados y suscripciones). Cada modelo sigue sus propias reglas para cálculo, consumo y facturación, sin reintroducción ni hojas de cálculo paralelas.

 

Características analíticas y de gestión de vallas

Stafiz ofrece un estado de resultados proyecto por proyecto que incluye todos los elementos financieros:

• reconoció el rotación;
• costes humanos, compras, honorarios, subcontratación;
• Margen bruto y margen neto.

Esta lectura detallada te permite comparar el rendimiento entre proyectos, clientes o equipos, e identificar rápidamente las palancas para mejorar.

Seguimiento de la rentabilidad de proyectos basado en costes en Stafiz

La plataforma permite comparar el presupuesto con la previsión mostrando lado a lado el presupuesto inicial, el consumido hasta la fecha, el resto por hacer y el aterrizaje revisado.

Las desviaciones aparecen de inmediato, lo que permite reaccionar pronto: ajuste de personal, renegociación del alcance o reevaluación de los costes. De manera similar, la previsión se actualiza automáticamente tan pronto como se registra el tiempo, el coste o la compra.

Por último, para garantizar la coherencia financiera, Stafiz hace que la gestión de los cierres contables sea más fiable, sin el riesgo de cambios retroactivos:

• cálculo automático de FAE / ECP / CCA / NPF antes del cierre;
• bloqueo de los periodos (mes, trimestre) una vez validados;
• No hay posibles cambios en los horarios, costes o comisiones durante los periodos cerrados.

Este mecanismo garantiza un cierre estable, sin reformulaciones manuales ni riesgo de cambios tardíos que alteren las cifras.

Por qué Stafiz supera a otros programas de contabilidad de proyectos

Para la monitorización de probabilidades de proyectos, la mayoría del software está limitado al margen hasta la fecha, es decir, al rendimiento pasado. Stafiz va más allá y calcula continuamente el margen al finalizar, integrando una previsión dinámica.

Este modelo predictivo permite identificar los proyectos deficitarios desde el principio (anticipación de provisiones obligatorias) y obtener una visión estable del aterrizaje financiero. Cada actualización (tiempo, coste) activa un nuevo cálculo, evitando simulaciones manuales y tardías en Excel.

 

¿Por qué debería tu software de contabilidad integrar una previsión automatizada?

Donde la mayoría de las soluciones requieren exportar datos para reconstruir una previsión previsiva, Stafiz produce una previsión dinámica que se actualiza con cada acción:

• la entrada de un tiempo;
• Registrar una compra;
• la revisión del resto por hacer.

Esta previsión continua ofrece una visión estable del destino financiero y ayuda a los equipos a ajustar el personal, los gastos o el alcance de la situación antes.

 

¿Cuáles son las consecuencias si tu software no calcula el margen al finalizar, ni tiene una previsión automática?

Sin MAT (margen al completar) o previsión automatizada, las derivas solo se detectan al final del proyecto, cuando ya no es posible corregir. Esta falta de visibilidad debilita tu margen, alarga los cierres mensuales y genera un alto riesgo de decisiones basadas en datos incompletos. Es como descubrir cuán rentable es un proyecto cuando está terminado: demasiado tarde para tomar medidas correctivas.

 

El mejor software de contabilidad de proyectos para pequeñas empresas

Estructuras muy pequeñas (freelancers, VSE y equipos de 2 a 10 personas) buscan una herramienta sencilla, rápida de aprender y a un coste controlado:

• un software ligero, que combina contabilidad general y facturación;
• supervisión mínima de proyectos, para gestionar algunas misiones sin procesos avanzados;
• una interfaz intuitiva, sin configuraciones largas ni entrenamiento intenso;
• Una solución económica, adaptada a modelos simples (sala de control, paquete corto, asignaciones individuales).

En este contexto, las herramientas básicas suelen ser suficientes y representan un buen compromiso entre simplicidad, coste y eficiencia. 

 

La herramienta QuickBooks para vincular la contabilidad y el seguimiento de proyectos

QuickBooks Online es uno de los software de contabilidad más utilizado por pequeñas empresas, especialmente en países de habla inglesa, gracias a su interfaz intuitiva y ecosistema de integraciones bancarias automatizadas. Su versión QuickBooks Online ofrece acceso permanente a la nube desde ordenador, tablet o móvil, eliminando las restricciones de licencia para un solo usuario de las antiguas versiones de escritorio. 

QuickBooks es un gran sustituto para varias herramientas separadas, siempre que la gestión de proyectos siga siendo sencilla. Es una solución popular para pequeñas empresas que necesitan una herramienta sencilla que combine contabilidad general, facturación y monitorización básica de proyectos.

 

Funciones de QuickBooks para contabilidad

QuickBooks cubre las necesidades esenciales de una pequeña organización.

• Seguimiento financiero por proyecto: tiempo invertido, gastos, ingresos y margen simple.
• Facturación y presupuestos: plantillas personalizables, envío rápido, recordatorios automáticos.
• Cobros: conexión a soluciones de pago online (tarjeta de crédito, plataformas como PayPal u otras a través de aplicaciones asociadas).
• Gastos e informes de gastos: entrada rápida, categorización automática.
• Conciliación bancaria: importación diaria de transacciones y sugerencias automáticas.
• Informes simplificados: flujo de caja, cuentas y pérdidas, seguimiento de activos bajo gestión.

Es una herramienta eficaz para una contabilidad muy ligera y el seguimiento de proyectos .

 

¿Para qué caso de uso? 

QuickBooks es adecuado para estructuras que no requieren gestión avanzada de proyectos.

• Freelancers y autónomos que facturan de forma autogestionada: consultores, desarrolladores, diseñadores gráficos o formadores que venden tiempo de trabajo con facturación mensual o por asignación puntual.
• Pequeñas agencias de servicios y pequeñas empresas de servicios de TI con pocos empleados y gestionando entre 5 y 20 proyectos de clientes simultáneamente. La visibilidad basada en proyectos sobre costes y márgenes ayuda a priorizar a clientes rentables e identificar encargos que generan pérdidas. Principalmente venden tiempo de trabajo y no necesitan gestión avanzada (tiempo completo, personal, resto detallado).
• Artesanos y comerciantes con supervisión del sitio que requiere supervisión de los costes de los materiales y mano de obra por obra, con la refacturación de los suministros comprados por parte del cliente.

 

Quickbooks: Pros y contras 

➕ Los beneficios de Quickbooks

• Rápido para empezar: Interfaz de usuario diseñada para no contables, con asistente de configuración guiada y tutoriales en vídeo integrados. Una empresa muy pequeña puede usarlo en menos de un día sin necesidad de formación externa costosa.
• Relación calidad-precio competitiva: suscripciones de nivel inicial a partir de 10 € al mes (dependiendo del país y promociones actuales) incluyendo contabilidad general, facturación ilimitada y supervisión básica de proyectos. Los precios son transparentes, sin costes ocultos de instalación o soporte.
• Ecosistema rico de integraciones: más de 650 aplicaciones de terceros conectables (CRM, comercio electrónico, nóminas, marketing), lo que te permite ampliar la funcionalidad nativa sin cambiar de plataforma contable.

 

➖ Desventajas de Quickbooks

• Características limitadas del proyecto: no hay necesidad total de planificación de recursos (personal), gestión de empleados a tiempo completo ni previsiones financieras avanzadas. El seguimiento se limita al coste real frente al presupuesto inicial, sin posibilidad de proyectar el resto por hacer.
• Inadecuado para modelos contractuales complejos: es imposible gestionar adecuadamente una combinación de gestión/paquete/subcontratación en el mismo proyecto, ni establecer reglas diferenciadas de reconocimiento de ingresos. Los proyectos mixtos requieren contorsiones manuales o software adicional.

 

ZipBooks: para una dimensión de gestión de proyectos más acentuada

ZipBooks se posiciona como una alternativa moderna y refinada a QuickBooks, y está diseñado específicamente para freelancers y pequeñas empresas que buscan una experiencia de usuario fluida en móvil. Su interfaz minimalista oculta una capacidad avanzada de personalización, especialmente en facturación multimoneda e informes financieros gráficos.

