Wie erstellt man einen Projektplan?

Der Projektplanung ist einer der Grundpfeiler des Projektmanagements.

 

Denn dieser gibt Ihrem Projekt eine Richtung vor, bietet einen Gesamtüberblick und erleichtert so die Entscheidungsfindung.

 

Darüber hinaus schafft der Projektplan Transparenz, die die Motivation der Teams fördert und Anreize für das Wachstum des Unternehmens.

 

Die Erstellung eines Projektplans kann jedoch nicht improvisiert werden. Ein effektiver Projektplan erfordert Gründlichkeit, Voraussicht und Abstand. 

 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die neun Schritte für eine effektive Projektplanung vor. 

 

Schritt 1: Das Projekt vorbereiten 

Ziele klären

 

Die Einführung eines Projektplans bedeutet, dass Sie sich Klarheit über die Ziele, die erreicht werden sollen.

 

Diese Rahmenphase hilft, die Erwartungen zu klären und die Ausrichtung aller Beteiligten sicherzustellen, um mit dem Kern des Projekts beginnen zu können.

 

Das Projekt einrahmen

 

So beginnt die Projektplanung mit einer Vorbereitungsphase in der Sie festlegen, wie das Projekt durchgeführt und kontrolliert werden soll.

 

Diese Rahmenphase legt somit die Grundlagen des Projekts fest und führt im Einzelnen : 

• die verschiedenen Aufgaben ;
• die Phasen und die Reihenfolge, in der die verschiedenen Aktivitäten ausgeführt werden ;
• die erforderlichen Humanressourcen
• das Budget und die Kosten.

 

Einen Fahrplan aufstellen

Inhalt der Roadmap

Die Roadmap hat die Form eines Dokuments, das fünf wesentliche Fragen beantwortet.

 

1. Was: Worum geht es bei dem Projekt? Was muss getan werden?
2. Wer: Wer ist für was zuständig? 
3. Wie: Welche Aufgaben sind zu erfüllen? Welche Leistungen sind zu erbringen? 
4. Wann: Auf welcher Zeitskala? Wie sieht der Zeitplan aus? 

 

Gute Praktiken

 

Die Roadmap muss kollektiv aufgebaut werden. Sie müssen die operativen Teams einbeziehen, um eine realistische Prognosen.

 

Außerdem fördert dies die Motivation der Teams und hilft ihnen, sich das Projekt zu eigen zu machen.

 

Der Fahrplan wird in der Vorbereitungsphase begonnen, wird aber während der gesamten Umsetzung des Zeitplans.

Seine endgültige Fassung wird erst dann weitergegeben, wenn alle Elemente festgelegt sind, sodass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben. 

 

Wie der Projektfortschrittsbericht soll auch die Roadmap die Teams informieren.

 

Vorausschauend

Schließlich stellt die Vorbereitungsphase eine Gelegenheit dar, die Bedürfnisse zu antizipieren.

 

Nehmen wir als Beispiel die der Projektmanagementsoftware Stafiz, die Ihnen helfen kann, die benötigten Ressourcen abzuschätzen, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.

 

• CRM und Projektmanagement-Tool integrieren

 

In der Tat akzeptiert Stafiz zahlreiche Integrationen. 

 

Sie können dann Ihr CRM verknüpfen und werden benachrichtigt, wenn das Projekt mit hoher Wahrscheinlichkeit den Zuschlag erhält, um mit folgenden Schritten zu beginnen Ihre Ressourcen vorzubereiten.

 

• Vorhersage des Einstellungs- und Ausbildungsbedarfs

 

Darüber hinaus bietet Stafiz eine Kurve der Gesamtkapazität die die aktuelle und zukünftige Belastung zeigt.

 

Diese Funktion bietet einen sehr klaren Einblick in den zukünftigen Bedarf, um den Bedarf vorauszusehen in Form von Einstellungen oder Schulungen.

