Vergleich der besten Projektbuchhaltungssoftware im Jahr 2026

Um Projektbuchhaltungssoftware auszuwählen, muss man sich auf ein einziges Kriterium verlassen: seine Fähigkeit, in Echtzeit eine zuverlässige Marge zu liefern. Ein gutes Tool stimmt automatisch die tatsächliche Rechnung, die Prognose und die Rechnung ab. Wenn diese Daten nicht konvergieren, basieren deine Entscheidungen auf widersprüchlichen Zahlen.

Die Herausforderung besteht darin, das Werkzeug zu finden, das Ihr Management wirklich unterstützt, anstatt Software, die attraktive Berichte erstellt, aber ein ungenaues Bild Ihres Projektportfolios liefert. Ohne eine geeignete Lösung vergrößern sich die Lücken: unentdeckte Überläufe, zu spät verschickte Rechnungen und instabile Tabellenkalkulationen, die Versionen und Fehler vervielfachen. Im Laufe der Projekte belastet diese Inkonsistenz Ihre Ergebnisse und schmälert Ihre Rentabilität.

 

Dieser Buchhaltungssoftware-Vergleich analysiert 12 Lösungen, die in Beratungsfirmen, IT-Dienstleistungsunternehmen und projektorientierten Strukturen eingesetzt werden. Das Ziel: Ihnen bei der Auswahl der Plattform zu helfen, die Ihre Margen sichert und Ihr Wachstum beschleunigt, ohne zusätzliche Komplexität zu verursachen.

 

 

Was ist Projektbuchhaltung?

Bevor wir Software vergleichen, ist es wichtig klarzustellen, worüber wir sprechen. Es gibt drei Arten der Buchhaltung.

• Allgemeine Buchhaltung: Sie erstellt die rechtliche Bilanz und Gewinn- und Gewinn- und Verlustrechnung. Es erfüllt steuerliche Verpflichtungen, sagt aber nicht, ob ein bestimmter Auftraggeber oder ein bestimmtes Projekt profitabel ist;
• Kostenbuchhaltung: Sie zerlegt die Kosten nach Kostenzentrum (Abteilung, Team, Aktivität), um die Gesamtkosten und Margen nach Abteilung zu berechnen.
• Projektbuchhaltung: Das ist die beste Ebene. Es weist alle Kosten und Erlöse auf ein bestimmtes Projekt zu, um die Bruttomarge und Nettomarge nach Mission, Kunde oder Team fortlaufend zu verfolgen.

Eine gute Projektbuchhaltungssoftware ist daher die Brücke zwischen operativer Ausführung (Zeit, Aufgaben, Einkauf, Subunternehmer) und finanzieller Wahrheit (Projekt-Gewinn-&-L, Nettomarge, Prognose).

 

Vergleichstabelle der besten Projektbuchhaltungssoftware

Diese Tabelle hilft Ihnen, die wichtigste Projektbuchhaltungssoftware schnell zu vergleichen nach: 

• ihr Ziel;
• ihre Stärken in den Bereichen Finanzen und Rechnungswesen;
• Ihre Relevanz für das tatsächliche/prognostizierte Management. 

🎯 Das Ziel: Das richtige Werkzeug für Ihre Struktur zu finden, ohne sich in unnötigen Details zu verlieren.

 

Software	Für welche Unternehmen?	Stärken	Grenzen	Warum es wählen
Stafiz	IT-Dienstleistungsunternehmen, Beratungsfirmen, projektorientierte KMU	– Berechnung der Marge am Datum + Landung – Aktualisierung des Restes ist noch zu erledigen – Arbeitslastüberwachung und Personalplanung – Synchronisation von internen und externen Kosten – Anerkennung des Vorstands nach Beförderung	Erfordert eine Buchhaltungsintegration, wenn du allgemeine Buchhaltung möchtest	Am vollständigsten für Dienstleistungsunternehmen, die ein kohärentes tatsächliches/prognostiziertes Projektfinanzmanagement wünschen
Schnellbücher	Kleinstunternehmen / KMU	– Einfache allgemeine Abrechnung – Schnelle Rechnungsstellung – Zahlungsautomatisierung	Projektmanagement und Marge sind sehr niedrig	Für ein kleines Unternehmen, das Buchhaltung + Rechnung braucht, aber kein Projektmanagement
ZipBooks	Selbstständige / VSEs	– Einfache Abrechnung – Bankabstimmung – Kategorisiert Transaktionen automatisch	Keine Zeiterfassung, keine Projektmarge	Für Freiberufler, die grundlegende Buchhaltung wünschen
Teamleiter	Kleinstunternehmen / KMU	– CRM – Angebots- und Rechnungsmanagement – Einfaches Projektmanagement	Begrenzte analytische Fähigkeiten	Für kleine Unternehmen, die ein einfaches All-in-One-Tool wünschen
ERPNext	KMU / ETI	– Globales ERP (Buchhaltung, Lagerhaltung, Personalwesen, Einkauf und Projekte im selben System) – Open-Source-Software – Multi-Aktivitäten	Komplex einzurichten, begrenzte Projektberichterstattung	Für Unternehmen, die Lizenzkosten durch Open Source senken wollen
Geeifert	Kleine Unternehmen	– CRM + Projekte + Finanzen – Erstellt grundlegende Berichterstattung	Hohe Lernkurve	Für ein kleines Unternehmen, das CRM + Projekte + Finanzen zentralisieren möchte
Paymo	VSEs / Freiberufler	– Zeiterfassung + Rechnungsstellung aus den eingegebenen Stunden	Kein Massenversenden von Rechnungen, nur für KMU beschränkt	Für sehr kleine Teams, die sich auf zeitbasierte Abrechnung konzentrieren
Replicon	KMU / verteilte Unternehmen	– Fortschrittliche Zeiterfassung – Tatsächliche Lastverfolgung – Identifiziert die Verfügbarkeit – Mobiles Tracking	Nicht abrechenbare Stunden werden nicht erfasst.	Für hybride Teams mit hoher Mobilität
NetSuite (Englisch)	Mid-Caps / große Unternehmen	– ERP + Finanzmanagement + fortgeschrittene Berichterstattung – Mehrwährung, Mehrländer-Länder	Veraltete Benutzeroberfläche, begrenzte Anpassungen	Für große Bauwerke, die ein vollständiges ERP benötigen
Buchhaltungs-Saatgut	Salesforce-Unternehmen	– Buchhaltung + Finanzmanagement in Salesforce –Währung	Beschränkt auf Salesforce-Kunden	Für Unternehmen, die bereits mit Salesforce ausgestattet sind

 

Stafiz, die Buchhaltungssoftware der Wahl für Beratungsfirmen

Stafiz' Buchhaltungsmerkmale 

Seine Stärke: Sie verbindet Projektmanagement , Budgetierung, Kostenabrechnung und Umsatzerkundung, wobei die meisten Software auf Rechnungsstellung beschränkt ist.

Funktionen zur Budgetverfolgung

Stafiz zentralisiert alle mit jedem Projekt verbundenen Kosten (direkt und indirekt):

• menschliche Kosten (über eingetragene Zeiten);
• Einkauf;
• Kosten ;
• Subunternehmer;
• etc.

Jede Ausgabe wird hinsichtlich des Verbrauchs und der noch zu erledigenden Kosten erfasst, was es ermöglicht, die tatsächliche Situation ständig mit der Prognose zu vergleichen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Stafiz bewertet automatisch jeden Eintrag (Zeit, Einkäufe, Ausgaben) und aktualisiert dann:

• die Produktion wurde durchgeführt;
• bereits verbrauchte Kosten,
• die restlichen Kosten.

Die Plattform unterscheidet außerdem zwischen Bruttomarge (direkt zurechenbare Kosten) und Nettomarge (mit der Zuweisung indirekter Kosten). Diese Granularität ermöglicht eine detaillierte Analyse der Rentabilität nach Kunden, Projekt und Team.

Basierend auf der Geschichte bereits abgeschlossener ähnlicher Projekte ermöglicht Stafiz außerdem die Erstellung eines vorläufigen Projektbudgets.

 

Funktionen im Zusammenhang mit Rechnungsstellung und Angeboten

Auf der Vertriebsseite sorgt Stafiz für eine präzise Kontrolle des Umfangs und der Abweichungen. Die Plattform ermöglicht eine strenge Überwachung zwischen Angeboten, Bestellungen und Rechnungen, indem sie automatisch die zugesagten Beträge, die geplanten Mengen und die bereits abgerechneten Beträge vergleicht, was es ermöglicht, sofort Folgendes zu erkennen:

• Unstimmigkeiten zwischen der Bestellung und der Rechnung;
• Unterschiede zwischen fakturierten und unfakturierten Rechnungen;
• der Rest wird in Rechnung gestellt (unabhängig davon, ob alle Bestellungen bereits verbraucht wurden oder nicht).

 

Das Tool berechnet außerdem automatisch FAE (auszustellende Rechnungen) und BCP (aufgeschobene Einnahmen) für jede Projektlinie.

Auf der Einkaufsseite holt Stafiz Lieferantenrechnungen ab, um den tatsächlichen Verbrauch zu aktualisieren.

 

Das Werkzeug berechnet außerdem das kaufseitige Äquivalent der Sell-Side FAE/PCA für vollständige Buchhaltungssymmetrie, nämlich:

• die CSFs (Deferred Charges);
• FNP (unerhaltene Rechnungen);

Funktionen der Umsatzberechnung

Stafiz passt sich den verschiedenen Vertragsmodellen von Dienstleistungsunternehmen an, indem es verschiedene Methoden zur Erfassung des Umsatzes integriert.

• Methode bei Abschluss: CA erkannt, sobald die endgültige Lieferung validiert wurde.
• Aufstiegsmethode: CA proportional zum Prozentsatz des Aufstiegs.
• Abrechnungsbasierte Methode: Umsatz entspricht den ausgestellten Rechnungen.
• Abonnements: Verteilung des Umsatzes über die Vertragslaufzeit.
• Managed Services: eine Kombination aus einem festen und einem variablen Teil.

Diese Ansätze decken sowohl das Management als auch die Pakete oder wiederkehrenden Verträge ab und bieten eine einheitliche Anerkennung des Umsatzes am Ende jedes Zeitraums.

 

Abrechnungsmerkmale je nach Vertragsart

Wie oben zu sehen ist, unterstützt Stafiz alle Abrechnungsmethoden, die in Dienstleistungsunternehmen verwendet werden (Agentur, Paket, Managed Services und Abonnements). Jedes Modell folgt seinen eigenen Regeln für Berechnung, Verbrauch und Abrechnung, ohne Wiedereintrag oder parallele Tabellenkalkulationen.

 

Analytische und Zaunmanagementmerkmale

Stafiz bietet eine Projekt-zu-Projekt-Gewinn- und Verlustrechnung an, die alle finanziellen Elemente enthält:

• erkannte Turnover;
• menschliche Kosten, Einkäufe, Gebühren, Subunternehmer;
• Bruttomarge und Nettomarge.

