Equípate con un ERP para gestionar tu actividad de consultoría en 2023

25 de agosto de 2023

¿Por qué deberías equiparte con un ERP?

  • ¿Utilizas plantillas de Excel para gestionar tu personal y tus proyectos? Sin duda están muy bien hechas, pero empiezan a ser limitadas en un contexto de crecimiento.
  • Las diferentes herramientas que utiliza no se comunican bien entre sí: ¿una herramienta para realizar un seguimiento de sus contratos y su facturación, otra para sus gastos, una herramienta diferente para sus vacaciones y otra para su personal?
  • ¿Te falta visibilidad en la planificación de la plantilla, los empleados y los equipos? ¿Tus empleados sólo tienen una visión limitada de los horarios? Identificar en tiempo real a la persona adecuada para dotar de personal a un proyecto en función de su disponibilidad, permisos, habilidades, experiencia previa y competencias es cada vez más complicado, sobre todo en tiempos de crisis y a distancia...
  • ¿Te resulta difícil conocer la rentabilidad en tiempo real de tus proyectos? ¿No sabes si el proyecto se desvía del presupuesto en términos de tiempo y costes? ¿O tienes que esperar hasta el final del periodo para tener una idea clara?
  • ¿El equipo de asistencia de tu empresa dedica al menos un día al mes a facturar a los clientes? ¿Tus herramientas no son lo suficientemente potentes como para facturar todos tus proyectos en bloque?
  • Gestionar a los subcontratistas no es fácil. ¿Tienes que contabilizar dos veces el tiempo empleado por tus subcontratistas, así como tus costes?

No dejemos de lado estos problemas, que lamentablemente son demasiado comunes.

¿Cómo podemos responder a estos problemas y ahorrar tiempo?

Hoy en día, las empresas de consultoría más exitosas son aquellas con procesos más maduros y automatizados. Un estudio de SPI Research de 2019 muestra que las empresas de consultoría con los procesos más maduros experimentan un crecimiento más fuerte. Tienen tasas de carga más altas, mejor entrega de proyectos a tiempo y mayores ingresos por empleado.

Fuente: SPI Research – febrero de 2019

Las empresas de consultoría enfrentan constantemente el desafío de alinear de manera óptima al personal y al mismo tiempo entregar proyectos a tiempo Y de manera rentable.

Un ERP para consultoras puede resolver este problema. Al fin y al cabo, lo que hace perder mucho tiempo son las tareas administrativas y todo lo que ocurre en la fase de preventa.

  • Gestión de recursos
  • Tareas administrativas no facturables
  • Facturación
  • Planificación empresarial

Aunque estas tareas son importantes, suponen una pérdida de ingresos o de tiempo personal. El ERP puede minimizar estas tareas. Al mismo tiempo, proporciona información valiosa para mejorar los índices de realización. Pero también la rentabilidad del proyecto y la satisfacción del cliente.

Los ERP se actualizan e improvisan su solución informática integrada. La mayoría de las grandes empresas de consultoría utilizan soluciones diferentes.

01. ¿Qué te permite TENER un ERP?

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning. Es un software que permite gestionar todos los procesos de una empresa. Estos ERP, como Stafiz, adecuados para empresas o consultoras, consultoras IT, agencias, etc., han evolucionado mucho en los últimos años.

Las interfaces son:

  • Más ergonómicas
  • Más fáciles de manejar
  • Escalable
  • Intuitivas y móviles
  • Son muy fáciles de usar y pueden ser utilizadas por cualquier persona: gerentes, jefes de proyecto, RRHH, contables, empleados, etc.

