Vorläufige Projektplanung: Definition, Rolle und Methoden

In Dienstleistungsunternehmen in Frankreich ist die vorläufige Planung zu einem wesentlichen Standard für das Management von Kosten, Ressourcen und Rentabilität in einer Mehrprojektumgebung geworden. Der Erfolg eines Projekts beruht nicht nur auf einem guten Anfangsrahmen: Er hängt vor allem von der Fähigkeit ab, zur richtigen Zeit vorherzusehen, anzupassen und Entscheidungen zu treffen. Viele Teams arbeiten jedoch weiterhin mit veralteten Informationen oder Prognosen, die zu spät aktualisiert werden, was zu Verzögerungen, Überlastungen und finanziellen Störungen führt.

Diese Lücke zwischen Projektvorbereitung und Umsetzung erzeugt einen dauerhaften Konflikt: Die operativen Teams haben wenig Sichtbarkeit, das Management kann den Umfang nicht vorhersehen, und Personalabteilungen haben Schwierigkeiten, die Rekrutierung zu planen.

Angesichts dieser Komplexität wird die vorläufige Planung zu einem zentralen Werkzeug: Sie verbindet operative Planung, Personal, Kosten, Prognosen und Finanzmanagement in derselben Entscheidungslogik. Richtig angewendet, ermöglicht es es, alle Stakeholder auszugleichen und Übermaße bei Lasten, Fristen oder Margen zu vermeiden.

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie man eine vorläufige Planung aufbaut, überwacht und betreibt : ihre Definition, ihre Herausforderungen, ihre Risiken, Vor- und Nachteile der vorläufigen Planung, ihren Platz im Finanzmanagement, die methodischen Schritte und die wesentlichen Werkzeuge.

Was ist ein vorläufiger Stundenplan?

Vorläufige Projektplanung: Definition

Der vorläufige Projektzeitplan organisiert den Fortschritt des Projekts im Zeitverlauf.

• Welche Aufgaben?
• Welche Meilensteine und Ziele?
• Welche Arbeitsbelastung?
• Welche Kosten?
• Welche Ressourcen, in welcher Reihenfolge und in welchem Zeitrahmen?

Dieses Dokument entwickelt sich im Laufe des Projekts, da unvorhergesehene Ereignisse, Anpassungen des Umfangs oder Verzögerungen die verbleibende Last verändern.

Welche Rolle spielt sie in der Projektplanung?

Der vorläufige Zeitplan dient als Grundlage für das operative und finanzielle Management. Sie erlaubt, entsprechend dem tatsächlichen Fortschritt des Projekts, folgendes: 

• Aktualisieren Sie den Rest, der noch zu erledigen ist;
• Berechnen Sie den verbleibenden Zeitplan neu;
• Eine verlässliche operative und finanzielle Prognose erstellen;

Jede Aktualisierung des Zeitplans erklärt Ihnen die zu treffenden Entscheidungen: wie man die Lasten anpasst, wie man Ressourcen (um)verteilt, welche Aufgaben priorisiert werden sollten, wie man Verzögerungen vorherseht... Das gibt den Teams einen gemeinsamen Maßstab, um die Auswirkungen einer Lücke zu verstehen und zu messen und die Landung anzupassen, bevor es zu spät ist.

Passt der vorläufige Zeitplan in den Projektplan?

Der Projektzeitplan bietet eine makrografische Ansicht Ihres Projekts. Sie beschreibt die wichtigsten Phasen, Hauptaufgaben und wichtige Fristen. 

Der vorläufige Zeitplan reicht bis zur operativen Ebene. Sie beschreibt, wer wann, in welcher Reihenfolge, an welcher Last und für welche Lieferung beteiligt ist. Diese Granularität ist unerlässlich, um von einer strategischen Vision zu einer operativen Vision zu gelangen.

Was ist der Unterschied zwischen einem vorläufigen und einem rückwirkenden Zeitplan?