Funciones contables de ZipBooks

ZipBooks ofrece lo esencial para gestionar la contabilidad y algunos proyectos concurrentes.

• Contabilidad general: creación de facturas, gestión de gastos, conciliación bancaria.
• Seguimiento básico de proyectos: tiempo invertido, gastos asociados, facturación por proyecto.
• Presupuestos y pagos online: integración con Stripe y PayPal.
• Informes financieros: rentabilidad por proyecto, flujo de caja, indicadores clave sencillos.
• Automatizaciones: recordatorios de pagos, facturas recurrentes, categorización automática.

Es una solución eficaz para quienes gestionan pocos proyectos y buscan un funcionamiento intuitivo en lugar de una gestión avanzada.

¿Para qué caso de uso? 

ZipBooks es ideal para los siguientes perfiles.

• Freelancers y consultores independientes : desarrolladores, diseñadores, redactores o coaches que facturan de forma autogestionada o a precio fijo. La interfaz móvil-primero y el seguimiento de tiempo simplificado son ideales para métodos de trabajo móvil.
• Pequeñas agencias creativas : estudios gráficos, agencias de redes sociales o productores de vídeo, priorizando la estética de sus facturas y la facilidad de uso por encima de la profundidad funcional. El etiquetado flexible compensa la falta de un módulo de proyecto estructurado.
• Startups pre-seed o semilla : start-ups tecnológicas sin un CFO dedicado, que buscan una contabilidad "rápida y sencilla" suficiente para los primeros años antes de la estructura financiera completa. Los paquetes básicos gratuitos reducen la velocidad de consumo.

Sin embargo, tan pronto como aumenta el volumen de facturas o aumenta la complejidad contable (multi-entidad, consolidación), ZipBooks deja de ser adecuado.

Zipbooks: Pros y contras 

➕ Los beneficios de ZipBooks

• Interfaz muy intuitiva: diseño elegante inspirado en aplicaciones de consumo (Spotify, Netflix), con incorporación interactiva y microanimaciones que hacen que la contabilidad sea casi divertida. La tasa de adopción rápida incluso para perfiles que son resistentes a la contabilidad.
• Interconexión fluida con los pagos : la integración nativa de Stripe/PayPal convierte cada factura en un enlace de pago directo, con conciliación automática.
• Tarifas atractivas : plan gratuito ilimitado en número de facturas (raro en el mercado), planes de pago a partir de 15 $/mes para funciones avanzadas. Sin costes ocultos de configuración o migración.

 

➖ Desventajas de ZipBooks

• Falta de planificación de recursos o de pronóstico: No se puede presupuestar para futuros proyectos, planificar la carga de empleados o simular escenarios financieros. La visión sigue siendo estrictamente retrospectiva (lo que ha ocurrido) sin ninguna capacidad prospectiva (lo que ocurrirá).
• Funcionalidad limitada para estructuras organizadas: no hay gestión de los flujos de trabajo de aprobación (jerarquía de aprobación de gastos), cierre por periodo bloqueado o derechos de usuario granulares. Inadecuado cuando varias personas se encargan de la contabilidad.
• Visión bastante básica del proyecto: el sistema de etiquetas, aunque flexible, no sustituye una estructura jerárquica real de proyecto (proyectos > fases > tareas). Es imposible seguir el progreso técnico o comparar presupuesto frente a la finalización línea por línea.

Quickbooks vs Zipbooks para pequeñas empresas, freelancers y freelancers

Funcionalidad	Libros rápidos	ZipBooks
Contabilidad general	Muy completo: facturas, gastos, conciliación bancaria, cuentas y pérdidas detalladas	Esenciales: facturas, gastos, conciliación bancaria básica, informes sencillos
Seguimiento del proyecto	Módulo básico del proyecto (tiempo, gastos, margen simple)	Seguimiento de proyectos mediante etiquetas (tiempo, gastos, facturación por proyecto)
Estructura del proyecto	Margen → Proyecto →/Gastos	Etiquetas → agrupación flexible pero sin una estructura real del proyecto
Gestión del tiempo	Hoja de horas sencilla para facturar por horas	Cronómetro y seguimiento del tiempo con primer movimiento móvil
Facturación y presupuestos	Plantillas personalizables, recordatorios, recurrencia	Facturas simples, multimoneda, recurrencia
Colección en línea	Conexiones a través de apps (PayPal, soluciones de partners)	Integración nativa de Stripe y PayPal para pagos inmediatos
Automatizaciones	Recordatorios, facturas recurrentes, categorización inteligente	Recordatorios, recurrencia, categorización automática
Conciliación bancaria	Robusto: importación diaria + sugerencias inteligentes	Básico pero rápido: categorización automática
Reportes	Efectivo, margen de proyecto, P&L completo	Rentabilidad simple, flujo de caja, métricas clave
Gestión avanzada de proyectos	❌ No (sin personal, sin previsiones)	❌ No (sin pronóstico, sin fases/tareas)
Personalización	Muy alto (650+ apps, ecosistema maduro)	Medio (facturas, etiquetas; sigue siendo limitado)
Tarifas	Entrada ≈ 10 € al mes (dependiendo del país/promociones)	Plan gratuito + planes de pago ≈ 15 $/mes

¿Qué software de contabilidad de proyectos elegir para una pyme?

Para una pyme o una startup en crecimiento, el software contable adecuado debe convertirse en un bloque de gestión central que estructure todo el ciclo de vida de los proyectos. Las soluciones deben estar integradas, con visión de futuro y ser capaces de seguir una variedad de modelos contractuales.

Entre 20 y 100 empleados (y hasta 300 para estructuras de rápido crecimiento), las necesidades están cambiando radicalmente: la dirección ya no puede confiar en herramientas POS ni en archivos Excel. Las pymes necesitan orquestar múltiples dimensiones al mismo tiempo: ventas, proyectos, planificación, compras, contabilidad e informes financieros.

En esta etapa de madurez, las necesidades clave para el software de contabilidad y gestión de proyectos se convierten.

• Gestión estructurada de proyectos : los equipos gestionan decenas de proyectos en paralelo, a menudo con múltiples clientes. El seguimiento de los costes del proyecto, costes restantes, márgenes y progreso ya no puede ser manual: debe ser fiable, centralizado y automatizado.
• Procesos multifuncionales para alinear los distintos flujos de trabajo de la empresa: ciclo de ventas → proyecto→ facturación → contabilidad, compras → control → asignación de proyectos y dotación de personal → capacidad → rentabilidad.
• Características contables más avanzadas como el reconocimiento de facturación, la gestión de activos bajo gestión (FAE/PCA), conciliaciones multiactividad, multientidad o multimoneda.
• Una solución modular y escalable: las pymes buscan herramientas que les puedan dar soporte durante varios años sin cambiar a un nuevo ERP en cada etapa.

Generalmente hay dos enfoques que satisfacen esta necesidad: ERPs unificados (ERPNext, Striven, Microsoft Dynamics 365) que lo reúnen todo en un único sistema, y plataformas especializadas de PSA (Teamleader Orbit, Paymo, Firmbee) asociadas a una herramienta externa de contabilidad general (Sage, Cegid, Xero, etc.) mediante integración de API.

 

Órbita de Líderes: combinar finanzas y contabilidad de proyectos

Teamleader Orbit se dirige a agencias de servicios (marketing, digital, consultoría) y a pymes europeas B2B que buscan una plataforma integrada de facturación de proyectos CRM, sin la engorrosa de un ERP completo. Su posición "entre QuickBooks y Salesforce" atrae a estructuras que han ido más allá de las herramientas POS pero rechazan la complejidad de los grandes sistemas.

Características de Teamleader Orbit

Teamleader Orbit cubre un conjunto de características adaptadas a pymes orientadas a proyectos.