Diese ausführliche Lektüre ermöglicht es Ihnen, die Leistung zwischen Projekten, Kunden oder Teams zu vergleichen und schnell die Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Kostenbasierte Projektrentabilitätsverfolgung in Stafiz

Die Plattform ermöglicht es Ihnen, das Budget mit der Prognose zu vergleichen, indem Sie nebeneinander das Anfangsbudget, den bislang verbrauchten Budget, den übrigen zu erledigen, die überarbeiteten Landung anzeigen.

Abweichungen treten sofort auf, was eine frühzeitige Reaktion ermöglicht: Personalanpassung, Neuverhandlung des Umfangs oder Neubewertung der Kosten. Ebenso wird die Prognose automatisch aktualisiert, sobald ein Zeitpunkt, ein Preis oder ein Kauf erfasst wird.

Schließlich macht Stafiz, um finanzielle Konsistenz zu gewährleisten, das Management von Buchhaltungsabschlüssen zuverlässiger, ohne das Risiko rückwirkender Änderungen:

• automatische Berechnung von FAE / ECP / CCA / NPF vor dem Abschluss;
• Sperrung von Perioden (Monat, Quartal) nach Validierung;
• Keine mögliche Änderung der Zeiten, Kosten oder Gebühren während der geschlossenen Zeiträume.

Dieser Mechanismus gewährleistet einen stabilen Abschluss, ohne manuelle Neubewertung oder das Risiko, dass verspätete Änderungen die Zahlen verändern.

Warum Stafiz andere Projektbuchhaltungssoftware übertrifft

Für die Projektwahrscheinlichkeitsüberwachung ist die meiste Software auf die bisherige Marge beschränkt, also auf die bisherige Leistung. Stafiz geht noch weiter und berechnet kontinuierlich die Marge bei Fertigstellung und integriert eine dynamische Prognose.

Dieses prädiktive Modell ermöglicht es, verlustbringende Projekte frühzeitig zu erkennen (Voraussicht auf eine verpflichtende Bereitstellung) und einen stabilen Überblick über die finanzielle Landung zu erhalten. Jedes Update (Zeit, Kosten) löst eine neue Berechnung aus, wodurch manuelle und späte Simulationen in Excel vermieden werden.

 

Warum sollte Ihre Buchhaltungssoftware eine automatisierte Prognose integrieren?

Wo die meisten Lösungen den Export von Daten erfordern, um eine Prognose zu rekonstruieren, erstellt Stafiz eine dynamische Prognose, die mit jeder Aktion aktualisiert wird:

• der Einstieg einer Zeit;
• Registrierung eines Kaufs;
• die Überarbeitung des Restes ist noch zu erledigen.

Diese kontinuierliche Prognose liefert einen stabilen Überblick über die finanzielle Landung und hilft den Teams, Personal, Ausgaben oder Umfang früher anzupassen.

 

Was sind die Konsequenzen, wenn Ihre Software die Marge bei Fertigstellung nicht berechnet und keine automatisierte Prognose hat?

Ohne MAT (Margin bei Abschluss) oder automatisierte Prognose werden Drifte erst am Ende des Projekts erkannt, wenn Korrekturen nicht mehr möglich sind. Diese mangelnde Sichtbarkeit schwächt Ihre Marge, verlängert die monatlichen Abschlüsse und führt zu einem hohen Risiko von Entscheidungen auf Basis unvollständiger Daten. Es ist, als würde man herausfinden, wie profitabel ein Projekt ist, wenn es abgeschlossen ist: Zu spät, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

 

Die beste Projektbuchhaltungssoftware für kleine Unternehmen

Sehr kleine Strukturen (Freiberufler, VSEs und Teams von 2 bis 10 Personen) suchen nach einem einfachen, schnell zu erlernenden Werkzeug und zu einem kontrollierten Preis:

• eine leichte Software, die allgemeine Buchhaltung und Abrechnung kombiniert;
• minimale Projektüberwachung, um einige Missionen ohne fortgeschrittene Prozesse zu managen;
• eine intuitive Benutzeroberfläche, ohne lange Konfiguration oder intensives Training;
• Eine wirtschaftliche Lösung, angepasst an einfache Modelle (Leitraum, kurzes Paket, Einzelaufgaben).

In diesem Zusammenhang sind grundlegende Werkzeuge oft ausreichend und stellen einen guten Kompromiss zwischen Einfachheit, Kosten und Effizienz dar. 

 

Das QuickBooks-Tool verbindet Buchhaltung und Projektüberwachung

QuickBooks Online ist dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche und dem Ökosystem automatisierter Bankintegrationen eine der am häufigsten genutzten Buchhaltungssoftware kleiner Unternehmen, insbesondere in englischsprachigen Ländern. Die QuickBooks Online-Version bietet dauerhaften Cloud-Zugriff vom Computer, Tablet oder Mobilgerät und beseitigt damit die Lizenzbeschränkungen für Einzelbenutzer der alten Desktop-Versionen. 

QuickBooks ist ein großartiger Ersatz für mehrere separate Tools, solange das Projektmanagement einfach bleibt. Es ist eine beliebte Lösung für kleine Unternehmen, die ein einfaches Tool benötigen, das allgemeine Buchhaltung, Rechnungsstellung und grundlegende Projektüberwachung kombiniert.

 

QuickBooks-Funktionen für die Buchhaltung

QuickBooks deckt die wesentlichen Bedürfnisse eines kleinen Unternehmens ab.

• Finanzverfolgung nach Projekt: aufgewende Zeit, Ausgaben, Umsatz und einfache Marge.
• Rechnungsstellung und Angebote: Anpassbare Vorlagen, schnelles Senden, automatische Erinnerungen.
• Inkasso: Verbindung zu Online-Zahlungslösungen (Kreditkarte, Plattformen wie PayPal oder andere über Partneranwendungen).
• Spesen- und Spesenabrechnungen: schnelle Eingabe, automatische Kategorisierung.
• Bankabstimmung: täglicher Import von Transaktionen und automatische Vorschläge.
• Vereinfachte Berichterstattung: Cashflow, Gewinn- und Verlustrechnung, Überwachung verwalteter Vermögenswerte.

Es ist ein effektives Werkzeug für sehr leichte Buchhaltung und Projektüberwachung .

 

Für welchen Anwendungsfall? 

QuickBooks eignet sich für Strukturen, die kein fortgeschrittenes Projektmanagement benötigen.

• Freiberufler und Selbstständige, die auf selbstverwalteter Basis abrechnen: Berater, Entwickler, Grafikdesigner oder Trainer, die Arbeitszeit mit monatlicher Rechnung oder durch einmalige Aufgaben verkaufen.
• Kleine Dienstleistungsagenturen und kleine IT-Dienstleistungsunternehmen mit wenigen Mitarbeitern und gleichzeitig 5 bis 20 Kundenprojekte betreuen. Projektbasierte Transparenz von Kosten und Margen hilft, profitable Kunden zu priorisieren und verlustbringende Aufgaben zu identifizieren. Sie verkaufen hauptsächlich Arbeitszeit und benötigen kein fortgeschrittenes Management (Vollzeit, Personal, detaillierte Restleistungen).
• Handwerker und Ladenbesitzer mit Standortüberwachung , die die Überwachung der Materialkosten und Arbeitskräfte pro Standort erfordert, wobei Kunden die Rechnungsstellung der gekauften Materialien erneuern.

 

Quickbooks: Vor- und Nachteile 

➕ Die Vorteile von Quickbooks

• Schneller Einstieg: Verbraucheroberfläche für Nicht-Buchhalter, mit einem geführten Einrichtungs-Assistenten und integrierten Video-Tutorials. Ein sehr kleines Unternehmen kann es in weniger als einem Tag ohne teure externe Schulungen nutzen.
• Wettbewerbsfähiges Preis-Leistungs-Verhältnis: Einstiegsabonnements ab 10 € pro Monat (je nach Land und aktuellen Aktionen) inklusive allgemeiner Buchhaltung, unbegrenzter Rechnungsstellung und grundlegender Projektüberwachung. Die Preise sind transparent, ohne versteckte Einrichtungs- oder Supportgebühren.
• Reichhaltiges Ökosystem von Integrationen: mehr als 650 annetzbare Drittanbieteranwendungen (CRM, E-Commerce, Lohnabrechnung, Marketing), die es Ihnen ermöglichen, die native Funktionalität zu erweitern, ohne die Buchhaltungsplattform zu ändern.

 

➖ Nachteile von Quickbooks

• Begrenzte Projektfunktionen: Kein vollständiger Bedarf für Ressourcenplanung (Personalplanung), FTE-Management oder fortgeschrittene Finanzprognosen. Die Nachverfolgung beschränkt sich auf die tatsächlichen Kosten im Vergleich zum ursprünglichen Budget, ohne die Möglichkeit, den Rest zu prognostizieren.
• Ungeeignet für komplexe Vertragsmodelle: Es ist unmöglich, eine Mischung aus Management/Paket/Subunternehmer im selben Projekt angemessen zu verwalten oder differenzierte Regeln zur Umsatzerreichserfassung aufzulegen. Gemischte Projekte erfordern manuelle Verschiebungen oder Zusatzsoftware.

 

ZipBooks: für eine stärker betonte Projektmanagement-Dimension

ZipBooks ist als moderne und verfeinerte Alternative zu QuickBooks positioniert und speziell für Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert , die ein nahtloses Nutzererlebnis auf dem Handy suchen. Die minimalistische Benutzeroberfläche verbirgt eine fortschrittliche Anpassungsmöglichkeit, insbesondere bei Multi-Währungs-Rechnungen und grafischen Finanzberichten.

Buchhaltungsfunktionen von ZipBooks

ZipBooks bietet das Wesentliche, um Buchhaltung und einige parallele Projekte zu verwalten.

• Allgemeine Buchhaltung: Erstellung von Rechnungen, Spesenmanagement, Bankabstimmung.
• Grundlegende Projektverfolgung: aufgewendete Zeit, zugehörige Ausgaben, Rechnungsstellung pro Projekt.
• Online-Angebote und Zahlungen: Integration mit Stripe und PayPal.
• Finanzberichte: Rentabilität nach Projekt, Cashflow, einfache Schlüsselindikatoren.
• Automatisierungen: Zahlungserinnerungen, wiederkehrende Rechnungen, automatische Kategorisierung.

Es ist eine effektive Lösung für diejenigen, die nur wenige Projekte leiten und nach intuitivem Betrieb statt fortschrittlichem Management suchen.

Für welchen Anwendungsfall? 

ZipBooks ist ideal für die folgenden Profile.