Ein vorläufiger Zeitplan beschreibt, wie sich das Projekt im Laufe der Zeit entwickeln soll. Es handelt sich um eine Projektion, die es den Teams ermöglicht zu wissen, wie die Aktivitäten durchgeführt werden, wie die Arbeitsbelastung sein wird und welche Ressourcen benötigt werden. Es ist ein dynamisches Management-Werkzeug. Sie passt sich im Laufe der Zeit an, integriert Eventualitäten, bewertet den Rest neu und hebt die Auswirkungen auf Fristen oder Rentabilität hervor.

Die Rückplanung hingegen folgt einer anderen Logik: Sie beginnt mit einem festen Liefertermin, rekonstruiert die Schritte rückwärts und sichert die Einhaltung der Frist, indem sie Spielraum und Abhängigkeiten kontrolliert. Es ist ein Zeitrahmen-Werkzeug , das eine feste Frist sichert, die vom Enddatum beginnt und die Zwischenschritte definiert.

Warum einen vorläufigen Zeitplan erstellen?

Die verschiedenen Herausforderungen der prädiktiven Überwachung

Der vorläufige Zeitplan übersetzt jeden Vertrag oder vorläufigen Arbeitsplan in datierte und messbare Maßnahmen aller Teams. Es bringt die Handlungen des PMO, des Delivery Manager und der Berater in Ordnung. Er bietet dem CEO außerdem einen konsolidierten Überblick über das Portfolio, einschließlich einer Gesamtprognose, die mit der tatsächlichen Kapazität übereinstimmt.

Dazu gehören der Bedarf an Ressourcen, Budgets und Fristen. Der COO verfügt somit über eine dynamische RAF, die mehrere Projekte gleichzeitig leiten kann, ohne das Risiko einer Überlastung der Teams zu vermeiden. Für HR wird der vorläufige Dienstplan zu einem echten Personalplanungsplan : Sie erhalten Einblick in die Arbeitsbelastung und Abwesenheitszeiten, die für die Planung von Rekrutierungen und Ersatz unerlässlich sind, während der COO die Personalbesetzung vor der Sättigung anpasst. Berater profitieren zudem von besserem Überblick über ihre zukünftige Arbeitsbelastung. 

Eine regelmäßige Aktualisierung der Informationen ermöglicht es, die Prognose mit der tatsächlichen zu vergleichen und die verbleibende Arbeit (RAF) sowie die Prognose anzupassen.. Diese Daten zeigen Lücken für den COO auf und ermöglichen es dem PMO, Driften zu erkennen. Der Management Controller verlässt sich auf diese Prognose, um eine konstante Marge zu prognostizieren.

Projektverfolgungsdaten fließen in die Rechnungsstellung, den Cashflow und die Berichterstattung ein. Der CFO ist auf eine verlässliche Prognose angewiesen, um den Cashflow, die Rechnungsstellung und die finanzielle Finanzierung zu stabilisieren. Diese Konsolidierung reduziert die Diskrepanzen zwischen tatsächlichem Fortschritt und Rechnungsstellung.

Die Prognose hilft Management und Personalabteilung, zwischen Schulung, Subunternehmer oder Rekrutierung zu entscheiden. Es ermöglicht es, fehlende Fähigkeiten und Phasen zu identifizieren, die äußere Verstärkung erfordern. Der Business Manager verlässt sich außerdem auf diese Daten, um Verkaufsverpflichtungen und Lieferkapazitäten abzustimmen.

Welche Risiken sind mit dem Fehlen einer vorläufigen Planung verbunden? 

Ein Projekt im Alltag zu überwachen, ist nicht einfach. Diese ändern sich schnell, sodass jede Prognose obsolet wird, wenn sie nicht kontinuierlich überarbeitet wird. Jede Änderung des Umfangs, jede Verschiebung von Lieferungen oder unvorhergesehenes Ereignis verändert sofort die verbleibende Last. Ohne regelmäßige Aktualisierungen verliert der COO die tatsächliche Lesung der Last und das PMO kann keine Drifte mehr vorhersehen, die zu spät erscheinen, um wirksam behoben zu werden.

