Hoe stel je een projectplan op? 9 belangrijke stappen.

De projectplanning is een van de pijlers van projectmanagement.

 

Het geeft richting aan je project en biedt een globale visie, waardoor het gemakkelijker wordt om beslissingen te nemen.

 

Bovendien zorgt projectplanning voor transparantie, waardoor de motivatie van het team toeneemt en het bedrijf wordt aangemoedigd om bedrijfsgroei.

 

Het opstellen van een projectplanning kan echter niet geïmproviseerd worden. Om effectief te zijn, vereist een projectplanning nauwkeurigheid, anticipatie en perspectief. 

 

In dit artikel presenteren we de 9 stappen voor effectieve projectplanning. 

 

Fase 1: Het project voorbereiden 

Doelstellingen verduidelijken

 

Het opstellen van een projectplanning houdt in dat de te bereiken te bereiken doelstellingen.

 

Deze scopingfase helpt om de verwachtingen te verduidelijken en ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten om tot de kern van het project door te dringen.

 

Het project inkaderen

 

Projectplanning begint daarom met een voorbereidingsfase waarin je definieert hoe het project zal worden uitgevoerd en gecontroleerd.

 

Deze scopingfase legt de basis voor het project en geeft details: 

• de verschillende taken ;
• de fasen en volgorde van uitvoering van de verschillende activiteiten ;
• de benodigde personele middelen
• budget en kosten.

 

Een stappenplan opstellen

Inhoud van de routekaart

Het stappenplan heeft de vorm van een document dat antwoord geeft op 5 belangrijke vragen.

 

1. Wat: wat houdt het project in? Wat moet er gedaan worden?
2. Wie: wie heeft de leiding over wat? 
3. Hoe: wat zijn de uit te voeren taken? Wat zijn de deliverables? 
4. Wanneer: op welke termijn? Wat is het tijdschema? 

 

Beste praktijk

 

De roadmap moet collectief worden opgebouwd en je moet de operationele teams erbij betrekken om te komen tot realistische voorspellingen.

 

Bovendien stimuleert het teams motiveren en helpt het hen om eigenaar te worden van het project.

 

Het draaiboek is gestart in de voorbereidingsfase, maar zal tijdens de planningsfase worden bijgesteld. uitvoering van het schema.

De definitieve versie wordt pas gedeeld als alle elementen zijn gedefinieerd, zodat alle belanghebbenden over hetzelfde informatieniveau beschikken. 

 

Net als het voortgangsrapport van het project is het doel van de roadmap om de teams op de hoogte te houden.

 

Anticipeer op

Tot slot is de voorbereidingsfase een gelegenheid om te anticiperen op behoeften.

 

Neem het voorbeeld van projectbeheersoftware Stafizdie je kan helpen om de benodigde middelen in te schatten nog voordat je aan het project begint.

 

• CRM- en projectbeheertools integreren

 

Stafiz accepteert een breed scala aan integraties. 

 

Je kunt dan je CRM koppelen en gewaarschuwd worden wanneer het project een goede kans maakt om gewonnen te worden, zodat je kunt beginnen met je middelen voorbereiden.

 

• De wervings- en trainingsbehoeften voorspellen

 

Daarnaast biedt Stafiz een totale capaciteitscurve die de huidige en toekomstige belasting toont.

 

Deze functionaliteit geeft u een duidelijk beeld van toekomstige vereisten, zodat u kunt kunt anticiperen op werving werving of trainingsbehoeften.

 

Stap 2: Kies een projectplanningstool

 

Hoewel het mogelijk is om verschillende hulpmiddelen (Gantt chart, PERT etc.) te combineren, is het gebruik van één projectplanningstool kunt u alle gegevens centraliseren, voor een grotere betrouwbaarheid en flexibiliteit.

 

Excel, het verkeerde idee

 

Excel is aangepastvoor het opstellen en bijwerken van een projectplanning. Het document wordt al snel complex om te gebruiken en te interpreteren.

 

Kolommen, samengevoegde cellen... elke toevoeging van informatie vereist drastische opmaak. 

 

Excel is niet ontworpen voor het plannen of beheren van projecten te beheren.

