Wie können Sie das Management von Projektergebnissen verbessern?

Wenn Sie Projekte verkaufen, stehen Ihre Ergebnisse wahrscheinlich an erster Stelle. Sie bestimmen die Zufriedenheit Ihrer Kunden und tragen zu Ihrem Wachstum bei. 

Um qualitativ hochwertige Projektergebnisse zu erzielen, ist es jedoch notwendig, die Grundlagen des Projektmanagements zu respektieren. Denn wenn das Ergebnis das Endprodukt darstellt, erfordert seine ordnungsgemäße Ausführung bestimmte Schritte, die befolgt werden müssen. 

Was ist ein Projektergebnis?

Das Projektergebnis ist jedes Produkt, Dokument oder jede Produktion, unabhängig von ihrem Format, das den Bedürfnissen des Kunden entspricht.

Das Ergebnis bezieht sich in der Regel auf die endgültige Lieferung des Projekts. Es kann sich aber auch um ein Zwischenergebnis handeln, das während des Projekts geteilt wird, um die Erwartungen zu klären und die eingeschlagene Richtung zu validieren.

Wie definieren Sie die Ergebnisse eines Projekts?

Für die Lieferung eines Projekts können mehrere Formate geeignet sein. Die Art des ausgewählten Ergebnisses wird jedoch auf der Grundlage der Ziele des Projekts ausgewählt.

Im Allgemeinen muss die Definition eines Lieferbestandteils präzise, messbar und innerhalb eines zeitlichen Limits sein.

Was die Auswahl der Ergebnisse betrifft, so ist sie in der Regel das Ergebnis einer Konsultation zwischen mehreren Interessengruppen:

• der Kunde,
• der Projektleiter, 
• der Sponsor. 

Was ist der Unterschied zwischen Aufgabe, Meilenstein und Lieferumfang?

Die Begriffe Aufgaben, Meilensteine und Ergebnisse werden manchmal fälschlicherweise verwechselt. 

• Ein Projektvorgang ist eine Aktivität oder ein Satz von Aktivitäten, die zur Ausführung des Projekts beitragen.
• Ein Meilenstein ist ein Zeitmaßstab. Dabei kann es sich um eine Abschluss- oder Überprüfungsphase eines Lieferbestandteils oder um eine Frist für eine Aufgabe oder Projektphase handeln.
• Das Ergebnis ist letztlich das konkrete Ergebnis eines Projekts.

Welche Arten von Leistungen sind in einem Projekt möglich?

Der Begriff der Projektleistung kann ohne konkrete Beispiele abstrahiert werden. Darüber hinaus kann eine Art von Lieferbestandteil für ein Projekt mehr oder weniger geeignet sein. 

Wir entschlüsseln.

Externe Leistungen für den Kunden 

Ob Zwischen- oder Endlieferungen, externe Liefergegenstände sind für den Kunden bestimmt. 

Der Zweck des Liefergegenstandes kann von einer einfachen Präsentation – z. B. zur Validierung eines Angebots oder zur Erstellung eines Statusberichts – bis hin zum fertigen Produkt reichen.

Interne Leistungen für die Aufmerksamkeit der Teams

Einige Ergebnisse zirkulieren nur intern, innerhalb der Projektteams. Dies kann bei zusammenfassenden Dokumenten, kurzfristigen Planungen oder Modellen der Fall sein.

Dabei handelt es sich um Leistungen, die für die Überwachung oder den Fortschritt des Projekts erforderlich sind und die nicht jedes Mal mit den Kunden geteilt werden müssten. Sie werden insbesondere verwendet, um bestimmte Entscheidungen und Schritte zu validieren.

Was sind die Herausforderungen bei den Projektergebnissen? 

Die Ergebnisse eines Projekts sind während des gesamten Lebenszyklus des Projekts mit vielen Herausforderungen verbunden. Um ein Produkt zu liefern, das den Anforderungen eines Kunden entspricht, müssen seine Erwartungen explizit geklärt und von allen Beteiligten verstanden werden.

Aus globaler Sicht ist das Ergebnis das Ende des Projekts, wofür der Kunde in Ihre Dienstleistungen investieren wird. Es wird daher verwendet, um den Wert eines Projekts zu vertraglichen, aber auch um seine Rechnungsstellung zu rechtfertigen. So kann insbesondere bei Festpreisprojekten die Fertigstellung einer Leistung den Rechnungsprozess auslösen.

Schließlich ermöglichen sie als Produktionsziel, das Management des Projekts um die Lieferphasen herum zu strukturieren.

Die Herausforderungen für den Projektleiter

Der Projektmanager ist für die Qualität der Ergebnisse verantwortlich.

