Multi-Projektmanagement, also die Kunst, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen

Mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, ist oft ein Balanceakt. Dies setzt Ihre Teams ständigem Druck aus: gleichzeitige Anfragen, unklare Abwägungen, instabile Prioritäten und fragmentierte Transparenz in Arbeitslast und Rentabilität. Serviceunternehmen, die diese Situation erleben, spüren die unmittelbaren Auswirkungen auf ihre Margen, Lieferzeiten und Kundenzufriedenheit.

Tatsächlich wird das Management fragmentiert, wenn Projektressourcen zwischen zehn verschiedenen Missionen zirkulieren, Excel-Dateien vermehren sich und Entscheidungen werden manchmal zu spät getroffen. Dies kann zu einer unerwarteten Überlastung oder Budgetschwankungen führen, die Ihr Unternehmen stark belasten.

Diese Komplexität verbirgt jedoch einen wesentlichen operativen Vorteil. Stellen Sie sich ein Steuerungssystem vor, indem:

• Projekte werden ohne Blockade vorangetrieben;
• Die Anklagen werden erwartet;
• die bisherige Marge und die zu vervollständigende Marge werden kontinuierlich aktualisiert;
• Jeder Projektmanager verlässt sich auf dieselben Daten, um zu entscheiden. 

Mit diesem Reifegrad kann Ihre Organisation von der einfachen Umsetzung zum strategischen Management von Risiko und Wertschöpfung übergehen. Das Management wird zunehmend zu einem strategischen Hebel sowie zu einem Instrument des Risikomanagements.

Um dies zu erreichen, benötigen Sie einen klaren Rahmen, konsolidierte Transparenz von Last und Kapazität sowie ein Finanzmanagement, das Fortschritt, Produktion und Marge ohne Verzögerung verknüpft. In diesem Artikel beschreiben wir die operativen Hebel und Phasen des Multi-Projektmanagements, die stabiles Management in einem Dienstleistungsunternehmen strukturieren.

Was ist Multi-Projektmanagement?

Definition des Multi-Projektmanagements

Multiprojektmanagement in einem Unternehmen besteht darin, mehrere Projekte parallel zu betreuen, oft von gemeinsamen Teams oder Ressourcen durchgeführt. Ziel ist es, operative Kohärenz sicherzustellen: 

• Balancieren Sie Last und Kapazität.
• Vermeiden Sie Terminüberschneidungen;
• und sicherzustellen, dass jedes Projekt voranschreitet, ohne die anderen negativ zu beeinflussen.

Konkret geht es darum, die Komplexität des täglichen Lebens durch Optimierung der Planung für mehrere Projekte, die Verteilung von Ressourcen und die Priorisierung der Arbeit zu steuern. Zum Beispiel muss ein IT-Dienstleistungsunternehmen, das zehn Kundenmissionen gleichzeitig mit denselben Beratern durchführt, die Aufgaben kontinuierlich anpassen, um die operative Fluidität aufrechtzuerhalten.

Wie unterscheidet sich Multi-Projektmanagement vom Programm- oder Projektportfoliomanagement?

Multiprojektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement basieren auf unterschiedlichen Logiken, Entscheidungsebenen und Zielen. Das Verständnis ihrer jeweiligen Rollen hilft, ein kohärentes Management zwischen Strategie, Koordination und operativer Umsetzung zu strukturieren.

Portfoliomanagement: Vorantreiben der Gesamtprojektstrategie

Das Projektportfoliomanagement greift auf strategischer Ebene ein: Es besteht darin, die strategische Ausrichtung des Projektportfolios sicherzustellen, Projekte entsprechend den Unternehmenszielen, verfügbaren Ressourcen und erwarteter ROI auszuwählen, zu priorisieren und zu schlichten.

Man kümmert sich darum, was zu tun ist und warum, statt wie man es macht. Zum Beispiel sieht sich dein Management normalerweise nicht jedes Projekt einzeln an. Es analysiert alle möglichen Projekte, vergleicht deren strategische Auswirkungen (z. B. beschleunigte Digitalisierung), ihre erwartete Rentabilität oder ihren Beitrag zu den jährlichen Prioritäten (z. B. Eintritt in einen neuen Markt) und entscheidet dann, welche gestartet, verschoben oder aufgegeben werden. Mit anderen Worten: Sie stellt den "optimalen Korb" an Projekten für das Jahr zusammen.

