Dotación de personal para equipos post-COVID: 4 lecciones importantes

COVID-19 ha hecho algo más que alterar los espacios de trabajo: ha revolucionado la programación de personal en las empresas de consultoría y servicios profesionales. El trabajo a distancia en una situación de pandemia, en un contexto de incertidumbre económica crítica, presenta nuevos retos para los recursos humanos. Entre ellas, la supervisión, la comunicación eficaz, la productividad y la gestión del rendimiento. Pero también el compromiso de los empleados, su avance y su disponibilidad. Hay que renovar el personal.

La convalecencia se hará caso por caso y requiere repensar las diferentes estrategias de organización de los recursos. 

De hecho, es necesario dar un paso atrás respecto de los acontecimientos para sacar las mejores conclusiones posibles. El Libro de Trabajo “ COVID-19: Estrategias de la fuerza laboral para una recuperación post-COVID-19 ” elaborado por Deloitte habla de: reflexionar – volver a comprometerse – volver a comprometerse – repensar – reiniciar .

Se trata de hacer de la flexibilidad la nueva norma para responder a diferentes situaciones con la mayor agudeza y relevancia posible. Esto implicará un examen de las estructuras de trabajo y la organización del equipo. 

1. Centralice la comunicación con y entre los empleados para una mejor conectividad
2. Supervisar el rendimiento para optimizarlo
3. Maximizar los talentos para ganar productividad
4. Mejor visibilidad para una mejor capacidad de respuesta 

1. Centralizar la comunicación con y entre los empleados para una mejor conectividad

Trabajar desde casa ha reforzado la necesidad de espacios de comunicación centralizados que se ocupen del progreso de los diferentes proyectos, pero también del bienestar de los equipos y su disponibilidad. La dirección debe tener una mejor visibilidad de la carga de trabajo de sus equipos: quién está disponible, a qué hora, con qué habilidades.

La dotación de personal se ha vuelto más flexible, al igual que los propios empleados. El LSE Business Review observa un aumento en la voluntad de colaborar, ser flexible y adaptarse rápidamente. Frente a esta evolución, acecha el peligro de la microgestión. Directivos que al estar fuera de su alcance pierden la confianza en su personal y provocan que los equipos pierdan productividad. 

Por lo tanto, la solución se encuentra en una plataforma centralizada hecha a medida que conecta a los empleados e informa sobre su progreso en vivo. Esta plataforma debe permitir gestionar el proyecto en su conjunto para ver el progreso del mismo y la carga de trabajo global de los equipos, sin microgestionar al empleado.

Además, gracias al COVID-19 descubrimos que los talentos y proyectos no tienen por qué estar restringidos geográficamente. Las empresas de consultoría y servicios profesionales pueden ampliar su experiencia fuera de su área local. Pero sólo si cuentan con las herramientas adecuadas de comunicación, evaluación, supervisión y seguimiento para gestionar su personal. 

2. Supervisar el rendimiento para optimizarlo

Dada la dispersión de la fuerza laboral, una visión general personalizada, basada en datos explícitos y relevantes, es fundamental para monitorear el desempeño y el compromiso del equipo. Una comprensión profunda de las distintas actividades permite un posicionamiento y una organización adecuados del cronograma de tareas a largo y corto plazo. Por otro lado, detectar lagunas en los cronogramas permite optimizarlos.

Por lo tanto, el seguimiento y la presentación de informes de eventos nunca han sido tan cruciales. Una solución como Stafiz permite asignar equipos a proyectos y tareas específicos. Al permitir que el empleado organice su horario y su dotación de personal como desee, la plataforma permite indicar cuándo el empleado estima que habrá completado el proyecto o tarea y podrá volver a contar con personal para un proyecto.

Finalmente, los empleados deben poder informar diariamente tanto de su desempeño como de cada una de sus dificultades; y esto en detalle y a oídos atentos.  