 

Software voor projectplanning gebruiken

In plaats daarvan raden we het gebruik aan van speciale software voor projectplanning.

 

Dit type hulpmiddel maakt het mogelijk om de planning en de verschillende onderdelen van het project aan te passen als reactie op onvoorziene gebeurtenissen.

 

Stafiz is een uitgebreide tool ontworpen om projectbeheer te vergemakkelijken. Hiermee kunt u :

• centralisatie van gegevens (betrouwbaarheid) ;
• real-time monitoring (reactievermogen voor betere besluitvorming);

• de mogelijkheid om gegevens te vergelijken;
• communicatie en informatiedeling (teamproductiviteit).

 

Stap 3: Taken inventariseren en prioriteren

Maak een lijst van alle mijlpalen en taken

Deze fase bestaat uit inventaris van alle taken die tijdens het project moeten worden uitgevoerd.

 

Mijlpalen, taken en subtaken identificeren

 

Er wordt onderscheid gemaakt tussen mijlpalen, taken en subfasen, van de breedste naar de meest specifieke.

 

• Mijlpalen mijlpalen vertegenwoordigen (bijv. specificaties naar de klant sturen).
• Taken vertegenwoordigen alle elementen waaruit het project bestaat (bijv. het opstellen van de specificaties).
• Subtaken zijn alle elementen waaruit de taken bestaan (voorbeeld: proeflezen en correctie van het document).

 

Maximale details voor meer precisie

 

Hoe meer taken worden opgesplitsthoe meer zicht je hebt op het werk dat moet worden afgeleverd.

Zo kun je zo nauwkeurig mogelijk zijn wanneer je een het budget schatten.

 

Bovendien kun je een nauwkeuriger schema opstellen om je verplichtingen aan de klant na te komen. verplichtingen aan de klant.

 

Om je te helpen bij het opstellen van je takenlijst, kun je de projectdecompositiestructuur (SDP of WBS) gebruiken.

 

Afhankelijkheden identificeren

 

De impact van onderlinge afhankelijkheden begrijpen

 

Na het identificeren van alle taken waaruit het project bestaatmoet je bepalen welke taken voor de andere moeten worden uitgevoerd en welke tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd.

 

Wees alert op taakafhankelijkheden

 

In het geval van een bakkerij is het onmogelijk om brood te maken als het meel niet is gekocht. In het geval van een digitaal projectproject zijn de reeksen misschien minder duidelijk, maar ze hebben evenveel impact.

 

Als dit stadium wordt verwaarloosd, kan het je planning en je project in gevaar brengen.

 

Houd rekening met de respons- en validatietijden van je personeel en dienstverleners. 

 

Hulpmiddelen en methoden: PERT en kritisch pad

 

Er zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar om je te helpen verslavingen te identificeren.

 

Het PERT-diagram organiseert de taken in een netwerk om een algemeen beeld van het project te geven, evenals de taken die met voorrang en parallel moeten worden uitgevoerd en de kritieke taken om deadlines te halen.

 

De kritiek pad bestaat uit het verdelen van het project in de langste opeenvolging van taken die nodig zijn om het project te voltooien.

 

Elke taak die de duur van het project beïnvloedt wordt dan weergegeven in de hele reeks.

 

Deze methode geeft een pessimistisch beeld van het project, zodat de projectplanning strategisch kan worden georganiseerd. 

 

Taken plannen

 

Zodra je de afhankelijkheden hebt geïdentificeerd, classificeer je de taken, rekening houdend met : 

• afhankelijkheden ;
• prioriteiten ;
• de gegenereerde impact en het belang van elke taak.

 

Stap 4: Een budget opstellen

 

Planning en budget zijn nauw met elkaar verbonden en moeten daarom parallel worden bepaald. 

 

In werkelijkheid moet de projectplanning worden opgebouwd rond 3 componenten tegelijk: 

 

1. de begroting, 
2. bronselectie, 
3. middelentoewijzing.

 

Bouwen op wat beschikbaar is 

Verzamel alle informatie die je nodig hebt om de begroting op te stellen Dit omvat de lijst met taken, afhankelijkheden, risicobeheer en de toewijzing van middelen, die we in een later hoofdstuk zullen bespreken.

