Conditions générales d'utilisation :

Stafiz est une solution informatique, mise à disposition en mode SaaS, qui permet de gérer, piloter et suivre au quotidien l’ensemble des informations et services opérationnels de l’entreprise à l’aide de modules intégrant notamment des fonctionnalités essentielles et des fonctionnalités non-essentielles.

Les fonctionnalités essentielles sont les suivantes :

• CRM
• Gestion du planning des ressources (staffing)
• Gestion du suivi des temps
• Gestion des projets
• Gestion de la sous-traitance
• Gestion des frais
• Gestion des absences
• Gestion de la facturation
• Reporting

L’ensemble des fonctionnalités proposées par DILYNX sont désignées les « Services ».

DILYNX adapte et met régulièrement à jour ses Services pour qu’ils correspondent aux besoins du marché, aux attentes et aux retours de ses clients ainsi que pour se conformer à l’état de l’art et aux évolutions technologiques.

Le Client est informé et accepte que lorsque les Services proposés par DILYNX évoluent, cette évolution bénéficie à tous les Clients, selon les fonctionnalités souscrites et qu’une version nouvelle s’appliquera à tous les clients sans que le Client puisse bénéficier du maintien de la version précédente.

Le Client reconnaît et accepte que les fonctionnalités essentielles, y compris le fonctionnement des modules, le parcours utilisateurs, l’interface ou « look and feel » des fonctionnalités est les sous-fonctionnalités, peuvent faire l’objet d’adaptations, de modifications ou d’ajustements.

DILYNX informe le Client, par tous moyens, de ces évolutions majeures au moins deux (2) mois avant leur entrée en vigueur.

Le Client reconnaît et accepte que les fonctionnalités non essentielles peuvent être adaptées, modifiées, ajustées ou retirées à tout moment pour assurer le bon fonctionnement des Services.

Les Services sont accessibles via le Site internet : www.stafiz.net (ci-après le « Site Internet »). Les informations commerciales sont diffusées sur le site : www.stafiz.com  (ci-après le « Site Vitrine » ). Le Site Internet et le Site Vitrine sont ensemble désignés les « Sites ».

Afin d’accéder aux Services, les Utilisateurs doivent avoir accès au réseau Internet ainsi qu’à un navigateur internet.

• 3.1. Devis

Afin de pouvoir souscrire aux Services, le Client fournit à DILYNX les informations et documents utiles afin de lui permettre d’identifier ses besoins et attentes.

Sur la base de ces informations et documents, DILYNX établira un Devis indiquant les caractéristiques de ces Services spécifiques, leur prix et les modalités de son paiement.

Sauf mention contraire, ce Devis est valable pendant un mois à compter de sa date d’émission. A défaut de validation par le Client dans ce délai, il sera caduc.

En cas de modification d’un Devis, seule la version finale validée et envoyée par DILYNX sera applicable entre les Parties.

• 3.2. Déploiement des Services

Préalablement à l’exploitation des Services par le Client, une phase de déploiement des Services peut être nécessaire pour permettre à DILYNX d’adapter Stafiz aux besoins et à l’activité du Client. Durant cette phase DILYNX effectue les paramétrages et installations nécessaires au bon fonctionnement des Services, y compris la personnalisation de l’interface demandée par le Client.

Cette phase prévoit également un accompagnement à la prise en main de Stafiz par le Client, y compris des formations le cas échéant.

Les informations relatives au calendrier prévisionnel, aux conditions spécifiques et au prix du Déploiement des Services sont mentionnées au Devis. Le prix du Déploiement des Services est déterminé en fonction des diligences à mettre en œuvre au regard des besoins du Client.

• 3.3.  Compte Administrateur

Le Compte Administrateur permet d’utiliser les Services et d’assurer la gestion de l’Abonnement. L’Administrateur peut :

• Effectuer toutes les personnalisations et paramétrages permis par Stafiz,
• Ajouter ou modifier le niveau des licences souscrites (moyennant des frais supplémentaires),
• Inviter des Utilisateurs en indiquant le nom, le prénom et l’adresse mail de la personne à laquelle il souhaite octroyer une licence d’utilisation,
• Définir les droits d’accès des Utilisateurs en fonction du niveau de licence octroyé,
• Révoquer les droits d’accès des Utilisateurs.