• Freiberufler und unabhängige Berater: Entwickler , Designer, Autoren oder Coaches, die auf Selbstverwaltungs- oder Festpreisbasis abrechnen. Die mobile-first-Schnittstelle und die vereinfachte Zeiterfassung sind ideal für mobile Arbeitsmethoden.
• Kleine Kreativagenturen : Grafikstudios, Social-Media-Agenturen oder Videoproduzenten, die die Ästhetik ihrer Rechnungen und die Benutzerfreundlichkeit über funktionale Tiefe stellen. Flexible Tagging gleicht das Fehlen eines strukturierten Projektmoduls aus.
• Pre-Seed oder Seed-Starts: Technologische Start-ups ohne einen festen CFO, die in den ersten Jahren nach einer "schnellen und unkomplizierten" Buchhaltung suchen, die ausreichend ist, bevor sie vollständig finanziell strukturiert sind. Die kostenlosen Grundpakete senken die Verbrennungsrate.

Sobald jedoch das Volumen der Rechnungen steigt oder die Buchhaltungskomplexität steigt (Multi-entity, Konsolidierung), ist ZipBooks nicht mehr geeignet.

Zipbooks: Vor- und Nachteile 

➕ Die Vorteile von ZipBooks

• Sehr intuitive Benutzeroberfläche: schlankes Design, inspiriert von Verbraucheranwendungen (Spotify, Netflix), mit interaktivem Onboarding und Mikroanimationen, die Buchhaltung fast spaßig machen. Die schnelle Akzeptanzrate selbst für Profile, die sich gegen Buchhaltung wehren.
• Nahtlose Verbindung mit Zahlungen : Die native Stripe/PayPal-Integration verwandelt jede Rechnung in eine direkte Zahlungsverbindung mit automatischer Abstimmung.
• Attraktive Tarife : unbegrenzter kostenloser Tarif in der Anzahl der Rechnungen (selten auf dem Markt), kostenpflichtige Tarife ab 15 $ im Monat für erweiterte Funktionen. Keine versteckten Installations- oder Migrationskosten.

 

➖ Nachteile von ZipBooks

• Fehlende Ressourcen- oder Prognoseplanung: Keine Planung für zukünftige Projekte, Mitarbeiterplanung oder Simulation finanzieller Szenarien. Die Vision bleibt streng rückblickend (was passiert ist) ohne jegliche Perspektive (was passieren wird).
• Begrenzte Funktionalität für organisierte Strukturen: keine Verwaltung von Genehmigungsworkflows (Ausgabengenehmigungshierarchie), geschlossen durch eine gesperrte Periode oder granulare Benutzerrechte. Ungeeignet, sobald mehrere Personen die Buchhaltung übernehmen.
• Ziemlich grundlegende Projektvision: Das Tag-System ist zwar flexibel, ersetzt aber nicht eine echte hierarchische Projektstruktur (Projekt > Phasen > Aufgaben). Es ist unmöglich, den technischen Fortschritt zu verfolgen oder Budget mit abgeschlossenen Arbeiten Zeile für Zeile zu vergleichen.

Quickbooks vs. Zipbooks für kleine Unternehmen, Freiberufler und Freiberufler

Funktionalität	Schnellbücher	ZipBooks
Finanzbuchhaltung	Sehr umfassend: Rechnungen, Spesen, Bankabstimmung, detaillierte Gewinn- und Verlustrechnung	Wesentlich: Rechnungen, Spesen, grundlegende Bankabstimmung, einfache Berichte
Projektbegleitung	Grundlegendes Projektmodul (Zeit, Ausgaben, einfache Marge)	Projektverfolgung über Tags (Zeit, Ausgaben, Abrechnung pro Projekt)
Projektstruktur	Einkommens-→-/Ausgabenprojekt → Marge	Tags → flexible Gruppierung, aber keine wirkliche Projektstruktur
Zeitmanagement	Ein einfacher Stundenzettel zur Abrechnung der Stunden	Mobile-First-Stoppuhr und Zeiterfassung
Rechnungsstellung & Zitate	Anpassbare Vorlagen, Erinnerungen, Wiederholungen	Einfache Rechnungen, Mehrwährung, Wiederholung
Online-Sammlung	Verbindungen über Apps (PayPal, Partnerlösungen)	Native Stripe- und PayPal-Integration für sofortige Zahlungen
Automationen	Erinnerungen, wiederkehrende Rechnungen, clevere Kategorisierung	Erinnerungen, Wiederholung, automatische Kategorisierung
Bankabstimmung	Robust: täglicher Import + kluge Vorschläge	Einfach, aber schnell: automatische Kategorisierung
Berichtend	Bargeld, Projektmarge, volle Gewinn- und Verlustrechnung	Einfache Rentabilität, Cashflow, Schlüsselkennzahlen
Fortgeschrittenes Projektmanagement	❌ Nein (kein Personal, keine Wettervorhersagen)	❌ Nein (keine Prognose, keine Phasen/Aufgaben)
Anpassung	Sehr hoch (650+ Apps, reifes Ökosystem)	Medium (Rechnungen, Tags; bleibt begrenzt)
Grundsteuer	Einstiegs-≈ 10 € im Monat (je nach Land/Aktionen)	Kostenloser Tarif + kostenpflichtige Tarife ≈ 15 $ im Monat

Welche Projektbuchhaltungssoftware sollte man für einen Fachexperten wählen?

Für ein KMU oder ein wachsendes Start-up muss die richtige Buchhaltungssoftware zu einem zentralen Management-Stein werden , der den gesamten Lebenszyklus von Projekten strukturiert. Lösungen müssen integriert, zukunftsorientiert und in der Lage sein, verschiedenen vertraglichen Modellen zu folgen.

Zwischen 20 und 100 Mitarbeitern (und bis zu 300 bei schnell wachsenden Strukturen) verändern sich die Bedürfnisse radikal: Das Management kann sich nicht mehr auf POS-Tools oder Excel-Dateien verlassen. KMU müssen mehrere Dimensionen gleichzeitig orchestrieren: Vertrieb, Projekte, Planung, Einkauf, Buchhaltung und Finanzberichterstattung.

In diesem Reifestadium werden die wichtigsten Anforderungen an Buchhaltungs- und Projektmanagement-Software.

• Strukturiertes Projektmanagement : Die Teams betreuen Dutzende von Projekten parallel, oft mit mehreren Kunden. Die Überwachung von Projektkosten, verbleibenden Kosten, Margen und Fortschritten kann nicht mehr manuell erfolgen: Sie muss zuverlässig, zentralisiert und automatisiert sein.
• Funktionsübergreifende Prozesse , um die verschiedenen Arbeitsabläufe des Unternehmens abzustimmen: Verkaufszyklus → Projekt→ Rechnungsstellung → Buchhaltung, Einkaufs- → Kontrolle → Projektzuweisung sowie Personalplanung → Kapazität → Rentabilität.
• Fortschrittlichere Buchhaltungsfunktionen wie Umsatzerkennung, Verwaltung von verwalteten Vermögenswerten (FAE/PCA), Multi-Activity-, Multi-Entity- oder Multi-Währungs-Abstimmungen.
• Eine modulare und skalierbare Lösung: KMU suchen nach Werkzeugen, die sie mehrere Jahre lang unterstützen können, ohne in jeder Phase auf ein neues ERP umzusteigen.

Zwei Ansätze erfüllen diesen Bedarf im Allgemeinen: einheitliche ERPs (ERPNext, Striven, Microsoft Dynamics 365), die alles in einem einzigen System zusammenführen, sowie spezialisierte PSA-Plattformen (Teamleader Orbit, Paymo, Firmbee), die mit einem externen allgemeinen Buchhaltungstool (Sage, Cegid, Xero usw.) über API-Integration verbunden sind.

 

Teamleader Orbit: zur Kombination von Finanzen und Projektbuchhaltung

Teamleader Orbit richtet sich an Serviceagenturen (Marketing, Digitalisierung, Beratung) und europäische B2B-KMU, die eine integrierte CRM-Projekt-Abrechnungsplattform suchen, ohne die Umständlichkeit eines vollständigen ERP-Systems. Seine Positionierung "zwischen QuickBooks und Salesforce" spricht Strukturen an, die über POS-Tools hinausgehen, aber die Komplexität großer Systeme ablehnen.

Funktionen der Teamleader-Umlaufbahn

Teamleader Orbit umfasst eine Reihe von Funktionen, die auf projektorientierte Fachexperten zugeschnitten sind.

• Projektnachverfolgung: Budget, verbrauchte Stunden, entstandene Kosten, erreichte Marge.
• Stundenzettel und Arbeitsbelastungsmanagement: Zeiterfassung und Arbeitsbelastung pro Mitarbeiter.
• Automatisierte Rechnung: vor Ort (genehmigte Zeit) oder Festpreis (Meilensteine), plus wiederkehrende Abonnements.
• Finanzberichterstattung: Marge, Rentabilität, Abrechnungsplan.

Es ist eine Zwischenlösung: auf Projektseite fortschrittlicher als QuickBooks, aber ohne die Tiefe eines PSA oder eines vollständigen ERP.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

Teamleader Orbit eignet sich für die folgenden Profile.

• Multi-Kunden-Serviceagenturen : Digital-, Marketing-, Kommunikations- oder Beratungsagenturen mit 10 bis 100 Mitarbeitern und gleichzeitig 30 bis 200 Kundenprojekten mit einer Mischung aus vertraglichen Modellen (Zeitmanagement, Festpreis, monatlicher Retainer).
• B2B-KMU mit komplexem Verkaufszyklus: Softwarepublisher, die Dienstleistungen anbieten (Integration, Schulungen, Support), technische Ingenieurbüros oder Architekturbüros, die ein strukturiertes CRM in Verbindung mit rigoroser Projektfinanzüberwachung benötigen.

Vor- und Nachteile Teamleader Orbit

➕ Die Vorteile der Teamleader-Umlaufbahn

• CRM-Projekt-native Rechnungsstellungsintegration: Vollständige Kontinuität von der Geschäftsmöglichkeit (CRM) bis zur Kundenrechnung, einschließlich Angebot, Ausführungsprojekt und Stundenzetteln, ohne die Schnittstelle zu verlassen oder Daten erneut einzugeben.
• Gute Projekt-Finanzvision: automatische Berechnung von Marge und Rentabilität mit Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettomarge, vorläufiger Rechnungsstellungsplan, Warnungen bei Budgetüberschreitungen. Ausreichend für KMU ohne dedizierten Management-Controller.
• Geeignet für strukturierte Serviceteams: Zeit- und Ausgabenvalidierungs-Workflows, granulare Zugriffsrechte (Vertrieb, Projektmanager, CFO), mehrstufiges Reporting (Projekt, Kunde, Art von Service).