Leider wird der Rest der Arbeit selten zuverlässig aktualisiert, besonders wenn Teams kein dediziertes Tool haben. Dieser Mangel an vollständigen Daten verschlechtert die Qualität der Prognose und erschwert sowohl die Arbeit des PMO als auch die der Managementkontrolle, die mit ungenauen Prognosen umgehen muss.

Und sobald sich diese Aktualisierungen verzögern, ist die Verbindung zwischen operativer und finanzieller Planung unterbrochen. Der CFO hat eine Lücke zwischen Fortschritt und Rechnungsstellung, inkonsistente Margen und einen schwer zu stabilisierenden Cashflow.

Schließlich bleibt das Multi-Projekt- und Multi-Team-Management in Ermangelung eines einheitlichen Tools komplex.  Delivery Manager müssen blind zwischen konkurrierenden Projekten schlichten, und dem CEO fehlt eine konsolidierte Sichtbarkeit, um Last, Risiko und Wachstumspfad zu verstehen.

Wer kann eine Vorhersage machen?

Die Entwicklung eines vorläufigen Plans ist im Wesentlichen eine Aufgabe, die mehrere Funktionen mobilisiert, von denen jede einen Teil der für das Management notwendigen Daten liefert:

• Der Projektmanager / PMO erstellt den Zeitplan, organisiert die Aktivitäten und aktualisiert den Rest zu erledigen.
• Der Delivery Manager schlichtet über Ressourcen und verwaltet Konflikte zwischen Projekten.
• Der CFO / CFO konsolidiert wirtschaftliche Daten und verknüpft Fortschritt, Kosten und Rechnungsstellung.
• Der Personalmanager / Büroleiter synchronisiert die Betriebsprognose mit der tatsächlichen Verfügbarkeit der Teams.

Diese Zusammenarbeit garantiert eine verlässliche Prognose, die taktische Entscheidungen (Neuverteilung, Priorisierung) sowie strategische Entscheidungen (Rekrutierung, Finanzmanagement, Portfolio-Schiedsverfahren) unterstützen kann.

Die Verbindung zwischen vorläufiger Planung, Prognose und Finanzmanagement

Von der operativen Planung bis zur Finanzprognose

Der vorläufige Zeitplan bildet die Grundlage der Finanzprognose. Sie wandelt Aufgaben, Arbeitslast und prognostizierte Ressourcen in prognostizierte Umsätze, Kosten und Marge bei Fertigstellung um.

1. Jede geplante Aktivität führt zu zukünftigen Produktionen.
2. Wenn Meilensteine oder Lieferergebnisse die Rechnungsstellung auslösen. Diese Produktion spiegelt sich in den prognostizierten Einnahmen wider.

Die Verbindung zwischen Betriebsplanung und Budget ist daher direkt: Eine Änderung des Umfangs, eine Verzögerung bei der Lieferung oder eine Lastverschiebung verändert sofort den finanziellen Verlauf des Projekts. Dieser Zusammenhang kann auch positiv sein: Ein Ressourcenwechsel, eine Steigerung der Fähigkeiten oder ein Outsourcing ändert sofort die Landung.

Um eine verlässliche Finanzprognose zu erhalten, müssen drei Elemente verknüpft werden.

• Die verbleibenden Kosten bestimmen die geschätzten Kosten und die verbleibenden Kosten.
• Die erreichten Zeiten, die die Marge bis heute beeinflussen.
• Direkte Ausgaben , die den Budgetverbrauch bereichern (Subunternehmer, Kosten, Käufe).

