Quels sont les principaux paramètres financiers de la gestion de projet?

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ilà, vous y êtes, vous avez vendu un projet important ! C’est excitant !

Maintenant il faut se mettre au travail, mais il faut aussi s’assurer que votre travail est rentable. Dans une mission au forfait, que l’on soit seul ou à plusieurs, il est primordial de suivre des metrics financiers qui permettent non seulement d’établir que le projet est rentable mais nous donnent par ailleurs suffisament de visibilité pour prendre des mesures si nous dévions par rapport au budget. Les responsable de projets qui mesurent la performance financière en temps réel, sont ceux qui sont les plus performants. Parmi nos clients, le passage à une visibilité en temps réel de la performance permet d’améliorer la rentabilité de +15% à %30%. Alors, que faut-il mesurer exactement pour s’assurer que notre travail reste rentable ? Bien entendu, il y a les chiffre d’affaires et les coûts en face, cela semble trivial. Mais comment anticipe-t-on les dépassements ? Quels sont les meilleurs metrics financiers pour améliorer la performance de vos projets ? Nous vous expliquons les principaux KPIs dans ce post.

Temps homme: Lorsque vous vendez un projet au forfait, vous connaissez a priori le temps que votre équipe et vous-même allez passé sur ce projet. Et généralement vous vendez un nombre de jours avec des Taux journaliers qui vont varier en fonction du staff que vous placez et des phases du projet. Même si vous avez ajouté un discount, vous avez probablement calculé une marge lorsque vous avez soumis votre proposition.

Donc à ce stade, tout l’objectif est de s’assurer que les membres de votre équipe passent autant de temps ou moins de temps, que ce qui était initialement prévu.

La méthode est donc ici d’avoir en permanence les temps mis à jour: temps réalisés, mais aussi le temps futur qui sera passé par chacun sur ce projet. Puisque vous connaissez les coûts de chaque membre de votre équipe et leur chiffre d’affaires, vous allez pouvoir suivre l’évolution de votre marge passée et futur sur ce projet et la comparer à ce que vous aviez prévu. L’utilisation d’une solution qui vous permet de déterminer les taux journaliers de chaque collaborateur interne et externe, ainsi que leur coûts, et a possibilité de lier votre suivi financier de projet à la remonté des temps (Comptes Rendus d’Activité) et staffing vous facilitera grandement la tâche. L’outil consolide les mises à jour de tous les membres dont le chef de projet qui ajuste son staffing, et vous aurez en permanence une vision à jour de la marge totale du projet.

Frais: Il est aussi primordial de suivre les frais et leur impact. Il arrive parfois que vous puissiez refacturer 100% de frais au réel, mais c’est rare. La plupart du temps, les notes de frais sont facturable sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel, et un certains nombre de frais ne sont pas facturables. Prenez par exemple les coûts liés à la phase commerciale: les déplacements pour rencontrer le prospect, les repas des commerciaux… Si vous voulez avoir une vision réelle et complète de la performance du projet, il est nécessaire de mesurer aussi ces coûts non remboursés par le client.

Dans le cas des frais remboursés sur la base d’un forfait (jour, semaine ou mois), il faut vous assurer que votre équipe ne dépasse pas ce montant ou si c’est le cas, dans des proportions acceptables. Dans tous les cas, il faut lier les frais aux différentes phases du projet et mesurer l’impact sur la marge. Dans Stafiz, nous mesurons par ailleurs un metric très utile: le taux de réalisation.

Il vous permet d’anticiper la sur-performance ou la sous-performance d’un projet et facilite la prise de décision pour optimiser la performance financière d’un projet. Voila comment il est calculé:

Montant vendu / [Nombre de jours passés et futurs sur le projet x Taux journaliers]

Bien entendu, le dénominateur prend en compte les différent taux journaliers vendus en fonction des rôles de chaque membre et des phases du projet.

Si le projet se déroule exactement comme prévu par le budget, à savoir, que chaque membre de l’équipe réalise exactement le nombre de jours prévus au taux journalier prévu, votre taux de réalisation sera alors de 100%.

Prenons un exemple: Vous vendez un projet 100 000 €, et prévoyez de staffer un junior pendant pendant 60 jours à 1000€/jour, un senior qui travaille 20 jours à 1500€/jours et un directeur pendant 5 jours à 2000€/day: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100 000). Au début du projet votre taux de réalisation est donc à 100%.

Mais, disons qu’un mois après le démarrage du projet, vous anticipez que votre junior devra travailler 70 jours, le senior 25 jours, et le directeur 6 jours. Désormais, la valeur de votre production est de (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119 500). Le taux de réalisation est donc de:

= 83.7%

Cela ne veut pas dire que votre marge est négative, car vos taux journaliers incluent probablement une marge par rapport au coût réel de votre collaborateur. Mais cela implique que vous êtes en sous-performance de 16.3% par rapport à votre budget initial.

Vous devez trouver des moyens pour revenir à un seuil de performance proche de 100%, soit en accélérant le projet, soit en remplaçant le senior par un junior par exemple ou encore en justifiant d’une augmentation du prix du projet.

Il arrive aussi pendant un projet que votre client vous demande de réaliser du travail en plusDans ce cas, il est nécessaire de revoir le budget initial pour inclure le budget incrémental. Stafiz vous permet de mettre à jour vos plans de production tout en conservant le budget initial, pour garder une visibilité toujours pertinente de la performance.

De nombreuses raisons peuvent être à l’origine de la baisse de rentabilité d’un projet : les coûts commerciaux qui n’ont pas été intégrés dans l’analyse, les frais qui sont plus important que prévus ou simplement du temps passé. Dans certains cas c’est la situation inverse qui se produit. Ce qui est primordial est de toujours ANTICIPER. Il faut avoir la visibilité en temps réel de la rentabilité des projets. Cela permet de toujours mieux pricer ses propositions, d’avoir suffisament de temps pour prendre les actions et corriger une situation de sous-performance ou trouver des moyens de prolonger la mission pour se rattraper.

Et vous, quels sont les autres indicateurs que vous regardez pour suivre la performance financière de vos projets ?

Recrutement actif♦ Google

Google est toujours à la recherche des meilleurs ingénieurs sur des sujets spécifiques. Ils utilisent leur moteur de recherche pour repérer les utilisateurs susceptibles de poser des questions très techniques sur les forums et d’y répondre. Ces utilisateurs recevraient un courrier électronique leur proposant un défi technique et leur permettant de participer au processus de recrutement. Pourquoi ne pas inverser les choses et contacter directement par email les personnes que vous souhaitez recruter?
Riddles ♦ Bletchley Park