 

➖ Nachteile der Teamleader-Umlaufbahn

• Keine vollständige Buchhaltungssoftware : Teamleader Orbit verwaltet keine allgemeine Buchhaltung (kein vollständiger Kontenplan, kein Hauptbuch, keine automatische Erstellung von Buchungen). Sie erfordert die Integration mit externer Buchhaltungssoftware (Yuki, Exact, Sage) oder die Pflege eines Wirtschaftsprüfers, der das Hauptbuch verwaltet.
• Begrenzte Prognosevision: Unmöglichkeit, alternative Personalszenarien mit Margeauswirkungen zu modellieren, keine automatisierte Prognose des noch zu leistenden Problems, keine Berechnung der Marge bei Fertigstellung zur Voraussicht zukünftiger Verluste. Das Pilotieren bleibt größtenteils rückblickend.
• Grundlegende Ressourcenplanung : Kein Management mehrerer Fähigkeiten pro Mitarbeiter, keine mittelfristige Kapazitätsplanung (3–6 Monate), keine automatische Optimierung der Aufgaben nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit. Geeignet für bis zu 50–70 Mitarbeiter, darüber hinaus benötigt man ein spezielles Werkzeug (wie Stafiz).

 

ERPNext: ein Open-Source-ERP mit Projektbuchhaltung

ERPNext ist ein vollständiges Open-Source-ERP, das alle Prozesse eines wachsenden KMU abdeckt. Entwickelt von Frappe Technologies, deckt dieses modulare System alle Geschäftsprozesse ab: allgemeine und kostenbezogene Buchhaltung, Projektmanagement, CRM, Einkauf, Lagerhaltung, Produktion, Personalwesen, Helpdesk.

Es ist eine der wenigen Lösungen, die unter Lizenz kostenlos sind und gleichzeitig eine funktionale Tiefe bieten, die mit einigen proprietären ERPs vergleichbar ist.

 

Die Funktionen der ERPNext-Software

ERPNext bietet eine umfangreiche Auswahl an Modulen, die für Organisationen nützlich sind, die fortgeschrittene Projektbuchhaltung benötigen.

• Allgemeine und Kostenrechnung : Diese Kostenbuchhaltungssoftware für das Projektmanagement umfasst einen konfigurierbaren Kontenplan, automatische Buchungen, Mehrwährungs- und Kunden-/Lieferantenverwaltung. Es handelt sich außerdem um eine Multi-Achsen-Kostenbuchungssoftware (Projekt, Team, Abteilung), die es Ihnen ermöglicht, die Rentabilität jeder Aktivität im Detail zu überwachen.
• Budgets und Projektausgabenverfolgung: Jedes Projekt kann mit einem Budget und Warnregeln im Falle von Überschreitungen verknüpft werden. ERPNext konsolidiert automatisch Kosten (Zeit, Einkäufe, Kosten), was einen zuverlässigen Überblick über die tatsächlichen Kosten bietet und das Budgetmanagement erleichtert.
• Produktionsüberwachung, Einkauf, Lagerbestände: Das ERP verwaltet die gesamte operative Kette: Einkauf, Lagerverwaltung, mögliche interne Produktion oder Montage. Diese funktionale Tiefe ist nützlich für Unternehmen mit hybriden Dienstleistungen + Produkten oder solche, die den Bestand parallel zu ihren Projekten verwalten müssen.
• Projektmanagement (Gantt, Aufgaben, Zeit): ERPNext bietet strukturiertes Projektmanagement über Aufgaben, Abhängigkeiten, Gantt-Diagramm, Fortschrittsverfolgung und Zeiterfassung. Protokollierte und zugeteilte Stunden fließen automatisch in die Projektkosten ein, was für eine Konsistenz zwischen betrieblicher und finanzieller Produktion sorgt.
• CRM, Personalwesen und Rechnungsstellung sind in derselben Plattform vereint (Vertriebsnachverfolgung, Verträge, Urlaub, Angebote und Buchhaltung). Diese Zentralisierung reduziert Silos und begrenzt den Wiedereintritt zwischen mehreren Softwareprogrammen.

Für welchen Anwendungsfall? 

ERPNext richtet sich an folgende Unternehmen.

• Schnell wachsende KMU und Mid-Caps (20–300 Mitarbeiter), die die Funktionalitäten eines kompletten ERP benötigen, aber zu einem wettbewerbsfähigeren Preis als eine große Lizenz.
• Strukturen, die eine fortgeschrittene Projektkostenbuchführung erfordern, mit einer detaillierten Übersicht über die Rentabilität nach Projekt, Kunde, Dienstleistungsart und geografischem Gebiet.
• Unternehmen, die die vollständige Kontrolle über ihr Informationssystem fordern und die Abhängigkeit von proprietären Verlagen und deren auferlegten Fahrplänen ablehnen. ERPNext wird auf Ihren eigenen Servern (oder Cloud) gehostet und kann frei angepasst werden, um Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden.
• Mehrfach- oder Mehrländergruppen mit mehreren Tochtergesellschaften, die verschiedene Währungen und Rechnungslegungsstandards verwalten. ERPNext betreut nativ Multi-Company- und Multi-Currency-Modelle.

Vor- und Nachteile von ERPNext

➕ Die Vorteile von ERPNext

• Hochumfassend und anpassbar : funktionale Breite, die mit SAP Business One oder Microsoft Dynamics konkurrieren kann – zu einem Bruchteil der Kosten. Die Module decken 90 % der Standardanforderungen eines Fachingenieurs ab und vermeiden so die Vervielfachung spezialisierter Werkzeuge.
• Ausgezeichnetes analytisches Projektniveau: multidimensionale Kostenbuchhaltung, die eine ausgefeilte Queranalyse ermöglicht (Rentabilität pro Projekt UND pro Kunde UND nach Art der Dienstleistung).
• Open Source = kontrollierte Kosten: Das Fehlen einer Softwarelizenz (keine Kosten für die Software) spart 50 bis 70 % der Softwarekosten über 5 Jahre im Vergleich zu proprietären Lösungen.

 

➖ Die Nachteile von ERPNext

• Umfangreichere Implementierung : Die Einführung von ERPNext erfordert je nach Umfang und Grad der Anpassung 3 bis 12 Monate, wobei interne Ressourcen (Projektmanager, Schlüsselnutzer) und externes Beratungsbudget mobilisiert werden. Höhere Komplexität als ein schlüsselfertiges SaaS-Tool.
• Erfordert einen Integrator-Partner : Sofern Sie keine internen Python-/JavaScript-Kenntnisse haben, erfordern Implementierung und Anpassung einen ERPNext-zertifizierten Partner. Die Wahl dieses Partners ist eine starke Bedingung für den Erfolg des Projekts.
• Deutliche Lernkurve : Der funktionale Bereich wird durch eine teils dichte Schnittstelle und technische Terminologie finanziert. Nutzerschulung ist unerlässlich (je nach Rolle 2–5 Tage), mit einer Akkulturationsphase von mehreren Wochen für die vollständige Einführung.

 

Microsoft Dynamics 365 Finanzen & Projektbetrieb

Microsoft Dynamics 365 Finance & Project Operations richtet sich an Unternehmen, die ein robustes Cloud-ERP benötigen, das große Volumina, mehrere juristische Personen und streng regulierte Prozesse verwalten kann. Stark integriert in das Microsoft-Ökosystem (Power BI, Teams, Excel, Azure), vereint es fortschrittliche Buchhaltung, Projektmanagement und Workflow-Automatisierung in einer einheitlichen Plattform.

Microsoft Dynamics 365 Finance-Funktionen

Microsoft Dynamics 365 Finance bietet eine Reihe von Funktionen, die speziell auf strukturierte, standortübergreifende Organisationen zugeschnitten sind.

• Vollständige finanzielle und analytische Buchhaltung mit Multi-Unternehmens-, Multi-Währungs- und Multi-Steuerrechten. Das Hauptbuch ist in unbegrenzten finanziellen Dimensionen (Abteilung, Projekt, geografisches Gebiet, Produktsortiment) strukturiert, was äußerst detaillierte Analysen ermöglicht. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die zuverlässige und prüfbare konsolidierte Berichte erstellen müssen.
• Projektmanagement (Budgets, Zeit, Ausgaben, Abrechnung): Ideal für Dienstleistungsunternehmen mit großem Projektvolumen und mehreren Vertragsmodellen. Das Project Operations-Modul verwandelt Dynamics in eine vollständige Professional Services Automation (PSA)-Plattform. Die Finanzüberwachung des Projekts aggregiert alle Kostendimensionen, jede Transaktion generiert einen Buchungseintrag im Hauptbuch (Rückverfolgbarkeit) und die Projektrechnung unterstützt alle vertraglichen Modelle.
• Arbeitsabläufe, Automatisierung, Mehrwährung/Länder: ein entscheidender Vorteil für mehrfach untergeordnete Organisationen oder Organisationen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind. Workflows genehmigen automatisch Budgets, Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen. Automatisierungen beseitigen sich wiederholende Aufgaben (wiederkehrende Rechnungsgenerierung, Budgetwarnungen, periodische Abschlüsse usw.).
• Starke Microsoft-Integration (Power BI, Teams, Excel): sehr interessant für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 ausgestattet sind.

Für welchen Anwendungsfall? 

Dynamics 365 Finance & Project Operations erfüllt folgende Anforderungen.

• Mid-Caps und große Multi-Tochtergesellschaften: Gruppen, die 5 bis 500 juristische Personen konsolidieren und in 10+ Ländern mit verschiedenen Währungen und Vorschriften operieren (um die erhebliche Investition in die Lösung zu rechtfertigen).
• Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Projekten: IT-Dienstleistungsunternehmen, Beratungs-, Ingenieur-, F&E-Firmen, die 100+ Projekte gleichzeitig mit einem komplexen Vertragsmix (Festpreis/Management/Subunternehmer) betreuen. Das Management von Vertragsvolumina erfordert ein robustes System und eine starke Automatisierungskapazität.
• Unternehmen, die Office 365, Azure oder Teams häufig nutzen. Die native Integration eliminiert die Kosten und Reibungen durch Drittanbieterintegrationen und maximiert die ROI des Microsoft-Ökosystems.
• Regulierte Branchen, die strenge Einhaltung erfordern: Die Finanz-, Energie- oder Verteidigungsbranche erfordert strenge Prüfungen und vollständige Rückverfolgbarkeit von Transaktionen.

Vor- und Nachteile von Microsoft Dynamics 365

➕Die Vorteile von Microsoft Dynamics 365

• Hochgradig modular und skalierbar : Die Architektur durch unabhängige Module (Finanzen, Lieferkette, Projektbetrieb, Personalwesen, Handel) ermöglicht eine schrittweise Umsetzung entsprechend Prioritäten und Budget.
• Fortgeschrittenes Reporting über Power BI: ideal für Finanz- und Managementteams.
• Sehr gutes Management der Einkommenserkennung gemäß IFRS 15 und ASC 606. WIP-Automatisierung (WIP/FAE/PCA) sichert Jahresabschlüsse und Audits.