 

Schritt 2: Auswahl eines Projektplanungswerkzeugs

 

Obwohl es möglich ist, mehrere Tools zu kombinieren (Gantt-Diagramm, PERT etc.), ist die Verwendung eines Projektplanungswerkzeug ein einziges Tool zu verwenden, können Sie alle Daten zentralisieren und so an Zuverlässigkeit und Flexibilität gewinnen.

 

Excel, die falsche gute Idee

 

Excel erweist sich als wenig geeignetür die Erstellung und Aktualisierung eines Projektplans ungeeignet. Denn das Dokument wird schnell komplex in der Verwendung und Interpretation.

 

Spalten, zusammengefasste Zellen ... jede Hinzufügung von Informationen erfordert eine drastische Formatierung. 

 

Excel wurde nicht dafür entwickelt, um zu planen oder Projekte zu verwalten.

 

Projektplanungssoftware verwenden

Stattdessen empfehlen wir die Verwendung einer Software, die der Projektplanung gewidmet ist..

 

Denn diese Art von Tools ermöglicht es, die den Zeitplan weiterzuentwickeln und die verschiedenen Komponenten des Projekts an die Unwägbarkeiten anzupassen.

 

Somit ist Stafiz ein umfassendes Werkzeug, das entwickelt wurde, um das Projektmanagement zu erleichtern. Es ermöglicht :

• Zentralisierung der Daten (Zuverlässigkeit) ;
• Echtzeitüberwachung (Reaktionsfähigkeit für eine bessere Entscheidungsfindung) ;

• die Möglichkeit, Daten zu kreuzen ;
• Kommunikation und Informationsaustausch (Produktivität von Teams).

 

Schritt 3: Aufgaben auflisten und priorisieren

Alle Meilensteine und Aufgaben auflisten

Dieser Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme aller Aufgaben, die während des Projekts erledigt werden müssen.

 

Meilensteine, Aufgaben und Unteraufgaben identifizieren

 

Es wird zwischen Meilensteinen, Aufgaben und Unterphasen unterschieden, von breit bis eng.

 

• Meilensteine stellen markante Meilensteine dar (Beispiel: Versendung des Lastenhefts an den Kunden).
• Aufgaben stellen die Gesamtheit der Elemente dar, aus denen sich das Projekt zusammensetzt (Beispiel: Verfassen einer Spezifikation).
• Die Unteraufgaben sind alle Elemente, aus denen sich die Aufgaben zusammensetzen (Beispiel: Korrekturlesen und Korrigieren des Dokuments).

 

Maximale Detaillierung, um an Genauigkeit zu gewinnen

 

Je mehr die Aufgaben aufgeschlüsselt sindJe mehr Aufgaben in einer Aufgabe enthalten sind, desto größer ist der Überblick über die zu liefernde Arbeit.

Dadurch können Sie so genau wie möglich sein, wenn Sie das Budget schätzen.

 

Darüber hinaus können Sie einen genaueren Zeitplan erstellen, um Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Kunden.

 

Um Ihnen bei der Erstellung der Aufgabenliste zu helfen, können Sie die Projektaufteilungsstruktur (SDP oder WBS auf Englisch).

 

Abhängigkeiten identifizieren

 

Die Auswirkungen von Interdependenzen verstehen

 

Nach der Identifizierung aller Aufgaben, aus denen sich das Projekt zusammensetztWenn Sie die Aufgaben des Projekts definiert haben, müssen Sie festlegen, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen und welche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können.

 

Wachsam gegenüber Aufgabenabhängigkeiten sein

 

Im Fall einer Bäckerei ist es unmöglich, Brot zu backen, wenn das Mehl nicht gekauft wurde. Im Fall eines digitalen ProjektsWenn Sie ein Projekt planen, sind die Abläufe vielleicht nicht so klar, aber genauso wirkungsvoll.

 

Denn wenn dieser Schritt vernachlässigt wird, kann er Ihren Zeitplan und Ihr Projekt gefährden.