Programmmanagement: Koordination miteinander verbundener Projekte

Das Programmmanagement zielt darauf ab, eine Reihe voneinander abhängiger Projekte zu steuern, die zum gleichen Gesamtziel beitragen. Sie soll Konsistenz bei den Ergebnissen, den Zeitplänen und den erwarteten Nutzen im gesamten Programm sicherstellen.

Zum Beispiel kann die Einführung eines neuen Angebots nicht als ein einzelnes Projekt behandelt werden. Sie basiert auf mehreren eigenständigen, aber verwandten Projekten: Produktentwicklung, Erstellung von Verkaufsmaterialien, Teamschulungen, Kundenkommunikation, Supportorganisation usw. Diese Projekte müssen koordiniert vorankommen, da der Erfolg des Angebots von der Synchronisation des gesamten Programms abhängt.

Was ist der Unterschied zwischen Multi-Projektmanagement, Programmmanagement und Projektportfoliomanagement?

Der Unterschied zwischen Multi-Projektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement basiert im Wesentlichen auf dem Niveau, auf dem die Aktivität verwaltet wird, und der Art der getroffenen Entscheidungen.

• Multi-Projektmanagement konzentriert sich auf operative Komplexität (Ressourcenausgleich, tägliche Abwägungen und Planung). Mehrere Projekte werden gleichzeitig von denselben Teams durchgeführt.
• Das Programmmanagement steuert die funktionale Komplexität (gegenseitige Abhängigkeiten und gemeinsame Vorteile). Sie umfasst mehrere Projekte, die voneinander abhängen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass ihre Beiträge zu einem gemeinsamen Ergebnis führen, indem ihre Rhythmen und Ergebnisse in Einklang gebracht werden.
• Portfoliomanagement basiert auf strategischer Komplexität (Wahl, Priorisierung, Budgetzuweisung). Mehr vorgelagert als bei den anderen beiden besteht es darin, zu entscheiden, welche Projekte behalten oder aufgegeben werden, um den Gesamtwert für die Organisation zu maximieren.

Diese drei Ansätze bilden komplementäre Ebenen des Projektmanagements. Diese gut zu unterscheiden und zu artikulieren, ermöglicht es Ihrem Unternehmen, täglich eine langfristige strategische Vision, eine gute Koordination mehrerer voneinander abhängiger Projekte und operative Effizienz in Einklang zu bringen.

Warum vom "Einzelprojekt"-Management zum "Multi-Projekt"-Management wechseln?

Wenn mehrere Projekte parallel stattfinden, wird Multi-Projektmanagement unerlässlich. Es ermöglicht, während eine globale Vision der Rentabilität Ihrer Beratungsfirma beibehalten wird:

• Bessere Priorisierung,
• Lasten erwarten,
• Optimieren Sie die Auslastung des Teams,

Was sind die Hauptherausforderungen des Multiprojektmanagements?

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Projekte parallel verwaltet, beeinflusst jede Entscheidung das Ganze. Ohne einen Rahmen verschwimmen Prioritäten, Ressourcen werden erschöpft und die Leistung wird unvorhersehbar. ESNs sind diesen Schwierigkeiten besonders ausgesetzt, da sie oft mit denselben Experten auf mehreren gleichzeitigen Missionen zusammenarbeiten. 

Hier sind die 6 Hauptherausforderungen des Multi-Projektmanagements in einem Dienstleistungsunternehmen, die Sie meistern müssen, um Reibungen zu vermeiden und Ihre Rentabilität zu erhalten.

Koordination zwischen Projekten und Prioritäten

In einer Multiprojektumgebung werden dieselben Mitarbeiter auf mehreren Ebenen mobilisiert. Ohne einen Rahmen führt der Mangel an Koordination von Projekten schnell zu unklaren Abwägungen, Terminkonflikten und einem Fokussverlust, der alle Initiativen verlangsamt. Die Herausforderung besteht daher darin, die Priorisierung mehrerer Projekte sicherzustellen und Abhängigkeiten zwischen den Projekten so zu orchestrieren, dass alle "in Silos" arbeiten.