 

➖ Nachteile von Microsoft Dynamics 365

• Lange und teure Implementierung: Eine typische Implementierung dauert 6 bis 24 Monate (je nach Umfang) und mobilisiert ein internes Projektteam sowie einen Microsoft-Integrator-Partner. Das Gesamtbudget (Lizenzen + Dienstleistungen + Ausbildung) wird für ein KMU/ET auf 150.000€ bis 2 Mio. € geschätzt, das für große Gruppen mit 5–10 multipliziert werden soll.
• Hohe Kosten für kleine Gebäude: Lizenzen kosten je nach Rolle 70 bis 180 € pro Nutzer (ein Kosten, der für ein Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern unmöglich zu rechtfertigen ist). Der TCO nach 5 Jahren übersteigt oft 500.000€; diese Lösung ist Strukturen mit großem IT-Budget vorbehalten.
• Fachwissen zur Verwaltung der Softwarekomplexität: Administration, Anpassung und Weiterentwicklung der Plattform erfordern fortgeschrittene technische Fähigkeiten (X++/Power Platform Entwicklung, Azure-Administration). Das Unternehmen, das Microsoft Dynamics 365 nutzt, ist stark auf seinen Microsoft-Partner angewiesen oder benötigt kontinuierlich ein spezialisiertes internes Team.

 

Firmbee: Vollständiges Projekt- und Finanzmanagement für KMU

Firmbee ist eine SaaS-Lösung für Start-ups, digitale Agenturen und kleine KMU, die ein Tool suchen, das Projektmanagement, Planung, Budgetierung und Rechnungsstellung zentralisiert – ohne die Komplexität oder Kosten eines ERP. Die moderne Benutzeroberfläche, der modulare Ansatz und das Preis-Leistungs-Verhältnis machen es zu einem attraktiven Werkzeug für Multi-Client-Projektteams, die eine leichte, aber konsistente Lösung suchen.

Firmbee ist zwischen einem bereicherten Projektmanagement-Tool (wie ClickUp) und einer Mini-PSA positioniert, mit genügend finanziellen Bausteinen, um die Marge zu verwalten, ohne auf eine ERP-Logik umzusteigen.

 

Eigenschaften von Firmbee

• Budgets, Ausgaben, Marge: Firmbee ermöglicht es, Budgets nach Projekt oder Kunde zu erstellen und dann Ausgaben (Zeit, Einkäufe, Ausgaben) in Echtzeit zu verfolgen. Die Margenberechnung erfolgt automatisch und liefert eine einfache, aber zuverlässige Sicht auf die Rentabilität. Dies ist ein ausreichender Ansatz für KMU, die keine formalisierte Managementkontrolle haben.
• Planung, Aufgaben, Zeit, Ressourcen: Das Aufgabenmanagement erfolgt im agilen Modus über ein Kanban, Checklisten und Roadmaps. Jeder Mitarbeiter kann seine Zeit eintragen. Die Plattform beinhaltet außerdem Ressourcenplanung und bietet Einblick in die Teambelastung und Verfügbarkeit. Kurz gesagt, es ermöglicht ein reibungsloses operatives Management für Teams mit mehreren Kunden.
• Projektbasierte Abrechnung: Firmbee reicht für Standardabrechnungszyklen aus, ohne vertragliche Komplexität. Rechnungen können direkt aus Projektdaten erstellt werden, entweder zeitbasiert oder festpreisbasiert. Die Zahlungen werden in einer einfachen Finanztabelle erfasst.
• Globale Finanzüberwachung: Konzipiert für KMU-Manager, die eine schnelle Einschätzung ihrer finanziellen Lage wünschen, ohne ein ERP zu übernehmen. Die Dashboards sind einfach und zeigen Rentabilität und Leistung pro Kunde oder Projekt.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

Firmbee erfüllt die Bedürfnisse von Organisationen, die ein Tool suchen, das vollständiger ist als eine einfache Projektabrechnungssoftware, aber deutlich leichter als ein ERP.

• Digitale oder kreative Agenturen, die mehrere Projekte und Kunden gleichzeitig verwalten, mit dem Bedarf an klarer Margenüberwachung. Firmbee ermöglicht es ihnen, den Fortschritt zu verfolgen, abzurechnen und die Rentabilität zu visualisieren, ohne zusätzliche Werkzeuge hinzuzufügen.
• Serviceorientierte oder hybride (Produkt + Service) Start-ups : Diese Art von Unternehmen erfordert ein vielseitiges Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, Arbeit zu organisieren, Kosten zu verfolgen, Budgets festzulegen und abzurechnen. Firmbee bietet einen kohärenten Überblick über Abläufe und Finanzen, angepasst an junge Strukturen, die Effizienz und Einfachheit suchen.
• Mehrprojekt-SME (5 bis 100 Personen), bei denen Einfachheit Vorrang vor Buchhaltungskompetenz hat. Firmbee bietet ihnen genügend Tiefe, um Projekte und deren Marge zu managen, während sie für nicht-technische Teams zugänglich bleiben.

 

Vor- und Nachteile von Firmbee

➕ Die Vorteile von Firmbee

• Moderne, intuitive und angenehme Benutzeroberfläche, konzipiert für Zusammenarbeit und schnelle Verbreitung. Firmbee ist als aktuelle, leicht zu integrierende SaaS-Anwendung mit Ergonomie konzipiert, die an funktionsübergreifende Teams (Projektmanager, Designer, Entwickler, Finanzmanager) angepasst ist.
• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, deutlich erschwinglicher als ein ERP oder ein Advanced PSA, und dennoch leistungsfähiger als ein einfaches Rechnungswerkzeug.
• Eine einheitliche Projekt- + Finanzperspektive, ausreichend für KMU, die ihre Aktivitäten ohne technische Komplexität managen möchten. Es ermöglicht Führungskräften und Projektmanagern, schnell zu verstehen, wo die Rentabilität steht, ohne mit mehreren Tools herumzufummeln oder Excel-Tabellen zu exportieren.

 

➖ Nachteile von Firmbee

• Limited Accounting: Firmbee ist keine allgemeine Buchhaltungssoftware. Für die Verwaltung des Kontoplans, der Buchungen, der Mehrwertsteuer und der Abschlüsse benötigt wird ein externes Werkzeug oder ein Wirtschaftsprüfer benötigt.
• Grundlegende Finanzprognose: Die Plattform bietet keine fortgeschrittene Prognose, keine Analyse der noch zu leistenden Prognosen oder eine Margenprognose bei Abschluss. Sie bleibt auf eine aktuelle Vision fokussiert und nicht auf eine vorhersagende.
• Begrenzte Analysen für reifere Organisationen: Während Firmbee sehr gut für KMU geeignet ist, werden seine analytischen Fähigkeiten unzureichend, sobald das Unternehmen nach ausgefeilten Multi-Achsen-Analysen sucht (Marge pro Profil, Personalszenarien, automatisierte Prognosen).

Striven – All-in-One-ERP mit Projektbuchhaltung (KMU/ET)

Striven ist ein cloudbasiertes ERP, das für Multi-Service-KMU und Midcap-Unternehmen konzipiert wurde, die alle ihre Abläufe in einem einzigen System vereinen möchten: Buchhaltung, Projekte, CRM, Rechnungsstellung, Einkauf, Inventur und Personalwesen. Im Gegensatz zu spezialisierten Projekt- oder reiner Buchhaltungstools bietet Striven eine integrierte finanzielle und operative Sichtweise, die für Organisationen geeignet ist, die mehrere Prozesse gleichzeitig verwalten.

Das Tool ist als kostengünstigere und flexiblere Alternative zu traditionellen ERPs (NetSuite, Dynamics) positioniert, bleibt aber umfassend genug, um eine Reihe separater Software zu ersetzen.

Striven-Funktionen

• Vollständige Buchhaltung: GL, AR/AP, Budgets, Analysen: Striven umfasst ein vollständiges Buchhaltungsmodul: mit Hauptbuch, Forderungen und Verbindlichkeiten, Budget- und Analyseverfolgung, Bankabstimmung, Anlagevermögen und Mehr-Währungen. Einträge werden automatisch aus Transaktionen (Käufe, Verkäufe, Projekte) generiert, was den Wiedereintritt reduziert.
• Projektmanagement: Aufgaben, Planung, Kosten, Margen : Das ERP bietet strukturiertes Projektmanagement : Aufgaben, Abhängigkeiten, Planung, Zeiterfassung, Kostenüberwachung (Gehälter, Einkauf, Unterverkauf) und automatische Margenberechnung.
• CRM, Rechnungsstellung, Inventar, Personalwesen, Einkauf : Striven zentralisiert funktionsübergreifende Funktionen wie Vertriebsmanagement (Angebote, Chancen), Rechnungsstellung, Bestandsverwaltung, Lieferantenmanagement, Einkauf, HR-Onboarding usw.
• Workflow-Automatisierungen und fortgeschrittene Berichterstattung (Spesenabstimmung, Zeitprüfung, Rechnungsautomatisierung). Die Finanz-Dashboards sind vollständig konfigurierbar und bieten einen globalen Überblick über Leistung, Cashflow und Rentabilität.
• Vereinheitlichte Ansicht von Finanzen + Betrieb: Alle Module basieren auf einer einzigen Datenbank. Ein Update auf der operativen Seite aktualisiert sofort den Finanzsektor: nützlich für Unternehmen, die Inkonsistenzen zwischen Geschäftsinstrumenten vermeiden möchten.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

• Multi-Service-KMU, das ein komplettes ERP einschließlich Projektbuchhaltung sucht. Dank seiner einzigartigen Umgebung vermeidet Striven die Vervielfachung von Werkzeugen und den Informationsverlust zwischen den Teams.
• Unternehmen mit mehreren Prozesse zur Synchronisierung (Produktion, Dienstleistungen, wiederkehrende Abrechnung, Bestandsverwaltung und konsolidierte Finanzberichterstattung).
• Wachstum von KMU und Mid-Caps (20–300 Mitarbeiter), die nicht sofort in ein umfangreiches ERP investieren wollen, sondern mehr als nur ein Rechnungsinstrument benötigen.

 

Sriven Vor- und Nachteile 

➕Die Vorteile von Striven

• Hochumfassendes und einheitliches ERP, das Finanzen, Betrieb, Projekte, Personal, CRM und Inventar auf einer einzigen Plattform abdeckt und so die Tool-Fragmentierung reduziert.
• Ersetzt mehrere Softwareprogramme in eine, wie CRM, Projektmanagement-Tool, Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, Bestandsverfolgung und Buchhaltungssoftware, was zu besserer Datensteuerung und niedrigeren Gesamtkosten führt.
• Starke Fähigkeit , Arbeitsabläufe, Dashboards, Automatisierungsregeln und Module anzupassen, ohne komplexe IT-Entwicklung zu benötigen.

 

➖ Nachteile von Striven

• Längere Implementierung als ein traditionelles Projektwerkzeug: Wie jedes ERP, selbst ein "leichtes", erfordert Striven eine bedeutende Anfangskonfiguration: Buchhaltungsstruktur, Teams, interne Prozesse.
• Weniger intuitive Benutzeroberfläche für Ungeweihte: Obwohl modern, bleibt die Benutzeroberfläche dicht. Adoption erfordert Unterstützung oder eine Lernkurve.
• Potenziell zu schwer für kleine Strukturen (Teams mit weniger als 10 Personen oder einfache Anforderungen): Striven kann schnell unverhältnismäßig in Bezug auf Umfang und Konfigurationslast werden.