• Seguimiento del proyecto: presupuesto, horas consumidas, costes incurridos, margen alcanzado.
• Hojas de horas y gestión de la carga de trabajo: entrada de tiempo y carga de trabajo por empleado.
• Facturación automatizada: presencial (hora aprobada) o precio fijo (hitos), además de suscripciones recurrentes.
• Informes financieros: márgenes, rentabilidad, plan de facturación.

Es una solución intermedia: más avanzada que QuickBooks en el lado del proyecto, pero sin la profundidad de un PSA ni de un ERP completo.

 

¿Para qué caso de uso? 

Teamleader Orbit es adecuado para los siguientes perfiles.

• Agencias de servicios multicliente : agencias digitales, de marketing, comunicación o consultoría que emplean entre 10 y 100 empleados y gestionan simultáneamente entre 30 y 200 proyectos de clientes con una combinación de modelos contractuales (gestión del tiempo, precio fijo, anticipación mensual).
• PyMEs B2B con un ciclo de ventas complejo: editoras de software que ofrecen servicios (integración, formación, soporte), empresas de ingeniería técnica o estudios de arquitectura que requieren un CRM estructurado junto con un riguroso seguimiento financiero del proyecto.

Pros y contras Teamleader Orbit

➕ Las ventajas de Teamleader Orbit

• Integración de facturación CRM-proyecto-nativa: Continuidad total desde la oportunidad de negocio (CRM) hasta la factura del cliente, incluyendo el presupuesto, el proyecto de ejecución y las hojas de horas, sin salir de la interfaz ni volver a introducir datos.
• Buena visión financiera del proyecto: cálculo automático del margen y la rentabilidad con distinción entre margen bruto y neto, plan provisional de facturación, alertas de sobrecarga presupuestaria. Suficiente para pymes sin un controlador de gestión dedicado.
• Adecuado para equipos de servicio estructurados: flujos de trabajo de validación de tiempo y gastos, derechos de acceso granulares (ventas, jefe de proyecto, CFO), informes multinivel (proyecto, cliente, tipo de servicio).

 

➖ Contras de Teamleader Orbit

• No es un software contable completo : Teamleader Orbit no gestiona la contabilidad general (no hay plan de cuentas completo, ni libro mayor general, ni generación automática de apuntes contables). Requiere integración con software contable externo (Yuki, Exact, Sage) o el mantenimiento de un contable colegiado que gestione el Libro Mayor General.
• Visión limitada de previsiones: imposibilidad de modelar escenarios alternativos de personal con impacto en el margen, sin previsión automatizada del restante, sin cálculo del margen al finalizar anticipando pérdidas futuras. El pilotaje sigue siendo mayormente retrospectivo.
• Planificación básica de recursos : no se gestionan múltiples habilidades por empleado, no se planifica la capacidad a medio plazo (3-6 meses), no se optimiza automáticamente las asignaciones según las habilidades y disponibilidad. Adecuado para hasta 50-70 empleados, además de lo cual requiere una herramienta dedicada (como Stafiz).

 

ERPNext: un ERP de código abierto con contabilidad de proyectos

ERPNext es un ERP completo de código abierto que cubre todos los procesos de una pyme en crecimiento. Desarrollado por Frappe Technologies, este sistema modular abarca todos los procesos empresariales: contabilidad general y de costes, gestión de proyectos, CRM, compras, stock, producción, recursos humanos, soporte técnico.

Es una de las pocas soluciones gratuitas bajo licencia, y ofrece una profundidad funcional comparable a algunos ERP propietarios.

 

Las características del software ERPNext

ERPNext ofrece un conjunto completo de módulos, útiles para organizaciones que necesitan contabilidad avanzada de proyectos.

• Contabilidad general y de costes : Este software de contabilidad de costes para la gestión de proyectos incorpora un plan de cuentas configurable, entradas automáticas, gestión multimoneda y de clientes/proveedores. También es un software de contabilidad de costes multieje (proyecto, equipo, departamento), que te permite monitorizar en detalle la rentabilidad de cada actividad.
• Presupuestos y seguimiento de gastos de proyectos: Cada proyecto puede estar asociado a un presupuesto y alertar reglas en caso de sobreringresos. ERPNext consolida automáticamente los costes (tiempo, compras, costes), lo que proporciona una visión fiable del coste real y facilita la gestión del presupuesto.
• Monitorización de la producción, compras, stocks: El ERP gestiona toda la cadena operativa: compras, gestión de inventarios, posible producción interna o ensamblaje. Esta profundidad funcional es útil para empresas híbridas de servicios + producto, o para aquellas que necesitan gestionar el inventario en paralelo con sus proyectos.
• Gestión de proyectos (Gantt, tareas, tiempo): ERPNext ofrece gestión estructurada de proyectos mediante tareas, dependencias, diagrama de Gantt, seguimiento de progreso y introducción de tiempo. Las horas registradas y las compras asignadas se traducen automáticamente en los costes del proyecto, asegurando la coherencia entre operaciones y finanzas.
• CRM, RRHH y facturación están unificados dentro de la misma plataforma (seguimiento de ventas, contratos, permisos, presupuestos y contabilidad). Esta centralización reduce los silos y limita la reentrada entre varios programas de software.

¿Para qué caso de uso? 

ERPNext está dirigido a las siguientes empresas.

• PyMEs y empresas medianas de rápido crecimiento (20-300 personas) que necesitan las funcionalidades de un ERP completo, pero a un precio más competitivo que una licencia grande.
• Estructuras que requieren una contabilidad avanzada de costes de proyecto con una visión granular de la rentabilidad por proyecto, cliente, tipo de servicio y área geográfica.
• Empresas exigiendo el control total de su sistema de información y rechazando la dependencia de editoriales propietarias y sus hojas de ruta impuestas. ERPNext está alojado en tus propios servidores (o en la nube) y puede modificarse libremente para adaptarse a las especificidades de tu negocio.
• Grupos multi-entidades o multinacionales, con varias filiales, gestionando diversas monedas y normas contables. ERPNext gestiona de forma nativa multiempresa y multimoneda.

Pros y contras de ERPNext

➕ Los beneficios de ERPNext

• Altamente completo y personalizable: amplitud funcional que rivaliza con SAP Business One o Microsoft Dynamics a una fracción del coste. Los módulos cubren el 90% de las necesidades estándar de una pyme, evitando la multiplicación de herramientas especializadas.
• Excelente nivel analítico de proyecto: contabilidad de costes multidimensional que permite análisis cruzado sofisticado (rentabilidad por proyecto Y por cliente Y por tipo de servicio).
• Código abierto = coste controlado: la ausencia de una licencia de software (coste cero para el software) ahorra entre un 50 y un 70% de los gastos de software en 5 años en comparación con soluciones propietarias.

 

➖ Los contras de ERPNext

• Implementación más intensa : El despliegue de ERPNext requiere entre 3 y 12 meses dependiendo del alcance y nivel de personalización, movilizando recursos internos (gestor de proyecto, usuarios clave) y presupuesto externo de consultoría. Mayor complejidad que una herramienta SaaS llave en mano.
• Requiere un socio integrador : A menos que tengas habilidades técnicas internas en Python/JavaScript, la implementación y personalización requieren un socio certificado ERPNext. La elección de este socio condiciona fuertemente el éxito del proyecto.
• Curva de aprendizaje significativa : el rango funcional se paga con una interfaz a veces densa y terminología técnica. La formación de usuarios es esencial (2-5 días según los roles), con una fase de aculturación de varias semanas para la adopción completa.

 

Microsoft Dynamics 365 Finanzas y Operaciones de Proyectos

Microsoft Dynamics 365 Finanzas y Operaciones de Proyectos está dirigido a empresas que necesitan un ERP en la nube robusto capaz de gestionar grandes volúmenes, múltiples entidades legales y procesos estrictamente regulados. Altamente integrado en el ecosistema de Microsoft (Power BI, Teams, Excel, Azure), combina contabilidad avanzada, gestión de proyectos y automatización de flujos de trabajo en una plataforma unificada.

