Wie erstelle ich einen Projektplan?

Die Projektplanung ist eine der Säulen des Projektmanagements.

 

Letzteres gibt Ihrem Projekt eine Richtung vor und bietet eine globale Vision, die die Entscheidungsfindung erleichtert.

 

Darüber hinaus sorgt der Projektzeitplan für Transparenz, die die Motivation der Teams anregt und das Wachstum des Unternehmens fördert.

 

Die Umsetzung eines Projektzeitplans lässt sich jedoch nicht improvisieren. Um effektiv zu sein, erfordert ein Projektplan Strenge, Antizipation und einen Schritt zurück. 

 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 9 Schritte für eine effektive Projektplanung vor. 

 

Schritt 1: Bereiten Sie das Projekt vor 

Klärung der Ziele

 

Bei der Erstellung eines Projektzeitplans müssen die zu erreichenden Ziele geklärt werden.

 

Diese Scoping-Phase hilft dabei, die Erwartungen zu klären und die Abstimmung aller Beteiligten sicherzustellen, um zum Kern des Projekts vorzudringen.

 

Gestaltung des Projekts

 

Der Projektplan beginnt also mit einer Vorbereitungsphase, in der Sie festlegen, wie das Projekt ausgeführt und gesteuert werden soll.

 

Diese Scoping-Phase legt den Grundstein für das Projekt und beschreibt: 

• die verschiedenen Aufgaben;
• die Phasen und die Reihenfolge der Ausführung der verschiedenen Aktivitäten;
• die erforderlichen personellen Ressourcen
• Budget und Kosten.

 

Erstellen Sie eine Roadmap

Inhalte der Roadmap

Die Roadmap hat die Form eines Dokuments, das 5 wesentliche Fragen beantwortet.

 

1. Was: Woraus besteht das Projekt? Was ist zu tun?
2. Wer: Wer ist für was zuständig? 
3. Wie: Welche Aufgaben sind zu erfüllen? Was sind die zu erbringenden Leistungen? 
4. Wann: Auf welcher Zeitskala? Wie sieht der Zeitplan aus? 

 

Bewährte Methoden

 

Die Roadmap muss gemeinsam erstellt werden, Sie müssen die operativen Teams einbeziehen, um realistische Prognosen zu erhalten.

 

Darüber hinaus hilft es, die Motivation der Teams zu stimulieren und ihnen zu helfen, die Verantwortung für das Projekt zu übernehmen.

 

Die Roadmap wird in der Vorbereitungsphase begonnen, aber im Laufe der Umsetzung des Zeitplans verfeinert.

Die endgültige Version wird erst freigegeben, wenn alle Elemente definiert wurden, so dass alle Beteiligten über den gleichen Informationsstand verfügen. 

 

Wie der Projektfortschrittsbericht soll auch die Roadmap die Teams informieren.

 

Vorwegnehmen

Schließlich bietet die Vorbereitungsphase die Gelegenheit, den Bedarf zu antizipieren.

 

Nehmen Sie zum Beispiel die Projektmanagement-Software Stafiz, die Ihnen helfen kann, den Ressourcenbedarf abzuschätzen, bevor Sie überhaupt mit dem Projekt begonnen haben.

 

• Integration von CRM und Projektmanagement-Tool

 

In der Tat akzeptiert Stafiz viele Integrationen. 

 

Sie können dann Ihr CRM verknüpfen und benachrichtigt werden, wenn das Projekt eine hohe Chance hat, gewonnen zu werden, um mit der Vorbereitung Ihrer Ressourcen zu beginnen.

 

• Prognose des Rekrutierungs- und Schulungsbedarfs

 

Darüber hinaus bietet Stafiz eine Gesamtkapazitätskurve an, die die aktuelle und zukünftige Last anzeigt.

 

Diese Funktion bietet einen sehr klaren Einblick in den zukünftigen Bedarf, um den Rekrutierungs- oder Schulungsbedarf zu antizipieren.

 

Schritt 2: Wählen Sie ein Projektplanungstool

 

Obwohl es möglich ist, mehrere Tools (Gantt-Diagramm, PERT usw.) zu kombinieren, können Sie mit einem einzigen Projektplanungstool alle Daten zentralisieren und so Zuverlässigkeit und Flexibilität gewinnen.

 

Excel, die falsche gute Idee

 

Excel eignet sich nicht gutzum Einrichten und Aktualisieren eines Projektzeitplans. In der Tat wird das Dokument schnell komplex zu verwenden und zu interpretieren. 

 

Spalten, verbundene Zellen... Jede Hinzufügung von Informationen erfordert eine drastische Formatierung. 

 

Excel wurde nicht für die Planung oder Verwaltung von Projekten entwickelt.

