Top 10 Ursachen für das Scheitern von Projekten
"Das Leben besteht zu 10 % aus dem, was dir passiert, und zu 90 Prozent, wie du darauf reagierst Charles R. Swindol sagte einmal. Diese Beobachtung gilt auch für das Projektmanagement, wo 10 % der Zeit für die Durchführung des Projekts selbst mobilisiert werden. Die restlichen 90 % entfallen auf die Projektierung und die Lösung von Problemen, die während der Produktion auftreten.
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, sind Projekte für Unternehmen unerlässlich, um ihre Ideen zu testen, Kundenbedürfnisse zu erfüllen und Probleme zu lösen. Wir besprechen die verschiedenen Managementprobleme, die den Erfolg Ihrer Projekte verhindern. Dieser introspektive Ansatz hilft Ihnen, einen Schritt von Ihren Projektorganisationsmethoden zurückzutreten, um zu verstehen, wie Sie durch bewährte Verfahren eine höhere Leistung erzielen können.
Das Projekt leitet sich aus den Zielen
In der Projektmanagement-Branche sprechen wir von Goal Creep. Aber bevor Sie überhaupt darüber sprechen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Ziele gut gesetzt sind. Ohne dies wird das Projekt nicht richtig vorankommen können.
Projektmanager und Organisationen sollten sich auf 3 Hauptmerkmale konzentrieren: Zeitplan, Budget und Qualität. Diese Merkmale müssen einen numerischen Wert haben, um die Leistung des Projekts analysieren zu können. Dies kann nur gelingen, wenn die Stakeholder verstehen, welchen Wert sie im Gegenzug für ihren Beitrag erhalten können. Dennoch verstehen nur 58 % der Unternehmen den Wert ihres Projekts vollständig.
Es ist daher zwingend erforderlich, ein vorläufiges Projektbudget zu entwickeln. Ohne eine sehr genaue Darstellung der Vorteile, die ihre Projekte darstellen können, können Unternehmen viel Umsatz verlieren, und die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und führt letztendlich dazu, dass sie sich nicht mehr vom Projekt zurückziehen. Einer der ersten Fehler tritt bei der Projektplanung auf: Unternehmen konzentrieren sich oft auf ihre Gewinnmarge und nicht darauf, wie sie ihren Kunden einen Mehrwert bieten können.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Ziele mit der Strategie Ihres Unternehmens übereinstimmen, damit Sie Projekte priorisieren können. Diejenigen, die am engsten mit der Gesamtstrategie verknüpft sind, erhalten Vorrang. Priorisieren Sie schließlich die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Mangelnde Transparenz bei der Personalbesetzung
Mangelnde Transparenz über das Projekt ist ein echtes Problem. Die Sicht auf die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen, deren Auslastung oder auch den Fortschritt ihrer Aufgaben wird beeinträchtigt und kann den gesamten Prozess ernsthaft verlangsamen.
Die Transparenz, die Projektmanagement-Software über die Personalbesetzung von Ressourcen bietet, ist von entscheidender Bedeutung. Durch die Integration von Informationen über ihre Fähigkeiten oder Erfahrungen können Sie Ihre Mitarbeiter den verschiedenen Projektaufgaben zuweisen, bei denen sie am effektivsten sind. Sie profitieren auch von einem besseren Überblick über die Leistung aller und dies ist ein wesentlicher Aspekt beim Projektmanagement. Ihre Ressourcen halten das Projekt am Leben und in Bewegung.
Ein Personalbesetzungstool wie Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu sehen, um sie effektiv einzusetzen, aber auch eine Vision der zukünftigen Marge zu haben, die durch den Fortschritt und die Fluktuation generiert wird. sowie die Überwachung der Lastraten für eine bessere Leistung. Darüber hinaus stellt die toolgestützte automatisierte Personalbesetzung sicher, dass die Ressourcen noch besser verwaltet werden, um die Kundennachfrage zu erfüllen.
Digitalisieren Sie Ihre Personalbesetzung
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Belegung, stellen Sie die besten Teams zusammen und optimieren Sie Ihre Auslastungsraten.
Mangelnde Kommunikation
Laut einer Studie von Bull Horn scheitern 57 % der Projekte an mangelnder Kommunikation. Wenn ein Projekt auf globaler Ebene stattfindet, kann die mangelnde Kommunikation zwischen Projektmanagern und anderen Stakeholdern auf der ganzen Welt die Gesamtleistung beeinträchtigen und zu Verzögerungen führen.
Zum Beispiel kann ein Kommunikationsproblem in Bezug auf die Lieferantenzahlung zu Versandverzögerungen führen, wenn es nicht korrekt gehandhabt wird. Wenn die Kommunikation nicht reibungslos und klar ist, kann dies große finanzielle Folgen haben.
Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine häufige Kommunikation mit den Mitarbeitern über ihre Leistung ihnen helfen kann, effizienter zu arbeiten. In der Tat führt gutes Feedback zu ihren Leistungen zu einem besseren Engagement ihrerseits.
