Die verschiedenen Dimensionen der Projektplanung

Bevor ich das erste Ergebnis an einen Kunden liefere, oder sogar vor dem ersten Projektmeeting, stellt sich diese wesentliche Frage: Wie organisiere ich die Arbeit, um mein gesetztes Ziel pünktlich und ohne Budgetüberschreitung zu erreichen? Hier kommt die Projektierung ins Spiel.

Es ermöglicht Ihnen , jeden Schritt zu planen, einen klaren Plan, eine logische Planung der Aufgaben und einen genauen Rückplan zu definieren. Diese Programmierung stellt die Konsistenz der Zeitpläne sicher und ermöglicht die Simulation verschiedener Szenarien je nach Ressourcen- oder Zeitbeschränkungen.

Am Boden ist die Übung viel komplexer. Im Durchschnitt scheitern 44 % der Projekte an mangelnder Planung (Quelle: Zipdo) und nur 48 % halten ihre Versprechen in Bezug auf Termine , Budgets und Ziele ein (Quelle: The Business Dive).

Angesichts sich verschiebender Perimeter, angespannter Ressourcen und ständiger unvorhergesehener Ereignisse kann sich die Projektplanung nicht mehr mit einem einfachen festen Zeitplan zufrieden geben. Das Management muss in Echtzeit erfolgen und gleichzeitig auf einer zuverlässigen Prognose basieren, was eine kontinuierliche Kostenbewertung und eine genaue Budgetierung im Dienste einer Projektstrategie erfordert. Die Frage ist: Wie? 

In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Dimensionen der Projektplanung und wie man sie in einem Rahmen für die digitale Transformation artikuliert. Egal, ob Sie Projektmanager, Mission Director oder PMO sind, hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Missionen nach den 4 grundlegenden Dimensionen (Umfang, Zeit, Ressourcen, Qualität) strukturieren, aber auch, wie Sie Risiken, Governance und Budget für ein wirklich vorausschauendes Management integrieren können.

Warum ist Projektplanung mehr denn je ein strategisches Thema?

Das Budget einhalten, Fristen einhalten und die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit mobilisieren – das ist die Balance, die jeder Projektmanager zu wahren versucht. Im Projektmanagement basiert diese Suche nach Ausgewogenheit auf einer rigorosen Planung, einer regelmäßigen Überwachung und einem effektiven Einsatz von Managementinstrumenten. Ein gutes Management muss es ermöglichen, den Zeitplan und die Arbeitsbelastung ständig anzupassen, um Rentabilität und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Dazu braucht es mehr als nur das Organisieren von Aufgaben. Sie muss an der Sicherung der Gesamtleistung mitwirken: Rentabilität, Kundenzufriedenheit und Lieferfähigkeit trotz Unerwartetem.

Zunehmende Komplexität 

Heutige Dienstleistungsunternehmen müssen mit mehreren Projekten, hybriden Teams und Kunden mit sich ständig ändernden Erwartungen jonglieren. Jede Mission hängt von einer Reihe voneinander abhängiger Einschränkungen ab:

• die Verfügbarkeit von Ressourcen;
• oft enge vertragliche Fristen;
• finanzielle Spielräume, die schwer zu bewahren sind; 
• Technische oder regulatorische Abhängigkeiten, die nachfolgende Aufgaben blockieren oder verzögern.

Projektmanager entwickeln sich also in einem Ökosystem in ständiger Spannung, in dem ein einfacher Fehler in der Schätzung das Gleichgewicht stören kann, das sie geduldig aufgebaut haben. Wenn ein wichtiger Mitarbeiter nicht verfügbar ist, muss das gesamte Portfolio neu angepasst werden. Wenn ein Kunde seinen Bedarf mittelfristig ändert, müssen das Budget und die Margen sofort neu berechnet werden.

Angesichts dieser Zunahme unvorhergesehener Ereignisse stoßen traditionelle Projektmanagement-Methoden an ihre Grenzen. Verstreute Tabellenkalkulationen und eingefrorene Gantt-Diagramme reichen nicht mehr aus, um Änderungen in Echtzeit zu absorbieren. Unternehmen müssen sich auf moderne Tools für die Zusammenarbeit und Projektmanagement-Software (manchmal in ein ERP-System integriert) verlassen, die komplexe Projekte planen, bereitstellen und entwickeln können.