La ventaja de elegir esta herramienta es, en primer lugar, la certeza de que el software entiende la empresa y se adapta a sus necesidades. El ERP entiende los problemas de los clientes y enfoca la herramienta para dar las respuestas adecuadas a los equipos.

a. Las principales ventajas:

  • Muy fácil de configurar
  • Comienza rápidamente
  • Se ajusta a las necesidades  (utilizar más módulos, añadir colaboradores, añadir plantillas de facturas y presupuestos)
  • Gran dominio de los parámetros.
  • Personalizando la herramienta

b. Automatización de procesos:

Al ofrecer acceso a cada empleado, tus datos se actualizarán en tiempo real y tus diferentes departamentos se interconectarán más fácilmente.

  • Los datos vinculados a las propuestas permiten a la dirección conocer la previsión de facturación.
  • La licencia reduce la disponibilidad, que se utiliza para las decisiones de personal .
  • El empleado que actualice sus tiempos generará un recálculo en tiempo real de los márgenes y desempeño de un proyecto.
  • Todos los datos de la factura están disponibles y cuando se completa un hito de un proyecto, la factura se prepara automáticamente.

c. Una herramienta en la nube

Un ERP en la nube para empresas de consultoría te permitirá beneficiarte de una herramienta escalable que mejora mes tras mes. Y no hay ningún cambio de precio.

  • Interfaz mejorada periódicamente
  • Mejor UX garantizado
  • Nuevos módulos instalados, etc.

Las nuevas soluciones le permiten:

  • Controle su gestión tan fácilmente desde su teléfono inteligente, tableta como en la oficina en su PC.
  • ¡Administre sus informes de gastos sobre la marcha, incluso de forma remota, en el tren o en su Uber!

En conclusión, un buen ERP proporciona:

  • Más visibilidad para cada empleado
  • Un importante ahorro de tiempo
  • Simplificación y automatización de procesos

Stafiz te ofrece un ERP creado específicamente para servicios profesionales y empresas de servicios. Más de 10.000 usuarios en 10 países gestionan sus proyectos en Stafiz.

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02. ¿Qué te permite hacer el ERP?

Un ERP puede ayudarte a mejorar y simplificar todas sus operaciones. Desde la fase de preventa hasta la facturación y los informes.

a. Preventa:

En el ERP CRM, puede compartir su base de datos de contactos y organizaciones. Si tu ERP está interconectado con tu buzón de correo, puedes conservar los últimos intercambios en cada uno de los archivos de contactos para retomar las conversaciones donde las dejaste y tener siempre más impacto con sus prospectos.

Un buen ERP también te permite visualizar tu pipeline de ventas: en qué fase se encuentran las propuestas preparadas por tu consultoría. La información centralizada. Cada una de tus propuestas contiene el plan de carga de trabajo y el seguimiento del tiempo empleado por tu personal de ventas. Y también los costes de subcontratación y los gastos relacionados con esta fase de preventa.

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b. Anticípese a las necesidades gracias a una mejor visibilidad

Gracias a esta buena visualización, tu ERP te permite anticipar las necesidades de competencias y de equipo a distribuir en los proyectos.

Esta herramienta de dotación de personal te permite ver la disponibilidad de tus consultores. Puedes seleccionar los recursos adecuados para asignar según un periodo, una categoría de proyecto y un requisito de habilidades. Es más fácil asignar personas al principio o durante un proyecto.

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c. Después de iniciar un proyecto:

El ERP te permite visualizar claramente el progreso del proyecto. Gracias al seguimiento del tiempo, o a los informes de actividad (AR), tus empleados pueden controlar fácilmente el tiempo dedicado a cada tarea o proyecto interno. Si tu ERP está interconectado con los calendarios de Google o Microsoft, puedes automatizar el control de horas. La información se recupera del calendario, y el empleado sólo tiene que comprobarla antes de enviarla. Un verdadero ahorro de tiempo.

Del mismo modo, durante el proyecto, un ERP como Stafiz permite gestionar los gastos. Desde la presentación de informes de gastos hasta la facturación, pasando por la validación y el cálculo del impacto en el margen del proyecto. El ERP te permite controlar el progreso y el margen de tus proyectos con gran precisión. En tiempo real, te informa de la situación y de cualquier desviación prevista del presupuesto.