Für eine bessere Kommunikation kann ein Personalbesetzungstool oder eine Projektmanagement-Software die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Führungskräften und Stakeholdern verbessern. Ziel ist es, allen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen und es jedem zu ermöglichen, den Fortschritt des Projekts und die Hindernisse zu kennen und Vorschläge zu machen.
Mangelnde Flexibilität in der Organisation
Heute wird die Zusammenarbeit immer komplexer. Teams arbeiten aus der Ferne und viele Unternehmen haben immer noch keinen Zugang zu den digitalen Tools, mit denen sie ihre Aufgaben und ihren Zeitplan koordinieren können. Wie bereits erwähnt, hängt dies wiederum mit der mangelnden Kommunikation oder Sichtbarkeit des Projekts zusammen. Es bezieht sich aber auch auf die Unfähigkeit der Mitarbeiter, sich an Veränderungen, an andere Zeitzonen anzupassen, wenn sie mit anderen Ländern in Kontakt stehen, oder an andere Arbeitsweisen.
Die Beibehaltung von Methoden, die zu statisch und alt sind, kann in einer Welt, in der die Anpassung an Veränderungen unerlässlich ist, um effizient zu bleiben, nicht mehr funktionieren. Ob in der Führung oder in der Teamorganisation, es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Flexibilität der Schlüssel zu kontinuierlicher Innovation ist.
Fall #1 – Flexibilität bei der Personalbesetzung
Sind Terminänderungen per E-Mail oder Chat zeitaufwändig?
Mischen Sie Ihre Zeitpläne ganz einfach neu: Verschieben, stornieren, einfach an andere Mitarbeiter verteilen.
Fall #2 – Flexibilität bei der Rechnungsstellung
Haben Sie verschiedene Arten von Projekten zum Festpreis, zum Zeitaufwand oder zum Abonnement?
Verwalten und automatisieren Sie diese verschiedenen Arten der Rechnungsstellung direkt in Stafiz.
Fall #3 – Flexibilität beim Einsatz Ihrer Werkzeuge
Verwenden Ihre Teams verschiedene Projektmanagement-Softwares, die nicht miteinander kommunizieren?
Stoppen Sie doppelte Eingaben und Fehler, Stafiz integriert sich in viele Tools und präsentiert eine vollständige API-Bibliothek.
Unzureichende Führung durch die Staats- und Regierungschefs
Drei Viertel der Projekte scheitern an der mangelnden Einbindung der Geschäftsleitung . Da leitende Angestellte als Projektsponsoren eine wichtige Rolle spielen, sollten sie die Projektmanager unterstützen und ihre abschließende Meinung zu einigen wichtigen Entscheidungen abgeben.
Die Geschäftsleitung informiert den Projektleiter über die Ziele und die Gesamtstrategie. In einer Studie von Project Smart UK wurden 1000 Projektmanager befragt, um sie zu fragen, ob Rollen, Verantwortlichkeiten und Autoritätsebenen in den Projekten, in denen sie arbeiten, klar sind. Hier sind ihre Antworten:
- Stimme voll und ganz zu: 2,8 %
- Zustimmung: 34,3 %
- Stimme nicht zu: 51 %
- Starke Ablehnung: 9,7 %
- Weiß nicht: 2,3 %
Fast 63 % von ihnen kennen ihre Rolle nicht oder haben von ihren Vorgesetzten keine spezifischen Anweisungen erhalten.
Schlechtes Risikomanagement
Kleinstprojekte sind einfacher zu verwalten als Makroprojekte, da die Misserfolgsrate von Projekten mit einem Budget von mehr als 1 Million US-Dollar um 50 % höher ist als die von Projekten mit einem Budget von weniger als 350.000 US-Dollar. Jedes Projekt ist einzigartig und birgt seine eigenen Unsicherheiten in Bezug auf das Risiko. In jedem Fall ist es immer besser, das Risiko zu quantifizieren.
Bei der Planung eines Finanzbudgets sollten Sie immer einen Prozentsatz an Risiko - und Kostenüberschreitungen einplanen, die zu Spannungen mit Sponsoren oder Kunden führen könnten. Bereiten Sie Projektmanager immer vor, indem Sie ihnen einen Leitfaden an die Hand geben, wie sie auf bestimmte Projektrisiken reagieren sollen. Es ist auch notwendig, sich mit den richtigen Instrumenten auszustatten, um den Fortschritt des Projekts und die finanzielle Leistung im Vergleich zum Budget zu überwachen.
Tools wie Projektmanagement-Software sorgen für diese langfristige Transparenz und warnen Sie, wenn ein Projekt vom Budget abweicht.
Visualisieren Sie die Performance Ihrer Projekte in der Prognose
Abweichungsanalyse : Vergleichen Sie die geplante Leistung mit der abgeschlossenen und terminierten Leistung. Visualisieren Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Szenarien (Personalbesetzung, Einkauf usw.) und lassen Sie sich benachrichtigen.
Mangelnde Teamkoordination
Nicht im Team mit dem Projektleiter und mit der Geschäftsführung zu planen, führt unweigerlich zum Scheitern. Wenn alle drei Managementebenen keinen Zugriff auf in Echtzeit aktualisierte Informationen haben, sind Sie auf ein Scheitern vorbereitet.