L’Administrateur peut désigner des Utilisateurs en qualité d’Administrateur, qui disposeront également des droits énumérés ci-dessus ainsi que des pouvoirs étendus sur la gestion et le suivi des actions effectuées par les autres Utilisateurs.

• 3.4. Compte Utilisateur

L’Utilisateur est invité à utiliser les Services par un Administrateur. A cette fin, l’Utilisateur reçoit un courrier électronique contenant un lien lui permettant d’activer son Compte.

L’Utilisateur peut effectuer une personnalisation de son profil dans la limite des réglages susceptibles d’être paramétrés.

L’Utilisateur a accès aux Services dans la limite des droits d’accès qui lui sont conférés par un Administrateur et en fonction du niveau de licence dont il est titulaire.

Avant d’utiliser les Services, l’Utilisateur prend connaissance et accepte les Conditions d’Utilisation des Services et la politique de protection des données personnelles.

Plusieurs Utilisateurs peuvent avoir accès aux Services et mettre à jour les données du Client qui seront partagées avec les autres Utilisateurs.

• 3.1. Prix

Les prix des Services sont indiqués dans le Devis, qui mentionne le prix applicable à la période de déploiement des services d’une part, ainsi qu’à la période d’Abonnement pendant laquelle le client pourra bénéficier des services. Les prix sont exprimés en euros et hors taxes.

Toute période d’Abonnement entamée est due dans son intégralité.

• 3.2. Révision du prix

Le prix d’un Abonnement, au-delà de sa période initiale, peut faire l’objet d’une révision par DILYNX à tout moment, à sa libre discrétion. Le Client sera informé de ces modifications par DILYNX par tout moyen écrit utile (et notamment par email) au minimum un (1) mois avant la date de début du préavis indiqué à l’article 10 relative à la durée.

En tout état de cause, le prix d’un Abonnement ne peut pas varier de plus de cinq (5) pourcent d’une année par rapport à une autre, sauf en cas de modification du périmètre des Services.

Une fois entré en vigueur, le nouveau prix s’applique lors du renouvellement de l’Abonnement. Le Client qui n’accepte pas le nouveau prix doit mettre fin à son Abonnement selon les modalités prévues à l’article « Durée ». A défaut, il sera réputé avoir accepté le nouveau tarif.

• 3.3. Facturation et modalités de paiement

Les modalités de facturation sont mentionnées au Devis. Les factures sont communiquées au Client par tout moyen, y compris par email ou par le biais d’un outil intégré aux Services.

Le paiement des factures s’effectue dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de leur émission. Dans le cas d’un prélèvement par carte bancaire ou SEPA, la facture est réglée en date d’emission.

Les paiements de l’abonnement peuvent s’effectuer par carte de crédit ou par prélèvement bancaire. Les paiements du déploiement des Services s’effectuent par virement bancaire.

L’ajout d’une licence, ou le passage d’un niveau de licence à un niveau supérieur de licence entraîne une facturation au Client. Dans le cas d’une facturation mensuelle, le prix de la licence supplémentaire ou le prix de la différence entre deux niveaux de licences est pris en compte au moment de la facturation mensuelle. Dans le cas d’une facturation annuelle, le prix de la licence supplémentaire ou le prix de la différence entre deux niveaux de licences est facturé au prorata du temps restant jusqu’à la date anniversaire de la souscription. En cas de départ d’un utilisateur, la licence est utilisable par un autre utilisateur. En date anniversaire de la souscription, DILYNX émet une facture sur la base du nombre d’utilisateurs et du niveau des licences qui leurs sont attribués à cette date.

• 3.4. Incident et retards de paiement

Le Client est informé et accepte expressément que tout retard de paiement de tout ou partie d’une somme due à son échéance entraînera automatiquement, sans mise en demeure préalable, la facturation au profit de DILYNX d’un intérêt de retard au taux de trois (3) fois le taux de l’intérêt légal, assis sur le montant de l’intégralité des sommes dues par le Client.

En outre, le Client sera redevable d’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour frais de recouvrement.

• 3.5. Prestations Complémentaires

Pendant la durée du Contrat, le Client peut ajouter une ou des licences et/ou modifier le niveau d’une ou des licences (ci-après les « Prestations Complémentaires »).