Características de Microsoft Dynamics 365 Finance

Microsoft Dynamics 365 Finance ofrece un conjunto de funciones adaptadas a organizaciones estructuradas y multisitio.

• Contabilidad financiera y analítica completa con legislación multiempresa, multimoneda y multi-impuestos. El libro mayor general está estructurado en dimensiones financieras ilimitadas (departamento, proyecto, área geográfica, gama de productos), lo que permite análisis extremadamente detallados. La solución es adecuada para empresas que necesitan producir informes consolidados fiables y auditables.
• Gestión de proyectos (presupuestos, tiempo, gastos, facturación): Ideal para empresas de servicios con un gran volumen de proyectos y múltiples modelos contractuales. El módulo de Operaciones de Proyectos transforma Dynamics en una plataforma completa de Automatización de Servicios Profesionales (PSA). La monitorización financiera de proyectos agrega todas las dimensiones de coste, cada transacción genera una entrada contable en el libro mayor general (trazabilidad) y la facturación de proyectos soporta todos los modelos contractuales.
• Flujos de trabajo, automatización, multimoneda/país: un activo crítico para organizaciones multisubsidiarias u organizaciones que operan en múltiples jurisdicciones. Los flujos de trabajo aprueban automáticamente presupuestos, gastos, facturas y pagos. Las automatizaciones eliminan tareas repetitivas (generación recurrente de facturas, alertas presupuestarias, cierres periódicos, etc.)
• Fuerte integración con Microsoft (Power BI, Teams, Excel): muy interesante para empresas ya equipadas con Microsoft 365.

¿Para qué caso de uso? 

Dynamics 365 Finanzas y Operaciones de Proyectos aborda las siguientes necesidades.

• Empresas medianas y grandes filiales: grupos que consolidan entre 5 y 500 entidades jurídicas, operando en 10+ países con diversas monedas y regulaciones (para justificar la importante inversión en la solución).
• Empresas con muchos proyectos recurrentes: empresas de servicios informáticos, consultoría, ingeniería, firmas de I&D que gestionan 100+ proyectos activos simultáneamente con una mezcla contractual compleja (precio fijo/gestión/subcontratación). Gestionar volúmenes de contratos requiere un sistema robusto y una fuerte capacidad de automatización.
• Empresas que usan mucho Office 365, Azure o Teams. La integración nativa elimina el coste y la fricción de las integraciones de terceros y maximiza el ROI del ecosistema Microsoft.
• Industrias reguladas que requieren un cumplimiento estricto: Las industrias financiera, energética o de defensa requieren auditorías rigurosas y total trazabilidad de las transacciones.

Pros y contras de Microsoft Dynamics 365

➕Los beneficios de Microsoft Dynamics 365

• Altamente modular y escalable : la arquitectura por módulos independientes (Finanzas, Cadena de Suministro, Operaciones de Proyectos, RRHH, Comercio) permite una implementación gradual según las prioridades y el presupuesto.
• Informes avanzados vía Power BI: ideal para equipos financieros y directivos.
• Muy buena gestión del reconocimiento de ingresos conforme a las NIIF 15 y ASC 606. La automatización de proyectos en proceso (WIP/FAE/PCA) asegura cierres y auditorías de fin de año.

 

➖ Desventajas de Microsoft Dynamics 365

• Despliegue largo y costoso: Una implementación típica tarda entre 6 y 24 meses (dependiendo del alcance), y moviliza a un equipo interno de proyecto y a un socio integrador de Microsoft. El presupuesto total (licencias + servicios + formación) se estima entre 150.000 y 2 millones de euros para una pyme/ET, que se multiplica por 5-10 para grupos grandes.
• Alto coste para estructuras pequeñas: las licencias cuestan entre 70 y 180 € al mes y por usuario según su rol (un coste imposible de justificar para una empresa con menos de 100 personas). El TCO a 5 años suele superar los 500.000 €; esta solución está reservada para estructuras con un gran presupuesto de TI.
• Conocimientos necesarios para gestionar la complejidad del software: La administración, personalización y evolución de la plataforma requieren habilidades técnicas avanzadas (desarrollo X++/Power Platform, administración Azure). La empresa que utiliza Microsoft Dynamics 365 depende en gran medida de su socio Microsoft o necesita un equipo interno especializado de forma continua.

 

Firmbee: Gestión completa de proyectos y finanzas para pymes

Firmbee es una solución SaaS diseñada para start-ups, agencias digitales y pequeñas pymes que buscan una herramienta que centralize la gestión de proyectos, la planificación, la presupuestación y la facturación, sin la complejidad ni el coste de un ERP. La interfaz moderna, el enfoque modular y la relación calidad-precio la convierten en una herramienta atractiva para equipos de proyectos con múltiples clientes que buscan una solución ligera pero consistente.

Firmbee se sitúa entre una herramienta enriquecida de gestión de proyectos (como ClickUp) y un mini-PSA, con suficientes bloques financieros para gestionar el margen sin necesidad de cambiar a una lógica ERP.

 

Características de Firmbee

• Presupuestos, gastos, margen: Firmbee te permite crear presupuestos por proyecto o por cliente, y luego hacer un seguimiento de los gastos (tiempo, compras, gastos) en tiempo real. El cálculo del margen es automático y ofrece una visión sencilla pero fiable de la rentabilidad. Este es un enfoque suficiente para las pymes que no cuentan con un control de gestión formalizado.
• Planificación, tareas, tiempo, recursos: la gestión de tareas se realiza en modo ágil mediante un kanban, listas de verificación y hojas de ruta. Cada empleado puede introducir su tiempo. La plataforma también incluye planificación de recursos y proporciona visibilidad sobre la carga y disponibilidad del equipo. En resumen, permite una gestión operativa fluida para equipos con múltiples clientes.
• Facturación basada en proyectos: Firmbee es suficiente para ciclos de facturación estándar, sin complejidad contractual. Las facturas pueden crearse directamente a partir de datos del proyecto, en términos de tiempo o a precio fijo. Los pagos se registran dentro de una tabla financiera sencilla.
• Monitorización financiera global: diseñada para gestores de pymes que desean una lectura rápida de su salud financiera sin necesidad de tener que recurrir a un ERP. Los paneles son sencillos y muestran la rentabilidad y el rendimiento por cliente o proyecto.

 

¿Para qué caso de uso? 

Firmbee satisface las necesidades de las organizaciones que buscan una herramienta más completa que un simple software de facturación de proyectos, pero mucho más ligera que un ERP.

• Agencias digitales o creativas que gestionan varios proyectos y clientes simultáneamente, con la necesidad de monitorización clara de márgenes. Firmbee les permite seguir el progreso, facturar y visualizar la rentabilidad sin añadir una capa adicional de herramientas.
• Start-ups orientadas a servicios o híbridas (producto + servicio): Este tipo de negocio requiere una herramienta versátil que te permita organizar el trabajo, hacer seguimiento de costes, establecer presupuestos y facturar. Firmbee ofrece una visión coherente de las operaciones y las finanzas, adaptada a estructuras jóvenes que buscan eficiencia y simplicidad.
• Una pyme con varios proyectos (de 5 a 100 personas) para la que la simplicidad tiene prioridad sobre la sofisticación contable. Firmbee les proporciona suficiente profundidad para gestionar proyectos y su margen, manteniéndose accesible para equipos no técnicos.

 

Pros y contras de Firmbee

➕ Las ventajas de Firmbee

• Interfaz moderna, intuitiva y agradable, diseñada para la colaboración y la rápida adopción. Firmbee está diseñado como una aplicación SaaS reciente y fácil de adoptar, con ergonomía adaptada a equipos multifuncionales (gestores de proyecto, diseñadores, desarrolladores, gestores financieros).
• Muy buena relación calidad-precio, mucho más asequible que un ERP o un PSA avanzado, y sigue siendo más potente que una simple herramienta de facturación.
• Visión unificada proyecto + financiación, suficiente para las pymes que quieren gestionar su actividad sin complicaciones técnicas. Permite a ejecutivos y gestores de proyecto entender rápidamente dónde está la rentabilidad sin tener que manipular múltiples herramientas ni exportar hojas de cálculo de Excel.

