¿Cómo se puede mejorar la gestión de los entregables de los proyectos?

Si estás vendiendo proyectos, tus entregables probablemente sean lo más importante. Determinan la satisfacción de sus clientes y contribuyen a su crecimiento. 

Sin embargo, para producir entregables de proyectos de calidad, es necesario respetar los fundamentos de la gestión de proyectos. Porque si el entregable representa el producto final, su correcta ejecución requiere que se sigan ciertos pasos. 

¿Qué es el entregable de un proyecto?

El entregable del proyecto es cualquier producto, documento o producción, independientemente de su formato, que satisfaga las necesidades del cliente.

El entregable suele referirse a la entrega final del proyecto. Pero también puede ser un entregable intermedio, compartido durante el proyecto para aclarar las expectativas y validar la dirección a seguir.

¿Cómo se definen los entregables de un proyecto?

Varios formatos pueden ser adecuados para entregar un proyecto. Sin embargo, el tipo de entregable seleccionado se elegirá en función de los objetivos del proyecto.

En general, la definición de un entregable debe ser precisa, medible y estar dentro de un límite de tiempo.

En lo que respecta a la elección de los entregables, generalmente es el resultado de una consulta entre varias partes interesadas:

• el cliente,
• el director del proyecto, 
• el patrocinador. 

¿Cuál es la diferencia entre tarea, hito y entregable?

Las nociones de tareas, hitos y entregables a veces se confunden erróneamente. 

• Una tarea de proyecto es una actividad o conjunto de actividades que contribuyen a la ejecución del proyecto.
• Un hito es un punto de referencia de tiempo. Puede ser una etapa de cierre o revisión de un entregable, o una tarea o una fecha límite de la fase del proyecto.
• El entregable es, en última instancia, el resultado concreto de un proyecto.

¿Qué tipos de entregables son posibles en un proyecto?

La noción de entregable del proyecto se puede abstraer sin ejemplos concretos. Además, un tipo de entregable puede ser más o menos adecuado para un proyecto. 

Desciframos.

Entregables externos para el cliente 

Ya sean intermedios o finales, los entregables externos están destinados al cliente. 

El propósito del entregable puede variar desde una simple presentación , por ejemplo, para validar una propuesta o hacer un informe de estado, hasta el producto terminado.

Entregables internos para la atención de los equipos

Algunos entregables solo circulan internamente, dentro de los equipos del proyecto. Este puede ser el caso de documentos de resumen, planificación a corto plazo o modelos.

Se trata de entregables necesarios para la supervisión o el avance del proyecto, que no sería relevante compartir con los clientes cada vez. Se utilizan en particular para validar ciertas opciones y pasos.

¿Cuáles son los desafíos de los entregables del proyecto? 

Los entregables de un proyecto tienen muchos desafíos, a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Para entregar un producto que cumpla con los requisitos de un cliente, sus expectativas deben ser explícitamente aclaradas y entendidas por todas las partes interesadas.

Desde un punto de vista global, el entregable es el final del proyecto, para lo que el cliente invertirá en tus servicios. Por lo tanto, se utiliza para contractualizar el valor de un proyecto, pero también para justificar su facturación. Por lo tanto, en proyectos de precio fijo en particular, la finalización de un entregable puede desencadenar el proceso de facturación.

Por último, como objetivo de producción, permiten estructurar la gestión del proyecto en torno a las etapas de entrega.

Los retos para el director de proyecto

El director del proyecto es responsable de la calidad de los entregables.

En particular, debe garantizar la correcta formalización de las necesidades, pero también la comprensión del entregable esperado por su equipo.

• Alinear las necesidades de los clientes y su comprensión por parte de los equipos

Una tarea que no es fácil, ya que depende de un buen entendimiento, y en consecuencia, de una comunicación clara.

Por lo tanto, el desafío para el gerente de proyecto es asegurarse de que las percepciones internas y externas de lo que es un buen entregable estén alineadas. Comienza con la obtención de instrucciones claras del cliente para evitar la corrupción del alcance.

El gerente de proyecto también es responsable de revisar y validar o revisar los entregables de acuerdo con una lista de criterios objetivos de aceptación de entregables, tales como:

• calidad
• la estructura,
• integridad.

Documentos como las especificaciones o una nota marco del proyecto facilitan su comprensión.

• Coordinar a los colaboradores internos y externos para producir a tiempo

Equilibrar el equilibrio entre la calidad de los entregables y los plazos ajustados es otro desafío importante. 

Es posible que se requiera que el gerente de proyecto coordine varios oficios para la producción del mismo producto. Un reto que se suma a la disposición de los empleados internos y externos, en el contexto de una convocatoria de subcontratistas.

• Facilitar los procesos de validación 

El director del proyecto debe proporcionar un circuito de validación fluido e inequívoco con el cliente. Esto facilita los intercambios y promueve la productividad. En este sentido, se establece un seguimiento de los entregables para mantener la trazabilidad de cada versión entregada.