Strukturiertes Multiprojektmanagement klärt Prioritäten, reduziert Projektspannungen und sichert den Gesamtfortschritt, sodass Ressourcen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort eingesetzt werden.

Mangelnde Transparenz über Last und Kapazität

Der Mangel an Transparenz über Belastung und Kapazität macht die Planung instabil: Einige Ressourcen sind überlastet , während andere unterausgelastet bleiben, was zu vermeidbaren Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und Vertragsintervallen führt. 

Die Herausforderung besteht darin, eine Arbeitsbelastungstabelle mit mehreren Projekten zu haben, die es ermöglicht, Spitzenstände in der Aktivität vorherzusehen, die Verfügbarkeit von Teams auszubalancieren und die abrechenbare Last zu sichern.

Gesamtübersicht der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, nach Projekt, nach Team oder nach Kunden 

Diese Überwachung ermöglicht es Ihnen, Lastüberschreitungen, Unterabrechnungen und Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Früher zu erkennen. Indem sie diese Abweichungen erkennen, bevor sie Ihrem Gewinn schaden, können Teams die Planung anpassen, neu verhandeln oder den Umfang verbessern. Dies verhindert, dass die Marge eines Projekts stillschweigend verschlechtert, und schützt die Gesamtrentabilität der BU.

Verwaltung und Kommunikation

In einem Multiprojekt-Umfeld ist Koordination vor allem eine menschliche Angelegenheit. Ohne klare Entscheidungsregeln fehlt es den Teams an Ausrichtung, Prioritäten kollidieren und Schiedsverfahren kommen zu spät. Strukturierte Governance (Mehrprojekt-PMO, Lenkungsausschüsse, Synchronisationsrituale) hebt Abhängigkeiten hervor, harmonisiert Entscheidungen und stabilisiert den Gesamtfortschritt des Portfolios.

Der Aufbau einer Kultur der Transparenz ist unerlässlich. Jeder Mitarbeiter muss verstehen: 

• Warum ein Projekt Priorität hat, 
• Wie werden die Kompromisse getroffen, 
• und welche Informationen gemeldet werden sollten. 

Eine solche Organisation vereinfacht die Kommunikation und stärkt die Kohärenz des gesamten Portfolios.

Die Grenzen traditioneller Werkzeuge

Der Übergang von Excel zu Multiprojektmanagement-Software wird zu einem großen Thema. Excel oder Einzelprojekt-Tools reichen nicht mehr aus, um mehrere Projekte gleichzeitig zu betreuen. Die Daten sind auf mehrere Dateien oder Anwendungen verteilt, da es an Werkzeuginteroperabilität mangelt, ohne direkte Verbindung zwischen Zeiterfassung, Zeitplanung und Finanzen. Das Ergebnis: Verlust der Zuverlässigkeit, Eingabefehler, widersprüchliche Versionen und zeitaufwändige Konsolidierung.

Ohne ein zentralisiertes System wird es nahezu unmöglich, einen Echtzeit-Überblick über zukünftige Belastung, Rentabilität oder Risiken zu erhalten. Der Wechsel zu einem einzigen, integrierten Tool ermöglicht es, Informationen automatisch zu synchronisieren, Drifts vorherzusehen und das gesamte Portfolio viel präziser zu verwalten.

Der agile vs. klassische Ansatz

Der Ansatz von Agile vs. klassischem (oder Wasserfall-) Multiprojektmanagement ist eine häufige Frage. Ob es sich um die Koordination von Sprints oder traditionelle Projektphasen handelt, die Herausforderung bleibt dieselbe: die Verteilung von Ressourcen für mehrere Projekte und die Priorisierung mehrerer Projekte auf Portfolioebene. Die Flexibilität von Agile kann sogar den Bedarf an zentraler Sichtbarkeit verstärken, um zwischen kurzen Zyklen und funktionsübergreifenden Teams zu schlichten.