Von der Planung zur Steuerung: der Paradigmenwechsel 

Früher basierten die Projekte auf einem festen vorläufigen Zeitplan, der sich nach dem Start der Mission nicht mehr änderte. Ein Ansatz, der nur in einem stabilen Umfeld funktioniert, wenn man keine großen Umwälzungen erlebt. Meistens ist ein vorläufiger Zeitplan, der sich nicht weiterentwickelt, unzureichend, da sich die Prioritäten schnell ändern, die Teams flexibler sind, um auf volatilere Kundenanfragen zu reagieren, und das alles innerhalb immer kürzerer Fristen.

Die Herausforderung besteht nicht mehr nur darin, zu planen, sondern auch kontinuierlich zu managen. Dieses Management basiert nun auf kollaborativen Tools und dynamischen Dashboards, die in der Lage sind, das Portfoliomanagement, die Projektüberwachung und die Umsetzung der Projektprogrammierung in KPIs zu vereinheitlichen. Dank einer klaren Abbildung von Zielen und Risiken kann jede Mission nach Prognoseszenarien geplant werden. Die Rolle des Projektmanagers verändert sich: Er wird zu einem echten Analysten der operativen und finanziellen Daten der Mission.

Dieser Paradigmenwechsel spiegelt sich in 3 wichtigen Entwicklungen wider, sowohl strategisch als auch operativ: 

1. Von der Punktsicht bis zur durchgängigen Sichtbarkeit: Die Planung basiert nicht mehr auf einem festen und festen Dokument, sondern auf einem realen lebenden und beweglichen System. Im Inneren werden die Informationen in Echtzeit aktualisiert, damit Entscheidungsträger handeln können, bevor es zu Last-, Budget- oder Terminabweichungen kommt.
2. Von Compliance bis Performance Management: Erfolg misst sich nicht mehr allein an der Einhaltung des Zeitplans, sondern an der Fähigkeit, messbaren Wert zu liefern.
3. Von der individuellen Steuerung bis zur integrierten Zusammenarbeit: Der Erfolg liegt nicht mehr allein in der Verantwortung des Projektleiters, sondern des gesamten Teams. Jedes Teammitglied füttert die KPIs in Echtzeit, indem es die aufgewendete Zeit eingibt und den Fortschritt der Ergebnisse und die Auslastung überwacht.

Dank seiner dynamischen Dashboards verknüpft Stafiz automatisch Arbeitslastpläne, Zeiteinträge und Margen, um die Planung in ein echtes Echtzeit-Management-Tool zu verwandeln.

Weitere Informationen

Was sind die 4 Hauptdimensionen der Projektplanung?

Die Umfangsbemaßung

Der Geltungsbereich definiert , was geliefert werden soll (und was nicht). Es überwacht:

• die erwarteten Ergebnisse;
• die zu erreichenden Ziele;
• technische und funktionale Anforderungen;
• Grenzen des Wirkungsbereichs. 

Seien Sie vorsichtig: Ein unklarer Umkreis führt unweigerlich zu Missbräuchen: ungeplante zusätzliche Aufgaben, Verzögerungen, unausgeglichene Budgets usw.

💡 Die Best Practice in der Projektplanung: Verwenden Sie einen PSP (Work Breakdown Structure), um die Mission in klare Ergebnisse und dann in messbare Aufgaben zu unterteilen. Diese Struktur erleichtert die Überwachung und dient als gemeinsame Referenz für alle Beteiligten.

Die Zeitdimension 

Die Termindimension in der Projektplanung ist das Rückgrat der Mission. Die Definition von Meilensteinen, die Anordnung von Aufgaben und die Identifizierung des kritischen Pfads ermöglichen es uns zu verstehen, wo der Handlungsspielraum liegt und welche Risiken es gibt.

Es geht nicht nur darum, Termine in einem umgekehrten Zeitplan festzulegen, sondern auch darum, Abhängigkeiten zu modellieren und den kritischen Pfad im Projektzeitplan zu identifizieren. Welche Aufgaben bedingen andere? Welche können parallel stattfinden? Diese Elemente wirken sich auf den Fortschritt, die Überwachung von Aufgaben und Fortschritten, die verbleibende Auslastung und die Rechnungsstellung aus.