Los retos para el directivo

Desde el punto de vista del directivo, lo que está en juego está en el nivel del control de gestión.  

• Garantizar el cumplimiento contractual de los entregables 

El gerente interviene en varios niveles en el control de los entregables. Primero debe asegurarse de que se respete el cronograma del proyecto e intervenir de manera proactiva para evitar retrasos.

El contenido en sí también es examinado por el gerente. Esto reduce el riesgo de que los entregables se produzcan fuera del alcance contractual, lo que constituiría un incumplimiento de obligaciones previamente determinadas. Tal situación llevaría a negociaciones o a una reorganización del cronograma, carcomiendo la rentabilidad del proyecto inicialmente planeado.

• Garantizar la calidad de los entregables

El gerente se asegura de que los entregables respalden el valor percibido del proyecto.

Debe asegurarse de que tiene la visibilidad necesaria sobre el progreso real de los entregables. Esto requiere una gestión estructurada de proyectos.

• Utilice los entregables como palancas para la satisfacción y la lealtad del cliente

Un entregable no conforme o de baja calidad dañará la reputación del equipo, o incluso de la empresa.

El control regular de los entregables permite anticipar los riesgos de rechazo por parte del cliente y, en el peor de los casos, de litigio.

¿Cuáles son los desafíos para los consultores?

Los consultores reciben las instrucciones y ejecutan el proyecto. Participan activamente en la redacción, diseño e implementación de los entregables esperados .

• Comprenda con precisión lo que debe ofrecer 

Los consultores están en el centro de la acción. Para entregar un producto que esté a la altura de las expectativas, deben ser claros con las instrucciones. Sin embargo, la falta de información clara sobre los criterios de calidad, tanto en términos de contenido como de forma, puede inducir a error al circuito de producción.

• Respeta formatos y plazos

El cumplimiento de los plazos se añade al requisito de calidad en la lista de criterios de producción que deben cumplirse. Sin embargo, como se les impone el tiempo previsto en el horario, pueden estar subestimados o no tener en cuenta la tasa de ocupación total del empleado.

Los consultores se ven entonces presionados para producir a tiempo, a veces sin margen de maniobra. Por lo tanto, esta cuestión de la buena ejecución de los proyectos depende directamente de una gestión eficaz y rigurosa.

• Adopte el circuito de validación 

Es responsabilidad de los consultores asegurarse de que su trabajo ha sido validado antes de ser entregado al cliente.

Sin embargo, los múltiples viajes de ida y vuelta con un gerente de proyecto, que también está movilizado por otras responsabilidades , pueden ser desmotivadores, especialmente cuando los intercambios se prolongan. Entonces puede surgir una duda y toda la cadena de producción se ve afectada. 

La importancia de los entregables en la PMO

La oficina de gestión de proyectos tiene una responsabilidad a gran escala. Se asegura de que la actividad actual esté alineada con los objetivos estratégicos de la empresa. Como resultado, busca capitalizar los éxitos y también interviene en caso de un bloqueo. 

La PMO puede proponer una estandarización de los formatos entregables con el fin de ganar velocidad. A continuación, deben asegurarse de que los equipos adopten estos modelos prefabricados colaborando con los directores de proyecto para comunicar su importancia.

También supervisa la producción estudiando la calidad de los entregables a través de listas de verificación o flujos de trabajo de validación. A continuación, es necesario asegurarse de que, en condiciones reales, se disponga de tiempo y se reserve para el control de calidad antes de la entrega.

Una vez entregada la producción, la PMO se encarga de archivarla. También se toma el tiempo para analizar los entregables, siempre con el objetivo de optimizar los procesos existentes.

Ejemplos de entregables de proyectos

Debido a que un ejemplo siempre es más significativo, le ofrecemos una lista de ejemplos de entregables de proyectos, según la industria. 

Los entregables de un proyecto de consultoría

Hay dos categorías principales de entregables en un proyecto de consultoría : informes y presentaciones.

Entre los informes se encuentran: 

• informes de diagnóstico, 
• el caso de negocio, 
• indicadores clave de rendimiento,
• la revisión de lagobernanza,
• el Plan de Sostenibilidad.

Para las presentaciones, se puede elegir entre: 

• mapeo de procesos, 
• la hoja de ruta estratégica, 
• mapas de procesos y planes de acción, 
• el plan de gestión del cambio, 
• la nota de encuadre, 
• recomendaciones de negocios, 
• el estudio de impacto, 
• la guía del usuario.

Ejemplos de entregables de proyectos de TI

Los entregables de TI se distinguen bastante por su destinatario. 

Así, encontramos como ejemplo para los entregables externos: 

• una aplicación móvil,
• una aplicación web,
• software
• un sitio web,
• una plataforma de back-office.

Además, existe cualquier tipo de entregable complementario como: 

• el código fuente,
• el libro de pruebas,
• especificaciones técnicas,
• maquetas y prototipos,
• documentación técnica,
• las especificaciones,
• los informes de aceptación,
• la guía del usuario y la guía del usuario.

