Notes de frais


Stafiz propose une large gamme d'outils pour gérer les notes de frais, du scan de facture sur mobile au remboursement aux collaborateurs. Les sous-traitants peuvent aussi créer des frais, et les managers avoir une vision en temps réel sur l'ensemble des frais de leurs missions.

De la création des notes de frais jusqu'à leur remboursement aux collaborateurs et à la refacturation automatique aux clients, gérez et analysez facilement vos notes de frais



Créez vos frais simplement
Il y a deux manières de créer des notes de frais dans Stafiz ; la première consiste à renseigner les champs classiques d'un frais (mission d'imputation, montants, type, ...). Il est également possible d'utiliser notre web app : en cliquant sur l'icône Stafiz sur l'écran d'accueil de votre smartphone, vous accéder directement à l'appareil photo, qui vous permet d'enregistrer une facture et de la charger en ligne en 10 secondes. Vous pourrez alors traiter ces factures prises sur la route lorsque vous aurez un peu plus de temps, au bureau par exemple.

La création des frais est très personnalisable. Commencez déjà par définir les types de frais que vous souhaitez suivre: vous pouvez définir pour chacun d'eux l'utilisation ou non de taxes, le chargement obligatoire ou non de pièce justificative et les comptes TVA. Vous pouvez aussi autoriser certaines personnes à payer avec de l'argent de l'entreprise (du liquide ou une carte bleue par exemple) ; les frais ainsi marqués ne leur seront pas remboursés. Il est également possible de saisir des frais pour une autre personne, ou d'identifier des fournisseurs (vous pourrez donc accéder à une comptabilité fournisseurs complète).


Validez et gérez vos frais
Une fois créés, les frais peuvent entrer dans un circuit de validation. Il y a plusieurs options possibles, par exemple une validation des frais par le responsable de la mission sur laquelle ils sont imputés. Pour lancer ce circuit, deux options : soit la validation est automatiquement demandée dès la création de la note de frais, soit l'utilisateur créé un stock de frais, et les envoie tous ensemble pour validation en lançant manuellement la demande.

Une fois les frais validés, ils sont traités de deux manières ; d'abord, les frais remboursables sont remboursés aux collaborateurs. Ensuite, les frais refacturables sont automatiquement proposés lors de la création de facture sur une mission. De ce point de vue, plusieurs options sont encore disponibles pour refacturer les frais aux clients : montant réel ou montant forfaitaire et maximum de facturation par exemple.


Analysez vos frais
De nombreux rapports vous permettent ensuite d'analyser vos frais. Vous pouvez bien sûr accéder à l'ensemble des frais de l'entreprise, au global, par collaborateur, par mission ou encore par statut (remboursé ou non, refacturé ou non, ...).

Une des meilleures vision sur les frais est celle par mission : dans l'onglet dédié, consultez l'ensemble des frais sur votre projet, par collaborateur, statut, date, etc. Ces frais, s'ils ne sont pas refacturables, sont également inclus dans le calcul de la marge financière du projet.


Fonctionnalités Inclus Extra-flexibilité(1)
Création des frais
Champs classiques d'imputation (mission, montants,...)-
Personnalisation des types de frais
Frais non remboursables (payés avec l'argent de l'entreprise)-
Gestion des taxes, en fonction des types
Gestion des devises
Scan mobile via la web app-
Création de frais par les partenaires et sous-traitants-
Validation des frais
Circuit de validation (plusieurs options)-
Limites de frais pour certaines missions
Refacturation automatiques aux clients-
Remboursement aux collaborateurs-
Rapports sur les frais
Synthèse des frais par mission, par type (refacturable ou non, ...)-
Frais à facturer au client
Montants à rembourser aux collaborateurs--

(1) Comme votre cabinet est susceptible d'avoir des processus particuliers, nous avons particulièrement fait attention à développer un grand nombre d'options pour épouser votre besoin



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