5 tips om je team op afstand te managen

Telewerken: 5 tips voor een beter beheer van werknemers op afstand

Behoorde u tot degenen die een jaar geleden bang waren voor de plotselinge omschakeling naar telewerken en een mogelijke daling van de productiviteit van werknemers? Zo ja, dan hebben ervaring en tijd u vast gerustgesteld. Het tegenovergestelde is zeker gebeurd. Werknemers in alle sectoren verdubbelden hun inspanningen en waren productiever in 2020. Telewerkers kunnen echter nog steeds last hebben van prestatieproblemen zoals bugs, gebrek aan feedback, een slechte omgeving en werkoverbelasting. Hoe kun je als team- of bedrijfsmanager deze problemen verhelpen en je werknemers de tools bieden die ze nodig hebben als ze op afstand werken?

Dit artikel is voornamelijk gebaseerd op de podcast van Bill Kerr en Joe Fuller, professoren aan de Harvard Business School: "Managing the future of work", waarin Michael Peachey, vice-president van RingCentral, wordt geïnterviewd.

Tip 1: Begrijp en leer je collega's en werknemers kennen

Zich aanpassen aan hun behoeften en hun werk waarderen

De meeste van uw werknemers lijken erin geslaagd te zijn om vertrouwd te raken met digitale hulpmiddelen zoals het delen van gegevens of videoconferentieplatforms. Maar ze hebben nog steeds specifieke behoeften die u, als hun manager, moet aanpakken. Volgens de website Statista heeft 51% van de Franse werknemers die in 2020 telewerken, aangegeven meer technische problemen te hebben met het beheersen van IT-tools op afstand.

In de podcast legt Michael Peachey uit hoe hij telewerkers hielp om verbonden te blijven door hen de tool te laten kiezen die het beste bij hun behoeften paste. Het was vooral zijn verantwoordelijkheid om hen te ondersteunen bij deze overgang, in het besef dat ieders ervaring kan verschillen.

Op afstand werken vereist een andere aanpak en meer inspanning. De juiste vragen stellen en oplossingen vinden is essentieel. Als je het werk van je medewerkers waardeert en interesse toont, kun je ze het gevoel geven echt deel uit te maken van een team, zelfs op afstand.

 

Tip 2: Gebruik een personeelshulpmiddel om prestaties te verbeteren

Beter beheer van planningen en tijdsbesparing

Voldoen aan de behoeften van uw klanten is uw prioriteit. Maar je besteedt het grootste deel van je pre-sales inspanningen aan taken die geen waarde toevoegen en veel van je tijd in beslag nemen.

Het beheren van je personeel en planningen, het rapporteren en controleren van je omzet kan allemaal met één softwarepakket, zoals Stafiz, dat een ERP- en CRM-systeem is. De controle over deze personeelstool garandeert betere prestaties en bespaart u tijd, zodat u zich kunt concentreren op andere taken die belangrijker zijn voor uw bedrijf.

Het gebruik van een tool voor planning en personeelsbeheer helpt de vermoeidheid en stress te verminderen die gepaard gaan met lange uren werken voor beeldschermen en de vele bugs die je tegenkomt.

 

Tip 3: Houd je team verbonden en productief

Medewerkers trainen in digitale hulpmiddelen

Volgens Neil Kidd, Team Development Manager, in dit artikel op Welcome to the Jungle: "Aanpassen betekent je aanpassen aan nieuwe tools ". Het is één ding om een personeelstool of digitale platforms te hebben die taken makkelijker maken, maar het is iets heel anders om ervoor te zorgen dat het hele team geen tijd verspilt aan het uitzoeken hoe ze te gebruiken. Of het nu gaat om de Stafiz-oplossing of andere technologieën die je gebruikt, er zijn demo's, online trainingen en hulpmiddelen die je met je personeel kunt delen.

Iedereen in gelijke mate betrekken

De digitale sector biedt het voordeel van een 'draagbare' carrière, in de zin dat iedereen overal vandaan kan werken. Toch profiteert niet iedereen van dezelfde faciliteiten en kan een telewerker in het nadeel zijn ten opzichte van zijn collega's als het gaat om zijn betrokkenheid bij de uit te voeren opdrachten of taken. Bovendien vond 57% van de telewerkers de uitwisseling tussen collega's in 2020 moeilijker.

Om zijn teams te binden en ze sociaal verbonden te houden tijdens de lockdown, nodigde Michael Peachey zijn werknemers uit om elke dag deel te nemen aan een non-stop videoconferentie, alsof ze allemaal samen op kantoor waren. Als manager helpt het creëren van deze gemeenschap op het werk om je verbonden en "emotioneel gezond " te houden, volgens Peachey.

Volgens dit artikel helpt het houden van wekelijkse vergaderingen per videoconferentie om de teamcohesie te behouden als de spreektijden worden gerespecteerd en als de vergadering gebaseerd is op een visuele ondersteuning die van tevoren is verstuurd. Dat gezegd hebbende, moeten we in gedachten houden dat een opeenstapeling van vergaderingen de productiviteit vermindert en tot vermoeidheid leidt. Laten we de juiste balans vinden!