 

Paymo – Profitorientiertes Projektmanagement

Paymo ist ein Projektmanagement-Tool für Teams, die ihre Arbeitsbelastung, Kosten und die Rentabilität ihrer Aufgaben genau verfolgen möchten. Paymo ist bei Behörden und Dienstleistungsunternehmen sehr beliebt und verbindet operatives Management (Aufgaben, Ressourcen, Planung) mit einfacher, aber effektiver Finanzüberwachung (Budgets, Margen, Rechnungsstellung).

Es positioniert sich als umfassendere Alternative zu reiner Projekttools (Trello, Asana, ClickUp) dank seiner hervorragenden Funktionen zur Zeiterfassung und Margenüberwachung (ohne so weit wie die Komplexität von Buchhaltungssoftware oder ERP zu gehen).

 

Paymos Merkmale

• Sehr vollständige Zeiterfassung mit einem Zeiterfassungsmodul, das Stundenzettel, automatische Timer, Multitasking-Zeiterfassung, einen Ladekalender und eine Desktop-/Mobilerweiterung umfasst. Ideal für Teams, deren Abrechnung direkt von der aufgewendeten Zeit abhängt.
• Budgets, Kosten und Margen pro Projekt: Jedes Projekt kann in Stunden, Kosten oder Betrag budgetiert werden. Paymo berechnet automatisch die Projektmarge und liefert eine einfache Überwachungstabelle, um Lastdrift oder unterprofitable Projekte zu identifizieren.
• Automatisierte Abrechnung basierend auf Zeit oder Paketen, die direkt aus genehmigten Stunden oder gemäß den im Vertrag definierten Paketen generiert werden. Die Rechnungen sind individuell anpassbar, und Paymo verwaltet auch Online-Zahlungen über Stripe oder PayPal.
• Aufgaben- und Ressourcenmanagement erfolgt über ein vollständiges Modul (Kanban, Gantt, Checklisten, Abhängigkeiten) sowie einen Ressourcenplan zur Visualisierung der Arbeitsbelastung pro Mitarbeiter.
• Finanzielle und operative Dashboards , die die Gesamtleistung verfolgen: Zeitaufwendung, geplante Belastung, Budget, Marge, Verzögerungen, Projekt- und Abrechnungsstatus.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

Paymo eignet sich besonders gut für Organisationen, die ein großes Volumen an Projekten und Zeit zum Nachverfolgen haben.

• Marketingagenturen, Kreativstudios, Produktionsfirmen, die hauptsächlich Zeit oder Pakete im Zusammenhang mit der Erstellung verkaufen und eine zuverlässige Zeiterfassung, einen klaren Zeitplan und die Überwachung der Projektrentabilität benötigen.
• Multi-Projekt-Service-KMU (10–200 Personen), die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen und die Einheitlichkeit von Aufgabenmanagement + Zeiterfassung + Rechnungsstellung schätzen.
• Unternehmen, die ein komplettes Projekttool wollen , aber kein ERP.

 

Paymo: Vor- und Nachteile 

➕ Die Vorteile von Paymo

• Ausgezeichnete Zeiterfassung durch präzises Timing, Mehrfach-Timer, automatische Fertigstellung und detaillierte Nachverfolgung nach Aufgabe oder Projekt.
• Klarer Überblick über Marge und Rentabilität: Budget-, Kosten- und Marge-Dashboards bieten sofortige Einblicke in die Rentabilität von Aufträgen – nützlich für KMU, die ihre Margen ohne ein fortschrittliches Buchhaltungstool überwachen möchten.
• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, da es günstiger ist als vollständige PSAs und gleichzeitig genug Tiefe bietet, um Projekte täglich zu managen.

 

➖ Die Nachteile von Paymo

• Begrenzte Buchhaltungsfunktion : Paymo verwaltet keine allgemeine Buchhaltung oder Buchungen. Sie muss mit externer Buchhaltungssoftware für die Berechnung der Mehrwertsteuer, Abschlüsse oder das Management von Konten gekoppelt sein.
• Nicht ideal für Multi-Tochter- oder Mehrländer-Umgebungen , da das Tool weiterhin für zentralisierte Teams konzipiert ist. Multi-entity-, Konsolidierungs- oder Multi-Währungs-Management bleiben begrenzt.
• Einfache vorläufige Planung, die keinefortschrittlichen Personal- oder Lastsimulationsfunktionen enthält (keine verbleibende Arbeit, keine detaillierte Finanzprognose). Es bleibt operationell, nicht prädiktiv.

 

Vergleich der besten Projekt- und Finanzsoftware für KMU und Midcaps

 

Funktionalität	Teamleader Orbit	ERPNext	Dynamics 365	Firmbee	Geeifert	Paymo
Finanzbuchhaltung	❌ Nein	✅ Ja	✅ Ja	❌ Nein	✅ Ja	❌ Nein
Projektkostenrechnung	🟠 Teilweise	✅ Sehr fortschrittlich	✅ Sehr fortschrittlich	🟠 Grundlegend	✅ Ja	✅ Ja
Projektmanagement	✅ Fortgeschritten	✅ Fortgeschritten	✅ Sehr fortschrittlich	🟠 Vermittler	🟠 Vermittler	✅ Fortgeschritten
Zeitmanagement	🟠 Grundlegend	✅ Ja	✅ Sehr fortschrittlich	🟠 Grundlegend	✅ Ja	✅ Ausgezeichnet (Tracker, Apps, Multitasking)
Fakturierung	✅ Zeit, Paket, Meilensteine, Wiederholung	✅ Ja (Angebote, ERP-Rechnungen)	✅ Alle Modelle (Paket, Kontrollraum, Abonnement)	✅ Ja (Grundprojekt)	✅ Umfassendes ERP	✅ Ja (Zeit/Paket + Stripe/PayPal-Zahlungen)
Integriertes CRM	✅ Ja	✅ Ja	✅ Ja	❌ Nein	✅ Ja	❌ Nein
Lagerbestands- / Einkaufsmanagement	❌ Nein	✅ Ja	✅ Ja	❌ Nein	✅ Ja	❌ Nein
Personalwesen / internes Management	🟠 Grundlegend	✅ Ja	✅ Fortgeschritten	❌ Nein	✅ Ja	❌ Nein
Prognose	❌ Begrenzt	🟠 Je nach Modul	✅ Sehr fortschrittlich	❌ Nein	🟠 Grundlegend	❌ Nein
Analytik & Berichterstattung	✅ Ja	✅ Stark (Multi-Achsen-Arrays)	✅ Experte über Power BI	🟠 Grundlegend	✅ Erweitert (benutzerdefinierte Dashboards)	✅ Ja
Anpassung	🟠 Mäßig	✅ Sehr stark (Open Source)	✅ Hoch, aber komplex	❌ Schwach	✅ Stark ohne komplexe Entwicklung	🟠 Mäßig
Komplexität der Nutzung	Leicht	Komplex	Komplex	Kinderleicht	Komplex	Zugänglich
Geeignet für...	Dienstleistungen für kleine Unternehmen (10–100)	KMUs (20–300)	Mid-Caps / große Gruppen (100–2000)	Start-ups / kleine KMU (5–100)	Multi-Service-KMBs (20–300)	KMU-Dienste (10–200)

 

Projektbuchhaltungssoftware für große Unternehmen

Midcaps und große internationale Konzerne haben viel komplexere Bedürfnisse als KMU. Ihre Umgebung besteht im Allgemeinen aus:

• Eine Multi-Tochter-/Multi-Länder-Organisation , die finanzielle Konsolidierung und Verwaltung von Multi-Currency- und Multi-Accounting-Standards (IFRS, GAAP) sowie lokale Steuerpflichten erfordert.
• Komplexe Projekte: Portfolios von mehreren hundert Projekten, internationale Kooperationen, verschiedene Vertragsmodelle (Festpreis, Management, Subunternehmerleistung);
• Große Datenmengen: Tausende von Stundenzetteln, Einkäufen und Rechnungen, die jeden Monat verarbeitet werden müssen.
• Starke Anforderungen im Finanzmanagement : feine Kontrolle der Projektkosten, fortschrittliche Umsatzerfassung, zuverlässige Zeiterfassung, genaue Prognosen und Prüfbarkeit.

Diese Unternehmen suchen robuste und bewährte Lösungen, die sich mit einem bestehenden ERP integrieren, hohe Verfügbarkeit gewährleisten und komplexe Arbeitsabläufe mit einem zertifizierten Sicherheitsniveau unterstützen können.

 

Replicon – ein hohes Maß an Projektfinanzierung

Replicon ist eine Plattform, die sich auf fortgeschrittene Zeiterfassung und Finanzverwaltung von Projekten spezialisiert hat. Im Gegensatz zu allgemeinen Tools konzentriert sich Replicon auf Zeitgenauigkeit, internationale Compliance und Kostenkontrolle und integriert sich intensiv in Unternehmens-ERPs wie SAP oder Oracle.

Es ist ein Werkzeug, das in großem Maßstab in Unternehmen eingesetzt wird, bei denen Rechnungsstellung, Marge und Rentabilität direkt von tadelloser Zeiterfassung abhängen.

 

Funktionen 

Replicon bietet ein umfassendes Paket für Organisationen mit kritischem Zeit- und Kostenmanagement .

• Hochentwickelte Zeiterfassung : Eingabe von Stunden, Tagen, Aktivitäten, mehrstufigen Stundenzetteln, hierarchische Genehmigungssysteme, automatische Abruf von Aktivitäten. Validierungs-Workflows reduzieren Fehler und sichern die Rechnungsstellung.
• Budgets, Kosten, abrechenbare Tarife, Margen : Replicon berechnet automatisch interne und abrechenbare Kosten, Margen pro Projekt sowie Budgetüberschreitungen.
• Projektmanagement mit mehreren Ländern/mehreren Währungen : Das System wendet automatisch die Stundensätze, Steuerregeln und Währungen an, die jedem Land oder jeder Tochtergesellschaft entsprechen.
• HR- und regulatorische Compliance : rechtliches Zeitmanagement, jurisdiktionsspezifische Arbeitsregeln, lokale Mehrwertsteuer, Prüfungscompliance. Unverzichtbar für internationale Organisationen.
• Leistungsstarke ERP-Integrationen : Native Connectors für SAP, Oracle, Workday, Lohnabrechnungstools und Rechnungslösungen. Ideal für ein bereits strukturiertes IT-Ökosystem.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

Replicon richtet sich an Organisationen, die eine präzise Kontrolle über Zeit und Kosten benötigen, während diese Daten mit solidem Projektfinanzmanagement verknüpft werden.