Insbesondere muss er die richtige Formalisierung der Bedürfnisse sicherstellen, aber auch das Verständnis für die von seinem Team erwartete Leistung.

• Kundenbedürfnisse und deren Verständnis durch Teams abgleichen

Eine Aufgabe, die nicht einfach ist, da sie auf ein gutes Verständnis und folglich auf eine klare Kommunikation angewiesen ist.

Die Herausforderung für den Projektmanager besteht daher darin, sicherzustellen, dass die interne und externe Wahrnehmung dessen, was ein gutes Ergebnis ist, aufeinander abgestimmt ist. Es beginnt damit, klare Anweisungen vom Kunden zu erhalten, um eine schleichende Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

Der Projektmanager ist auch verantwortlich für die Überprüfung und Validierung oder Überarbeitung der Liefergegenstände gemäß einer Liste objektiver Kriterien für die Annahme von Liefergegenständen, wie z. B.:

• Qualität
• die Struktur,
• Vollständigkeit.

Dokumente wie das Lastenheft oder eine Projektrahmennotiz erleichtern die Verständlichkeit.

• Koordinieren Sie interne und externe Mitwirkende, um pünktlich zu produzieren

Das Gleichgewicht zwischen der Qualität der Ergebnisse und engen Fristen ist eine weitere große Herausforderung. 

Der Projektmanager kann aufgefordert werden, mehrere Gewerke für die Herstellung desselben Ergebnisses zu koordinieren. Eine Herausforderung, die bei der Anordnung von internen und externen Mitarbeitern im Rahmen einer Ausschreibung von Subunternehmern hinzukommt.

• Erleichtern Sie Validierungsprozesse 

Der Projektmanager muss einen reibungslosen und eindeutigen Validierungskreislauf mit dem Kunden bereitstellen. Das erleichtert den Austausch und fördert die Produktivität. In diesem Sinne wird eine Nachverfolgung der Ergebnisse eingerichtet, um die Rückverfolgbarkeit jeder gelieferten Version zu gewährleisten.

Die Herausforderungen für den Manager

Auf der Seite des Managers steht auf der Ebene der Managementkontrolle auf dem Spiel.  

• Sicherstellung der vertraglichen Konformität der Liefergegenstände 

Der Manager greift auf mehreren Ebenen in die Kontrolle der Lieferbestandteile ein. Er muss zunächst sicherstellen, dass der Projektzeitplan eingehalten wird, und proaktiv eingreifen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Auch der Inhalt selbst wird vom Manager geprüft. Dadurch wird das Risiko verringert, dass Liefergegenstände außerhalb des vertraglichen Rahmens erbracht werden, was einen Verstoß gegen zuvor festgelegte Pflichten darstellen würde. Eine solche Situation würde zu Verhandlungen oder einer Neuorganisation des Zeitplans führen, was die Rentabilität des ursprünglich geplanten Projekts auffrisst.

• Garantieren Sie die Qualität der Ergebnisse

Der Manager stellt sicher, dass die Ergebnisse den wahrgenommenen Wert des Projekts unterstützen.

Er muss sicherstellen, dass er die notwendige Sichtbarkeit über den tatsächlichen Fortschritt der Ergebnisse hat. Dies erfordert ein strukturiertes Projektmanagement.

• Nutzen Sie Ergebnisse als Hebel für Kundenzufriedenheit und -loyalität

Ein nicht konformes oder minderwertiges Ergebnis schadet dem Ruf des Teams oder sogar des Unternehmens.

Eine regelmäßige Kontrolle der Liefergegenstände ermöglicht es, die Risiken einer Ablehnung durch den Kunden und im schlimmsten Fall eines Rechtsstreits zu antizipieren.

Was sind die Herausforderungen für Berater?

Die Berater erhalten die Anweisungen und führen das Projekt aus. Sie beteiligen sich aktiv an der Erstellung, Gestaltung und Umsetzung der erwarteten Ergebnisse.

• Verstehen Sie genau, was Sie liefern müssen 

Berater stehen im Mittelpunkt des Geschehens. Um ein Produkt zu liefern, das den Erwartungen entspricht, müssen sie die Anweisungen klar formulieren. Fehlende klare Informationen über Qualitätskriterien, sowohl inhaltlich als auch formal, können jedoch den Produktionskreislauf in die Irre führen.

• Formate und Fristen einhalten

Die Einhaltung von Terminen wird in der Liste der zu erfüllenden Produktionskriterien zur Qualitätsanforderung hinzugefügt. Da ihnen jedoch die im Zeitplan vorgesehene Zeit auferlegt wird, können sie unterschätzt werden oder die Gesamtauslastung des Arbeitnehmers nicht berücksichtigen.