Wie priorisieren Sie mehrere Projekte gleichzeitig?

Mehrere Projekte parallel zu priorisieren erfordert das Verständnis, wie man Ressourcen verteilt, Zeitpläne anpasst und die Rentabilität im gesamten Portfolio steigert. Das Ziel: Lastkonflikte zu vermeiden, die Gesamtkonsistenz zu wahren und sicherzustellen, dass Ressourcen an dem arbeiten, was zu jedem Zeitpunkt die größte Wirkung hat.

Wie verteilt ihr Ressourcen auf mehrere Projekte?

Die Zuweisung von Ressourcen für mehrere Projekte erfordert einen konsolidierten Überblick über alle aktiven Projekte: ihren Fortschritt, ihre prognostizierte Marge, ihre Arbeitsbelastung und die mobilisierten Fähigkeiten. Ohne diese einheitliche Sichtweise geraten Organisationen schnell in Überlastung, verspätete Schiedsverfahren und Kettenverzögerungen.

Wichtige Indikatoren, die in einem Kontext mit mehreren Projekten zu verfolgen sind, sind:

• die Aufstiegsrate,
• die Arbeitsbelastung (Aktivitätsrate ohne Urlaub),
• die projizierte Marge,
• der Rest ist noch zu erledigen (RAF).

Diese Daten ermöglichen es, in Echtzeit zu schlichten, Projekte mit der höchsten Wirkung zu priorisieren und Aufgaben an die verfügbare Kapazität anzupassen. Mehrprojekt-Dashboards erleichtern diese Entscheidungen und bieten einen klaren Überblick über zukünftige Risiken.

Produktionskapazitätsbericht in Stafiz

In Stafiz zeigt der Produktionskapazitätsbericht die produktive, nicht-produktive und nicht zugewiesene Belastung von Monat zu Monat. Diese konsolidierte Lektüre hilft Managern, ihre Personalentscheidungen zu optimieren und Kapazitätsspannungen vorherzusehen.

Rollende und kollaborative Planung

In einer Mehrprojektumgebung kann die Projektressourcenprognose nicht statisch bleiben. Prioritäten ändern sich je nach kommerziellen Unterschriften, Kundenbeschränkungen, Abwesenheiten oder sogar unvorhergesehenen technischen Ereignissen. Die Planung muss daher gleitend erfolgen: regelmäßig aktualisiert, je nach Verfügbarkeit angepasst und auf Team-Synchronisation fokussiert.

Der Anforderungsbildschirm in Stafiz ermöglicht es Ihnen, alle aktuellen und zukünftigen Ressourcenanforderungen aufzulisten. 

Mit einem visuellen Multi-Projekt-Zeitplan (wie dem Consolidated Gantt) und einer Load/Capacity-Ansicht erkennen Manager sofort Überschneidungen und können Ressourcen mit nur wenigen Klicks neu zuweisen. Das gibt dir volle Transparenz über kritische Fähigkeiten, bevorstehende Ladungen und Spannungsbereiche.

Dadurch passt sich Ihre Organisation kontinuierlich an, ohne Koordinationsverlust oder unerwartete Überlastung.

Integriertes Wirtschaftsmanagement

Im Multi-Projekt-Modus kann eine schlechte Aufgabe oder ein nicht abgerechnetes Projekt die Rentabilität der gesamten BU beeinträchtigen. In Dienstleistungsunternehmen, in denen Festpreisprojekte und zeitbasierte Aufgaben koexistieren, erfordert die gleichzeitige Verwaltung dieser beiden Modelle eine konsolidierte Transparenz von Kosten, Margen und Arbeitsbelastungsprognosen. 

Das Wirtschaftsmanagement basiert auch auf der Überwachung des TACE (Aktivitätsrate ohne Feiertage), der die tatsächliche Auslastung der Teams misst. Ein zu niedriger TACE signalisiert eine Unterlastung, die die Marge verwässert; ein zu hoher TACE weist auf Überanspruch hin, was das Risiko von Drift, Verzögerung und nicht abrechenbarer Zeit erhöht. Dieser Indikator dient daher als Stützpunkt für die Anpassung der Last und die Sicherung der Rentabilität.