Die Budgetplanung basiert auf diesem Zusammenhang zwischen Ausgaben, Kosten und Ergebnissen. Eine ungenaue Schätzung, mangelnde Transparenz über Fähigkeiten oder eine schlechte Prognose nicht abrechenbarer Stunden führen zu Kostenabweichungen. Diese Arbeit fließt direkt in den vorläufigen Finanzplan und den prognostizierten Cashflow-Plan ein: Durch die Kombination der zu leistenden Zeit und der direkten Kosten kann die Finanzabteilung Cashflow, Marge und Ergebnis bei Fertigstellung mit einem höheren Maß an Zuverlässigkeit prognostizieren.

Messung der Abweichungen zwischen der tatsächlichen und der Prognose

Ohne einen systematischen Vergleich zwischen dem Erreichten und dem Prognostizierten bleiben Abweichungen zu lange unsichtbar: Verzögerungen summieren sich, Kosten sinken und die Margen verschlechtern sich ohne jegliche Warnung, die von den Teams genutzt werden kann. In Dienstleistungsunternehmen gehen die vorläufige Planung und Überwachung nicht abrechenbarer Zeiten Hand in Hand: Ohne interne oder Pro-Bono-Stunden ist die Prognose systematisch optimistisch und die tatsächliche Marge weit entfernt von der Prognose.

Die wichtigsten KPIs, um zu überprüfen, ob der Projektfortschritt in Bezug auf Fristen, Arbeitsbelastung und Rentabilität überwacht wird, sind:

• Die Fortschrittsrate: erreicht vs. geplant, nach Meilenstein und nach Lieferobjekt.
• Die Lastvarianz: verbrauchte Tage vs. geplante Tage, pro Profil oder pro Team.
• Der Margin Spread: Marge bis heute vs. prognostizierte Marge beim Anlanden.

Diese Indikatoren reichen nur aus, wenn sie Teil eines Echtzeitmanagements von Abweichungen sind: regelmäßige Überprüfung von Abweichungen, Identifikation von Ursachen (unklarer Umfang, irreführende Schätzung, unvorhergesehene Untervergaben, schlecht zugeteilte Ressourcen), schnelle Entscheidungen zu Personal, Fristen oder Umfang. In Stafiz helfen Projekthistorie, automatischer Vergleich geplanter Zeiten mit tatsächlichen Zeiten sowie präventive Warnungen Ihren Teams zu reagieren, bevor Abweichungen irreversibel werden.

Was sind die Schritte, um einen wirksamen vorläufigen Zeitplan zu etablieren?

Der methodologische Ansatz

Ein zuverlässiger vorläufiger Zeitplan basiert in erster Linie auf einem klaren Rahmen.

1. Definieren Sie die Ziele, Meilensteine und erwarteten Projektergebnisse und zerlegen Sie die Arbeit anschließend nach der WBS-Methode ( Work Breakdown Structure), um die Aufgaben feinstrukturiert zu gestalten.
2. Schätzen Sie die Dauern und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben : Diese Elemente bestimmen gemäß der kritischen Pfad-Methode die Risiken von Engpässen und den Spielraum.
3. Identifizieren Sie kritische Ressourcen: seltene Fähigkeiten, hochgefragte Profile oder externe Abhängigkeiten. Ein rigoroses Bedarfsmanagement (Rekrutierung, Schulung oder Subunternehmer) ermöglicht es, Kapazitäten mit Prognosen abzustimmen und die operative sowie finanzielle Umsetzung zu sichern.

Umsetzung von Planungsgovernance

Eine Prognose ist nur dann wertvoll, wenn sie gelenkt wird. Das Erste, was zu tun ist, regelmäßige Überprüfungen der verbleibenden Ausgaben zu organisieren, die Gebühren zu überarbeiten, die Fristen anzupassen und eine kohärente Prognose zu führen.

Governance beinhaltet auch eine klare Aufteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten: 

• Wer aktualisiert die verbleibende Gebühr? 
• Wer passt die Fristen an? 
• Wer validiert die finanziellen Auswirkungen? 