 

➖ Desventajas de Firmbee

• Contabilidad limitada: Firmbee no es un software de contabilidad general. Requiere una herramienta externa o un contable colegiado para la gestión del plan de cuentas, los registros, el IVA y los cierres.
• Previsión financiera básica: la plataforma no ofrece una previsión avanzada, ni un análisis de lo que queda por hacer, ni una proyección de margen al finalizar. Sigue centrada en una visión actual más que en una predictiva.
• Análisis limitados para organizaciones más maduras: aunque Firmbee está muy bien adaptado a pymes, sus capacidades analíticas se vuelven insuficientes en cuanto la empresa busca análisis multieje sofisticado (margen por perfil, escenarios de personal, previsión automatizada).

Strive – ERP integral con contabilidad de proyectos (SME/ET)

Striven es un ERP basado en la nube diseñado para pymes multiservicio y empresas de mediana empresa que buscan unificar todas sus operaciones en un solo sistema: contabilidad, proyectos, CRM, facturación, compras, inventario y recursos humanos. A diferencia de herramientas especializadas solo para proyectos o contabilidad, Striven ofrece una visión financiera y operativa integrada, adecuada para organizaciones que gestionan múltiples procesos simultáneamente.

La herramienta se posiciona como una alternativa menos costosa y más flexible a los ERP tradicionales (NetSuite, Dynamics), manteniéndose lo suficientemente completa como para reemplazar un conjunto de software independiente.

Características de Strive

• Contabilidad completa: GL, AR/AP, presupuestos, análisis: Striven incluye un módulo completo de contabilidad: con libro mayor general, cuentas por cobrar y a pagar, seguimiento presupuestario y analítico, conciliación bancaria, activos fijos y multimoneda. Las entradas se generan automáticamente a partir de transacciones (compras, ventas, proyectos), lo que reduce la reentrada.
• Gestión de proyectos: tareas, planificación, costes, márgenes : el ERP ofrece gestión estructurada de proyectos : tareas, dependencias, planificación, introducción de tiempos, monitorización de costes (salarios, compras, subcontratación) y cálculo automático de márgenes.
• CRM, facturación, inventario, recursos humanos, compras : Strive centraliza funciones transversales como la gestión de ventas (presupuestos, oportunidades), facturación, gestión de inventario, gestión de proveedores, compras, incorporación de RRHH, etc.
• Automatizaciones de flujos de trabajo e informes avanzados (aprobación de gastos, validación de tiempos, automatización de facturas). Los paneles financieros son totalmente configurables y ofrecen una visión global del rendimiento, el flujo de caja y la rentabilidad.
• Visión unificada de finanzas + operaciones: todos los módulos se basan en una única base de datos. Una actualización en el ámbito operativo actualiza instantáneamente el sector financiero: útil para las empresas que desean evitar inconsistencias entre herramientas empresariales.

 

¿Para qué caso de uso? 

• Una pyme multiservicio que busca un ERP completo que incluya contabilidad de proyectos. Gracias a su entorno único, Striven evita la multiplicación de herramientas y la pérdida de información entre equipos.
• Empresas con múltiples procesos que sincronizar (producción, servicios, facturación recurrente, gestión de inventarios e informes financieros consolidados).
• PyMEs y empresas medianas en crecimiento (20–300 empleados) que no quieren invertir inmediatamente en un ERP pesado pero necesitan algo más que una simple herramienta de facturación.

 

Pros y contras de Sriven 

➕Las ventajas de Striven

• ERP altamente completo y unificado que cubre finanzas, operaciones, proyectos, recursos humanos, CRM e inventario en una única plataforma, reduciendo la fragmentación de herramientas.
• Sustituye varios programas de software en uno solo, como CRM, herramienta de gestión de proyectos, software de facturación y contabilidad, seguimiento de inventarios y software contable, lo que resulta en un mejor control de los datos y un menor coste total.
• Fuerte capacidad para personalizar flujos de trabajo, paneles, reglas de automatización y módulos, sin necesidad de un desarrollo complejo de TI.

 

➖ Desventajas de Striven

• Implementación más larga que una herramienta de proyecto tradicional: como cualquier ERP, incluso uno "ligero", Striven requiere una configuración inicial significativa: estructura contable, equipos, procesos internos.
• Interfaz menos intuitiva para los no iniciados: aunque moderna, la interfaz sigue siendo densa. La adopción requiere apoyo o una curva de aprendizaje.
• Potencialmente demasiado pesado para estructuras pequeñas (equipos de menos de 10 personas o con necesidades simples): Strive puede volverse rápidamente desproporcionado en términos de alcance y carga de configuración.

 

Paymo – Gestión de proyectos orientada a la rentabilidad

Paymo es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para equipos que quieren hacer un seguimiento preciso de su carga de trabajo, costes y la rentabilidad de sus encargos. Muy popular entre agencias y empresas de servicios, Paymo combina la gestión operativa (tareas, recursos, planificación) con una supervisión financiera sencilla pero eficaz (presupuestos, márgenes, facturación).

Se posiciona como una alternativa más completa a las herramientas exclusivas para proyectos (Trello, Asana, ClickUp) gracias a sus excelentes funciones de seguimiento de tiempo y de márgenes (sin llegar a la complejidad del software contable o un ERP).

 

Características de Paymo

• Un seguimiento del tiempo muy completo con un módulo de seguimiento que incluye hojas de horas, temporizadores automáticos, seguimiento de tiempo multitarea, calendario de carga y extensión de escritorio/móvil. Ideal para equipos cuya facturación depende directamente del tiempo invertido.
• Presupuestos, costes y márgenes por proyecto: Cada proyecto puede presupuestarse en horas, costes o cantidad. Paymo calcula automáticamente el margen del proyecto y alimenta una tabla de monitorización sencilla para identificar derivas de carga o proyectos que sean poco rentables.
• Facturación automatizada basada en tiempo o paquetes, generada directamente a partir de las horas aprobadas o según los paquetes definidos en el contrato. Las facturas son personalizables, y Paymo también gestiona pagos online a través de Stripe o PayPal.
• Gestión de tareas y recursos mediante un módulo completo (Kanban, Gantt, listas de comprobación, dependencias), así como un calendario de recursos para visualizar la carga de trabajo por empleado.
• Paneles financieros y operativos que monitorizan el rendimiento global: tiempo consumido, carga planificada, presupuesto, margen, retrasos, estado del proyecto y facturación.

 

¿Para qué caso de uso? 

Paymo es especialmente adecuado para organizaciones que tienen un gran volumen de proyectos y tiempo para seguir.

• Agencias de marketing, estudios creativos, empresas de producción que principalmente venden tiempo o paquetes relacionados con la creación y necesitan un seguimiento fiable del tiempo, un calendario claro y seguimiento de la rentabilidad del proyecto.
• Expertos en servicios multiproyecto (10–200 personas) que gestionan varios clientes a la vez y valoran la unificación de gestión de tareas + seguimiento de tiempo + facturación.
• Empresas que quieren una herramienta de proyecto completa pero no un ERP.

 

Paymo: ventajas y desventajas 

➕ Las ventajas de Paymo

• Excelente seguimiento del tiempo mediante tiempos precisos, temporizadores multidispositivo, autocompletación y seguimiento detallado por tarea o proyecto.
• Visión clara del margen y la rentabilidad: Los paneles de presupuesto, costes y márgenes proporcionan visibilidad inmediata de la rentabilidad de los proyectos, útil para las pymes que desean monitorizar sus márgenes sin una herramienta contable avanzada.
• Muy buena relación calidad-precio, ya que es más asequible que los anuncios de servicio público completos y ofrece suficiente profundidad para gestionar proyectos a diario.