En cuanto a los entregables que circulan solo internamente, encontramos: 

• la carta del proyecto,
• el plan de gestión del proyecto,
• el informe del proyecto,
• el plan de implementación.

¿Cuáles son los entregables de un proyecto para una PMO?

En PMO, los entregables no son artefactos de negocio per se, sino todas las herramientas, informes y marcos metodológicos que permiten mejorar la gestión de toda la cartera de proyectos.

Luego hay 5 familias de entregables de PMO.

• El marco y las normas metodológicas:
  • la Carta de la PMO,
  • el plan de implementación de PMO,
  • el marco de referencia de las buenas prácticas.

• Informes y cuadros de mando: 
  • el panel de control de la cartera,
  • informes periódicos de progreso,
  • seguimiento de KPI y cuadros de mando.

• Gestión de riesgos:
  • el registro de riesgos,
  • el plan de acción y el seguimiento de los problemas.

• Gestión de recursos:
  • planificación de la capacidad,
  • El informe de arbitraje de carga (Charve vs capacidad, sobrecarga o subcarga, recomendaciones).

• Control de calidad:
  • la lista de verificación de entrega,
  • la evaluación de las brechas entre la práctica del proyecto y el marco metodológico,
  • la hoja de comentarios,
  • el plan para aumentar la madurez.

¿Qué herramientas se deben utilizar para hacer un seguimiento de los resultados del proyecto?

La producción y el seguimiento de los productos del proyecto son difíciles de centralizar debido al gran número de partes interesadas que intervienen. ¡Es por eso que solo la plataforma Stafiz puede ayudarlo a estandarizar la gestión de sus entregables! 

Diseñada por y para profesionales en el trabajo de proyectos, nuestra herramienta ofrece sus funcionalidades nacidas de una necesidad empresarial.

Supervisión integrada de la misión

El rastreador de misiones de Stafiz te muestra el progreso de los proyectos. De este modo, es posible situar la producción realizada en relación con los plazos y actuar en consecuencia. 

Realice un seguimiento del progreso de un proyecto y sus entregables en Stafiz

También puede editar sus cotizaciones, en caso de renegociaciones, por ejemplo, en formato PDF o Word. Estos cambios son prácticos en la planificación y gestión de los compromisos contractuales relacionados con los entregables.

También puede crear plantillas de contratos personalizadas y guardarlas para proyectos futuros.

Una herramienta para empoderar

Stafiz te permite asignar gestores de asignación para cada proyecto, lo que facilita la coordinación y el seguimiento de los entregables. Cuanto más apoyo estén sus empleados con las herramientas adecuadas, más adoptarán una postura de propiedad sobre sus tareas. De este modo, se beneficiará de una productividad óptima gracias a los procesos de gestión de fluidos, ya que todos los entienden.  

Una forma de mostrar los nombres de los gerentes en la página de un proyecto es mostrar esta función. Esta es información valiosa para reducir los silos en proyectos a gran escala.

Si se desea configurar procesos de validación (por tiempo, gastos o entregables), se tendrá en cuenta y alertará al gestor de la misión.

Una herramienta de dotación de personal flexible

Stafiz le permite gestionar la dotación de personal de asignación, que es crucial para garantizar que se asignen los recursos adecuados a las tareas correctas, con el fin de producir los entregables requeridos.

Alertas inteligentes para maximizar la concentración

Las alertas se pueden desencadenar mediante acciones específicas o basadas en situaciones, como en los dos escenarios siguientes.

• Monitoreo de riesgos: se le avisa cuando ciertos indicadores de la misión superan los límites establecidos. Esto garantiza que no se pierda una situación urgente, en caso de que no tenga suficiente tiempo para seguir sus paneles. 
• Entregas completadas: Puede recibir una alerta cuando se cierre una tarea relacionada con el diseño de una entrega. Esto es particularmente útil para acelerar el proceso de validación.

Estas alertas pueden aparecer directamente en la página de inicio de Stafiz o enviarse por correo electrónico.

Facturación automatizada

Stafiz también permite gestionar la facturación de forma automatizada. Una vez que hayas configurado las alertas y los activadores, puedes hacer lo siguiente:

• crear y enviar facturas automáticamente desde Stafiz,
• Utilice plantillas de correo electrónico personalizadas para enviar facturas.
• Realice un seguimiento de los envíos y pagos de facturas.

Como parte de la gestión de sus entregas, estas facturas pueden activarse tan pronto como una entrega esté lista y validada.

Entregables del proyecto: mejores prácticas

Conoce los problemas asociados con los entregables del proyecto, pero no es inmune a los errores de gestión. Para ayudarle, le ofrecemos una lista de comprobación de las mejores prácticas que debe adoptar para una gestión serena de sus entregables.

La calidad de sus entregables refleja su experiencia y rigor. Son un problema importante para su negocio. Para garantizar el cumplimiento, el valor percibido y la satisfacción del cliente, su gestión debe ser estructurada, colaborativa y rigurosa.