Es wird insbesondere verwendet von:

• ESNs, Ingenieurbüros und Beratungsfirmen (200–10.000 Nutzer), die eine genaue Messung der Verkaufszeit und der internen Kosten erfordern,
• F& E-, Design- oder intellektuelle Produktionsteams, die die Bemühungen nach Aktivität oder Kostenzentrum verfolgen müssen,
• Internationale Unternehmen mit komplexen HR-, rechtlichen oder steuerlichen Regeln.

 

Vor- und Nachteile von Replicon

➕ Die Vorteile von Replicon

• Hocheffizient bei der Messung von Arbeit : eines der besten Systeme auf dem Markt zur Erfassung und Validierung von Zeit, mit einer Genauigkeit, die für abrechenbare Modelle unerlässlich ist.
• Geeignet für internationale Umgebungen: Mehrländer-, Mehrwährungs-, lokale Rechtsvorschriften und eingebaute Compliance-Anforderungen.
• Solide Integrationen mit ERPs : stabile und bewährte Connectoren für SAP, Oracle, Workday, die deren Einführung in komplexen IS-Systemen erleichtern.

 

➖ Nachteile von Replicon

• Kein Planungs- oder Personalwerkzeug : Replicon-Maßnahmen und -kontrollen, unterstützt jedoch keine Lastvorhersage oder fortgeschrittene Planung.
• Weniger moderne Oberfläche als einige SaaS-Konkurrenten : Ergonomie bevorzugt funktionale Tiefe gegenüber Einfachheit.
• Hohe Kosten für kleine Teams : Für große Kunden konzipiert, wird es schnell unverhältnismäßig für Strukturen mit weniger als 100–150 Personen.

 

Prophix, die Software, die Budgetierung, Prognose und Finanzen kombiniert

Prophix ist eine FP&A-Lösung (Financial Planning & Analysis), die für Finanzabteilungen entwickelt wurde, die Budgets, Prognosen, Cashflow und Projektrentabilität in komplexen Umgebungen verwalten müssen. Prophix ist fortschrittlicher als ein einfaches Berichtswerkzeug und ermöglicht es, Finanzszenarien zu modellieren, länderübergreifende Unternehmen zu konsolidieren und den gesamten Haushaltszyklus zu automatisieren.

Es ist ein Werkzeug, das besonders von mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen geschätzt wird, die ihren Finanzplanungsprozess sichern und gleichzeitig einen verlässlichen Überblick über die Projektleistung erhalten möchten.

 

Funktionen der Prophix-Software

Prophix bietet eine Reihe von Funktionen, die eindeutig auf Managementkontrolle und fortschrittliche Finanzen ausgerichtet sind.

• Länderübergreifende / mehrprojektige Budgets : kollaborative Budgeterstellung, Versionsverwaltung, Genehmigungsworkflow, automatische Konsolidierung.
• Fortgeschrittene Finanzmodellierung : Erstellung von CAPEX/OPEX-Modellen, Was-wäre-wenn-Szenarien, Simulation von Variationen (Zinssätze, Gebühren, Ressourcen).
• Konsolidierung, Cashflow und Projektprognosen : automatisierte Prognosen, Varianzanalyse, rollende Prognosen, Berechnung des prognostizierten Cashflows nach Unternehmen oder Projekt.
• ERP-Integration (SAP, Oracle, MS Dynamics): Synchronisation von Buchhaltungs-, Analyse- und HR-Daten, um Finanzmodelle zuverlässiger zu machen.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

Prophix richtet sich an Organisationen, deren Finanzmanagement eine strukturierte Budgetvision und verlässliche Prognosen erfordert, insbesondere:

• Finanzabteilungen, die ein spezialisiertes Werkzeug für Kostenkontrolle, Planung und Projektrentabilität suchen,
• Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften oder mehreren Ländern und 200 bis 5.000 Mitarbeitern , die schnell heterogene Daten konsolidieren müssen.
• Gruppen von 200 bis 5.000 Mitarbeitern, die viele CAPEX/OPEX-Projekte managen und deren finanzielle Auswirkungen vorhersehen müssen.

 

Prophix: Vor- und Nachteile 

➕ Prophix-Vorteile

• Sehr fortschrittlich in der Managementkontrolle : ideal für FP&A-Teams, die Budgets, Abweichungen und Finanzszenarien verwalten müssen.
• Automatisierung finanzieller Prozesse: Beschleunigt Budgetzyklen, reduziert Fehler und zentralisiert Finanzdaten.
• Besonders geeignet für CAPEX/OPEX-Projekte : bietet einen klaren Überblick über Investitionen, Abschreibungen, Betriebskosten und prognostizierte Auswirkungen.

 

➖ Prophix Cons

• Kein operatives Projektmanagement-Tool : Prophix steuert die finanzielle Leistung, verwaltet aber keine Aufgaben, Zeitpläne oder Ressourcen.
• Bedeutende Bereitstellung : erfordert umfangreiche Strukturierung, Modellierung und Unterstützung, näher an einem ERP-Projekt als an einem einfachen SaaS-Tool.

 

Oracle NetSuite für Projektbuchhaltung 

Oracle NetSuite ist eines der weltweit am weitesten verbreiteten Cloud-ERPs zur Verwaltung von Finanzen, Betrieb und Projekten in Organisationen mit mehreren Tochtergesellschaften. Konzipiert für Unternehmen mit hoher Komplexität (Internationalisierung, Interkontrakte, langfristige Verträge), bietet es eine Robustheit, die mit großen On-Premise-ERPs vergleichbar ist, während gleichzeitig die Flexibilität einer Cloud-Lösung erhalten bleibt.

NetSuite zeichnet sich besonders in der Projektbuchhaltung aus, mit feiner Verwaltung von Umsatz, WIP (Work In Progress), Kosten, Margin und Prognosen, was für strukturierte Dienstleistungsunternehmen und internationale Projekte unerlässlich ist.

 

Funktionen 

NetSuite bietet einen umfassenden Umfang für Finanzabteilungen und Projektteams.

• Vollständige länderübergreifende, multi-standardisierte Buchhaltung : Hauptbuchführung, Mehrfachbetrieb, IFRS/GAAP, lokale Steuern, automatische Konsolidierung.
• Projekt-Finanzmanagement-Software : WIP-Überwachung, ASC 606 / IFRS 15-konforme Umsatzerfassung, tatsächliche Marge, anfallende Kosten, Finanzprognosen.
• Multi-Tochter, Multi-Währungsmanagement: automatische Währungsumwandlung, konsolidierte Berichterstattung, reibungslose zwischenbetriebliche Transaktionen.
• Planung, Ressourcen und Projektrechnung: Ressourcenzuweisung, Stundenzettel, Gehaltskosten, Rechnungsstellung im Managementraum, Pakete, Meilensteine, Abonnements.
• Fortschrittliche Automatisierung : maßgeschneiderte Arbeitsabläufe, automatische Buchhaltungsregeln, offene APIs, Integrationen über SuiteTalk und SuiteFlow.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

Oracle NetSuite erfüllt die Bedürfnisse von Organisationen mit komplexen finanziellen und operativen Strukturen.

• Mid-Caps und große Gruppen (100 bis 5.000 Nutzer) mit internationalen Projekten, langfristigen Verträgen und komplexen Regeln zur Umsatzerfassung.
• Mehrfach-Tochterkonzerne (100 bis 5.000 Nutzer) mit internen Rückbuchungen, automatisierter Konsolidierung und Länderberichterstattung.
• IT-Dienstleistungsunternehmen, Ingenieurbüros, globale Dienstleistungsunternehmen, die ein robustes und einheitliches Cloud-ERP benötigen.

 

NetSuite: Vor- und Nachteile 

➕ Die Vorteile von Oracle NetSuite

• Sehr leistungsfähig, robust und skalierbar: Dieses ERP unterstützt Tausende von Nutzern, hohe Buchhaltungsvolumina und länderübergreifende Strukturen ohne Leistungseinbußen. Seine Robustheit macht es zu einer bevorzugten Wahl für wachsende oder bereits komplexe Organisationen.
• Eine einheitliche finanzielle und operative Vision: Alle Prozesse (Buchhaltung, Projekte, Rechnungsstellung, Einkauf, Inventar, Treasury, Personalwesen) basieren auf einer einzigen Datenbank. Dies garantiert völlige Konsistenz zwischen Betrieb und Finanzen: Jedes Mal, Kosten oder Kauf wirken sich sofort auf die Ergebnisse und die Projektmarge aus.
• Compliance für integrierte Gruppen und komplexe Projekte: NetSuite übernimmt nativ die Zusammenlegung mehrerer Unternehmen, fortgeschrittene Umsatzerziehung (ASC 606 / IFRS 15), intercompany-Transaktionen, mehrere Währungen und lokale Vorschriften. Es ist ein Werkzeug, das perfekt für internationale Gruppen und langfristige Verträge geeignet ist.

 

➖ Nachteile von Oracle NetSuite

• Hohe Kosten: Lizenzen, Add-ons und Integrationsdienste sind eine bedeutende Investition. NetSuite ist selten kosteneffizient für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern oder solche mit einfachen Bedürfnissen.
• Lange Implementierung erfordert einen Partner: Wie jedes groß angelegte ERP erfordert NetSuite eine überwachte Implementierung: Konfiguration von Tochtergesellschaften, Buchhaltungsregeln, Arbeitsabläufe, Umsatzerkundung, Teamschulungen. Ein spezialisierter Integrator ist für den Erfolg des Projekts unerlässlich.

 

Accounting Seed: Buchhaltung in der Salesforce-Umgebung

Accounting Seed ist eine native Buchhaltungs- und Finanzmanagementlösung auf Salesforce. Konzipiert für Unternehmen, die bereits das Salesforce-Ökosystem im Zentrum ihrer Abläufe nutzen, vereint es CRM, Lieferung und Finanzen in einer einzigen Plattform. Mit seiner Flexibilität und der objektorientierten Salesforce-Architektur wird Accounting Seed zu einem wirklich integrierten Buchhaltungsmodul, das sich für Organisationen eignet, die die Konsistenz zwischen Verkäufen, Projekten und finanzieller Leistung steigern möchten.

Buchhaltungs-Seed-Funktionen

• Umfassende Buchhaltung (GL, AP, AR, Reporting): Accounting Seed verwaltet Hauptbuchhaltung, Forderungen und Verbindlichkeiten, automatische Buchungen, Mehrwertsteuer und konfigurierbare Finanzberichte. Sie bietet das gleiche Maß an Tiefe wie fortschrittliche Buchhaltungssoftware auf dem Markt.
• Kostenbuchführung und Projektfinanzverfolgung: Ausgaben, Umsätze, Zeit und Käufe können benutzerdefinierten Salesforce-Projekten, Abteilungen oder Objekten zugewiesen werden. Das Analysemodul ermöglicht es Ihnen, Marge, Kosten und finanzielle Leistung pro Projekt zu verfolgen.
• Fortschrittliche Umsatzerkennung: Das System ist kompatibel mit Zeit- und Kostenmodellen, Paketen, Abonnements und Mehrkomponentenverträgen. Das System verwaltet Leistungsverpflichtungen und Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 / IFRS 15.
• Beschaffung, Ausgaben- und Anlagevermögensverwaltung: Erfassung von Bestellungen, Genehmigungsworkflow, Mitarbeiterausgabenmanagement und Modul für Anlagevermögen mit automatisierter Abschreibung.
• Native Salesforce-Integration: Alle CRM-Daten (Opportunities, Angebote, Projekte, Ressourcen) synchronisieren sich automatisch mit der Buchhaltung, wodurch Doppeleinträge eliminiert und die Datenkonsistenz verbessert wird.