Le prix des Prestations Complémentaires est calculé au prorata des jours restants jusqu’à la date anniversaire du contrat et sur la base des prix annuels convenus par les Parties.

Les Prestations Complémentaires sont facturées à la date de souscription à ces Services et sont payables dans les mêmes conditions qu’indiquées au point 7.3.

L’ensemble des éléments inclus dans les Services et présents sur les Sites (textes, images, visuels, photographies, vidéos, logos, dessins, marques, bases de données, noms de domaine, etc.)  est protégé par le droit de la propriété intellectuelle et ne peut être reproduit ou utilisé sans l’accord préalable de DILYNX qui en est le titulaire ou le bénéficiaire exclusif.

Aucune stipulation du Contrat ne peut être interprétée comme une cession de droits de propriété intellectuelle.

Le Client et les Utilisateurs s’engagent à ne pas :

• tenter d’accéder ou copier les codes sources des Sites ;
• utiliser le Site internet à d’autres fins que celles d’utiliser les Services;
• créer des copies des Sites ;
• reproduire, corriger, extraire, modifier, traduire en toutes langues ou tous langages, réutiliser, arranger, adapter, décompiler (à l’exception et dans la seule mesure où la loi applicable l’autorise de manière expresse), ni incorporer les Sites ou les Services dans un autre logiciel ou créer des travaux dérives sur la base des Sites quels qu’en soient le moyen et le support;
• revendre, louer, ou exploiter commercialement les Sites ou les Services, ni céder/concéder les Sites ou les Services à un tiers;
• faire des tests d’intrusion ou tenter d’obtenir un déni de service sur les Sites ou les Services.

DILYNX accorde au Client, ainsi qu’aux Utilisateurs, une licence non exclusive et incessible d’utilisation du Site Internet et des Services, pour le monde entier et pour la durée du Contrat sous réserve du respect des conditions de vente présente.

Ce droit d’utilisation comprend également le droit de bénéficier des mises à jour, corrections et mises à niveau ainsi que de l’ensemble des prestations de support, maintenance, hébergement et sauvegarde comprises dans les Services.

Il est entendu entre les Parties que chacune conserve ses droits de propriété intellectuelle et l’exécution du Contrat ne saurait conduire à accorder à une partie un droit d’utilisation ou une cession d’un droit de propriété intellectuelle de l’autre Partie à son profit.

DILYNX ne sera pas tenue responsable de toute inexécution ou retard dans l’exécution des Services, causés par des évènements hors de son contrôle (« Cas de Force Majeure »). Un Cas de Force Majeure inclut notamment tout acte, évènement, non-réalisation, omission ou accident au-delà du contrôle de DILYNX, tels que, sans que cela soit exhaustif:

• grèves, fermetures ou autres actions industrielles.
• Agitation civile, état d’urgence, émeute, invasion, attaque terroriste ou menace d’attaque terroriste, guerre (déclarée ou non), ou menace ou préparation de guerre.
• Feu, explosion, tempête, inondation, séisme, affaissement, épidémie ou autres catastrophes naturelles.
• Impossibilité d’utiliser les transports par rails, bateaux, avions, routes ou autres moyens de transport privés ou publics.
• Impossibilité, quelle qu’en soit la cause, d’utiliser les réseaux de télécommunications publiques et privées.
• Actes, décrets, législation, règlementations ou restrictions de tous gouvernements.
• Grève, défaillance ou accidents de transport maritime, postal ou autres.

Les Conditions de Ventes présentes entrent en vigueur à compter de la date de paiement des Services.

À compter de cette date, DILYNX entamera la première période de déploiement des Services selon la durée nécessaire au regard du besoin du Client. Une fois le déploiement des Services réalisé, il se poursuit par une période d’Abonnement d’une durée ferme et déterminée de douze (12) mois.

Le Contrat est renouvelé par tacite reconduction pour des durées successives d’un (1) an, sauf résiliation dans les conditions ci-après définies.

En cas de tacite reconduction, la facture est émise sur la base du nombre de licences souscrites à la date anniversaire du Contrat, incluant les éventuelles Prestations Complémentaires.

Chacune des Parties peut résilier le Contrat, sous réserve de respecter un préavis minimum de trente (30) jours avant la date anniversaire du Contrat, en adressant à l’autre Partie un courriel adressé à contact@stafiz.com, étant précisé qu’en ce cas, le Contrat prendra fin à sa date anniversaire, chacune des Parties restant tenue à ses obligations contractuelles vis-à-vis de l’autre Partie jusqu’à cette date.