Die Berater stehen dann unter dem Druck, pünktlich zu liefern, manchmal ohne Handlungsspielraum. Diese Frage einer guten Projektabwicklung hängt daher direkt von einem effektiven und rigorosen Management ab.

• Übernehmen der Validierungsschaltung 

Es liegt in der Verantwortung der Berater, sicherzustellen, dass ihre Arbeit validiert wurde, bevor sie an den Kunden geliefert wird.

Das mehrfache Hin und Her mit einem Projektmanager, der auch für andere Aufgaben mobilisiert ist , kann jedoch demotivierend sein, vor allem, wenn sich der Austausch in die Länge zieht. Dann kann ein Zweifel aufkommen, und die gesamte Produktionskette ist betroffen. 

Die Bedeutung von Deliverables im PMO

Das Projektmanagementbüro hat eine Verantwortung auf der Makroebene. Er stellt sicher, dass die aktuelle Tätigkeit mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht wird. Daher versucht er, aus Erfolgen Kapital zu schlagen, und greift auch im Falle einer Blockade ein. 

Das PMO kann eine Standardisierung der lieferbaren Formate vorschlagen , um die Geschwindigkeit zu erhöhen. Sie müssen dann sicherstellen, dass diese vorgefertigten Modelle von den Teams übernommen werden , indem sie mit den Projektmanagern zusammenarbeiten, um ihre Bedeutung zu kommunizieren.

Er überwacht auch die Produktion, indem er die Qualität der Ergebnisse anhand von Checklisten oder Validierungsworkflows untersucht. Es muss dann sichergestellt werden, dass unter realen Bedingungen Zeit zur Verfügung steht und für die Qualitätskontrolle vor der Auslieferung reserviert ist.

Sobald die Produktion geliefert ist, ist das PMO für die Archivierung verantwortlich. Er nimmt sich auch die Zeit, die Ergebnisse zu analysieren, immer mit dem Ziel, bestehende Prozesse zu optimieren.

Beispiele für Projektleistungen

Da ein Beispiel immer aussagekräftiger ist, bieten wir Ihnen je nach Branche eine Liste mit Beispielen für Projektergebnisse an. 

Die Ergebnisse eines Beratungsprojekts

Es gibt zwei Hauptkategorien von Leistungen in einem Beratungsprojekt : Berichte und Präsentationen.

Zu den Berichten gehören: 

• Diagnoseberichte, 
• den Business Case, 
• wesentliche Leistungsindikatoren,
• die Überprüfung derUnternehmensführung,
• Nachhaltigkeitsplan.

Bei Präsentationen besteht die Wahl zwischen: 

• Prozessabbildung, 
• die strategische Roadmap, 
• Prozesslandkarten und Maßnahmenpläne, 
• den Change-Management-Plan, 
• die Rahmennotiz, 
• Geschäftsempfehlungen, 
• die Folgenabschätzung, 
• das Benutzerhandbuch.

Beispiele für IT-Projektleistungen

IT-Leistungen werden vielmehr nach ihrem Empfänger unterschieden. 

So finden wir als Beispiel für externe Leistungen: 

• eine mobile Anwendung,
• eine Webanwendung,
• Software
• eine Website,
• eine Back-Office-Plattform.

Darüber hinaus gibt es jede Art von ergänzenden Leistungen, wie z. B.: 

• den Quellcode,
• das Testbuch,
• Technische Daten
• Modelle und Prototypen,
• technische Unterlagen
• die Spezifikationen,
• die Abnahmeprotokolle,
• das Benutzerhandbuch und das Benutzerhandbuch.

Bei den Leistungen, die nur intern zirkulieren, finden wir: 

• die Projektcharta,
• den Projektmanagementplan,
• den Projektbericht,
• den Bereitstellungsplan.

Was sind die Ergebnisse eines Projekts für ein PMO?

Im PMO sind Deliverables keine Business-Artefakte an sich, sondern alle Tools, Berichte und methodischen Frameworks, die es ermöglichen, das Management des gesamten Projektportfolios zu verbessern.

Es gibt dann 5 Familien von PMO-Leistungen.

• Der Rahmen und die methodischen Standards:
  • die PMO-Charta,
  • den PMO-Bereitstellungsplan,
  • Bezugsrahmen für bewährte Verfahren.

• Berichterstattung und Dashboards: 
  • das Portfolio-Dashboard,
  • regelmäßige Fortschrittsberichte,
  • Verfolgung von KPIs und Scorecards.

• Risikomanagement:
  • das Risikoregister,
  • Aktionsplan und die Weiterverfolgung der Probleme.

• Ressourcenmanagement:
  • Kapazitätsplanung
  • Der Lastschiedsbericht (Charve vs. Kapazität, Über- oder Unterlast, Empfehlungen).