 

Für welchen Anwendungsfall? 

Accounting Seed eignet sich am besten für Unternehmen, die Vertrieb, Lieferung und Finanzen in einem einzigen Umfeld vereinen möchten.

• Unternehmen, die bereits mit Salesforce ausgestattet sind und einen perfekt integrierten Buchhaltungs- und Finanzbereich hinzufügen möchten.
• Vertriebs- + lieferorientierte Unternehmen, für die Konsistenz zwischen Vertriebspipeline, Projektmanagement und Rechnungsstellung strategisch ist.
• KMU und Mid-Caps (50–500 Mitarbeiter), insbesondere zu 100 % Salesforce-Strukturen, die vermeiden wollen, externe Tools zu vervielfachen.

 

Vor- und Nachteile von Accounting Seed

➕ Die Vorteile von Accounting Seed

• Native Integration mit Salesforce: Alle Daten (Kunden, Deals, Projekte, Zeit, Rechnungsstellung) sind in derselben Umgebung zentralisiert, was eine vollständige Konsistenz zwischen Vertrieb und Finanzen garantiert.
• Sehr flexibel und anpassbar: Da es auf der Salesforce-Plattform basiert, profitiert Accounting Seed von seiner Leistungsfähigkeit: benutzerdefinierte Objekte, Workflows, Automatisierungen, Apex/Flow, Dashboards.
• Ausgezeichnete projektanalytische Granularität: feine Verteilung von Kosten und Erlösen, präzise Übersicht über die Projektmarge und Multiachsenanalysen für Organisationen, die finanzielle Aufsicht benötigen.

 

➖ Nachteile von Accounting Seed

• Starke Abhängigkeit von Salesforce und daher hohe Kosten: Das Tool benötigt Salesforce-Lizenzen + Accounting Seed-Lizenzen, was die Gesamtkosten schnell erhöht.
• Technische Implementierung, die einen Integrator erfordert: Die Flexibilität von Salesforce bedeutet oft eine Bereitstellung, die von einem zertifizierten Partner konfiguriert wird, mit einem vollständigen Integrationsprojekt.
• Nicht geeignet für kleine Unternehmen: Salesforce + Accounting Seed ist für Organisationen mit weniger als 20–30 Mitarbeitern zu teuer und komplex.

 

Vergleich der besten Projekt- und Finanzsoftware für mittelständische Unternehmen und große Gruppen

Funktionalität	Replicon	Prophix	Oracle NetSuite	Buchhaltungs-Saatgut
Finanzbuchhaltung	❌ Nein	❌ Nein	✅ Ja	✅ Ja
Projektkostenrechnung	🟢 Vorrücken	🟢 Nur finanziell	🟢 Sehr fortschrittlich	🟢 Sehr gut
Projektmanagement	🟢 Nur finanziell	❌ Nein (nicht betriebsbereit)	🟢 Sehr fortschrittlich (WIP, Umsatz, Marge)	🟢 Finanziell + Marge
Zeitmanagement	🟢 Ausgezeichnet	❌ Nein	🟢 Ja	🟠 Grundlegend
Budget / Prognose	🟢 Budgets + Kosten	🟢 Sehr fortschrittlich	🟢 Sehr fortschrittlich	🟠 Begrenzte Prognose
Umsatzerfassung	🟠 Grundlegend (über ERP)	🟠 Indirekt	🟢 ASC 606 / IFRS 15-konform	🟢 Advanced (Paket, Kontrollraum, Abonnements)
Mehrländer- / Multi-Tochtergesellschaft	🟢 Sehr gut (lokale Regeln)	🟢 Ja	🟢 Ausgezeichnet (Interco, Konsolidierung)	🟠 Hängt von den Salesforce-Modulen ab
Projektabrechnung	🟢 Über ERP	❌ Nein	🟢 Alle Modelle (Kontrollraum, Paket, Meilensteine, Abonnements)	🟢 Ja
ERP-Integration	🟢 Native (SAP, Oracle, Workday)	🟢 Stark (SAP, Oracle, Dynamics)	🟢 Umfassendes ERP	🟢 Sehr gut (native Salesforce)
Compliance / Prüfung	🟢 Ja	🟢 Ja	🟢 Ja	🟢 Ja (Salesforce-Sicherheit)
Analytik & Berichterstattung	🟢 Fortgeschritten	🟢 Sehr fortschrittlich	🟢 Sehr fortschrittlich	🟢 Fortgeschritten
Anpassung	🟠 Mäßig	🟢 Strukturiert (Vorlagen)	🟢 Hoch, aber komplex	🟢 Sehr stark (Flows, Objekte, Automatisierungen)
Komplexität der Nutzung	Vermittler	Komplex (finanzorientiert)	Hoch (volle ERP)	Mittel- bis komplex
Geeignet für...	ESN, Ingenieurwesen, Beratung (200–10.000)	Finanzabteilungen mit Mid-Cap (200–5000)	Mehrländergruppen (100–5000)	Salesforce Orgs (50–500)

Checkliste: Eine Matrix, die Ihnen hilft, eine Projektbuchhaltungssoftware auszuwählen

Um Ihre Auswahl zu beschleunigen, finden Sie hier eine Reihe wesentlicher Fragen. Sie ermöglichen es Ihnen, schnell die Softwarekategorie zu identifizieren, die zu Ihrem Reifegrad, Ihrer Projektkomplexität und Ihrem finanziellen Bedarf passt.

Müssen Sie die Marge bei Abschluss berechnen und Verluste voraussehen?

✅ Ja → Wenn Ihre Priorität darin besteht, eine verlässliche, zukunftsorientierte Vision zu erzielen – unerlässlich für Provisionierung, Vorhersage von Streuungen und Sicherung Ihrer Margen – wenden Sie sich an Lösungen, die eine dynamische Prognose liefern können, wie Stafiz, Oracle NetSuite oder Prophix.

❌ Nein→ Wenn Ihr Unternehmen einfach ist und Sie kein prädiktives Modell benötigen, reichen Realisierungs- und Budgetüberwachungstools wie QuickBooks, ZipBooks, Firmbee oder Paymo mehr als aus.

 

Werden deine monatlichen Abschlüsse durch FAE/PCA und CCA/FNP belastet?

✅ Ja → Wenn die Verarbeitung ausstehender Beträge Ihre Abschlüsse verlängert oder Unstimmigkeiten erzeugt, wählen Sie Werkzeuge, die diese Einträge und Sperrperioden automatisieren können: Stafiz, Striven, Replicon oder Oracle NetSuite.

❌ Nein→ Wenn diese Probleme für Ihr Unternehmen kaum betroffen sind, reicht der Einsatz einfacher Werkzeuge zur Überwachung von Erfolgen und Budget mehr als aus.

 

Arbeiten Sie in mehreren Ländern, Multi-Tochtergesellschaften oder Multi-Währungen?

✅ Ja→ Internationale Organisationen benötigen ein fortschrittliches Management von Rechnungslegungsstandarden, Währungen und Konsolidierung. In diesem Fall wählen Sie Stafiz, Oracle NetSuite, ERPNext, Dynamics 365 oder Accounting Seed.

❌ Kein → Wenn Ihr Unternehmen auf ein einzelnes Land oder eine einzelne Organisation fokussiert bleibt, sind serviceorientierte Lösungen wie Teamleader Orbit, Paymo, Firmbee oder Striven schneller, leichter und wirtschaftlicher.

 

Möchten Sie mehrere Tools durch eine einzige Plattform ersetzen?

✅ Ja→ Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Fragmentierung Ihres IS zu verringern, ist ein ERP oder ein "All-in-One"-Tool wie Striven, ERPNext, NetSuite oder Dynamics 365 die beste Wahl.

❌ →Wenn Sie hingegen Ihre Buchhaltung getrennt halten und ein Hochleistungsprojektmodul hinzufügen möchten, ist ein spezialisiertes PSA wie Stafiz, Teamleader Orbit, Replicon oder Paymo geeigneter.

Ist Ihr Volumen an Projekten und Nutzern hoch (mehr als 50 Personen oder 30 aktive Projekte)?

✅ Ja→ Ab einer bestimmten Schwelle sind TPE-Tools schnell veraltet. Um die Lautstärke zu absorbieren, ohne die Kontrolle zu verlieren, wählen Sie Stafiz, Dynamics 365, NetSuite oder Replicon.

❌ Kein → Unterhalb dieses Volumens bieten einfachere Lösungen wie Teamleader Orbit, Firmbee oder Paymo einen ausgezeichneten Kompromiss.

 

Benötigen Sie fortgeschrittene Analysen (Multi-Achse: Kunde, Projekt, Team, Art des Services, Geografie)?

✅ Ja→ Für eine genaue und vielschichtige Finanzanalyse suchen Sie nach Stafiz, ERPNext, NetSuite oder Accounting Seed.

❌ Nein→ Wenn Sie hauptsächlich auf die Gesamtrentabilität aus sind, erfüllen Tools wie QuickBooks, ZipBooks oder Firmbee Ihre Bedürfnisse.

 

Ist Personalplanung entscheidend für Ihre Rentabilität?

✅ Ja→ Wenn Kapazität, Arbeitsbelastung und Fähigkeiten einen direkten Einfluss auf Ihre Marge haben, entscheiden Sie sich für Tools, die ein echtes Personalmodul integrieren, wie Stafiz, Dynamics 365 oder NetSuite.

❌ Kein → Wenn die Planung sekundär ist oder woanders verwaltet wird, reichen Paymo, Teamleader Orbit oder Firmbee mehr als aus.

 

Verzichtserklärung
Dieser Vergleich der Budgetprognosesoftware ist das Ergebnis einer internen Studie aus dem Dezember 2025, bei der verschiedene Quellen wie die offiziellen Webseiten der Software sowie deren Dokumentation abgeglichen werden. Die Informationen werden regelmäßig überprüft, um die Inhalte so aktuell wie möglich zu halten. Unser Ziel ist es, Ihnen bei der Bestimmung Ihrer Auswahlkriterien zu helfen und Ihre Suche so eng wie möglich an Ihre Bedürfnisse auszurichten. Bitte berücksichtigen Sie jedoch, dass der Vergleich möglicherweise nicht vollständig ist, da mögliche Änderungen zu erwarten sind und der Forschungsbereich begrenzt ist.