 

Berücksichtigen Sie die Antwort- und Freigabezeiten Ihrer Mitarbeiter und Auftragnehmer. 

 

Werkzeuge und Methoden: PERT und kritischer Pfad

 

Es gibt verschiedene Werkzeuge, die Ihnen helfen können Abhängigkeiten zu erkennen.

 

Das PERT-Diagramm ordnet die Aufgaben in Form eines Netzes an, um eine Gesamtansicht des Projekts zu bieten, sowie die Aufgaben, die vorrangig, parallel und die kritische Aufgaben um den Zeitplan einzuhalten.

 

Die kritischer Pfad besteht darin, das Projekt in die längste Folge von Aufgaben aufzuteilen, um das Projekt zu verwirklichen.

 

Jede Aufgabe, die die Dauer des Projekts beeinflusst wird dann auf die gesamte Sequenz übertragen.

 

Diese Methode ermöglicht es, eine pessimistische Sicht auf das Projekt zu erhalten, um den Projektplan strategisch zu gestalten. 

 

Aufgaben terminieren

 

Wenn Sie die Abhängigkeiten identifiziert haben, ordnen Sie die Aufgaben unter Berücksichtigung : 

• Abhängigkeiten ;
• Prioritäten ;
• die erzeugte Wirkung und die Bedeutung jeder Aufgabe.

 

Schritt 4: Ein Budget aufstellen

 

Planung und Budget sind eng miteinander verbunden und müssen daher parallel festgelegt werden. 

 

In Wirklichkeit muss der Projektplan so aufgebaut werden, dass er sich auf drei Komponenten gleichzeitig stützt: 

 

1. das Budget, 
2. die Auswahl der Ressourcen, 
3. die Zuweisung von Ressourcen.

 

Sich auf die verfügbaren Elemente stützen 

Sammeln Sie alle Elemente, die Ihnen zur Verfügung stehen, um das Budget zu erstellen : die Liste der Aufgaben, der Abhängigkeiten, des Risikomanagements und der Ressourcenzuweisung, die wir in einem späteren Abschnitt besprechen werden.

 

Je mehr Informationen Sie zur Verfügung haben, desto mehr kann Ihr Budget realistisch sein.

 

Ein dediziertes Tool verwenden

Zahlreiche Tools, die der Budgetierung gewidmet sind existieren, um Ihnen bei diesem Schritt zu helfen.

 

Um einen Budgetvoranschlag für ein Projekt zu erstellen, bestimmen Sie zunächst die Machbarkeit des Projekts.

 

Hierfür bietet Stafiz z.B. einen Produktionsplan.

 

Dieser zielt darauf ab die erwartete Marge zu visualisierenSie können die Marge nach Profilen oder Phasen aufschlüsseln.

 

So bietet er einen genauen Überblick, indem er Folgendes berücksichtigt alle Kosten (Einkäufe, Kosten für Zulieferer, Personalkosten je nach Seniorität usw.).

 

 

Schritt 5: Auswahl der am besten geeigneten Profile

 

Die Auswahl der Profile ist in einem Projekt von entscheidender Bedeutung.

 

Denn sie beeinflusst weitgehend dieZuweisung von RessourcenDer Einsatz von Ressourcen, das Budget und den Zeitplan.

 

Eine fehlerhafte Auswahl kann zu einem Produktivitätsverlust und unvorhergesehene Kosten verursachen.

 

Ein Gleichgewicht zwischen Verfügbarkeit, Appetit und Budget finden

 

So bedeutet die Auswahl von Profilen für ein Projekt, das richtige Gleichgewicht zwischen Kompetenzen, Verfügbarkeit, Appetenz und Kosten zu finden. 

 

Achtung, vernachlässigen Sie nicht den Appetenz: Ein unmotivierter oder passiver Mitarbeiter könnte das Projekt verlangsamen oder auch Ihren Ruf beschädigen.

