¿Cómo configurar una contabilidad de proyectos eficaz?

18 de septiembre de 2023

La contabilidad de los proyectos se refiere a la forma de contabilizar y hacer seguimiento de proyectos y sus costes. Proporciona una medida precisa del rendimiento financiero de un proyecto y permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas sobre las medidas que deben tomarse para mantenerse dentro del presupuesto. La contabilidad del proyecto también puede ayudar a identificar los riesgos potenciales y evaluar los riesgos para el margen de un proyecto. En definitiva, es un componente esencial de todo buen gestor de proyectos. Antes de entrar en los detalles de los pasos a seguir, es importante recordar los conceptos principales.

¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?

Toda contabilidad de proyectos implica establecer un presupuesto previsto al inicio de cada proyecto. Este presupuesto debe incluir todos los costes que se van a imputar al proyecto (tiempo empleado por los empleados, compras, gastos de viaje, etc.). Debe permitir prever un margen. A lo largo del proyecto, el presupuesto se revisará periódicamente y se rehacerá el cálculo del margen previsto para garantizar que el rendimiento financiero del proyecto esté ahí.

Es importante conservar los documentos justificativos de los costes invertidos en el proyecto (hojas de horas, recibos de gastos, facturas, etc.), así como poder justificar los costes previstos (planificación de proyectos futuros, etc.). De hecho, en la medida en que estos costos sean un elemento central del cálculo contable (detallado a continuación), es necesario poder explicar y justificar que los cálculos respetan las normas contables.

Cuando se crea un presupuesto de proyecto, es importante indicar todas las líneas de costos. Es necesario tener en cuenta el tiempo empleado en el uso de recursos internos, las compras de servicios externos (a autónomos por ejemplo), los gastos de viaje, incluso aquellos que serán refacturados, la posible compra de productos que serán revendidos durante el proyecto.

Contabilidad del proyecto – Plan de producción

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Los pasos a seguir para configurar la contabilidad de proyectos

1. Elija la metodología de reconocimiento de ingresos adecuada

Existen varias metodologías para reconocer el volumen de negocio en la contabilidad de proyectos. Para hacer la elección correcta, es necesario ponerse en contacto con su contador, que puede explicarle los detalles de las diferentes metodologías y ayudarle a elegir las metodologías adecuadas para sus proyectos específicos. Sin embargo, a continuación se presentan las principales metodologías de reconocimiento del volumen de negocios y las normas asociadas.

a. Reconocimiento de ingresos al finalizar

En esta metodología, los ingresos solo se reconocen una vez finalizado el proyecto. Todos los ingresos relacionados con el proyecto se reconocen en el período actual cuando el proyecto se completa oficialmente. No será posible reconocer el volumen de negocios antes de este plazo. Para que el proyecto se “completa” adecuadamente, el cliente debe confirmar que el servicio que solicitó se ha completado en su totalidad. Esto se puede hacer, por ejemplo, con un albarán de entrega validado por el cliente.

b. Reconocimiento de rotación al ascender

Para proyectos más largos, puede ser aceptable a efectos contables reconocer los ingresos a medida que avanza el proyecto. Al final de cada ejercicio contable se realizará un cálculo del avance y se reconocerá la facturación en proporción a este avance. En este caso, el método de cálculo del progreso debe ser preciso y uniforme para que los cálculos del volumen de negocios puedan ser válidos. A menudo, el progreso se calcula en función de los costos.

Esto permite calcular el progreso con mayor precisión que un simple cálculo basado en el trabajo realizado. En efecto, cuando el presupuesto del proyecto incluye, además del trabajo realizado por los colaboradores internos, compras y servicios externos, es necesario poder incluir un seguimiento exhaustivo, y el criterio común del coste funciona bien.

c. Reconocimiento de facturación al facturar

Cuando la contabilidad del proyecto lo permite, el método de reconocimiento de la facturación en el momento de la facturación implica que la facturación está alineada con la facturación. El volumen de negocios reconocido en el período será igual a la facturación generada en el mismo período. Para proyectos que se facturan por tiempo invertido, esta suele ser la metodología elegida para simplificar los cálculos.

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2. Calcular correctamente el progreso de un proyecto con un software de control de proyectos

Como se ha visto anteriormente, cuando el volumen de negocios del proyecto se reconoce sobre la base de un porcentaje de finalización, también debe elegirse la metodología correcta para calcular el progreso. Si los proyectos son sencillos y el avance de las obras en el tiempo permite definir con precisión el porcentaje de realización del proyecto, el método puede ser aceptado por el contador o el auditor financiero.

En cambio, cuando los proyectos son complejos, con diferentes líneas de costes y compras de productos, probablemente se prefiera la metodología de costes. Por lo tanto, es necesario poner en marcha procesos que permitan alcanzar los siguientes objetivos al final del periodo contable :

  • Recuperar datos de costos precisos para cada proyecto (costos humanos, servicios externos, costos, etc.)
  • Permitir a los gestores de proyectos reevaluar el trabajo restante del proyecto y, por tanto, el presupuesto total, para poder calcular el progreso en forma de porcentaje

Un software ERP o un software de control de proyectos te permite realizar estos cálculos fácilmente y simplifica el seguimiento del proyecto y de su presupuesto, las actualizaciones y los cierres contables. La contabilidad de proyectos es más fácil de implantar con una solución ERP.