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d. Automatizar la facturación

Tanto si se trata de un proyecto con facturación a precio fijo como si se trata de un proyecto con facturación por tiempo y recursos, el ERP permite a tus equipos de asistencia automatizar totalmente este proceso. Si dispones de una herramienta de facturación masiva, debes permitirle seguir todas las facturas previstas durante un periodo, ajustarlas y enviarlas en unos pocos clics.

Por último, un buen sistema ERP debe permitir a tu consultoría identificar inmediatamente, en tiempo real, las palancas de crecimiento y mejora de la facturación. Los informes sobre la previsión de la facturación, los márgenes, los índices de carga y de personal, te permiten mejorar la rentabilidad de tu empresa, para saber de dónde vienen los problemas. Las alertas sobre facturas impagadas te permiten hacer un seguimiento más rápido de tus clientes. Un ERP te da más confianza en la gestión, y la madurez de los procesos conduce a un aumento de la rentabilidad de tus operaciones.

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03. ¿Qué retorno de la inversión puedes obtener con un ERP para gestionar tu negocio?

Implementar un ERP es un proyecto que debe brindarle un retorno de la inversión satisfactorio. Por lo tanto, es importante sopesar el costo de la solución con todas las ganancias que el ERP puede brindarle antes de implementar la solución.

Aquí hay algunas ganancias a tener en cuenta al calcular el ROI:

Tiempo ahorrado con un CRM (ventas y gestión):

  • Ya no busques propuestas sino tenlas centralizadas en tu herramienta de gestión diaria
  • Creación de cotizaciones directamente en la herramienta. No hay doble entrada cuando la propuesta pasa a la etapa de proyecto, se incluyen los datos y los planes de carga de trabajo.
  • Compartir bases de datos de contactos y organizaciones

Tiempo ahorrado en la gestión de gastos (todos los empleados):

  • Poder realizar un seguimiento de tus gastos sobre la marcha desde tu teléfono inteligente
  • Validaciones desde tu smartphone
  • Informes de gastos centralizados que pueden ser utilizados directamente por los equipos de soporte.
  • Descentralización de informes de gastos (seguimiento con valor probatorio)
  • Cálculo de impactos en tiempo real en el proyecto.
  • Seguimiento y facturación automatizados de gastos facturables.
  • Extracción automática de datos contables

Tiempo ahorrado en dotación de personal (todos los empleados):

  • Ten visibilidad de tu personal o del personal de tu equipo en un solo vistazo
  • Mira tu calendario de proyectos directamente desde tus calendarios habituales (Microsoft)
  • Supervise y planifique la dotación de personal del equipo en tiempo real
  • Identificación y asignación automática de los empleados adecuados

Ahorro de tiempo en el seguimiento y control de proyectos (desde el director del proyecto hasta los equipos de gestión y apoyo):

  • Seguimiento de costos en tiempo real
  • Seguimiento de la facturación a medida que avanza.
  • Gestión de cortes y reportes de cierre.
  • Automatización del control de horas
  • Reinicio automático para actualizar CRA
  • Automatización de solicitudes de licencia

Mejora de la rentabilidad (gestión):

  • Identificación de riesgos financieros y apoyo a las decisiones que contribuyan a una mejora general de la rentabilidad.
  • Ayude a optimizar las capacidades que mejoran la rentabilidad general del negocio.
  • Acceso a todos los informes consolidados o por división

¡Esperamos haberte convencido para optar por esta solución! En 2023, todo el mundo se reinventará, se adaptará, será creativo e innovará. Con un ERP podrás hacer todas estas cosas y tomarte el tiempo para hacer lo que realmente importa para tu empresa y tus empleados. ¡No pierdas ni un minuto más!


Hemos diseñado Stafiz para proporcionar las ventajas y funcionalidades señaladas específicamente para las empresas de servicios profesionales y de servicios. Obten más información en el siguiente enlace.

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