 

Projektplanungssoftware nutzen

Stattdessen empfehlen wir die Verwendung einer speziellen Projektplanungssoftware.

 

Diese Art von Tool ermöglicht es nämlich, den Zeitplan und die verschiedenen Komponenten des Projekts je nach den Gefahren weiterzuentwickeln.

 

Stafiz ist somit ein komplettes Tool, das das Projektmanagement erleichtern soll. Es ermöglicht:

• Zentralisierung von Daten (Zuverlässigkeit);
• Echtzeit-Überwachung (Reaktionsfähigkeit für eine bessere Entscheidungsfindung);

• die Möglichkeit von Datenquerverweisen;
• Kommunikation und Informationsaustausch (Teamproduktivität).

 

Schritt 3: Aufgaben auflisten und priorisieren

Auflisten aller Meilensteine und Aufgaben

Dieser Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme aller Aufgaben vorzunehmen, die während des Projekts ausgeführt werden müssen.

 

Identifizieren von Meilensteinen, Aufgaben und Unteraufgaben

 

Es können Meilensteine, Aufgaben und Unterphasen unterschieden werden, von den breitesten bis zu den genauesten.

 

• Meilensteine stellen Meilensteine dar (z. B. das Senden der Spezifikationen an den Kunden).
• Die Aufgaben repräsentieren alle Elemente, aus denen sich das Projekt zusammensetzt (z. B. Erstellung des Lastenhefts).
• Unteraufgaben sind alle Elemente, aus denen sich die Aufgaben zusammensetzen (z. B. Korrekturlesen und Korrigieren des Dokuments).

 

Detaillierung so viel wie möglich, um Präzision zu gewinnen

 

Je stärker die Aufgaben aufgeschlüsselt sind, desto mehr Einblick in die zu liefernde Arbeit haben Sie.

Auf diese Weise können Sie so genau wie möglich sein, wenn Sie das Budget schätzen müssen.

 

Darüber hinaus können Sie einen genaueren Zeitplan erstellen, um Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Kunden sicherzustellen.

 

Um eine Liste von Aufgaben zu erstellen, können Sie den Projektstrukturplan (PSP) verwenden.

 

Identifizieren von Abhängigkeiten

 

Die Auswirkungen von Interdependenzen verstehen

 

Nachdem Sie alle Aufgaben identifiziert haben, aus denen sich das Projekt zusammensetzt, müssen Sie bestimmen, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen und welche gleichzeitig erledigt werden können.

 

Seien Sie wachsam gegenüber Aufgabenabhängigkeiten

 

Im Falle einer Bäckerei ist es unmöglich, Brot zu backen, wenn das Mehl nicht gekauft wurde. Bei einem digitalen Projekt können die Sequenzen weniger klar, aber genauso wirkungsvoll sein.

 

Wenn dieser Schritt vernachlässigt wird, kann dies Ihren Zeitplan und Ihr Projekt gefährden.

 

Berücksichtigen Sie die Reaktions- und Validierungszeiten Ihrer Mitarbeiter und Dienstleister. 

 

Werkzeuge und Methoden: PERT und kritischer Pfad

 

Es gibt mehrere Tools, die Ihnen helfen, Abhängigkeiten zu identifizieren.

 

Das PERT-Diagramm organisiert Aufgaben in einem Netzwerkformat, um eine ganzheitliche Sicht auf das Projekt zu bieten, sowie Aufgaben, die zuerst parallel abgeschlossen werden müssen, und kritische Aufgaben, um Fristen einzuhalten.

 

Der kritische Pfad besteht darin, das Projekt in die längste Abfolge von Aufgaben zu unterteilen, um das Projekt abzuschließen.

 

Jede Aufgabe, die sich auf die Dauer des Projekts auswirkt, spiegelt sich dann in der gesamten Sequenz wider.

 

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, eine pessimistische Sicht auf das Projekt zu erhalten, um den Projektzeitplan strategisch zu organisieren. 

 

Planen von Aufgaben

 

Sobald Abhängigkeiten identifiziert sind, kategorisieren Sie Aufgaben, indem Sie Folgendes berücksichtigen: 

• die Nebengebäude;
• Prioritäten;
• die erzeugte Wirkung und die Bedeutung jeder Aufgabe.

 

Schritt 4: Legen Sie ein Budget fest

 

Zeitplan und Budget sind eng miteinander verknüpft und müssen daher parallel festgelegt werden. 

 

In Wirklichkeit muss der Projektzeitplan auf der Grundlage von 3 Komponenten gleichzeitig erstellt werden: 

 

1. den Haushaltsplan, 
2. Auswahl von Ressourcen, 
3. Ressourcenallokation.