Im Kontext des Multi-Projektmanagements und des Intercontract-Managements stellt einheitliches Management sicher, dass Sie:

• Anti-Kontraktierung vorwegnehmen;
• Identifizieren Sie nicht abrechenbare Zeit.
• Visualisieren Sie die Marge bei Beendigung.
• vergleichen Sie die Rentabilität zwischen Management und Festpreis;
• reagieren, bevor Abweichungen irreversibel werden.

Stafiz zentralisiert diese Daten (geplant / realisiert / abgerechnet) und automatisiert die Abstimmung zwischen Produktion und Finanzen, insbesondere über das automatisierte Rechnungsmodul. Jede Personal- oder Budgetanpassung berechnet sofort die Prognosemarge neu, was Entscheidungen zuverlässiger macht und die wirtschaftliche Landung der BU sichert.

Vernetzte Personalabteilung und Personalmanagement

Mehrere Projekte zu priorisieren bedeutet auch, die Personalabteilung auf die Bedürfnisse des Portfolios abzustimmen. Unternehmen, die 10, 20 oder 30 aktive Projekte betreuen, müssen Ressourcen in 3–6 Monaten, ruhigen oder geschäftigen Phasen, voraussehen, um kritische Situationen wie Notfallrekrutierung, Überlastung von Teams oder kostspielige Zwischenverträge zu vermeiden.

Vernetztes HR-Management umfasst:

• regelmäßige Kapazitätsüberwachung,
• eine Abgleichung von Profilen / Projekten,
• Überwachung der Schlüsselkompetenzen,
• Voraussicht auf Rekrutierung und Kompetenzentwicklung.

Die KI-Suchmaschine von Stafiz vereinfacht diese Arbeit: Fähigkeiten, Rollen, Erfahrung, benutzerdefinierte Schlüsselwörter oder Verfügbarkeit; alle HR-Daten sind zentralisiert, um relevante Profile schnell zu identifizieren.

Hier sind Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Einsatzhistorie, Eignung bei Bedarf, Über- oder Unterlastung auf einen Blick sichtbar: Der Manager muss nicht mehr "nach Gefühl" entscheiden. Er erkennt sofort die Relevanz der Profile und kann entscheiden, ohne das Risiko einer Überbuchung zu riskieren.

Die KI-Anzeigen von Stafiz für jeden Mitarbeiter:

• die Angemessenheit mit dem Bedarf;
• tatsächliche wöchentliche Verfügbarkeit;
• die zugehörigen Schlüsselkompetenzen;
• die Anzahl der noch verfügbaren Tage für Personal;
• Überlastung (rot) oder Verfügbarkeit (grün) Warnungen.

Dieses Maß an Präzision ermöglicht eine wirklich vorausschauende Personalplanung, die auf Ihre Vertriebspipeline und operative Einschränkungen abgestimmt ist. Konkret reduzieren Sie Zuweisungsfehler, vermeiden Ressourcenkonflikte und antizipieren den Rekrutierungsbedarf viel früher.

Vereinheitlichte Berichterstattung für das Management

Um effektiv zu schlichten, braucht das Management eine Doppelperspektive.

1. Mikroebene : Status, Budget, Fristen Projekt für Projekt.
2. Makroebene : Gesamtkapazität, Cashflow, Gesamtrentabilität, BU oder Kundenleistung.

Unified Reporting konsolidiert Projekt-, Personal- und Finanzdaten in einem einzigen Dashboard. Dies ermöglicht es:

• Identifizieren Sie Projekte in Spannung,
• Bewertung der Leistung der Teams,
• Triff strategische Entscheidungen auf Basis zuverlässiger Daten,
• Risiken vorherzusehen, anstatt ihnen ausgesetzt zu sein.

Die Projektpriorisierung wird dann zu einem schlanken, konsistenten und strategisch ausgerichteten Prozess.

Was sind die besten Praktiken für das Multi-Projektmanagement?