Diese Transparenz stärkt die Koordination des Projektteams und gibt allen eine gemeinsame Vision von Prioritäten, Verantwortlichkeiten und zukünftigen Entscheidungen. Es reduziert außerdem Fehler und beschleunigt die Entscheidungsfindung. 

Sie können diese Verteilung formalisieren, indem Sie sich auf die RACI-Methode (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) verlassen, um klarzustellen, wer das Sagen hat, wer validiert und wer einfach über Aktualisierungen des vorläufigen Plans informiert wird.

Wie folgt und aktualisiert man einen vorläufigen Zeitplan?

Ein effizienter vorläufiger Zeitplan basiert auf kontinuierlicher und automatisierter Überwachung. Vernetzte Tools sind ein großartiger Ersatz für Excel: Sie aktualisieren die verbleibende Arbeit, berechnen die Prognose neu und synchronisieren automatisch Lasten, Kosten und Verfügbarkeit. Dieses dynamische Update garantiert eine dauerhafte Konsistenz zwischen operativer Planung und Finanzmanagement.

Die Prognose wird unerlässlich, sobald das Projekt Strukturentscheidungen trifft. Um ihre Auswirkungen besser zu verstehen, schauen wir uns die drei Formen der Prognose an, die Entscheidungsfindung strukturieren: 

• Finanzprognosen;
• Kapazitätsplanung
• Risikoprognose.

Finanzprognose

Finanzprognosen umfassen die Vorhersage von Projektkosten, Umsatz und der Gesamtleistung, um sicherzustellen, dass Projekte im Budget bleiben und Rentabilität erreichen. 

Es gibt viele Herausforderungen.

• Unsichere Kostenschätzungen: Marktschwankungen, Inflation und unerwartete Ausgaben erschweren genaue Kostenvorhersagen.
• Überoptimistisches Budgetieren: Viele Unternehmen unterschätzen die Kosten und überschätzen die finanziellen Erträge, was zu Budgetüberschreitungen führt.
• Uneinheitliche Finanzdaten: Unterschiede in den Buchhaltungsrichtlinien zwischen den Abteilungen können zu Unstimmigkeiten und falschen Prognosen führen.
• Zielsteigerung: Die Ausweitung des Projektumfangs über die ursprünglichen Prognosen hinaus kann Kosten und Ressourcenbedarf erhöhen.

Stafiz bietet vollständige Budgetübersicht, Ressourcenschätzungen und eine Analyse der Gewinnmargenauswirkungen. Dies ermöglicht es Ihren Teams, die finanzielle Leistung in Echtzeit zu verfolgen und die Prognosen entsprechend anzupassen.

Beispiel für vorläufige Planung: Visualisieren Sie mitStafiz die Auswirkungen auf die Gewinnmargen.

Kapazitätsplanung Prognose

Ressourcen- und Planungsprognosen helfen bei der Vorhersage der Ressourcenzuweisung und der Projektzeitpläne, um sicherzustellen, dass Projekte effizient abgeschlossen werden, ohne die Teams zu überlasten.

• Unzuverlässige Ressourcenverfügbarkeit: Mitarbeiterfluktuation, Fachkräftemangel und ungeplante Abwesenheiten stören die Ressourcenplanung.
• Schlechte Auslastungsschätzung: Eine falsche Einschätzung des Zeit- und Arbeitsaufwands für Aufgaben führt zu Ineffizienzen und verpassten Terminen.
• Fehlende Echtzeit-Asset-Verfolgung: Ohne aktuelle Transparenz kann die Ressourcenzuweisung ineffizient werden, was zu Verzögerungen führt.
• Widersprüchliche Prioritäten zwischen Projekten: In Unternehmen, die mehrere Projekte durchführen, können Konflikte über die Ressourcenzuweisung den Fortschritt verlangsamen.

Stafiz ermöglicht dank "Needs" eine optimale Allokation von Ressourcen basierend auf Verfügbarkeit, Relevanz für Fähigkeiten und Motivation. Um alle möglichen Allokationen der gleichen Ressourcen besser visualisieren zu können.