 

➖ Los contras de Paymo

• Función contable limitada : Paymo no gestiona la contabilidad general ni las entradas contables. Debe ir acompañado de software contable externo para el cálculo del IVA, los cierres o la gestión del plan de cuentas.
• No es ideal para entornos multi-subsidiarias o multipaís porque la herramienta sigue estando diseñada para equipos centralizados. La gestión multientidad, consolidación o multimoneda sigue siendo limitada.
• Planificación provisional sencilla que carece de funciones avanzadas de personal o simulación de carga (sin trabajo restante, sin previsión financiera detallada). Sigue siendo operativo, no predictivo.

 

Comparación del mejor software de proyectos y finanzas para pymes y empresas medianas

 

Funcionalidad	Órbita de Líder de Equipo	ERPNext	Dynamics 365	Firmbee	Esforzado	Paymo
Contabilidad general	❌ No	✅ Sí	✅ Sí	❌ No	✅ Sí	❌ No
Contabilidad de Costes de Proyectos	🟠 Parcial	✅ Muy avanzado	✅ Muy avanzado	🟠 Básico	✅ Sí	✅ Sí
Gestión de proyectos	✅ Avanzado	✅ Avanzado	✅ Muy avanzado	🟠 Intermediario	🟠 Intermediario	✅ Avanzado
Gestión del tiempo	🟠 Básico	✅ Sí	✅ Muy avanzado	🟠 Básico	✅ Sí	✅ Excelente (rastreadores, aplicaciones, multitarea)
Facturación	✅ Tiempo, paquete, hitos, recurrencia	✅ Sí (presupuestos, facturas ERP)	✅ Todos los modelos (paquete, sala de control, suscripción)	✅ Sí (proyecto básico)	✅ ERP integral	✅ Sí (tiempo/paquete + pagos de Stripe/PayPal)
CRM integrado	✅ Sí	✅ Sí	✅ Sí	❌ No	✅ Sí	❌ No
Gestión de inventario / compras	❌ No	✅ Sí	✅ Sí	❌ No	✅ Sí	❌ No
RRHH / gestión interna	🟠 Básico	✅ Sí	✅ Avanzado	❌ No	✅ Sí	❌ No
Previsión	❌ Limitado	🟠 Dependiendo de los módulos	✅ Muy avanzado	❌ No	🟠 Básico	❌ No
Análisis e informes	✅ Sí	✅ Fuerte (matrices multiejes)	✅ Expert vía Power BI	🟠 Básico	✅ Avanzado (paneles personalizados)	✅ Sí
Personalización	🟠 Moderado	✅ Muy fuerte (código abierto)	✅ Alto pero complejo	❌ Débil	✅ Fuerte sin desarrollo complejo	🟠 Moderado
Complejidad de uso	Fácil	Complejo	Complejo	Muy fácil	Complejo	Accesible
Adecuado para...	Servicios para Pequeñas Empresas (10–100)	Pymes (20–300)	Grupos de mediana división / grandes (100–2000)	Start-ups / pequeñas pymes (5–100)	Pymes multiservicio (20–300)	Servicios para MEJMES (10–200)

 

Software de contabilidad de proyectos para grandes empresas

Las empresas medianas y grandes grupos internacionales tienen necesidades mucho más complejas que las pymes. Su entorno generalmente implica:

• Una organización multi-filial/multipaís que requiere consolidación financiera y gestión de normas contables multimoneda y múltiples (NIIF, GAAP), sin mencionar los requisitos fiscales locales.
• proyectos complejos: carteras de varios cientos de proyectos, colaboraciones internacionales, diversos modelos contractuales (de precio fijo, gestión, subcontratación);
• Grandes volúmenes de datos: miles de hojas de horas, compras y facturas que procesar cada mes.
• Requisitos sólidos en el ámbito de la gestión financiera : control preciso de los costes del proyecto, reconocimiento avanzado de ingresos, seguimiento de tiempos fiable, previsión precisa y capacidad auditable.

Estas empresas buscan soluciones robustas y probadas que puedan integrarse con un ERP existente, garantizar una alta disponibilidad y soportar flujos de trabajo complejos con un nivel certificado de seguridad.

 

Replicon – un alto nivel de financiación de proyectos

Replicon es una plataforma especializada en el seguimiento avanzado del tiempo y la gestión financiera de proyectos. A diferencia de las herramientas generalistas, Replicon se centra en la precisión temporal, el cumplimiento internacional y el control de costes, integrándose profundamente con ERP empresariales como SAP u Oracle.

Es una herramienta utilizada a gran escala en empresas cuya facturación, el margen y la rentabilidad dependen directamente de un control impecable del tiempo.

 

Características 

Replicon ofrece un paquete integral para organizaciones con gestión crítica de tiempos y costes .

• Seguimiento del tiempo altamente avanzado : entrada de horas, días, actividades, hojas de horas multinivel, sistemas jerárquicos de aprobación, recuperación automática de actividades. Los flujos de trabajo de validación reducen errores y la facturación segura.
• Presupuestos, costes, tarifas facturables, márgenes : Replicon calcula automáticamente costes internos y facturables, márgenes por proyecto y sobrercostos presupuestarios.
• Gestión de proyectos multipaís/multimoneda : El sistema aplica automáticamente las tarifas horarias, las normas fiscales y las monedas correspondientes a cada país o filial.
• RRHH y cumplimiento normativo : gestión legal del tiempo, normas de trabajo específicas de la jurisdicción, IVA local, cumplimiento de auditorías. Esencial para organizaciones internacionales.
• Potentes integraciones ERP: conectores nativos para SAP, Oracle, Workday, herramientas de nóminas y soluciones de facturación. Ideal para un ecosistema de TI ya estructurado.

 

¿Para qué caso de uso? 

Replicon está dirigido a organizaciones que necesitan un control preciso de tiempo y costes, vinculando estos datos a una gestión financiera sólida del proyecto.

Se utiliza especialmente por:

• ESNs, empresas de ingeniería y consultoras (200–10.000 usuarios) que requieren una medición precisa del tiempo vendido y del coste interno,
• Equipos de I&D, diseño o producción intelectual que deben hacer un seguimiento de los esfuerzos por actividad o centro de costes,
• Empresas internacionales con normas complejas de recursos humanos, legales o fiscales.

 

Pros y contras de Replicon

➕ Las ventajas de Replicon

• Altamente eficiente en la medición del trabajo : uno de los mejores sistemas del mercado para capturar y validar tiempos, con una precisión esencial para los modelos facturables.
• Adecuado para entornos internacionales : multinacional, multimoneda, normas legales locales y requisitos de cumplimiento incorporados.
• Integraciones sólidas con ERPs : conectores estables y probados para SAP, Oracle y Workday, facilitando su adopción en sistemas de información complejos.

 

➖ Desventajas de Replicon

• No es una herramienta de planificación ni de dotación : Replicon toma medidas y controles, pero no soporta la predicción de carga ni la planificación avanzada.
• Interfaz menos moderna que algunos competidores SaaS : la ergonomía favorece la profundidad funcional sobre la simplicidad.
• Alto coste para equipos pequeños : Diseñado para cuentas grandes, rápidamente se vuelve desproporcionado para estructuras de menos de 100–150 personas.

 

Prophix, el software para combinar presupuestos, previsión y finanzas

Prophix es una solución FP&A (Planificación y Análisis Financiero) diseñada para departamentos financieros que necesitan gestionar presupuestos, previsiones, flujo de caja y rentabilidad de proyectos en entornos complejos. Más avanzado que una simple herramienta de informes, Prophix te permite modelar escenarios financieros, consolidar entidades multinacionales y automatizar todo el ciclo presupuestario.

Es una herramienta especialmente apreciada por empresas medianas y grandes grupos que buscan asegurar su proceso de planificación financiera mientras obtienen una visión fiable del rendimiento del proyecto.

 

Características del software Prophix

Prophix ofrece un conjunto de funciones claramente orientadas al control de gestión y las finanzas avanzadas.