 

Verlassen Sie sich auf die verfügbaren Elemente 

Sammeln Sie alle Elemente, die Sie für die Erstellung des Budgets benötigen: die Liste der Aufgaben, Abhängigkeiten, Risikomanagement und Ressourcenzuweisung, auf die wir in einem späteren Abschnitt eingehen werden.

 

Je mehr Informationen Sie zur Verfügung haben, desto realistischer kann Ihr Budget sein.

 

Verwenden Sie ein spezielles Tool

Es gibt viele Tools für die Budgetierung , die Ihnen bei diesem Schritt helfen.

 

Um ein geplantes Projektbudget festzulegen, beginnen Sie damit, die Machbarkeit des Projekts zu ermitteln.

 

Hierfür bietet Stafiz zum Beispiel einen Produktionsplan an.

 

Ziel ist es, die erwartete Marge nach Profil oder Phase zu visualisieren.

 

Auf diese Weise bietet es eine präzise Vision, indem es alle Kosten (Einkäufe, Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen, Personalkosten je nach Betriebszugehörigkeit usw.) berücksichtigt.

 

 

Schritt 5: Wählen Sie die am besten geeigneten Profile aus

 

Die Auswahl der Profile ist in einem Projekt unerlässlich.

 

Sie hat in der Tat einen großen Einfluss auf die Zuweisung von Ressourcen, das Budget und den Zeitplan.

 

Eine fehlerhafte Auswahl kann zu Produktivitätsverlusten und unvorhergesehenen Kosten führen.

 

Die Balance zwischen Verfügbarkeit, Appetit und Budget finden

 

Bei der Auswahl von Profilen für ein Projekt geht es also darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Appetit und Kosten zu finden. 

 

Seien Sie vorsichtig, vernachlässigen Sie nicht den Appetit: Ein demotivierter oder passiver Mitarbeiter könnte das Projekt verlangsamen oder Ihrem Ruf schaden.

 

Seien Sie außerdem wachsam bei der Verfügbarkeit, um zu verhindern, dass sich Profile gegenseitig kannibalisieren. 

 

Verwenden Sie Tools: Matching-Engine und Szenario-Builder

 

Um Profile strategisch auszuwählen, vergleichen Sie die verfügbaren Daten. 

 

Stafiz bietet insbesondere zwei Funktionen, die sich ideal für die Auswahl von Profilen eignen: die passende Engine und den Scenario Builder.

 

Das Smart Matching von Stafiz hebt Projekt-/Profilkompatibilitäten unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Motivation hervor.

 

Darüber hinaus kann es besonders für ESNs nützlich sein, da es hilft, potenzielle Profile für eine Verwaltungsgesellschaft nach definierten Kriterien zu identifizieren. 

 

Die identifizierten Profile können dann direkt kontaktiert werden, um die Positionierung zu antizipieren.

 

Darüber hinaus können Sie über das Besetzungsraster die Profile anzeigen, die an zukünftige Projekte angepasst sind.

 

Diese Funktion hilft bei der strategischen Platzierung jedes Profils.

Das andere Profilauswahltool, der Szenario-Builder, ermöglicht es Ihnen, Investitionen zu optimieren.

 

Sie können die am besten geeigneten Profile nach ihrer Relevanz, den erwarteten Margen oder der Auslastung auswählen, um die Rentabilität zu maximieren.

 

Optimieren Sie die Vertriebsleistung

 

Diese Art von Funktion optimiert die Vertriebsleistung in drei Bereichen.

 

1. Gesamtrentabilität, da die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter optimiert wird.
2. Kommerzielle Leistung und Kundenzufriedenheit , da die Projekte dank angepasster Profile gut ausgeführt werden.
3. Mitarbeiterengagement und -bindung, weil Bestrebungen berücksichtigt werden.

 

Schritt 6: Definieren der Ressourcenzuweisung

Einen realistischen Überblick über die Funktionen erhalten

 

Um Ressourcen strategisch zu verteilen und damit die Ausführung des Projektzeitplans zu ermöglichen, ist es unerlässlich, klare und verlässliche Daten zu erhalten.

 

Eine Echtzeitansicht der Fähigkeiten erleichtert somit die Entscheidungsfindung. 

 

Ein Merkmal von Stafiz ist das Angebot von Pre-Staffing , um die Beratungen zu erleichtern.

Dabei werden dann Kriterien wie Urlaub, Weiterbildung oder Teilzeitarbeit berücksichtigt.

Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

 

Der nächste Schritt besteht darin, die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Partei zu bestimmen, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden.

 

In der Tat muss jeder Mitarbeiter wissen, in welcher Phase er oder sie involviert ist und was von ihm erwartet wird. Andernfalls kann der Projektzeitplan und damit der Erfolg des Projekts als Ganzes gefährdet werden.