Robustes Multiprojektmanagement basiert auf drei Achsen: klare Governance, konsistente Überwachungsmethoden und ein hohes Maß an Automatisierung. Ohne dieses Triptychon basieren Entscheidungen auf Teildaten, Entscheidungen werden auf Basis des Gefühls getroffen und der Rand verschlechtert, ohne dass jemand die Landung herannahen sieht.

Strukturierung der Governance

Eine der besten Praktiken für das Multi-Projekt-Management ist die Strukturierung der Projektsteuerung. Dies bestimmt, wer nach welchen Kriterien und in welchem Tempo entscheidet, um improvisierte Schlichtungen und Spannungen zwischen Projektmanagern zu vermeiden. Es definiert Rollen (Management, PMO, Projektmanager, Finanzen) und legt Prioritätsregeln auf Portfolioebene fest, statt auf Ebene jedes einzelnen Projekts.

Konkret gibt es drei Bausteine, die das Spiel für deine Teams verändern:

• die Rolle des PMO im Multiprojektmanagement verstehen: Ein PMO oder Portfolio-Referent haben, das Last, Risiko und Marge auf Projektebene konsolidiert;
• Einrichtung wiederkehrender Rituale (Arbeitsbelastungsbeurteilungen, Priorisierungskomitees, Portfolio-COPIL) mit einer Agenda, die sich auf Abweichungen von der Prognose konzentriert;
• Festlegen Sie explizite Entscheidungskriterien , um Zusammenarbeit und Transparenz zu fördern (Marge bei Abschluss, Kundenbindung, strategische Auswirkung, Kritischkeit der mobilisierten Fähigkeiten usw.).

Unternehmen, die dies tun, erhalten weniger Ressourcenkonflikte, schnellere Entscheidungen und eine einheitliche Kundengeschichte. 

Je nach Reife Ihres IT-Dienstleistungsunternehmens oder Beratungsunternehmens kann ein PMO verschiedene Formen annehmen. Es gibt im Allgemeinen drei Stufen :

• PMO-Support : Es unterstützt Teams, indem es Methoden, Vorlagen, Werkzeuge und Best Practices bereitstellt. Seine Rolle ist vor allem pädagogisch und förderlich;
• PMO-Kontrolle : stellt sicher, dass Projekte definierte Standards erfüllen. Sie macht die Berichterstattung zuverlässiger, überwacht wichtige Indikatoren und gewährleistet Datenkonsistenz im gesamten Portfolio;
• PMO-Richtlinie: Sie ist direkt an der Verwaltung strategischer Projekte beteiligt. Sie schlichtet über Prioritäten, steuert kritische Initiativen und beteiligt sich an Entscheidungen zur Ressourcenumverteilung.

Standardisieren Sie Überwachungsmethoden

Ohne gemeinsame Prozesse für Planung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung erzeugt jedes Projekt eigene Zahlen mit eigenen Definitionen, was das Portfolio unüberschaubar macht. Standardisierung etabliert eine gemeinsame Sprache und verringert die Interpretationslücken zwischen Management, PMOs und Projektmanagern erheblich. Wenn sie klar definiert ist, klärt sie auch die Herausforderungen der Zeiterfassung, indem homogene und nutzbare Daten garantiert werden, um die Last zu analysieren, Projekte zu vergleichen und Entscheidungen zuverlässiger zu treffen.

Wir empfehlen, eine minimale Basis zu installieren, die für alle Projekte gleich ist:

• dieselben Planungsregeln (Einheiten, Phasen, Meilensteine, Ergebnisse);
• dasselbe multiprojektbasierte Ressourcenplanungstool und dieselbe Granularität bei der Zeiteingabe, mit systematischer Validierung;
• Die gleichen finanziellen Indikatoren: Marge bis heute, Marge bis Fertigstellung, restliche Produktion, Produktionswert, Abweichung vom Budget bis zur Realisierung.

Sobald diese Standards eingeführt sind, wird konsolidierte Berichterstattung nutzbar, und das Management kann Projekte, BUs oder Kunden objektiv vergleichen.