• Qualitätskontrolle:
  • die Checkliste für die Lieferung,
  • die Bewertung der Lücken zwischen der Projektpraxis und dem methodischen Rahmen,
  • das Feedback-Blatt,
  • den Plan zur Erhöhung der Reife.

Welche Tools sollten verwendet werden, um die Projektergebnisse zu verfolgen?

Die Erstellung und Überwachung von Projektergebnissen ist aufgrund der großen Anzahl der beteiligten Stakeholder schwer zu zentralisieren. Aus diesem Grund kann Ihnen nur die Stafiz-Plattform dabei helfen, Ihr Liefermanagement zu standardisieren! 

Unser Tool wurde von und für Profis in der Projektarbeit entwickelt und bietet seine Funktionalitäten, die aus einem geschäftlichen Bedarf heraus entstanden sind.

Integriertes Missionsmonitoring

Der Mission Tracker von Stafiz zeigt Ihnen den Fortschritt von Projekten. So ist es Ihnen möglich, die durchgeführte Produktion in Bezug auf die Fristen zu setzen und entsprechend zu handeln. 

Verfolgen Sie den Fortschritt eines Projekts und seiner Ergebnisse in Stafiz

Sie können Ihre Angebote auch – zum Beispiel bei Nachverhandlungen – im PDF- oder Word-Format bearbeiten. Diese Änderungen sind praktisch bei der Planung und Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen in Bezug auf Leistungen.

Sie können auch benutzerdefinierte Vertragsvorlagen erstellen und diese für zukünftige Projekte speichern.

Ein Werkzeug zur Befähigung

Stafiz ermöglicht es Ihnen, für jedes Projekt Aufgabenmanager zuzuweisen , was die Koordination und Verfolgung von Ergebnissen erleichtert. Je mehr Ihre Mitarbeiter von den richtigen Tools unterstützt werden, desto mehr nehmen sie eine Haltung der Eigenverantwortung für ihre Aufgaben ein. Sie profitieren dann von einer optimalen Produktivität dank Fluid-Management-Prozessen, weil sie von allen verstanden werden.  

Eine Möglichkeit, die Namen von Managern auf einer Projektseite anzuzeigen, besteht darin, diese Funktion anzuzeigen. Dies sind wertvolle Informationen, um Silos in Großprojekten zu reduzieren.

Wenn Sie Validierungsprozesse konfigurieren möchten (für Zeit, Kosten oder Leistungen), wird der Missionsmanager berücksichtigt und benachrichtigt.

Ein flexibles Personalbesetzungstool

Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Besetzung von Aufträgen zu verwalten, was entscheidend ist, um sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen für die richtigen Aufgaben zugewiesen werden, um die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen.

Intelligente Alarme zur Maximierung des Fokus

Warnungen können durch bestimmte Aktionen oder situationsbasiert ausgelöst werden, wie in den folgenden beiden Szenarien.

• Risikoüberwachung: Sie werden benachrichtigt, wenn bestimmte Missionsindikatoren die festgelegten Grenzwerte überschreiten. So stellen Sie sicher, dass Sie keine dringende Situation verpassen, falls Sie nicht genug Zeit haben, Ihren Dashboards zu folgen. 
• Abgeschlossene Lieferbestandteile: Sie können benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe im Zusammenhang mit dem Entwurf eines Lieferbestandteils geschlossen wird. Dies ist besonders nützlich, um den Validierungsprozess zu beschleunigen.

Diese Benachrichtigungen können direkt auf der Stafiz-Homepage erscheinen oder Ihnen per E-Mail zugesandt werden.

Automatisierte Rechnungsstellung

Stafiz ermöglicht auch die automatisierte Verwaltung der Rechnungsstellung. Nachdem Sie Warnungen und Auslöser eingerichtet haben, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• automatisch Rechnungen aus Stafiz erstellen und versenden,
• Verwenden Sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für den Versand von Rechnungen.
• Verfolgen Sie Rechnungssendungen und -zahlungen.

Im Rahmen der Verwaltung Ihrer Liefergegenstände können diese Rechnungen ausgelöst werden, sobald eine Lieferung fertig und validiert ist.

Projektergebnisse: Best Practices

Sie kennen die Probleme, die mit Projektergebnissen verbunden sind, aber Sie sind nicht immun gegen Managementfehler. Um Sie zu unterstützen, bieten wir Ihnen eine Checkliste mit Best Practices, die Sie für ein gelassenes Management Ihrer Ergebnisse anwenden können!

Die Qualität Ihrer Ergebnisse spiegelt Ihr Fachwissen und Ihre Strenge wider. Sie sind ein großes Problem für Ihr Unternehmen. Um Compliance, wahrgenommenen Wert und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, muss ihr Management strukturiert, kollaborativ und rigoros sein.