Tip 4: Drie zachte vaardigheden die je nodig hebt

Emotionele intelligentie en empathie

Soft skills zijn onmisbaar op de werkvloer van vandaag, en voor een manager zijn ze niet te onderschatten. Zowel je medewerkers als je klanten hebben over het algemeen hoge verwachtingen van je. Empathie is zeker een van de meest gezochte kwaliteiten in een manager. Je medewerkers werken hard en laten niet altijd hun gevoelens en emoties zien.

Volgens Hospitality Insight EHL stelt emotionele intelligentie anderen in staat om zich in het volste vertrouwen uit te drukken en het advies en de aanmoediging te krijgen die ze nodig hebben om te voorkomen dat ze hun interesse in hun werk verliezen of zelfs in geestelijke gezondheidsproblemen terechtkomen.

 

Beschikbaarheid

"Ga als manager regelmatig bij je team langs en ondersteun ze als individuen. Vraag ze niet alleen naar hun takenlijst, maar vraag ook hoe ze zich voelen. We weten dat het werkt en we hebben relatieve winnaars en verliezers gezien in de verschillende sectoren die we bedienen, afhankelijk van hoe verbonden een organisatie intern is." Michael Peachey, RingCentral

Om je troepen te verzamelen, moet je aanwezig zijn en luisteren. Door deze sociale en emotionele band te koesteren, zullen je werknemers gelukkiger zijn en beter presteren. De sleutel is te weten hoe je ze kunt vertrouwen en hun dagelijkse taken, die meestal worden afgewisseld met talloze vergaderingen, niet te verstoren.

Enthousiasme

Blijf enthousiast! Laat je personeel zien dat niets onmogelijk is en gebruik je verbeelding om je teams te motiveren. Het is een welbekend feit: als de leider enthousiast is, zal de rest volgen - en zo zal de groei van je bedrijf dat ook zijn.

Tip 5: Inspireer uw personeel om zich aan te passen aan verandering

Een veerkrachtige manager zijn

De podcast Managing the future of work gaat over leren door te doen. Peachey legt uit dat we op een nieuwe manier leiding moeten gaan geven. Veerkracht definieert dit concept gedeeltelijk in de zin dat aanpassing aan de gevolgen van de Covid-19 crisis de sleutel is. Als je deze kracht verwerft, kun je het optimisme en de vastberadenheid overbrengen die je medewerkers nodig hebben om productief en eensgezind aan je doelstellingen te blijven werken.

Stel altijd doelen

Het hebben van een korte- en langetermijnvisie is de enige manier om de resultaten te behalen die je wilt om je bedrijf te laten groeien. Doelen stellen, deze herzien en bijstellen met je werknemers kan hen alleen maar helpen om zich betrokken te voelen. Michael Peachey legt uit dat het niet langer gaat om het bijhouden van de voortgang en het toewijzen van taken, maar dat het gaat om "de volledige kracht van het team op afstand volledig benutten, in tegenstelling tot een leider die slechts de helft van de kracht van het team op afstand benut ". Dit is het soort teams dat succesvol zal zijn en de juiste projecten zal binnenhalen.

Medewerkers aanmoedigen om zichzelf opnieuw uit te vinden

Tot slot, volgens het Welcome to the Jungle-artikel: "Leiderschapskwaliteiten zijn een mix van zachte vaardigheden zoals beslissingen nemen, integriteit, problemen oplossen en het vermogen om te onderwijzen en te coachen. Deze vaardigheden zijn natuurlijk belangrijk voor bazen en CEO's, maar werknemers kunnen ook leiderschap tonen en daardoor mondiger, productiever en invloedrijker worden. "

Het gaat erom proactief te zijn, nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen, manieren te vinden om je te onderscheiden en creativiteit en innovatie te tonen. Een leider kan zijn of haar personeel inspireren om de leiding te nemen en dit vertrouwen en niveau van betrokkenheid inboezemen met deze vijf tips. Op deze manier hoeven managers zich niet langer af te vragen hoe ze een team betrokken kunnen houden bij de prioriteiten van het bedrijf.

In een steeds veranderende wereld verwachten we voor sommige werknemers een samenwerking tussen telewerken en aanwezigheid op kantoor. Deze ervaring zal waarschijnlijk grotere moeilijkheden met zich meebrengen. Michael Peachey is van mening dat deze hybride omgeving niet noodzakelijkerwijs eerlijk zal zijn voor iedereen, en dat degenen die op afstand moeten werken waarschijnlijk in het nadeel zullen zijn in hun zoektocht naar loopbaanontwikkeling. Managers beginnen zich nu al af te vragen hoe ze hun teams en personeel in deze situatie moeten managen.

 Lees dit artikel over Responsive Management