 

Hoe meer informatie je hebt, hoe realistischer realistischer je budget kan zijn.

 

Een speciaal hulpmiddel gebruiken

Een breed scala aan hulpmiddelen voor budgettering om je in dit stadium te helpen.

 

Om een voorlopig projectbudget op te stellen, begin je met het bepalen van de haalbaarheid van het project.

 

Stafiz biedt bijvoorbeeld een productieplan.

 

Het doel is om de verwachte marge te visualiserenper profiel of per fase.

 

Het geeft een nauwkeurig beeld, rekening houdend met alle kosten (aankopen, onderaannemingskosten, personeelskosten volgens anciënniteit, enz.)

 

 

Stap 5: Selecteer de meest geschikte profielen

 

De selectie van profielen is cruciaal voor elk project.

 

Het heeft een grote invloed op detoewijzing van middelenbudget en tijdschema.

 

Een verkeerde selectie kan leiden tot productiviteitsverlies en onvoorziene kosten met zich meebrengen.

 

Zoek een evenwicht tussen beschikbaarheid, eetlust en budget

 

Profielen selecteren voor een project betekent de juiste balans vinden tussen vaardigheden, beschikbaarheid, appetijt en kosten. 

 

Zorg ervoor dat u de vaardigheden van mensen niet verwaarloost: een ongemotiveerde of passieve werknemer kan het project vertragen of je reputatie schaden.

 

Let daarnaast op de beschikbaarheid om te voorkomen dat profielen elkaar kannibaliseren. 

 

Hulpmiddelen gebruiken: matching engine en scenario builder

 

Vergelijk de beschikbare gegevens om profielen strategisch te selecteren. 

 

Stafiz biedt twee functies die ideaal zijn voor het selecteren van profielen: de matching engine engine en de scenario builder.

 

Stafiz Smart Matching benadrukt de project/profiel compatibiliteit rekening houdend met beschikbaarheid, vaardigheden en motivatie.

 

Bovendien kan het bijzonder nuttig zijn voor ESN's, omdat het helpt om potentiële profielen voor een agentschap te identificeren op basis van gedefinieerde criteria. 

 

Er kan dan rechtstreeks contact worden opgenomen met de geïdentificeerde profielen omte anticiperen op positionering.

 

Daarnaast is het personeelsoverzicht je zien welke profielen het meest geschikt zijn voor toekomstige projecten.

 

Deze functie helpt je om elk profiel strategisch te plaatsen.

Het andere gereedschap voor profielselectie, de scenario-bouwerkunt u uw investeringen optimaliseren.

 

U kunt de meest geschikte profielen kiezen op basis van hun relevantie, verwachte marges en bezettingsgraad om winstgevendheid te maximaliseren.

 

Verkoopprestaties optimaliseren

 

Met dit soort functionaliteit kunt uverkoopprestaties optimaliseren op drie gebieden.

 

1. De totale winstgevendheidDe werkdruk van onze medewerkers wordt geoptimaliseerd.
2. Verkoopprestaties en klanttevredenheid omdat projecten goed worden uitgevoerd dankzij de juiste profielen.
3. L'e betrokkenheid en het behoud van werknemers omdat er rekening wordt gehouden met hun ambities.

 

Stap 6: Middelen toewijzen

Een realistische kijk op capaciteit

 

Middelen strategisch toewijzen zodat deprojectplanningDuidelijke en betrouwbare gegevens zijn essentieel.

 

Een realtime overzicht van de capaciteit maakt het dus gemakkelijker om beslissingen te nemen. 

 

Een van de functies van Stafiz is om voorbemanning aanbieden om beraadslagingen te vergemakkelijken.

Hierbij wordt rekening gehouden met criteria zoals verlof, opleiding en deeltijds werken.

Rollen en verantwoordelijkheden definiëren

 

De volgende stap is het bepalen van ieders rollen en verantwoordelijkheden ommisverstanden of conflicten te voorkomen.

 

Elk personeelslid moet weten in welk stadium hij betrokken is en wat er van hem verwacht wordt. Als dit niet gebeurt, kan dit het tijdschema van het project in gevaar brengen en daarmee het succes van het project succes.