 

Achten Sie außerdem auf die Verfügbarkeit, um zu vermeiden, dass sich die Profile kannibalisieren. 

 

Tools verwenden: Matching Engine und Scenario Builder

 

Um Profile strategisch auszuwählen, kreuzen Sie die zur Verfügung stehenden Daten. 

 

Stafiz bietet insbesondere zwei Funktionen, die ideal für die Auswahl von Profilen sind: die Matching-Engine und den Scenario Builder.

 

Das Smart Matching von Stafiz zeigt die Kompatibilitäten zwischen Projekten und Profilen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit, der Kompetenzen und der Motivation.

 

Darüber hinaus kann es sich als besonders nützlich für NSE erweisen, da es hilft, potenzielle Profile für eine Regie anhand festgelegter Kriterien zu identifizieren. 

 

Die identifizierten Profile können dann direkt kontaktiert werden, umdie Positionierung vorwegzunehmen.

 

Darüber hinaus ist das Staffing-Raster ermöglicht es, die passenden Profile entsprechend der anstehenden Projekte zu visualisieren.

 

Diese Funktion hilft somit bei der Arbitrage, um jedes Profil strategisch zu platzieren.

Das andere Werkzeug zur Auswahl von Profilen, der scenario builder, ermöglicht die Optimierung von Investitionen.

 

So können Sie die am besten geeigneten Profile nach Relevanz, erwarteten Margen oder auch Belegungsraten auswählen, um die Profitabilität zu maximieren.

 

Optimierung der Geschäftsleistung

 

Mit dieser Art von Funktionen können Siedie Geschäftsleistung optimieren in dreifacher Hinsicht.

 

1. Die GesamtrentabilitätDie Auslastung der Mitarbeiter wird optimiert.
2. Geschäftsleistung und Kundenzufriedenheit weil die Projekte dank geeigneter Profile gut ausgeführt werden.
3. L'Engagement und Bindung von Mitarbeitern da die Bestrebungen berücksichtigt werden.

 

Schritt 6: Festlegung der Ressourcenzuweisung

Erhalten Sie eine realistische Sicht auf die Fähigkeiten

 

Um die Ressourcen strategisch zuzuweisen und so dieUm den Projektplan umzusetzenUm den Projektplan zu erstellen, sind klare und zuverlässige Daten erforderlich.

 

So erleichtert es die Entscheidungsfindung, wenn man in Echtzeit einen Überblick über die Kapazitäten hat. 

 

Eine Funktion von Stafiz besteht darin eine Vorbesetzung vorzuschlagen anzubieten, um die Beratungen zu erleichtern.

Dieser berücksichtigt dann Kriterien wie Urlaub, Ausbildung oder auch Teilzeitarbeit.

Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

 

Der nächste Schritt besteht darin, die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen festzulegen, umMissverständnisse zu vermeiden oder Konflikte zu vermeiden.

 

Denn jeder Mitarbeiter muss wissen, in welcher Phase er tätig wird und was von ihm erwartet wird. Andernfalls könnte der Zeitplan des Projekts gefährdet werden und damit auch der Erfolg des Projekts insgesamt.

 

Werkzeuge erleichtern diesen Schritt, wie die RACI-Matrix. Diese hilft zu klären, wer was wann tut und was von ihm erwartet wird.

 

Schritt 7: Planung, Personalressourcen und Budget verknüpfen

 

Mehrere Schritte sind voneinander abhängig und müssen parallel ablaufen. 

 

So ist es unmöglich,das Budget zu erstellen ohne zu wissen, welches Werkzeug verwendet werden soll, wie viele Mitarbeiter benötigt werden oder wie umfangreich die Aufgaben sind, die für das Projekt erledigt werden müssen.

 

Ebenso ist es schwierig, eine Entscheidung über die Größe des Teams ohne eine Vorstellung vom Budget zu haben.

 

So können Sie zunächst die Anzahl der Stunden abschätzen und Mitarbeiter, die für jede Aufgabe benötigt werden.