 

Tools erleichtern diesen Schritt, wie z. B. die RACI-Matrix. So kann geklärt werden, wer was, wann macht und was von ihm erwartet wird. 

 

Schritt 7: Verknüpfen Sie Planung, Personal und Budget

 

Mehrere Schritte bedingen sich gegenseitig und müssen parallel durchgeführt werden. 

 

Daher ist es unmöglich, das Budget festzulegen, ohne das zu verwendende Tool, die Anzahl der Mitarbeiter oder den Umfang der Aufgaben zu kennen, die zur Durchführung des Projekts ausgeführt werden müssen.

 

Auf die gleiche Weise ist es schwierig, sich für die Größe des Teams zu entscheiden, ohne eine Vorstellung vom Budget zu haben.

 

Sie können also damit beginnen, die Anzahl der Stunden und Mitarbeiter zu schätzen, die für jede Aufgabe benötigt werden.

 

Konsolidieren Sie dann das Ganze, um einen Zeitplan zu erstellen.

 

Der Gantt-Zeitplan ist immer noch eine glaubwürdige Option, aber ein umfassendes Projektmanagement-Tool wird einfacher zu aktualisieren sein.

 

Die Planung ist jedoch kein Instrument, das in der Zeit eingefroren ist: Sie ist flexibel, weil sie sich mit der Realität der Projekte weiterentwickelt.

 

Schritt 8: Entwickeln Sie den Projektzeitplan weiter 

 

In der Tat ändert sich der Zeitplan mit dem Projektfortschritt, daher ist eine strenge Projektüberwachung wichtig. 

 

Flexibel bleiben

 

Der Projektzeitplan muss an die Randbedingungen des Projekts angepasst werden.

 

So ist es nicht ungewöhnlich, unvorhergesehene Ereignisse in der Beratung oder IT zu beobachten.  

 

Darüber hinaus können externe Ereignisse Anpassungen erforderlich machen (Umstrukturierungen, rechtliche Entwicklungen, Kriege etc.). 

 

Aus diesem Grund ist es unerlässlich, ein effektives Risikomanagement zu implementieren , bevor ein Projekt gestartet wird.

 

Dieses Bedürfnis nach Flexibilität impliziert den Bedarf an zuverlässigen und zentralisierten Informationen. Dies garantiert dann einen homogenen Informationsstand und erleichtert die Reaktionsfähigkeit bei Abweichungen.

 

Einrichten von Prüfpunkten

 

Bei der Projektbegleitung werden drei wesentliche Punkte überprüft: 

1. Kosten 
2. Ressourcenallokation 
3. die Fristen. 

 

Stafiz bietet Funktionen zur Kostenverfolgung, wie z. B.:

• eine zukunftsorientierte Vision;
• die erwartete finanzielle Landung im Falle einer Änderung des Personals, der Aufgaben oder des Budgets;

• Konsolidierte Daten für alle Teams, mit dedizierten Ansichten nach Abteilungen (z. B. spezifische Ansichten für das Finanzwesen)

 

Darüber hinaus werden auch andere Funktionen verwendet, um die Verteilung von Ressourcen zu steuern.

 

• Planen Sie Ressourcen neu ein (bei Unterlast oder Überlastung) und ermitteln Sie die Verfügbarkeit.
• Visualisierung der Besetzung von nicht abrechenbaren Projekten zur Neuzuweisung von Profilen.

Optimierung neu zugewiesener Aufträge: Möglichkeit, Zeitpläne mit wenigen Klicks zu ändern (Beispiel: Verschiebung von Rechnungsfristen)

Teams aufeinander abstimmen

Die Implementierung eines Projektzeitplans dient auch dazu, die Teams nach dem Projekt aufeinander abzustimmen.

 

Die Zentralisierung der Daten ermöglicht es nämlich, die Projekt-, Finanz- und HR-Teams aufeinander abzustimmen, die einen klaren Überblick über die erreichten Ziele haben. 

 

So kann jede Abteilung die Details jedes Profils pro Projekt haben.

 

Die Projektplanung ist eine der Säulen des Projektmanagements. In der Tat wirkt es sich auf alle Aspekte des Projekts aus: Finanzen, Zeit, Ressourcen. 

 

Die Erstellung eines effektiven Projektzeitplans kann jedoch nicht improvisiert werden. Dieses Dokument muss streng vorbereitet werden, aber es handelt sich um ein lebendiges Dokument, das sich im Laufe des Projekts ändert. 

 

Unser abschließender Ratschlag: Nutzen Sie vorhandene Vorlagen, Tools und Methoden, um Zeit zu sparen, und binden Sie die Teams ein! Dies wird ihr Engagement fördern und Ihnen helfen, einen realistischen und relevanten Projektzeitplan zu erstellen.