Las particularidades de un ERP para consultoras

Existen varias soluciones en línea exitosas que ofrecen una amplia gama de funciones y abarcan casi todos los sectores. Son una buena base, pero las consultorías afrontan temas muy específicos que deben tratarse con más detalle.

Pero ¿en qué se diferencia un ERP dedicado a empresas de consultoría?

Funcionalidades específicas

Todas las funciones están adaptadas a las empresas de consultoría, en distintos grados. Para la facturación, por ejemplo, los modelos de factura ofertados serán más específicos y podrán incluir tablas resumen de los días pasados el último mes en una misión, por ejemplo.

La gestión de oportunidades y propuestas en el CRM también se adaptará a la problemática de las consultoras, para proporcionar previsiones de facturación y gestionar el “ pipe ”para anticipar caídas en la actividad.
Pero dos áreas destacan especialmente y ofrecen soluciones muy diferentes al software genérico:

Dotación de personal

Esta es una cuestión crucial para las empresas consultoras; Hay que tener en cuenta varios aspectos:

• La disponibilidad de los consultores: necesitas saber qué consultor senior está disponible inmediatamente para hacer una propuesta, y qué consultor junior estará disponible durante 3 meses para el nuevo encargo que acabas de firmar. Un buen programa informático debería presentar esta información con claridad y permitirte modificarla fácilmente durante las reuniones de personal del lunes por la mañana (o el miércoles, si las haces el miércoles).
• Habilidades: no siempre es fácil recordar las habilidades de todos, y puede que ni siquiera sea posible conocer a todos si la empresa es de gran tamaño. Por lo tanto, un software ERP adecuado debe registrar las competencias de cada uno y permitir su búsqueda
• Deseos: para hacer crecer a los consultores al someterlos a diversos tipos de tareas, y para fomentar su retención adaptando la programación de personal (en la medida de lo posible) a sus deseos, es necesario poder registralos y tener acceso a ellos a la hora de tomar decisiones.

En definitiva, los ERP específicos permiten encontrar fácilmente una respuesta a este tipo de problemas: “Busco un consultor senior disponible para 2 meses a partir de la próxima semana, quiero que sea un crack en Excel porque habrá mucho modelaje que hacer, y si podemos evitar a Jean, es porque quiere cambiar de cliente” => el software debe presentarle algunas opciones.

Gestión del proyecto

El segundo elemento particular de las consultoras es la noción de rentabilidad de la misión, que puede adoptar dos formas y es más importante en la modalidad de "precio fijo":

• Modo "pago por uso": los días reales se facturan al cliente, al final de cada mes, por ejemplo. Por lo tanto, es importante que el software cuente los días (esto es bastante básico) y lleve un control preciso de lo que se ha facturado y lo que queda por facturar (honorarios y gastos). Los recuentos de tiempo y las alertas de facturación facilitan el trabajo del gerente
• Modo "precio fijo": cuando se vende a precio fijo, se vende un resultado, y es el gestor quien debe gestionar el equilibrio entre la satisfacción del cliente (más días de trabajo) y la rentabilidad (menos días de trabajo). Por ello, el software debe apoyar su trabajo ofreciendo una visión permanente del número total de días previstos, para poder anticipar su rentabilidad del proyecto.

El nivel adecuado de opciones

Un segundo punto muy importante es el equilibrio adecuado entre un número suficiente (e incluso grande) de funcionalidades y la facilidad de uso que necesariamente proviene de un número reducido de funcionalidades.

Los consultores tienen suficiente trabajo para construir el futuro de sus clientes, y a veces se descuidan las tareas administrativas, concentradas en cualquier caso en un número muy limitado de funciones (honorarios, confirmación de jornadas, etc.). Incluso los asociados, que podrían tener acceso a un gran número de informes, sólo consultan un número muy limitado de indicadores.

Un bon ERP pour cabinet de conseil doit donc permettre de gérer l'ensemble des fonctionnalités jugées indispensables par l'entreprise (plus quelques fonctionnalités additionnelles à bonne valeur ajoutée), sélectionner les quelques indicateurs majeurs sur chaque sujet, et rester simple, intuitif et rapide a utilizar.

Es importante tener una gran flexibilidad para que los gabinetes más grandes tengan todas las funciones que les interesan, pero los más pequeños no estén llenos de botones que no les interesan.

Todo en uno

El último elemento importante es la integridad de los módulos ofrecidos. Las empresas de consultoría, al no encontrar una solución completa, a menudo se ven obligadas a lidiar con soluciones incompatibles, una para la confirmación de tiempos, otra para el CRM, para realizar exportaciones a nómina, etc.

Trabajar en un único sistema garantiza un entorno coherente que ahorra tiempo a todos (especialmente a las funciones de soporte que, de otro modo, tendrían que realizar todas las transferencias de archivos entre sistemas). Cuando toda la información está disponible de inmediato, el debate es más fácil y los equipos se centran directamente en tareas con valor añadido real.

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