       Para averiguarlo, consulte nuestro artículo sobre La guía para un seguimiento eficaz de proyectos .

 

3. Cómo calcular correctamente los márgenes del proyecto

En una contabilidad de proyectos bien realizada, el cálculo del margen del proyecto debe ser preciso y tener en cuenta todas las variables del proyecto.

Volumen de negocios :

Primer elemento clave del margen, el cálculo de la facturación del que se descontarán los costes del proyecto. No será lo mismo dependiendo de la metodología de reconocimiento de la facturación. Dependiendo del tipo de proyecto, su software ERP normalmente está configurado correctamente para aplicar la metodología correcta de reconocimiento de ingresos.

Por lo tanto, el volumen de negocios de un proyecto de precio fijo se reconocerá al finalizar o al avanzar. Mientras que el volumen de negocios de un proyecto gestionado se reflejará más a menudo en la factura. Si se vuelven a facturar costes, compras o subcontrataciones, hay que tenerlo en cuenta porque estos elementos se suman a la facturación del proyecto.

Costos :

3 criterios importantes: debe haber

  • integridad de los costos
  • que estos costos son reales, es decir que los montos no son estimaciones sino costos reales
  • y que su registro se realizó durante el ejercicio contable correcto.

Asegúrate de que tu software de supervisión te permite cumplir estos tres criterios. Por lo tanto, para ser completo, hay que tener en cuenta los costes de personal (tiempo dedicado al proyecto multiplicado por el coste asociado), las compras de servicios (por ejemplo, los costes facturados por un autónomo), los gastos como los viajes y las compras de productos y materiales.

La fiabilidad de los costes depende de tu software ERP o software de gestión empresarial. Cuanto más integrado esté, más fiables serán los procesos y los costes. Registrar en el periodo contable correcto también significa poner en marcha procesos que obliguen a los gestores de proyectos a realizar un seguimiento de los costes y garantizar que todos ellos se registren en las fechas correctas.

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4. ¿Qué acciones pueden mejorar los márgenes?

La contabilidad de proyectos le permite definir las reglas para gestionar adecuadamente los proyectos. Pero cada empresa tiene un cierto grado de libertad en el enfoque analítico. Por ejemplo, los márgenes del proyecto se pueden dividir en dos líneas para refinar el análisis de desempeño. Un primer nivel de margen, denominado margen bruto del proyecto, incluye los llamados costes externos: compras, gastos, etc. No incluyen los costes salariales de la empresa.

Para pasar del margen bruto al margen neto sumamos a los costes el importe correspondiente al coste salarial para la empresa del tiempo dedicado por los colaboradores internos al proyecto. Una herramienta para Control de horas en proyectos y tareas es necesario para que este cálculo sea preciso. Estas son las acciones que pueden mejorar los márgenes:

Márgenes de seguimiento

Y sí, parece una estupidez, pero sólo puedes mejorar lo que sigues. Sin embargo, muy pocas empresas controlan con precisión los márgenes de sus proyectos. Al instalar un seguimiento preciso y regular de los márgenes, es innegable que el rendimiento mejorará porque el seguimiento proporcionará visibilidad sobre las cuestiones que afectan a los proyectos.

Empoderar a los directores de proyectos

Ellos son los que deben hacerse responsables de sus márgenes. Al brindarles los medios para conocer automáticamente la evolución de su margen y el acceso para actualizar el resto del proyecto, ciertamente puede contar con ellos para mantener el presupuesto.

Gana con anticipación

El software que le permite gestionar mejor la previsión de costes y asociarla con el seguimiento de los costes reales le proporciona una ventaja. Stafiz, por ejemplo, le permite gestionar la carga de trabajo de los empleados, los costes futuros y le notifica cuando los márgenes se desvían de los proyectos.

5 – Falta de dirección por parte de los líderes

  1. Seguimiento de los márgenes : Y sí, parece una tontería, pero sólo puedes mejorar lo que se rastrea. Sin embargo, muy pocas empresas controlan con precisión los márgenes de sus proyectos. Al instalar un seguimiento preciso y regular de los márgenes, es innegable que el rendimiento mejorará porque el seguimiento proporcionará visibilidad sobre las cuestiones que afectan a los proyectos.
  2. Hacer que los gestores de proyectos rindan cuentas: son ellos los que deben responsabilizarse de sus márgenes. Al darles los medios para conocer automáticamente la evolución de su margen y el acceso a la actualización del trabajo restante en el proyecto, sin duda puede contar con ellos para mantener el presupuesto
  3. Ganar en anticipación: un software que te permite gestionar mejor las previsiones de costes y vincularlas al seguimiento de los costes incurridos te da una ventaja. Stafiz, por ejemplo, te permite controlar la carga de trabajo de tus empleados, los costes futuros y te notifica cuando los márgenes se desvían de los proyectos.


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