Verlassen Sie sich auf Automatisierung

Das Management von Dutzenden von Projekten mit Excel-Exporten und manuellen Abstimmungen führt zu inkonsistenten Zahlen und überfälligen Berichten. Automatisierung nimmt diese sich wiederholende Arbeit weg, um Ihre Teams auf Analyse und Abwägungen zu konzentrieren.

Drei Projekte haben sofortige Wirkung:

• Verbinden Sie CRM, Projektmanagement, Personalmanagement und Rechnungsstellung in einer einzigen Umgebung, um doppelte Einträge zu vermeiden.
• automatisch wichtige Indikatoren (TACE, Margin bei Fertigstellung, Personalrate, anerkannter Umsatz) aus Zeit, Zeitplänen und Budgets zu generieren;
• Szenarien der industrialisierten Landung: Jede Änderung der Personalstärke oder des Budgets berechnet sofort die Prognosemargen neu.

Unternehmen, die diese Schaltung automatisieren, sehen eine klare Veränderung:

Berichte, die in Minuten statt Stunden erstellt wurden, eine verlässliche Landungsprognose von der Monatsmitte und Budgetabweichungen , die erkannt wurden, bevor sie die Margen verschlechtern. Um diese Managementebene zu strukturieren, ohne die Werkzeuge zu vervielfachen oder die Teams zu belasten, haben wir die effektivsten Methoden in einem operativen Leitfaden zusammengestellt.

Greifen Sie auf den vollständigen Leitfaden zu.

Welche Werkzeuge oder Methoden werden verwendet, um mehrere Projekte zu verwalten?

Das Management mehrerer Projekte erfordert Multi-Projektmanagement-Software , die in der Lage ist, Planung, Arbeitslast, Rentabilität und Personal in einer einzigen Schnittstelle zu vereinen. Generalistische Lösungen bewältigen diese Komplexität oft nicht gut (fragmentierte Daten, begrenzte Sichtbarkeit). Eine für Dienstleistungsunternehmen entwickelte Lösung vereinfacht das Schiedsverfahren, macht Entscheidungen zuverlässiger und beschleunigt die Budget-Finanzierung.

Viele Teams verwenden immer noch ein allgemeines Tool, das Aufgaben verfolgt, aber nicht Arbeitslast, Marge oder gegenseitige Abhängigkeiten zwischen Projekten. Diese Beobachtung hören unsere Interessenten häufig: Das Tool funktioniert für ein isoliertes Projekt, selten für zehn Projekte, die parallel mit denselben Teams durchgeführt werden.

Die beste Multi-Projektmanagement-Software deckt die individuelle Arbeitsorganisation, die betriebliche Überwachung im Aufgabenmaßstab, die Ressourcenzuweisung und die gesamte Projektmanagementstrukturierung ab.

Stafiz wurde darauf ausgelegt, genau auf diese operative Komplexität zu reagieren: konsolidierte Transparenz, Prognosedaten, Automatisierung von Schiedsverfahren, fortschrittliches Personalmanagement.

Verschiedene Visualisierungsbereiche zur Verwaltung des Portfolios

Eine Multi-Projekt-Plattform muss mehrere Interpretationsmöglichkeiten bieten (je nach Belastung, Personal, Rentabilität oder Missionstyp). Diese Sichtweisen sind unerlässlich, um Risiken zu erkennen, Projekte unter Druck zu isolieren und Abwägungen auf Team- oder Managementebene zu steuern.

In Stafiz finden Sie folgende Elemente:

• eine Kosteneffizienz-Übersicht der Zuteilungen mit Filtern nach Projekttyp oder -status;
• vergleichende Indikatoren zur Analyse von Marge, Personalstärke und Fortschritt;
• Konsolidierte Berichte, die nach Belieben gefiltert werden können.

Diese Sichtweisen geben jeder Rolle (Projektmanager, Manager, Direktor) die Möglichkeit, die Aktivität aus der für ihre Entscheidungsfindung nützlichen Perspektive zu analysieren.

Verwaltung mehrerer Aufgaben (ohne Planungsfehler)

Mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, erfordert eine schnelle und zuverlässige Ressourcenzuweisung . Eine effektive Lösung sollte es ermöglichen, einen Bedarf zu ändern, eine Person zuzuweisen oder ein Volumen von Tagen mit wenigen Klicks zu übertragen, während die verbleibende Last automatisch aktualisiert wird.