 

Hulpmiddelen zoals de RACI-matrix. Dit maakt duidelijk wie wat wanneer doet en wat er van hen wordt verwacht.

 

Stap 7: Planning, personeelszaken en budget met elkaar verbinden

 

Verschillende stappen zijn onderling afhankelijk en moeten parallel worden uitgevoerd. 

 

Het is daarom onmogelijk omeen budget op te stellen zonder te weten welk hulpmiddel moet worden gebruikt, het aantal medewerkers of de omvang van de taken die moeten worden uitgevoerd om het project te voltooien.

 

Op dezelfde manier is het moeilijk om te beslissen over de grootte van het teamgrootte zonder een idee te hebben van het budget.

 

Je kunt beginnen met een schatting te maken van het aantal uren en personeel dat nodig is voor elke taak.

 

Voeg vervolgens alles samen om een schema op te stellen.

 

De Gantt-diagram blijft een geloofwaardige optie, maar een uitgebreide projectmanagementtool is gemakkelijker bij te werken.

 

Maar planning is geen hulpmiddel dat vastligt in de tijd: het is flexibel omdat het evolueert met de realiteit van het project.

 

Fase 8: De projectplanning ontwikkelen 

 

De planning verandert naarmate het project vordert, vandaar het belang van rigoureuze projectmonitoring. 

 

Flexibel blijven

 

De projectplanning moet worden aangepast aan de projectbeperkingen.

 

Daarom is het niet ongewoon om onvoorziene problemen tegen te komen in consulting en IT.  

 

Bovendien kunnen externe gebeurtenissen aanpassingen vereisen (herstructureringen, wetswijzigingen, oorlogen, enz.). 

 

Daarom is het van vitaal belang om effectief risicomanagement in te voeren voordat een project begint. project begint.

 

Deze behoefte aan flexibiliteit impliceert de behoefte aan betrouwbare, gecentraliseerde informatie. Dit garandeert een consistent informatieniveauwaardoor het gemakkelijker wordt om snel te reageren op eventuele afwijkingen.

 

Controlepunten instellen

 

Projectmonitoring bestaat uit het controleren van drie essentiële punten: 

1. kosten, 
2. de verdeling van middelen, 
3. deadlines. 

 

Stafiz biedt functies voor kosten bijhoudenzoals :

• een toekomstgerichte visie ;
• de verwachte financiële gevolgen van veranderingen in personeel, taken of budget;

• geconsolideerde gegevens voor alle teams, met specifieke weergaven voor elke afdeling (bijv. specifieke weergaven voor financiën)

 

Er zijn ook andere functies beschikbaar om de verdeling van bronnen te regelen.

 

• Herplanning van middelen (bij onder- of overbelasting) en inventarisatie van beschikbaarheid.
• Bekijk personeel op niet-factureerbare projecten om profielen opnieuw toe te wijzen.

Optimalisatie van opnieuw toegewezen opdrachten Toegewezen opdrachten: schema's kunnen met een paar klikken worden gewijzigd (bijv. verschuiven van deadlines voor facturering)

Teams op één lijn brengen

De opstellen van een projectplanning dient ook om de teams na het project op één lijn te krijgen.

 

Door gegevens te centraliseren, kunnen de project-, financiële en HR-teams op één lijn worden gebracht, met duidelijk zicht op de doelstellingen die worden bereikt. 

 

Dit betekent dat elke afdeling toegang heeft tot details per project van elk profiel.

 

Projectplanning is een van de pijlers van projectmanagement. Het heeft invloed op alle aspecten van het project: financieel, tijd en middelen.

 

Het opstellen van een effectieve projectplanning kan echter niet geïmproviseerd worden. Dit document moet zorgvuldig worden opgesteld, maar het is ook een levend document dat verandert naarmate het project vordert. 

 

Ons laatste advies: gebruik bestaande sjablonen, hulpmiddelen en methoden om tijd te besparen en betrek je teams erbij! Dit zal hun betrokkenheid stimuleren en je helpen om een realistische en relevante projectplanning te maken.