Estas cuestiones preocupan especialmente a las empresas de consultoría y servicios profesionales. De hecho, sus espacios de trabajo y de intercambio pueden extenderse desde la oficina hasta el domicilio del empleado pero también, y sobre todo, hasta el domicilio del cliente. Esta delicada y frecuente flexibilidad geográfica conduce al distanciamiento y aumenta las dificultades de comunicación. Informar sobre tu desempeño, explicar claramente tu horario, trabajar en equipo, etc. se están volviendo significativamente más complejos en estas áreas y requieren una respuesta urgente

3. Maximizar los talentos para ganar productividad

Además, es necesario identificar y restringir los roles de cada persona para maximizar el desempeño individual y colectivo. 

De hecho, el 40% de los empleados afirman realizar misiones diarias que no se corresponden con la descripción de su puesto. Como resultado, esta dispersión conduce a un dramático desperdicio de talento. Y posiblemente una pérdida de eficiencia en las tareas en cuestión y una reducción del tiempo destinado a misiones que realmente se ajustan al perfil del empleado.

Esta dispersión se ha acentuado con la COVID-19 y el trabajo desde casa. Es por ello que la búsqueda de perfiles en Stafiz tiene en cuenta criterios de disponibilidad, roles y habilidades. Pero también la experiencia y los deseos de los empleados: ¿por qué no intentar, en la medida de lo posible, dotar de personal a los proyectos también según los deseos de los empleados?

Un gran grupo bancario francés que utiliza Stafiz pide a sus empleados que especifiquen los tipos de proyectos que podrían contribuir a su formación y pide a los responsables de la planificación que lo tengan en cuenta.

El punto focal de la dotación de personal busca responder "¿Cuándo, dónde y cómo asegurar y movilizar el talento, procedente de dentro o de fuera de la empresa, ante tal o cual carga de trabajo y tal o cual proyecto?" ". Por tanto, se vuelve esencial analizar y evaluar la disponibilidad de capacidades y talentos. 

Hágase las preguntas correctas:

• Oferta interna: cuidado con no dispersar misiones
• Oferta externa: ¿Dónde está el talento? ¿Cómo encontrarlo y solicitarlo? ¿A que costo?
• Demanda externa: búsqueda de beneficio económico para la empresa

Las empresas de consultoría y servicios profesionales, sobre todo porque se enfrentan a tantas situaciones específicas como clientes y no caen en una rutina protocolaria, tienen mucho que ganar maximizando la asignación de cada talento. ¿Qué talento para qué proyecto? Por cuánto tiempo ? Por qué ?

4. Mejor visibilidad para una mejor capacidad de respuesta 

Una crisis, social o individual, como la de la COVID-19, tiene un impacto directo en la dotación de personal y las prácticas laborales. La capacidad de respuesta de las estructuras es decisiva para afrontarlas de forma eficaz, rápida y pertinente, pero también para aprender de cada una de estas dificultades.

Las empresas de consultoría y servicios profesionales necesitan invertir en herramientas que permitan y faciliten el trabajo desde casa y la colaboración virtual entre sus empleados. Será necesario evaluar su ancho de banda y actualizarlo para soportar estos nuevos despliegues dentro de su red. Será necesario realizar periódicamente pruebas de estrés a esta red e identificar soluciones alternativas para cada tarea crítica que no se pueda realizar en casa.

Estos reflejos aún inusuales requerirán una gran flexibilidad por parte de empresas y particulares. Esto implica una reorganización completa de la gestión de recursos y del personal. 

A través de una redefinición de los procesos de trabajo y de la norma, la COVID-19 invita a las empresas de consultoría y de servicios profesionales a redefinir, a "reiniciar" para inspirarse en el Workbook publicado por Deloitte, la organización de sus recursos y su personal. Se hará hincapié en la conectividad entre los empleados, a todos los niveles e incluso a distancia, en el seguimiento, evaluación y supervisión del desempeño de cada persona, en la maximización inteligente de los talentos y en la doble capacidad de respuesta.

Stafiz le ayuda a ganar visibilidad y gestionar mejor su personal y el progreso del proyecto gracias a datos en tiempo real. Stafiz es un SaaS para gestión de personal, gestión de proyectos y Business Intelligence. Así siempre se respetan los presupuestos y márgenes y tomas mejores decisiones para tu negocio.

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