Stafiz ermöglicht eine optimale Ressourcenallokation , indem es Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Motivation in Einklang bringt.

Die Echtzeit-Nachverfolgung stellt sicher, dass Teams einen genauen Überblick über die Ressourcennutzung haben, und vermeidet Terminkonflikte und Ineffizienzen.

Mit dem Scenario Builder ermöglicht Stafiz die Batch-Planung von Projekten mit verschiedenen Szenarien, die optimal für die Ressourcenallokation und letztlich die Marge sind.

Risikobasierte Prognosen

Risikobasierte Prognose konzentriert sich darauf, potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zur Minderung zu entwickeln, um Projektstörungen zu verhindern.

Es ist ideal für:

• Hochrisikobranchen mit häufigen regulatorischen oder Marktänderungen,
• Compliance-orientierte Projekte, die Risikobewertungen und Notfallplanung erfordern;
• Projekte mit erheblichen finanziellen, operativen oder Vorlaufzeitrisiken.

Mit den Risikoanalysetools von Stafiz können Ihre Teams Risiken proaktiv identifizieren und mindern, bevor sie eskalieren, was eine reibungslosere Projektdurchführung und eine bessere Risikobereitschaft gewährleistet.

Stafiz automatisiert die Aktualisierung des Zeitplans und der Prognose, um sicherzustellen, dass die Informationen stets zuverlässig und konsistent sind. Betriebsdaten liefern automatisch Last, Kosten und Marge, ohne manuelle Wiedereingabe.

Welche Werkzeuge sollten verwendet werden, um einen vorläufigen Zeitplan zu erstellen?

Mehrere Werkzeuge können verwendet werden, um einen vorläufigen Zeitplan zu erstellen, deren Effektivität jedoch stark je nach Komplexität des Projekts und der Geschwindigkeit der Laständerung variiert.

Der vorläufige Excel-Zeitplan wird für die erste Rahmung weiterhin häufig verwendet, wird aber schnell schwierig aufrechtzuerhalten, sobald sich Projekte, Ressourcen oder Meilensteine entwickeln. Es dauert Zeit zum Aktualisieren, verlässt sich oft auf Senior-Profile und birgt ein hohes Risiko manueller Fehler. Um noch weiter hinzugehen,

Das Gantt-Diagramm ist die gebräuchlichste Darstellung zur Visualisierung von Abhängigkeiten, Dauern und Sequenzen von Aktivitäten. Manuell oder über spezielle Software durchgeführt, bietet es eine strukturierte Lesung. Ohne Verbindung zu Personal und Kosten gibt es jedoch weiterhin einen festen Zeitplan, der schwer aktuell zu halten ist.

Um noch weiter als Excel oder Gantett zu gehen, ermöglicht eine Online-Prognoseanwendung, dass Sie Personal, Kosten, RAF und erreichte Zeit automatisch synchronisieren können, was eine zuverlässige und Echtzeitüberwachung garantiert.

Ein Projektmanagement-ERP wie Stafiz zentralisiert das Management von Planung, Personalplanung und Zeiterfassung und verbindet Ausgaben, Verfügbarkeit, Kosten und Ergebnisse in einer einzigen Prognose.

• Automatischer Gantt: Der Zeitplan übernimmt direkt die Personalbesetzung und wird mit den erreichten Zeiten aktualisiert.
• Echtzeit-Budgetüberlegung : Personalkosten, -ausgaben und Untervergabe fließen automatisch in die Prognosemarge.
• Verbleibende Updates bis Update : Stafiz berechnet die RAF neu und löst Warnungen für zukünftige Abweichungen aus, sodass die Flugbahn angepasst werden kann, bevor eine Abweichung kritisch wird.

Ein vernetztes und automatisiertes Tool wird daher unerlässlich, um eine zuverlässige Prognose zu gewährleisten, insbesondere in mehrprojektigen und wachsenden Umgebungen.