• Presupuestos multipaís / multiproyecto : construcción colaborativa de presupuestos, gestión de versiones, flujo de aprobación, consolidación automática.
• Modelado financiero avanzado: creación de modelos CAPEX/OPEX, escenarios hipotéticos, simulación de variaciones (tasas, cargos, recursos).
• Consolidación, flujo de caja y previsiones de proyectos : proyecciones automatizadas, análisis de varianzas, previsiones móviles, cálculo del flujo de caja proyectado por entidad o por proyecto.
• Integración ERP (SAP, Oracle, MS Dynamics): sincronización de datos contables, analíticos y de RRHH para hacer que los modelos financieros sean más fiables.

 

¿Para qué caso de uso? 

Prophix está dirigido a organizaciones cuya gestión financiera requiere una visión presupuestaria estructurada y previsiones fiables, en particular:

• Departamentos financieros buscan una herramienta especializada para el control de costes, la planificación y la rentabilidad de proyectos,
• Empresas multi-filiales o multipaís con entre 200 y 5.000 empleados que necesitan consolidar rápidamente datos heterogéneos.
• Grupos de 200 a 5.000 empleados que gestionan muchos proyectos de CAPEX/OPEX y necesitan anticipar sus impactos financieros.

 

Prophix: Pros y contras 

➕ Beneficios de Prophix

• Altamente avanzado en control de gestión : ideal para equipos de FP&A que necesitan gestionar presupuestos, variaciones y escenarios financieros.
• Automatización de procesos financieros : Acelera los ciclos presupuestarios, reduce errores y centraliza los datos financieros.
• Especialmente adecuado para proyectos CAPEX/OPEX : ofrece una visión clara de las inversiones, depreciación, costes operativos e impactos proyectados.

 

➖ Contras de Prophix

• No es una herramienta de gestión operativa de proyectos : Prophix impulsa el rendimiento financiero, pero no gestiona tareas, calendarios ni recursos.
• Despliegue significativo : requiere un marcado, modelado y soporte significativos, más parecido a un proyecto ERP que a una simple herramienta SaaS.

 

Oracle NetSuite para Contabilidad de Proyectos 

Oracle NetSuite es uno de los ERP en la nube más utilizados del mundo para gestionar finanzas, operaciones y proyectos en organizaciones multisubsidiarias. Diseñado para empresas de alta complejidad (internacionalización, intercontratos, contratos a largo plazo), ofrece un nivel de robustez comparable a los grandes ERP on-premise, manteniendo la flexibilidad de una solución en la nube.

NetSuite destaca especialmente en contabilidad de proyectos, con una gestión detallada de ingresos, WIP (Work In Progress), costes, margen y previsiones, algo esencial para empresas de servicios estructurados y proyectos internacionales.

 

Características 

NetSuite ofrece un alcance completo para departamentos financieros y equipos de proyecto.

• Contabilidad completa multinacional y multiestándar : gestión del libro mayor, multiempresa, NIIF/GAAP, impuestos locales, consolidación automática.
• Software de gestión financiera de proyectos : monitorización de WIP, reconocimiento de ingresos conforme a ASC 606 / IFRS 15, margen real, costes incurridos, previsiones financieras.
• Gestión multi-filial, multi-moneda : conversión automática de divisas, informes consolidados, transacciones interempresa fluidas.
• Planificación, recursos y facturación de proyectos : asignación de recursos, hoja de horas, costes salariales, facturación en la sala de gestión, paquete, hitos, suscripciones.
• Automatización avanzada : flujos de trabajo personalizados, reglas contables automáticas, APIs abiertas, integraciones a través de SuiteTalk y SuiteFlow.

 

¿Para qué caso de uso? 

Oracle NetSuite satisface las necesidades de organizaciones con estructuras financieras y operativas complejas.

• Empresas medianas y grandes grupos (de 100 a 5.000 usuarios) con proyectos internacionales, contratos a largo plazo, reglas complejas de reconocimiento de ingresos.
• Grupos multi-filiales (de 100 a 5.000 usuarios) con devoluciones internas, consolidación automatizada e informes multinacionales.
• Empresas de servicios de TI, firmas de ingeniería, empresas globales de servicios que necesitan un ERP en la nube robusto y unificado.

 

NetSuite: Pros y contras 

➕ Los beneficios de Oracle NetSuite

• Muy potente, robusto y escalable: este ERP soporta miles de usuarios, altos volúmenes contables y estructuras multinacionales sin pérdida de rendimiento. Su robustez la convierte en una opción preferida para organizaciones en crecimiento o ya complejas.
• Visión financiera y operativa unificada: todos los procesos (contabilidad, proyectos, facturación, compras, inventario, tesorería, recursos humanos) se basan en una única base de datos. Esto garantiza una coherencia total entre operaciones y finanzas: cada vez, el coste o la compra impacta instantáneamente en los resultados y en el margen del proyecto.
• Cumplimiento para grupos integrados y proyectos complejos: NetSuite gestiona de forma nativa la consolidación multiempresa, el reconocimiento avanzado de ingresos (ASC 606 / IFRS 15), transacciones intercompañía, múltiples monedas y regulaciones locales. Es una herramienta perfectamente adecuada para grupos internacionales y contratos a largo plazo.

 

➖ Desventajas de Oracle NetSuite

• Alto coste: Licencias, complementos y servicios de integración son una inversión significativa. NetSuite rara vez es rentable para empresas con menos de 100 empleados o con necesidades sencillas.
• Despliegue largo que requiere un socio: como cualquier ERP a gran escala, NetSuite requiere una implementación supervisada: configuración de filiales, reglas contables, flujos de trabajo, reconocimiento de ingresos, formación del equipo. Un integrador especializado es esencial para el éxito del proyecto.

 

Semilla Contabilidad: Contabilidad en el entorno Salesforce

Accounting Seed es una solución nativa de contabilidad y gestión financiera en Salesforce. Diseñado para empresas que ya utilizan el ecosistema Salesforce en el centro de sus operaciones, unifica CRM, entrega y finanzas en una única plataforma. Gracias a su flexibilidad y arquitectura orientada a objetos de Salesforce, Accounting Seed se convierte en un módulo de contabilidad verdaderamente integrado, adecuado para organizaciones que desean aumentar la coherencia entre ventas, proyectos y rendimiento financiero.

Características de semillas contables

• Contabilidad Integral (GL, PA, AR, reportes): Semilla Contable gestiona el libro mayor, cuentas por cobrar y a pagar, entradas automáticas, IVA e informes financieros configurables. Ofrece el mismo nivel de profundidad que el software contable avanzado del mercado.
• Contabilidad de costes y seguimiento financiero del proyecto: Los gastos, ingresos, tiempo y compras pueden asignarse a proyectos, departamentos u objetos personalizados de Salesforce. El módulo de analítica te permite hacer un seguimiento del margen, coste y rendimiento financiero por proyecto.
• Reconocimiento avanzado de ingresos: el sistema es compatible con modelos de tiempo y gastos, paquetes, suscripciones y contratos multicomponente. El sistema gestiona las obligaciones de desempeño y el reconocimiento de ingresos de acuerdo con ASC 606 / NIIF 15.
• Compras, Gastos y Gestión de Activos Fijos: Seguimiento de Órdenes de Compra, Flujo de Aprobación, Gestión de Gastos de Empleados y Módulo de Activos Fijos con Depreciación Automatizada.
• Integración nativa con Salesforce: Todos los datos del CRM (oportunidades, presupuestos, proyectos, recursos) se sincronizan automáticamente con la contabilidad, eliminando las partidas dobles y mejorando la consistencia de los datos.

 

¿Para qué caso de uso? 

La semilla contable es más adecuada para organizaciones que desean unificar ventas, entrega y finanzas en un solo entorno.

• Empresas ya equipadas con Salesforce, que buscan añadir un bloque de contabilidad y finanzas perfectamente integrado.
• Empresas orientadas a ventas + entrega, para las que la coherencia entre la cartera de ventas, la gestión de proyectos y la facturación es estratégica.
• PyMEs y empresas medianas (50–500 empleados), especialmente estructuras 100% Salesforce que quieren evitar multiplicar herramientas externas.