En cas de manquement contractuel d’une Partie à l’une de ses obligations contractuelles, l’autre Partie pourra adresser une lettre recommandée avec accusé de réception indiquant précisément les manquements concernés et mettant en demeure la partie défaillante d’y remédier.

Dans le cas où cette mise en demeure de remédier aux manquements resterait sans effet dans un délai de quinze (15) jours suivant sa réception, la Partie victime des manquements pourra procéder à la résiliation du contrat en notifiant son cocontractant par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les Parties reconnaissent avoir une pleine et entière connaissance des obligations de la Législation relative aux Données Personnelles, qui s’applique à elles, selon les qualifications suivantes :

• DILYNX est responsable de traitement indépendant des traitements de données personnelles relatifs à la gestion administrative, commerciale et technique des Sites, et notamment de la gestion de l’utilisation et de la navigation sur les Sites, la gestion des inscriptions et des Comptes Clients et Utilisateur.
• Le Client est responsable indépendant des traitements des données personnelles relatifs au contenu créé à l’aide des Services. Dans le cadre de ces traitements, DILYNX est sous-traitant du Client, dès lors que DILYNX assure, pour le compte du Client et sur ses instructions documentées, la mise à disposition des outils et fonctionnalités permettant l’accès aux Services.

• 10.1. S’agissant du traitement des Informations Clients

En tant que responsable de traitement, DILYNX traite les Informations Client afin d’assurer la souscription de l’Abonnement, la gestion du Compte et la facturation des Services au Client.

La base légale du traitement relatif à la souscription de l’Abonnement, la gestion du Compte et la facturation des Services est l’exécution du Contrat entre le Client et DILYNX.

Ces données sont gérées en interne par DILYNX et sont transmises à certains fournisseurs ou partenaires techniques tel que l’expert-comptable de DILYNX ou l’hébergeur des Sites.

Ces données sont conservées sur des serveurs situés en Union européenne, pour la durée du contrat puis pendant 3 ans en base active.

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, les Utilisateurs peuvent exercer leurs droits d’accès, d’opposition, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité en adressant un email à l’adresse suivante : contact@stafiz.com.

Les Utilisateurs disposent également du droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de leurs Données Personnelles après leur mort et de choisir à qui DILYNX devra communiquer ces informations.

• 10.2. S’agissant du traitement des Données Clients

Pour la collecte, le stockage et le traitement des Données Client, DILYNX agit sur instructions du Client, en qualité de sous-traitant conformément à l’Article 28 du RGPD.

Le Client fournit l’ensemble des Données Client à DILYNX afin de les intégrer dans le Site Internet.

Dans ce cadre, DILYNX est désignée comme sous-traitant et le Client comme responsable de traitement des Données Clients.

Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du Responsable de traitement les Données Personnelles nécessaires dans le seul but d’exécuter le Contrat.

La nature des opérations réalisées sur les données est d’ordre technique : le sous-traitant collecte, gère et stocke les Données Client au sein du Site Internet selon les instructions du responsable de traitement afin de lui fournir les Services.

Les finalités du traitement sont l’organisation et la gestion des Données Client au sein de du Compte Client.

Les Données Personnelles traitées sont les suivantes : nom, prénom, photographie, fonction, date d’entrée et de départ, et email des personnes concernées ainsi que toutes les Données Client.

Les catégories de personnes concernées sont les Utilisateurs ainsi que toutes les personnes identifiées par le Client dans les Données Clients.

Pour l’exécution des Services, le Responsable de traitement met à la disposition du Sous-traitant les informations nécessaires.

