Pourquoi utiliser un outil de staffing ?

Un outil conçu pour répondre aux besoin de votre entreprise.

Aucun d’entre nous n’a connu les ancêtres de nos Mac ou PC, ces ordinateurs sans écran et entourés de centaines de fils. Mais peut-être avez-vous été témoin du premier Macintosh qui a vu le jour en 1984. Ce premier ordinateur personnel a révolutionné l’informatique avec son interface graphique unique ! Les utilisateurs ont découvert des fonctionnalités qui dépassaient leur imagination, leur utilisation de l’informatique a été simplifiée du tout au tout ! 

Et vous ? Est-ce que les tableurs Excel ne sont pas comme ces premiers ordinateurs ? Et les nombreux outils que vous utilisez et non reliés entre eux, comme ces fils qui s’emmêlent ?

Premiers ordinateurs – Années 1930’s

Ne rêvez-vous pas d’un outil qui simplifierait vos tâches administratives ? D’une certaine manière, vous travaillez de la même manière qu’avec un ordinateur sans écran, vous manquez de visibilité…

Un logiciel de staffing peut vous la fournir. Il peut en effet vous aider à simplifier vos processus de recrutement, d’allocation des ressources sur vos projets et de gestion de vos collaborateurs.

En quelques points, comprenez pourquoi :

1 – Une gestion du staffing performante

Ce dont vous avez besoin est un outil intuitif, qui vous permet de gérer vos ressources en toute simplicité. Un outil avec une interface ergonomique améliore votre expérience utilisateur et falicite la prise en main. Une solution telle que celle-ci a cet objectif : vous faciliter la vie et vous rendre plus performant.

L’outil vous permet de simplifier le travail de vos employés en les libérant de tâches répétitives. En effet, ils peuvent entrer eux-mêmes leurs temps passés sur les projets, compléter leurs profils et indiquer leurs disponibilités.

Quand nous parlions de visibilité, voici exactement ce qu’il en est : Vous pouvez bénéficier d’une visibilité renforcée sur les plannings d’équipes et attribuer vos ressources sur des projets.

Sans outil de staffing : Il est difficile d’identifier les meilleurs profils pour vos projets, et encore moins de savoir s’ils sont disponibles ou non, et gérer leurs absences et congés. D’autres outils vous fourniront certaines des données dont vous avez besoin, mais un logiciel de staffing offre de la visibilité en temps réel sur les collaborateurs et sous-traitants.

Vos ressources sont entre vos mains et vous pouvez suivre leurs avancements et taux de charge en temps réel. Gérer votre staffing de manière plus performante vous assure une équipe plus motivée avec un taux de charges adapté et lissé, et donc de meilleurs résultats. Cette visibilité rend le reporting plus exact et les objectifs sont plus assurément atteints.

 

2 – Une planification détaillée et optimisée

Grâce à votre vision complète et totale : Vous saurez qui allouer, où, et sur quelle tâche. Le logiciel prend en charge une grande partie de la planification et vous fait gagner du temps. L’allocation des ressources sur les projets se fait en quelques clics, et si vous le souhaitez de manière automatique.

Puisque vous voyez leurs disponibilités, vous pouvez mieux gérer les plannings de vos équipes. Vous pouvez optimiser leurs taux de charges en temps réel si vous voyez que certains employés sont sur-staffés ou sous-staffés. En prenant en compte ces données et en agissant rapidement pour ajuster la charge de travail de vos équipes, vous améliorerez la rentabilité de vos opérations.

Parce que votre enjeu est de vous assurer que vous respectez votre marge et que vous avez la capacité de travail suffisante pour le niveau de vos projets, il vous faut la bonne visibilité (on ne le répétera jamais assez !). En identifiant qui est sous-staffé et qui peut donc apporter plus de capacité, vous pourrez mieux anticiper le démarrage des projets. Les faire commencer plus tôt ou chercher à en faire davantage.

Si en revanche, la charge de certaines personnes est trop importante, vous pourrez identifier cette surcharge suffisamment tôt. Vous pourrez prendre une décision sur la manière de revenir à un niveau de capacité qui fera croître votre chiffre d’affaires. Vous saurez qui recruter, à quel moment et combien de nouveaux collaborateurs sont nécessaires.

3 – Une recherche des meilleurs talents

Vos projets méritent les meilleurs profils pour les différentes tâches à accomplir et livrables à fournir. Avec une solution de staffing, vous trouverez plus facilement les profils les plus adaptés.

Une solution de staffing vous donne une vision d’ensemble sur les compétences des profils que vous trouvez, sur leur expérience et leurs appétences. Lorsque votre logiciel est équipé d’algorithmes Smart Staffing, ceux-ci vous permettent de trouver des ressources internes ou externes plus pertinentes pour vos projets dans un moteur de recherche de talents.

Faites un staffing Intelligent : Deux possibilités s’offrent à vous : laisser le logiciel affecter automatiquement des ressources sur les projets en croisant des critères de compétence, expérience et disponibilité ; ou faire vous-même votre staffing.

Téléchargez et gardez sous la main les CVs qui ont retenu votre attention en les archivant dans votre base de données pour une prochaine mission.

 

4 – Centralisez vos demandes internes et externes

La collaboration en équipe est primordiale pour votre entreprise. Toute votre organisation peut être simplifiée et la communication entre les employés améliorée. C’est la promesse d’un outil de staffing. Les flux sont automatisés et les bonnes informations sont envoyées aux bonnes personnes au bon moment.

Lorsque des demandes de staffing sont faites par les commerciaux ou responsables de projets, celles-ci sont directement envoyées, traitées et centralisées. Les employés chargés de trouver les bonnes personnes sont notifiés et ont de la visibilité sur toutes les demandes. Les algorithmes proposent ensuite les meilleurs profils selon les préférences de niveau d’expérience, de compétence et les disponibilités.

Plus besoin de passer par votre boite mail ! Vous pourrez être rassurés, car la solution se charge d’une grande partie de vos tâches administratives, échanges au sein de l’organisation, etc. De plus, vous pouvez prévoir des projets avec des ressources autant internes qu’externes.

Le logiciel permet de collaborer avec des sous-traitants externes en tout facilité. L’accès aux plannings et aux profils est similaire et la collaboration entre eux et votre entreprise reste fluide.

5 – Synchronisez

Pour finir, la synchronisation ! C’est important que les employés d’une entreprise restent organisés. Qu’ils soient au courant des modifications sur leur planning instantanément. Si un événement est ajouté, si une tâche est prolongée, ils le sauront. L’information visible dans l’environnement de votre outil le sera aussi dans les calendriers personnels Microsoft des employés après la synchronisation.

Donner de la visibilité aux collaborateurs est l’un des objectifs principaux d’une solution de staffing. Une meilleure gestion des plannings et les infos reçues au bon moment et au bon endroit rendent la gestion de votre organisation plus fluide et performante.

 

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