Multiple Assignment View, um die Tagesverteilung auf einen Blick zu beurteilen. Jedes farbige Feld stellt die erwartete Gebühr pro Person dar.

Wöchentliche Verteilung der benötigten Tage über einen gegebenen Zeitraum. Diese Sichtweise hebt Verfügbarkeit und Spannungsfelder hervor und erleichtert Entscheidungsfindung, wenn mehrere Projekte um dieselben Ressourcen konkurrieren.

In Stafiz gibt es drei Funktionen, die die Ressourcenverteilung optimieren und Fehler begrenzen, selbst bei sehr vollen Portfolios.

• Die Tage der Not verändern : Indem du die Tage auf grün änderst, änderst du auch die Tage der Not. Es ist möglich, sich mit den Pfeilen und dem Datum oben rechts durch die Zeit zu bewegen.
• Manuelle Zuweisung : Durch die Zuweisung von Tagen an eine Person werden sie automatisch vom Bedarf abgezogen. Im Beispiel des Screenshots, wenn ich Richard in der Woche vom 25. November 4 Tage zuweise, verschwinden sie aus der Bedarfszeile.
• Massenzuweisung : Du kannst den Tagesbedarf (die über den Zeitraum angezeigten) dank des "Übertragen"-Buttons rechts auf eine bestimmte Person übertragen. Wenn du die Tage zwei verschiedenen Personen zuweisen möchtest, beginne damit, manuell der Person zuzuweisen, die die wenigsten benötigten Tage erhält, und übertrage am Ende alle restlichen Zeit auf einmal an den Nutzer, der die meisten Tage bekommt,

Zentralisierung der Aktivitäten zur sicheren Planung

Die Zentralisierung der Daten (Planung, Personal, Vertriebspipeline, Abwesenheiten) eliminiert Doppelallokationen und bietet einen zuverlässigen Überblick über die zukünftige Verfügbarkeit. Eine Multi-Projekt-Plattform muss sich auf diese einzigartigen Informationen verlassen, um die Last zu projizieren und Zeitplanabweichungen zu vermeiden.

In Stafiz sind die Mitarbeiterpläne synchronisiert und die Verfügbarkeit berücksichtigt die Vorbesetzung und Geschäftsmöglichkeiten. Daher kann eine Person, die bereits an einer Mission beteiligt ist, nicht überbesetzt sein.

Die Zentralisierung der Daten führt zu Echtzeit-Multiprojektmanagement und beendet so schnell überschrittene eingefrorene Zeitpläne.

Berichte und Dashboards, die in Echtzeit und in Prognosen aktualisiert werden, unterstützen kontinuierliche Kompromisse. Sie bieten die nötige Transparenz, um Prioritäten sofort zu überprüfen, sobald eine Lücke entsteht, und sich von einem festen Zeitplan zu entfernen, der nicht mehr dem Projekttempo folgt.

Das Management mehrerer Projekte erfordert eine Plattform, die in der Lage ist, Last, Personal, Planung und Rentabilität in derselben Managementlogik zu vereinen. Organisationen, die auf zentralisierte Daten, zuverlässige Prognoseansichten und fehlerfreie Zuteilungsmechanismen setzen, gewinnen an Fluidität und reduzieren die Landungsdrift erheblich. Eine für Multiprojekte entwickelte Lösung verwandelt diese tägliche Komplexität in ein strukturiertes Entscheidungssystem: Jeder Manager handelt mit aktuellen Informationen, Schiedsverfahren werden schneller und das Portfolio bleibt mit den tatsächlichen Fähigkeiten der Teams übereinstimmend. 

Um weiterzugehen, ist es sinnvoll, die Reife Ihrer aktuellen Tools zu bewerten und einen Vergleich von Multi-Projektmanagement-Tools herzustellen, um deren Fähigkeit zur Unterstützung von Prognosen und Punkt-für-Punkt-Management mit einer dedizierten Lösung wie Stafiz zu vergleichen.