• Obligations de DILYNX en sa qualité de sous-traitant :

Lorsqu’elle agit en qualité de sous-traitant, DILYNX s’engage à :

1. traiter les Données Personnelles uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance, sauf instruction complémentaire du Client.
2. traiter les Données Personnelles exclusivement et conformément aux instructions documentées du Client au fur et à mesure de l’exécution du présent Contrat, à moins qu’elle ne soit tenue d’y procéder en vertu d’une obligation légale.
3. Dans ce cas, DILYNX informe le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d’intérêt public. Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le Client pendant toute la durée du traitement des Données Personnelles.
4. Si DILYNX considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Client.
5. En outre, si DILYNX est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise, elle doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
6. garantir la confidentialité des Données Personnelles traitées dans le cadre du présent Contrat. Ainsi, DILYNX n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux Données Personnelles faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat.
7. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles en vertu du présent Contrat :

• s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,
• reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

8. DILYNX dispose de l’autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement de sous-traitants ultérieurs sur la base d’une liste convenue. Le sous-traitant informe spécifiquement par écrit le responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste par l’ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs au moins 30 jours à l’avance, donnant ainsi au Client suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous-traitants ultérieurs concernés.

DILYNX fournit au responsable du traitement les informations nécessaires pour lui permettre d’exercer son droit d’opposition.

9. Lorsque DILYNX recrute un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du Client), il le fait au moyen d’un contrat qui impose au sous-traitant ultérieur, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles imposées au sous-traitant en vertu des présentes clauses.
10. Le sous-traitant veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
11. À la demande du Client, DILYNX lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les Données Personnelles, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.
12. DILYNX demeure pleinement responsable, à l’égard du Client, de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur conformément au contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur. DILYNX informe le Client de tout manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations contractuelles.
13. DILYNX convient avec le sous-traitant ultérieur d’une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle — dans le cas où DILYNX a matériellement disparu, a cessé d’exister en droit ou est devenu insolvable — le responsable du traitement a le droit de résilier le contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de donner instruction au sous-traitant ultérieur d’effacer ou de renvoyer les Données Personnelles.

DILYNX, au moment de la collecte des Données Client, doit fournir aux personnes concernées par les opérations de traitement l’information relative aux traitements de données qu’elle effectue. La formulation et le format de l’information doit être convenue avec le Client avant la collecte de données.

Dans le cadre du présent Contrat, il est convenu que le Client en sa qualité de Responsable de traitement, s’engage à informer ses équipes dont les Utilisateurs, des opérations de traitement réalisées par le Sous-traitant.

• Obligations du Client en sa qualité de responsable de traitement

Le Client, en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à :

1. fournir au Sous-traitant les données nécessaires à l’exécution du Service,
2. documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le Sous-traitant, étant précisé que le Sous-traitant ne peut ni créer ni modifier les Données Client sans instruction du Client (sauf en cas de doublon),
3. veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du Sous-traitant.

• Droit des personnes concernées

 Dans la mesure du possible, DILYNX doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le Sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au Client.

• Notification des violations de données personnelles

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de Données Personnelles dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant : par email avec accusé de réception Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

• Mesures de sécurité

Le Sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, et notamment des mesures physiques, matérielles et logicielles, pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des Données Client, notamment via le chiffrement des noms et prénoms compris dans les Données Client.

• Sort des données

Dans un délai de 3 mois à compter de l’expiration du Contrat avec le Client, le Sous-traitant s’engage à détruire toutes les Données Client et à ne conserver que les données nécessaires à l’exécution de ses obligations légales.

S’agissant des Données relatives à un Utilisateur, le Sous-traitant s’engage à les détruire un an après la fermeture du Compte Client correspondant.

• Délégué à la protection des données

Le Sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du RGPD.

• Registre des catégories d’activités de traitement

Le Sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Responsable de traitement.

• Questions ou commentaires

Si vous avez un commentaire ou une question concernant le traitement des vos données personnelles par DILYNX, veuillez nous envoyer un courriel à contact@stafiz.com

Le présent Contrat est régi par le droit français et constitue l’intégralité de l’accord entre les Parties concernant l’accès et l’utilisation des Sites Internet et des Services.

Tout différend survenant par rapport à l’application du présent Contrat devra faire l’objet d’une tentative de règlement amiable.

L’existence d’un différend devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette notification devra exposer les motifs du différend ainsi que les solutions envisagées. Le contenu de cette notification ainsi que les échanges qui en découlent sont confidentiels et ne pourront être divulgués en aucune circonstance.

Si dans un délai d’un mois à la suite de la notification, aucune solution amiable n’a été trouvée, les Parties donnent compétence au Tribunal de Commerce de Paris, pour tout litige pourtant notamment sur la validité, l’exécution, l’interprétation ou la résiliation du Contrat, sauf compétence exclusive accordée par la loi à une autre juridiction