Personal para una mejor gestión de los proyectos

Gestión de personal y recursos
Shannon M 12 de marzo de 2021

Para completar un proyecto paso a paso, es necesario prever todos los recursos necesarios. Esto es posible gracias a la dotación de personal. Un buen plan de personal debe ser muy detallado y debe incluir todo lo que se necesita para completar el proyecto: la cantidad de mano de obra, equipos y otros materiales. Una buena planificación es lo que da confianza a los interesados para embarcarse en un proyecto.

¿Por qué hacer la dotación de personal cuando se está a cargo de un proyecto?

La dotación de personal comienza durante la fase de planificación del proyecto. Lo establece el responsable de la gestión de los recursos del proyecto, que identifica los recursos necesarios para el mismo. Una buena dotación de personal contribuirá a reducir el presupuesto y ayudará a comprender mejor los diferentes gastos. Si podemos darle una recomendación, sería crear una plantilla de personal estándar.

Durante la dotación de personal, intente crear dos tipos de planes:

  • Un hipotético plan de recursos: sin sus limitaciones
  • Un plan real: basado en su disponibilidad real

Prepárese para diferentes eventualidades creando escenarios hipotéticos "qué pasaría si" durante su planificación para anticiparse mejor a lo inesperado. Incorpórelos posteriormente a la planificación del proyecto. Hacer esto le permitirá ver cómo estas cosas podrían afectarlo y planificar los recursos de contingencia para responder a los riesgos a los que se enfrentará el proyecto.

 

La importancia del personal :

Al igual que los humanos necesitan comida, agua y comodidad para vivir, los proyectos necesitan recursos para alcanzar sus objetivos. La principal ventaja de la contratación de personal es poder controlar los plazos de los proyectos y las entregas a los clientes en tiempo real.

 

Las ventajas de la dotación de personal :

Los interesados disponen de un presupuesto limitado para proyectos, y los costes operativos de la gestión de un proyecto han aumentado. Por lo tanto, es imperativo garantizar que los recursos del proyecto no se desperdicien.

Es obvio que hacer un proyecto con un gran presupuesto es mucho más fácil. Pero la mayoría de nosotros tenemos que hacerlo con presupuestos relativamente ajustados, lo que supone un verdadero reto. Por ello, la dotación de personal es crucial. La parte más complicada de la gestión de proyectos es la asignación de recursos. El uso de una herramienta de dotación de personal le permitirá hacer esto más fácilmente y la mitad de su proyecto ya será un éxito. En primer lugar, cree una lista de los recursos que necesita y asígnelos a las tareas cruciales. Esto le permitirá asignar el resto a las demás tareas de manera eficiente y precisa.

 

¿Cómo se relaciona la dotación de personal con la gestión de proyectos?

El PMI realizó una encuesta a 4.455 directores de proyecto que tenían dificultades para planificar sus proyectos. Es decir, completar las tareas dentro del presupuesto o a tiempo, etc. Estos problemas salen a la luz cuando no hay una dotación de personal sólida.

 

¿Qué ocurre si no hay personal en un proyecto?

 

  • El 48% de los proyectos no cumplen los plazos
  • El 43% de los proyectos superará el presupuesto asignado
  • El 31% de los proyectos no alcanzará sus objetivos

¿Lo entiendes ahora? La dotación de personal es una parte integral del proyecto y no puede evitarse. Si lo hace, no podrá hacer un seguimiento de su presupuesto y de los recursos que trabajan en el proyecto. Omitir la casilla de personal condenará el proyecto al fracaso.

Los beneficios de un proyecto son proporcionales a los recursos necesarios para llevarlo a cabo. No es complicado asignar recursos en términos de materiales e infraestructura, lo que es más complicado es planificar y programar las tareas y el tiempo de cada miembro del equipo.

Las ventajas de la dotación de personal :

  1. Conocer tus recursos y saber cómo utilizarlos te ayudará a evitar algunos de los obstáculos antes de que surjan.
  2. Identificar si hay recursos sobreasignados en una tarea. Calcule la dependencia de los recursos conociendo la carga de trabajo de su equipo. Esto le ayudará a reducir el agotamiento de los recursos.
  3. Crea un límite de recursos necesarios para cada actividad. Asegúrese de que se respeta estrictamente el límite.
  4. Después de saber lo que se necesita para lograr el proyecto, hay que crear el plan de personal y medir el ROI del proyecto.
  1. Fechas previstas para cada tarea: debe incluir el tiempo que necesitan las personas que trabajan en el proyecto, el alquiler de equipos y el alquiler del lugar del proyecto.
  2. El número de recursos necesarios para cada tarea del proyecto: muchos de ellos se utilizan a diario, así que prepárate para establecer un calendario detallado para determinar cómo se utilizarán.
  3. Haz un calendario detallado de los recursos para controlar los tiempos y el dinero gastado, y añádelos a un calendario para llevar un control.