 

Konsolidieren Sie anschließend das Ganze, um einen Zeitplan zu erstellen.

 

Der Gantt-Zeitplan bleibt eine glaubwürdige Option, aber ein umfassendes Projektmanagement-Tool wird leichter zu aktualisieren sein.

 

Die Planung ist jedoch kein zeitlich festgelegtes Instrument: Sie ist flexibel, denn sie wird sich mit der Projektrealität weiterentwickeln.

 

Schritt 8: Den Projektplan weiterentwickeln 

 

Denn der Zeitplan ändert sich im Laufe des Projekts, weshalb eine genaue Projektverfolgung wichtig ist. 

 

Flexibel bleiben

 

Der Projektplan muss an die Einschränkungen des Projekts.

 

So ist es nicht ungewöhnlich, dass es in der Beratung oder IT zu unvorhergesehenen Ereignissen kommt.  

 

Darüber hinaus können externe Ereignisse Anpassungen erforderlich machen (Umstrukturierungen, rechtliche Entwicklungen, Kriege ...). 

 

Aus diesem Grund ist es wichtig, ein effektives Risikomanagement vor dem Beginn eines Projekts zu implementieren. Projektbeginn.

 

Dieses Bedürfnis nach Flexibilität bringt die Notwendigkeit mit sich, über zuverlässige und zentralisierte Informationen zu verfügen. Dies garantiert dann einen ein einheitliches InformationsniveauDas bedeutet, dass die Informationen auf einem einheitlichen Stand sind, was die Reaktion auf Abweichungen erleichtert.

 

Kontrollpunkte einrichten

 

Bei der Projektüberwachung müssen drei unverzichtbare Punkte kontrolliert werden: 

1. die Kosten, 
2. die Verteilung der Ressourcen, 
3. die Fristen. 

 

Stafiz bietet Funktionen, mit denen Sie die Kosten zu verfolgen:

• eine vorausschauende Sichtweise ;
• die erwartete finanzielle Landung bei einer Änderung des Personals, der Aufgaben oder des Budgets ;

• konsolidierte Daten für alle Teams, mit dedizierten Ansichten für die einzelnen Abteilungen (Beispiel: spezifische Ansichten für die Finanzabteilung)

 

Darüber hinaus dienen auch andere Funktionen dazu, die Verteilung der Ressourcen zu steuern.

 

• Neuplanung von Ressourcen (bei Unter- oder Überlastung) und Ermittlung der Verfügbarkeit.
• Visualisierung des Staffings auf nicht fakturierbare Projekte, um Profile neu zuzuweisen.

Optimierung von neu zugewiesenen Aufträgen. Möglichkeiten zur Änderung von Zeitplänen mit wenigen Klicks (Beispiel: Verschiebung von Rechnungsfälligkeiten)

Teams ausrichten

Die Einführung eines Projektzeitplans dient auch der Ausrichtung der Teams, nach dem Projekt.

 

Denn durch die Zentralisierung der Daten werden die Projekt-, Finanz- und HR-Teams aufeinander abgestimmt, da sie einen klaren Überblick über die erreichten Ziele haben. 

 

So kann jede Abteilung über die Details nach Projekten jedes Profils.

 

Der Projektplan ist einer der Grundpfeiler des Projektmanagements.. Er beeinflusst alle Aspekte des Projekts: Finanzen, Zeit und Ressourcen.

 

Die Erstellung eines effektiven Projektzeitplans ist jedoch keine leichte Aufgabe. Dieses Dokument muss gründlich vorbereitet werden, ist aber ein entwicklungsfähiges Dokument, das sich im Laufe des Projekts verändert. 

 

Unser ultimativer Rat: Verwenden Sie bestehende Templates, Tools und Methoden, um Zeit zu sparen, und beziehen Sie Ihre Teams mit ein! Dies wird ihr Engagement fördern und Ihnen helfen, einen realistischen und relevanten Projektplan zu erstellen.