 

Pros y contras de la semilla contable

➕ Los beneficios de la semilla contable

• Integración nativa con Salesforce: todos los datos (clientes, acuerdos, proyectos, tiempo, facturación) están centralizados en el mismo entorno, garantizando total coherencia entre ventas y finanzas.
• Altamente flexible y personalizable: Al estar construido sobre la plataforma Salesforce, Accounting Seed se beneficia de su potencia: objetos personalizados, flujos de trabajo, automatizaciones, Apex/Flow, paneles de control.
• Excelente granularidad analítica del proyecto: asignación fina de costes e ingresos, visión precisa del margen del proyecto y análisis multieje para organizaciones exigentes en la supervisión financiera.

 

➖ Desventajas de la semilla contable

• Fuerte dependencia de Salesforce y, por tanto, un alto coste: la herramienta requiere licencias de Salesforce + licencias de semilla contable, lo que aumenta rápidamente el coste total.
• Implementación técnica que requiere un integrador: La flexibilidad de Salesforce suele significar un despliegue configurado por un socio certificado, con un proyecto de integración completa.
• No adecuado para pequeñas empresas: Salesforce + Accounting Seed es demasiado caro y complejo para organizaciones con menos de 20–30 personas.

 

Comparación del mejor software de proyectos y finanzas para empresas medianas y grandes grupos

Funcionalidad	Replicón	Prophix	Oracle NetSuite	Semilla de contabilidad
Contabilidad general	❌ No	❌ No	✅ Sí	✅ Sí
Contabilidad de Costes de Proyectos	🟢 Avanzar	🟢 Solo financiera	🟢 Muy avanzado	🟢 Muy bien
Gestión de proyectos	🟢 Solo financiera	❌ No (no operativo)	🟢 Muy avanzado (en proceso, ingresos, margen)	🟢 Financiero + Margen
Gestión del tiempo	🟢 Excelente	❌ No	🟢 Sí	🟠 Básico
Presupuesto / Previsión	🟢 Presupuestos + costes	🟢 Muy avanzado	🟢 Muy avanzado	🟠 Pronóstico limitado
Reconocimiento de ingresos	🟠 Básico (vía ERP)	🟠 Indirecto	🟢 Cumple con ASC 606 / NIIF 15	🟢 Avanzado (paquete, sala de control, suscripciones)
Multipaís / multi-subsidiaria	🟢 Muy bueno (normas locales)	🟢 Sí	🟢 Excelente (interco, consolidación)	🟠 Depende de los módulos de Salesforce
Facturación de proyectos	🟢 A través de ERP	❌ No	🟢 Todos los modelos (sala de control, paquete, hitos, suscripciones)	🟢 Sí
Integración ERP	🟢 Nativo (SAP, Oracle, Workday)	🟢 Fuerte (SAP, Oráculo, Dinámica)	🟢 ERP integral	🟢 Muy bueno (Native Salesforce)
Cumplimiento / auditoría	🟢 Sí	🟢 Sí	🟢 Sí	🟢 Sí (seguridad de Salesforce)
Análisis e informes	🟢 Avanzado	🟢 Muy avanzado	🟢 Muy avanzado	🟢 Avanzado
Personalización	🟠 Moderado	🟢 Estructurado (Plantillas)	🟢 Alto pero complejo	🟢 Muy fuerte (flujos, objetos, automatizaciones)
Complejidad de uso	Intermediario	Complejo (orientado a finanzas)	Alto (ERP completo)	Intermedio a complejo
Adecuado para...	ESN, ingeniería, consultoría (200–10.000)	Departamentos financieros de mediana capitalización (200–5000)	Grupos multinacional (100–5000)	Organizaciones de Salesforce (50–500)

Lista de comprobación: una matriz para ayudarte a elegir un software de contabilidad de proyectos

Para acelerar tu elección, aquí tienes una serie de preguntas esenciales. Te permiten identificar rápidamente la categoría de software que se adapta a tu nivel de madurez, complejidad del proyecto y necesidades financieras.

¿Necesitas calcular el margen al finalizar y anticipar pérdidas?

✅ Sí → Si tu prioridad es obtener una visión fiable y prospectiva — esencial para provisionar, anticipar retrasos y asegurar tus márgenes — recurre a soluciones capaces de generar una previsión dinámica como Stafiz, Oracle NetSuite o Prophix.

❌ No→ Si tu negocio es sencillo y no necesitas un modelo predictivo, herramientas de realización y monitorización presupuestaria como QuickBooks, ZipBooks, Firmbee o Paymo son más que suficientes.

 

¿Tus cierres mensuales están lastrados por el FAE/PCA y el CCA/FNP?

✅ Sí → Si procesar los importes pendientes alarga tus cierres o genera inconsistencias, elige herramientas capaces de automatizar estas entradas y periodos de bloqueo: Stafiz, Striven, Replicon o Oracle NetSuite.

❌ No→ Si estos asuntos son poco preocupantes para tu empresa, el uso de herramientas sencillas para monitorizar el rendimiento y el presupuesto es más que suficiente.

 

¿Trabajas en multinacionales, múltiples filiales o multimoneda?

✅ Sí→ las organizaciones internacionales necesitan una gestión avanzada de las normas contables, las monedas y la consolidación. En este caso, elige Stafiz, Oracle NetSuite, ERPNext, Dynamics 365 o Accounting Seed.

❌ Sin → Si tu empresa se mantiene centrada en un solo país o entidad, soluciones orientadas al servicio como Teamleader Orbit, Paymo, Firmbee o Striven serán más rápidas, ligeras y económicas.

 

¿Quieres reemplazar varias herramientas por una sola plataforma?

✅ Sí→ Si tu objetivo es reducir la fragmentación de tu sistema de información, un ERP o una herramienta "todo en uno" como Striven, ERPNext, NetSuite o Dynamics 365 es la mejor opción.

❌ →Si , por otro lado, prefieres mantener la contabilidad separada y añadir un módulo de proyecto de alto rendimiento, un PSA especializado como Stafiz, Teamleader Orbit, Replicon o Paymo será más adecuado.

¿Es alto tu volumen de proyectos y usuarios (más de 50 personas o 30 proyectos activos)?

✅ Sí→ Más allá de cierto umbral, las herramientas TPE quedan obsoletas rápidamente. Para absorber volumen sin perder el control, elige Stafiz, Dynamics 365, NetSuite o Replicon.

❌ No hay → Por debajo de este volumen, soluciones más sencillas como Teamleader Orbit, Firmbee o Paymo ofrecen un excelente compromiso.

 

¿Necesitas análisis avanzados (multieje: cliente, proyecto, equipo, tipo de servicio, geografía)?

✅ Sí→ Para una lectura financiera precisa y multidimensional, busca Stafiz, ERPNext, NetSuite o Accounting Seed.

❌ No→ Si buscas principalmente rentabilidad global, herramientas como QuickBooks, ZipBooks o Firmbee se adaptarán a tus necesidades.

 

¿Es fundamental la contratación de personal para vuestra rentabilidad?

✅ Sí→ Si la capacidad, la carga de trabajo y las habilidades afectan directamente a tu margen, opta por herramientas que integren un módulo real de selección de personal como Stafiz, Dynamics 365 o NetSuite.

❌ No hay → Si la planificación es secundaria o gestionada en otro lugar, Paymo, Teamleader Orbit o Firmbee son más que suficientes.

 

Renuncia
Esta comparación de software de previsión presupuestaria es el resultado de un estudio interno realizado en diciembre de 2025, y cruza referencias entre diferentes fuentes, como las páginas web oficiales del software, así como su documentación. La información será revisada regularmente para mantener el contenido lo más actualizado posible. Nuestro objetivo es ayudarte a determinar tus criterios de selección y orientar tu búsqueda lo más cerca posible de tus necesidades. Sin embargo, por favor, tenga en cuenta la posible falta de exhaustividad de la comparación, debido a los posibles cambios que se esperan y a un alcance limitado de investigación.