Le guide du suivi de projet efficace
Qu’est-ce que le suivi de projet et pourquoi c’est important?
Le suivi de projet est l’action d’analyser régulièrement la progression d’un projet et sa performance financière, par rapport à un objectif initialement fixé.
C’est généralement le responsable de projet qui a la charge de suivre le projet. Cette responsabilité implique de respecter un objectif de temps (durée fixée ou délai fixé pour réaliser le projet), un objectif de quantité des livrables, un objectif de qualité des livrables ainsi qu’un objectif de respect du budget de réalisation du projet.
Le suivi de projet est une action nécessaire pour garantir la réussite d’un projet. Beaucoup de raisons peuvent entraîner l’échec d’un projet. Il est donc impératif d’accéder à l’information qui permet de suivre le projet : avancement des tâches, respect du budget et des marges, mise à jour du reste à faire, etc…
En plus de permettre l’anticipation des risques et de mener les actions correctrices, le suivi de projet, permet de prendre du recul pour mieux préparer et budgéter les projets futurs. Lorsqu’une activité requiert de mener de nombreux projets, il faut pouvoir analyser la performance historique pour identifier des corrections à apporter. Par exemple, si les marges sont constamment inférieures à l’objectif, il faut comprendre la raison.
- Les temps passés sur le projet sont-ils fréquemment supérieurs à ceux budgétés ?
- La répartition du temps entre les différents rôles est-elle alignée avec les budgets ?
- Les frais et les achats de sous-traitance sont-ils correctement budgétés ?
- Le pricing des projets est-il trop faible ?
Autant de raisons possibles à confirmer pour pouvoir améliorer la performance future.
Comment mettre en place un suivi de projet efficace ?
Quels sont les projets qui nécessitent la mise en place d’un suivi ?
Idéalement, tous les projets méritent d’être suivis. Même les projets internes qui ne génèrent pas de chiffre d’affaires devraient être suivis pour que la donnée permette de répondre aux questions suivantes : quels sont les collaborateurs qui ont travaillé sur ce projet ? Au global combien de temps les collaborateurs passent-ils sur les projets internes ? Quel est le coût des projets internes ?
Pour les projets qui génèrent du chiffre d’affaires, il est encore plus important d’assurer un suivi de projet pour les raisons évoquées précédemment.
Pour en savoir, consultez notre article sur les phases de la gestion de projets.
Qui doit assurer le suivi de projet ?
C’est généralement le responsable de projet qui doit réaliser le suivi de projet. Son implication est déterminante. Il faut responsabiliser les chefs de projet en leur donnant la charge du suivi de projet. Ils doivent suivre les éléments suivants :
- L’avancement à la bonne cadence du projet
- La réalisation des tâches et la qualité de la réalisation
- Le suivi des coûts et le respect du budget
- Le respect des délais globaux du projet
- La facturation du projet le cas échéant
Le suivi du planning des tâches et des ressources ou staffing
Il faut par ailleurs suivre le planning du projet pour s’assurer que les délais sont tenus.
Cela implique de planifier les tâches sur chaque responsable des tâches, et de vérifier que le niveau de charge est bien calibré. Les contributeurs ne doivent être sous-staffés, ni surchargés pour assurer la bonne exécution du projet.
Des diagrammes de GANTT sont généralement l’approche la plus adéquate pour pouvoir suivre les délais à respecter sur les différentes tâches. Les délais prévus doivent être régulièrement revus par le responsable de projet. S’il faut planifier une charge plus importante que prévu sur une tâche, il faut mettre à jour le planning immédiatement.
Idéalement, l’outil de suivi de projet vous permet de recalculer les coûts futurs au fur et à mesure des ajustements du planning de projet
Quelles actions peuvent être menées lorsque le suivi de projet indique une sous-performance ?
- Réorganiser le staffing du projet futur avec des collaborateurs peut-être plus juniors donc représentants un coût inférieur mais ayant la capacité de réaliser la tâche avec le même niveau de qualité
- Réorganiser les tâches pour réduire le temps restant à passer sur le projet
- Re-négocier le prix du projet avec le client pour permettre d’avoir une rallonge de budget
Pour en savoir plus sur la planification des ressources, consulter notre article : comment mettre en place une gestion du staffing, ou allocation des ressources, efficace ?
Le suivi des KPIs financier – La comptabilité projet comme socle pour le pilotage de projet
Trop régulièrement, les équipes financières ou les contrôleurs de gestion font des analyses de leur côté sans partager l’information en temps réel avec les équipes opérationnelles. Cela entraîne une inertie de le suivi de projet et empêche les sociétés d’améliorer rapidement et efficacement leur rentabilité.
Quels sont les KPIs à suivre ?
Les indicateurs à mettre en place pour assurer un pilotage de projet efficace sont les suivants :
- % d’avancement du projet
- Chiffre d’affaires reconnus à date
- Marge du projet à date et marge à terminaison (en prenant en compte ce qui reste à faire)
- Taux d’avancement des tâches
- Facturation à date vs Chiffre d’affaires reconnus à date
Pour en savoir plus sur les KPIs, consulter notre article : Douze indicateurs à suivre dans le pilotage de projets
La comptabilité de projet reste le cœur du réacteur du suivi de projet. Cette comptabilité de projet permet de suivre plus efficacement la partie financière du projet et donc la performance globale du projet. Allez plus en profondeur et (re)découvrez comment mettre en place une comptabilité projet efficace