Paso 1: Hacer una lista de recursos

Dispone de todos los recursos necesarios para tu proyecto y los estructura por tareas. A continuación, decida cuál de ellos sería el más adecuado para trabajar en cada tarea. Explica su función y decide qué equipo necesitas para el proyecto (ordenadores, material de oficina, maquinaria, etc.). Esto podría incluir: madera, acero, cemento, etc.

Paso 2: Estimar el consumo de recursos

Determine la cantidad de recursos que se utilizarán de la lista de recursos durante el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo: ¿Cuántas horas al día debe trabajar la plantilla? ¿Cuántos tipos de equipos necesito contratar para el proyecto?

Haga lo mismo con los materiales utilizados en el proyecto. Por ejemplo: ¿cuánta madera y de qué tamaño se necesita? Lo mismo ocurre con la planificación de los recursos materiales, como las licencias de software para ordenadores.

Sea preciso con sus estimaciones y añada los datos a su software de gestión de proyectos. Intenta averiguar cuándo se consumen los recursos y cuál es la tasa de consumo de ese día. Disponer de los datos adecuados le ayudará a asignar sus recursos de forma más eficiente.

Paso 3: Crear un plan de recursos

A partir de la información recopilada en los dos primeros pasos, cree su plan de recursos. Especifique los recursos, los plazos y el consumo a lo largo del proyecto. Cuantifique el consumo de recursos por día, semana o mes. A continuación, calcule el total de recursos (cuantificados) semanal o mensualmente. Reserve algunos recursos para hacer frente a los problemas que inevitablemente surgirán durante el ciclo de vida del proyecto.

Técnicas de dotación de personal :

1. Asignación de recursos :

Asigne sus recursos en función de las habilidades y capacidades de los miembros del equipo. De este modo, su proyecto se llevará a cabo con mayor calidad y eficacia. También será más fácil de gestionar si todo el mundo realiza tareas con las que está familiarizado y para las que tiene conocimientos. Para una mayor claridad en la asignación de tareas y un análisis más detallado de los recursos, utilice los informes de asignación de recursos del proyecto. Estos informes ayudan a reducir los retrasos en la planificación y a evitar salirse del presupuesto.

2. La nivelación de los recursos :

Esta técnica ayuda a identificar los recursos que se utilizan en exceso o en defecto en sus proyectos. Por ejemplo: un gestor de proyectos de TI con conocimientos y habilidades de codificación puede ayudar a un equipo de software a corregir errores. Esto puede ayudar a que el proyecto reduzca la necesidad de contratar personal externo para asesorar sobre los errores de codificación si esto es un problema.

3. Previsión de recursos :

La previsión de recursos permite predecir el número de recursos necesarios antes de que comience un proyecto. A la hora de planificar el proyecto, esta técnica ofrece una mayor visibilidad de las limitaciones, los costes imprevistos y los riesgos. El gestor de proyectos debe conocer a fondo el proyecto y sus objetivos para poder hacer predicciones. Por supuesto, el director del proyecto debe conocer todos los recursos disponibles en la organización para poder llevar a cabo las previsiones.

Conclusión:

Disponer de un plan de recursos preciso, con información detallada sobre las personas y los materiales que intervienen en el proyecto, es la clave del éxito de la dotación de personal. No asigne más de tres tareas a sus recursos a la vez si no quiere obstaculizar su eficacia. Como cada proyecto es único, los cambios en el calendario son inevitables y la estructura de asignación del trabajo también cambiará. Sin embargo, hay que intentar minimizar la confusión en la asignación de recursos para obtener mejores resultados.

Establezca un orden de prioridad de las tareas para garantizar que las más urgentes se realicen a tiempo, no por orden de preferencia. Tenga una visión realista de su grupo de trabajo en cuanto al tiempo que le llevará completar una tarea específica. También hay que saber qué necesitan para hacerlo y cómo encaja con los objetivos de la organización y las partes interesadas.

La dotación de personal ha cambiado mucho en los últimos años. Ya no necesitas hojas de cálculo ni pizarras para organizarte. Una herramienta de gestión de proyectos, o un software de dotación de personal como Stafiz, pueden ayudarle a maximizar su tiempo y el de su equipo, y a cumplir su presupuesto y sus plazos de forma eficaz.

 

 

Lea también: Gestione mejor sus equipos con una herramienta de dotación de personal