Die Dimension "Ressource" 

Die Ressourcendimension in der Projektplanung beantwortet 3 Fragen: Wer macht was, wann und was ist seine Verantwortung? Eine erfolgreiche Planung muss sowohl Unterforderung (Produktivitätsverlust) als auch Überlastung (Gefahr von Burnout und Qualitätsverlust) vermeiden.

Zum Ressourcenmanagement gehört auch die Auswahl der richtigen Profile, die Berücksichtigung von Abwesenheiten (TACE) und die Anpassung der Prioritäten nach Verfügbarkeit.

Die Dimension der Qualität 

Diese Dimension entspricht Ihren Kriterien für den Erfolg der Mission und die Validierung der Ergebnisse: Erfüllung der Erwartungen, Kundenzufriedenheit usw. Qualität wird sowohl geplant als auch kontrolliert: durch die Integration von Zwischenvalidierungspunkten, messbaren Akzeptanzkriterien und Projektüberprüfungen bei jedem Meilenstein.

Wie interagieren diese Dimensionen miteinander?

Diese vier Dimensionen funktionieren nie isoliert. Jede Entscheidung, die für einen getroffen wird, wirkt sich auf die anderen aus: 

• eine Änderung des Geltungsbereichs ändert die Kosten und Termine; 
• Eine Verzögerung bei einer kritischen Aufgabe wirkt sich auf Ressourcen und Margen aus. 
• Überlastung kann die Qualität beeinträchtigen usw.

Die Grundlage der Pilotierung ist das goldene Trio: Umfang, Zeit, Ressourcen. Die Visualisierung ihrer Abhängigkeiten, sowohl in Echtzeit als auch in der Prognose, ist unerlässlich, um die Auswirkungen einer Entscheidung zu verstehen, bevor sie ihre Konsequenzen hat. Sollten die Prioritäten überprüft werden? Die Last anpassen? Neudefinition von Leistungen?

Diese Abwägungen machen nur mit einem verlässlichen Überblick Sinn.

Qualität ist sowohl eine Konsequenz als auch ein Zwang, der mit den anderen drei Dimensionen verbunden ist. So erfordern beispielsweise zu kurze Fristen, dass mehr Ressourcen gefunden oder der Umfang reduziert werden muss. Ebenso können zu hohe Anforderungen oder unzureichende Ressourcen zu Verzögerungen führen.

Daher ist es wichtig, eine integrierte Vision zu haben , um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ohne alle Daten ist es unmöglich, im Falle eines Unerwarteten zu antizipieren.

Auf Portfolioebene ermöglicht diese Vernetzung die Priorisierung von Missionen nach ihren Margen, Terminen und Risiken. Die Rolle des Projektmanagers erweitert sich dann zu der des kollektiven Leistungspiloten.

In Stafiz sind diese vier Dimensionen miteinander verbunden und im selben Dashboard sichtbar: Auslastungsplan, Fortschritt, Kosten und Leistung. Bei jeder Aktualisierung des Zeitplans, jeder Ressource oder jedes Lieferbestandteils werden automatisch andere Parameter angepasst, sodass der Projektmanager die Auswirkungen seiner Entscheidungen sofort messen und Maßnahmen ergreifen kann, bevor es zu Abweichungen kommt.

Weitere Dimensionen zur Integration für eine moderne Planung

Die vier oben genannten Dimensionen (Umfang, Zeit, Ressourcen und Qualität) reichen nicht mehr aus, um die Komplexität laufender Projekte zu beherrschen. Unternehmen müssen sich heute mit Unsicherheiten, finanziellen Anforderungen, mehrstufiger Zusammenarbeit und einem feingranularen Kapazitätsmanagement auseinandersetzen. Die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Missionen erfordert eine verbesserte Koordination, die oft durch eine in ein ERP integrierte Projektmanagement-Software unterstützt wird. Diese Tools ermöglichen es, die Auslastung, das Budget und die Margen in einer kollaborativen Verwaltungsumgebung zu konsolidieren.

Die Dimension der Risiken und Unsicherheiten

Kein Projekt entgeht dem Unerwarteten, und diese Faktoren können sich auf Budget, Qualität oder Rentabilität auswirken. Verlängerte Fristen, Abwesenheit eines wichtigen Mitarbeiters, Änderung der Prioritäten auf Kundenseite: Wie können Sie diese Risiken antizipieren, bevor sie Ihren Fortschritt blockieren?