Diese Sitzungen sollten regelmäßig in Organisationen eingerichtet werden, um Probleme zu diskutieren, Leistungskennzahlen und Fortschritte zu überprüfen. Es ist auch eine Gelegenheit, die Leistung jeder Aufgabe sichtbar zu machen.
Darüber hinaus erleichtert das Zusammenbringen von Teammitgliedern das Brainstorming und das Brainstorming von Ideen, um einen Konsens zu erzielen. Dies hat einen großen Einfluss auf die Leistung des Projekts.
Führung nicht qualifiziert genug
Bei der Verwaltung eines Projekts treten viele Probleme auf und die Lösungen ergeben sich nicht von selbst. Um diese Probleme zu lösen, benötigen Unternehmen effektive Projektmanager, die sich dafür einsetzen, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken. 80% der "High Performing"-Projekte werden von einem zertifizierten Projektmanager geleitet. Aus diesem Grund verringert die Wahl der richtigen Person für die Leitung des Projekts, die über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns.
Einer der wiederkehrenden Gründe für das Scheitern eines Projekts ist, dass der Projektmanager nicht über die Erfahrung und die technische Ausbildung verfügt, um bestimmte Tools zu verwalten. Einige verfügen auch nicht über die sozialen Kompetenzen, um ein Projekt als Ganzes und in einigen Fällen auf globaler Ebene zu leiten.
Ein weiteres Problem könnte einfach die mangelnde Beteiligung der Staats- und Regierungschefs sein. Um den Erfolg eines Projekts zu garantieren, müssen sie präsent sein und zuhören. Sie müssen ihrem Team und ihren Kunden die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, um voranzukommen und auftretende Probleme zu lösen. Eine gute Führungskraft zu sein, erfordert viele Fähigkeiten, aber auch viele Soft Skills wie Kommunikation, Konfliktlösung und Organisation.
Unregelmäßige Überwachung
Sobald sie die Hälfte des Projekts hinter sich haben, können Unternehmen einige Anzeichen übersehen, wie z. B. Probleme mit ein- und ausgehenden Geldern, Verzögerungen im Zeitplan oder die Überschreitung des Budgets. Vielbeschäftigte Manager haben keine Zeit, all den roten Fahnen zu folgen.
Die einzige Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist der Einsatz von Projektmanagement-Software, die den Grad an Automatisierung bietet, der erforderlich ist, um Warnsignale zu verfolgen. Stafiz Software, ERP für das Projektmanagement, bietet diese vollständige Automatisierung für Ihr Projektmanagement.
Sie können den Fortschritt, Budgetanpassungen und die für jede Aktivität aufgewendete Zeit verfolgen. Diese Software hilft Managern, an anderen Aspekten des Projekts zu arbeiten, ohne Zeit zu verschwenden.
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Unterschätzung der Kosten
Diese Situation tritt ein, wenn Ziele nicht wie geplant erreicht werden und der Projektleiter sich in der Reihenfolge der Prioritäten nicht mehr zurechtfindet. Der Projektfortschritt kann beeinträchtigt werden, wenn ein Team sich an ein anderes Team wenden muss, um seine Aufgaben zu erledigen und mit seinen Aufgaben zu beginnen.
Dies führt zu Verzögerungen, und es passiert auch, wenn sich das Unternehmen zu sehr auf die Gewinnspanne konzentriert und versucht, Kosten zu senken, indem es denkt, dass es mit weniger Kosten und Ressourcen liefern kann. Das sind die Gründe, warum jedes sechste Projekt eine Kostenüberschreitung von durchschnittlich 200 % und eine Terminüberschreitung von fast 70 % aufweist.
Wie können wir vermeiden, ein Projekt zum Scheitern zu führen?
Wenn ein Projekt komplexer wird, erkennt der Manager die Schwierigkeiten bei der Analyse bestimmter Daten. Sie müssen weiter gehen, als Excel-Tabellen und andere grundlegende Tools bieten können, um andere Projektmanagementprozesse zu planen, auszuführen und zu verfolgen.
Es ist viel besser, mit Tools zu arbeiten, die in einer grafischen Darstellung kombiniert sind, wie z. B. Gantt, Zeiterfassung, Zeitplan und Budget. Mit Stafiz ist das möglich.
Einer der Hauptgründe für den Erfolg eines Projekts ist, dass 77 % der leistungsstarken Projekte und Manager die richtige Projektmanagement-Software verwenden. Es besteht ein hohes Risiko des Scheiterns, wenn 44% der Projektmanager kein geeignetes Tool verwenden, um mit ihrem Team zusammenzuarbeiten.
Stafiz hilft Dienstleistungsunternehmen, Transparenz zu gewinnen, Teams zu optimieren und die Rentabilität zu steigern.
- Lassen Sie sich bei Abweichungen benachrichtigen
- Antizipieren Sie Ihre Aktivität
- Verstehen Sie Ihre Daten
- Bleiben Sie flexibel