Das Risikomanagement muss bereits in der Planungsphase integriert werden. Die Antizipation dieser Gefahren hilft, zu verhindern, dass sie sich zu Krisen ausweiten.

Die ausgereiftesten Unternehmen erstellen eine Risikokarte: Sie identifizieren potenzielle Bedrohungen, bewerten ihre Wahrscheinlichkeit und messen ihre Auswirkungen auf geplante Fristen und Margen. Die Post-Project-Analyse ermöglicht es dann, die Prognose mit der Realität zu vergleichen und zukünftige Praktiken zu verbessern. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ausgaben, Ressourcen und Ziele im Voraus anzupassen.

BeiStafiz ermöglichen Fortschritts- und Auslastungsindikatoren eine schnelle Identifizierung von Risikobereichen (Überlastung, Abdrift, Unterkapazität) und die Vorhersage der Auswirkungen auf Margen und Termine.

Stafiz zeigt überladene Profile auf einen Blick an (überladene Profile erscheinen in rot und die Verfügbarkeit in blau). Während des Projekts werden Sie gewarnt, bevor das Abdriften stattfindet.

Die Governance-Dimension

Eine effektive Planung beruht auch auf einer klaren und gemeinsamen Governance, d. h. auf einer ständigen Abstimmung zwischen allen Beteiligten: Management, Managern, Teams, Kunden und Partnern. Wer trifft die Entscheidung? Wer validiert die Ergebnisse? Welche Person greift zu welcher Zeit ein?

Ohne einen klaren Rahmen verzögert sich die Entscheidungsfindung und Ihre Planung wird unzuverlässig. Sie müssen in der Lage sein, Prioritäten und Fortschritte in jeder Phase des Projektlebenszyklus effektiv zu kommunizieren.

Die haushaltspolitische Dimension

Das Budget muss im Mittelpunkt des Projektmanagements stehen. Durch die Verknüpfung von Lastprognosen mit den tatsächlichen Kosten, Tagessätzen und Margenzielen kann die Rentabilität kontinuierlich bewertet werden.

Diese Verbindung zwischen Planung und Finanzen fehlt bei herkömmlichen Tools oft, so dass die Teams zwischen Excel und Buchhaltungssoftware jonglieren müssen.

Kapazitäts- und Personalplanung

Die Planung hört nicht bei der Verwaltung aktueller Aufträge auf, sondern umfasst die zukünftige Auslastung Ihres gesamten IT-Dienstleistungsunternehmens, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Mit Allokationsmanagement und Margenprognosen verbindet Stafiz die Planung mit dem Finanzmanagement.

Diese langfristige Sichtbarkeit der Auslastung hilft dabei, zukünftige Ungleichgewichte zu erkennen : gelegentliche Überlastung, unzureichende Auslastung bestimmter Teams oder fehlende Schlüsselprofile in den kommenden Monaten. Es bietet somit einen strategischen Hebel, um Prioritäten anzupassen, Rekrutierungen zu planen oder Unteraufträge zu nutzen, bevor sich ein Engpass bildet.

Die Personalbesetzung ermöglicht ein besseres Management, aber auch ein besseres Management des Unternehmens.  Dieser Ansatz macht die Planung zu einem echten Instrument für Wachstum.

Was sind die Schritte bei einer Projektplanung?

Wie plant man ein Projekt effektiv? Sechs Managementschritte sind unerlässlich, die jeweils zur Kontrolle der Kosten, der Arbeitsbelastung und der Qualität der Ergebnisse beitragen:

1. Definieren Sie Ziele, Budget und Ergebnisse: Sie erklären, warum das Projekt existiert, welche Ziele es hat, was es liefern muss und innerhalb welcher Zeit- und Budgetgrenzen. Dieser Schritt wird in der Regel von einem Rahmenvermerk für alle Stakeholder begleitet.
2. Identifizieren Sie Aufgaben und deren Abhängigkeiten: Sie listen alle Aufgaben, Unteraufgaben, Meilensteine, deren Abhängigkeiten auf und planen deren Terminierung. Diese Analyse wird es ermöglichen, die Risiken von Verspätungen zu antizipieren und einen realistischen Zeitplan zu erstellen.
3. Evaluieren Sie Ressourcen und Termine: Sie schätzen den Arbeitsaufwand für jede Aufgabe und ordnen ihn den richtigen Profilen zu. Dieser Schritt bestimmt die Gesamtdauer der Mission und hilft dabei, Prioritäten basierend auf Kapazitäts- oder Verfügbarkeitseinschränkungen anzupassen.
4. Erstellen Sie den Zeitplan: Sie organisieren die Aufgaben rechtzeitig nach ihrer logischen Reihenfolge und geschätzten Dauer.
5. Verteilen Sie Ressourcen und gleichen Sie Lasten aus: Sie weisen Personen unter Berücksichtigung ihrer Fähigkeiten, ihrer aktuellen Arbeitsbelastung und ihres Urlaubs verschiedenen Aufgaben zu. Das Ziel: die Arbeit auszugleichen, ohne Überlastung zu erzeugen.
6. Überwachen, anpassen und umplanen entsprechend der Realität: Sie messen den Fortschritt, vergleichen die Prognose mit der tatsächlichen und planen neu, sobald eine Diskrepanz auftritt.

In der Praxis kann der Projektmanager je nach Größe und Komplexität des Projekts auch auf Monitoring-Tools wie Trello, Ms Project oder Kanban zurückgreifen. Mit diesen Lösungen lassen sich Projektphasen einfach visualisieren, Abweichungen erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen.

Wie entwickelt sich die Projektplanung im Kontext der Transformation?

Die Projektplanung ist von organisatorischen Veränderungen betroffen. Zwischen der Digitalisierung, dem Aufkommen hybrider Arbeitsmethoden und der Fernarbeit kann sie sich nicht mehr auf eine einfache Aufgabenüberwachung beschränken: Sie muss mit HR-, Finanz- und Betriebsinstrumenten verbunden sein, um Ihnen einen vollständigen Überblick über die Leistung zu bieten. Diese Entwicklung führt auch zu einem agileren Ansatz. Unternehmen führen kürzere Zyklen, regelmäßige Aufgabenüberprüfungen und eine flexible Ressourcenzuweisung ein, um sich besser an unvorhersehbare Ereignisse anpassen zu können. 

Eine weitere große Herausforderung liegt im Multiprojektmanagement. Manager müssen mehrere Prioritäten in ihren Portfolios ausbalancieren, Lasten ausgleichen, Abhängigkeiten verwalten und den Ressourcenbedarf antizipieren. Dieses Management erfordert kollaborative Tools, die Daten in Echtzeit konsolidieren und eine nahtlose Informationsverteilung zwischen Teams ermöglichen können.

Unternehmen benötigen heute integrierte Planungslösungen, die strategische Vision und operatives Management miteinander verbinden. Moderne SaaS-Tools ersetzen nach und nach schwerfällige Lösungen wie ERP oder Tabellenkalkulationen und fördern die Zusammenarbeit und die Einführung agiler Methoden. Eine Projektmanagement-Software wie Stafiz entspricht voll und ganz diesem modernen Ansatz, da sie in einer einzigen Umgebung vereint:

• globales und individuelles Projektmanagement ;
• Kapazitätsplanung und feingranulares Ressourcenmanagement;
• ein dynamischer und anpassbarer Kalender;
• automatische Warnungen , um Last- oder Budgetabweichungen zu antizipieren;
• und proaktives Risikomanagement.

Planungssoftware deckt alle wichtigen Dimensionen der Projektplanung ab: das Festlegen von Liefer- und Ladungszielen sowie das Verfolgen und Verwalten von Zeit.

Dank dieser einheitlichen Vision hilft Stafiz Unternehmen, ihre Projektplanung in einen echten Hebel für Management und Antizipation zu verwandeln, im Dienste eines agileren und effizienteren Unternehmens.

Entdecken Sie Stafiz in der Demo

Die Projektplanung ist die Grundlage des Performance Managements. Durch die Kombination von Best Management Practices und angepasster Planungssoftware haben Projektmanager eine einheitliche Vision von Überwachung und Umsetzung. Das Ergebnis: eine bessere Kostenkontrolle, eine größere Reaktionsfähigkeit auf Gefahren und ein echter Erfolg von Projekten auf lange Sicht.