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RESUMEN
Acceso rápido: Todos los pasos
- Definir el enfoque y el objetivo de su proceso de programación de personal
- Creación de la base de datos de tu perfil.
- Crear el marco de habilidades y actualizar perfiles.
- Actualizar las preferencias de los empleados
- Asignación de perfiles a proyectos
- Implementación de KPI
- Optimizar la dotación de personal
- Cambio de soporte
- Definir objetivos periódicos y comenzar a monitorear
- Elija su herramienta de dotación de personal
Etapa 1
Definir el enfoque y el objetivo de su proceso de programación de personal
Dependiendo de la actividad, la dotación de personal puede tener diferentes objetivos.
- En primer lugar, está la programación de personal dependiendo de las necesidades del cliente. Es decir, la búsqueda del perfil o perfiles adecuados para satisfacer una necesidad expresada por un cliente.
- A continuación, el trabajo de optimización de la carga. Para lograr que los empleados estén correctamente asignados, que no exista sobrecarga o sobrecarga.
- Por último, el enfoque más comercial que consiste en anticipar el final de las misiones de los empleados y garantizar su reubicación en los proyectos para evitar intercontratos.
Estos diferentes objetivos suelen ir de la mano. Pero pueden tener un grado de importancia diferente en función de su estrategia empresarial. Eres tu quien debe decidir en qué objetivos debe centrarse el proceso de selección de personal.
2do paso
Crear la base de datos del perfil
Considere perfiles internos y externos
Si tu programación de personal tiene como objetivo principal optimizar la carga de trabajo de tus empleados, el proceso de dotación de personal sólo tendrá que controlar a los empleados internos. Sin embargo, si desean posicionar perfiles externos para satisfacer las necesidades de los clientes, y si trabajan regularmente con autónomos y subcontratistas, la base de datos que se tiene en cuenta a la hora de trabajar en la plantilla debe ser más amplia.
Los 3 tipos de perfiles a tener en cuenta son los siguientes:
- Colaboradores internos
Esta base de datos de perfiles internos es esencial para alcanzar los objetivos de personal. Todos los perfiles deben ser tenidos en cuenta y debe ser posible actualizar los perfiles con habilidades y preferencias (aclarado en la siguiente sección).
- Perfiles externos (subcontratistas) y candidatos
Saber responder a todas las solicitudes de los clientes gracias a un conjunto de perfiles que identificarán competencias mucho más allá de las de los empleados internos puede crear una verdadera ventaja competitiva para una empresa de servicios. Debe maximizar las posibilidades de satisfacer los requisitos del cliente con el nivel adecuado de habilidades.
De ahí la necesidad de incluir también los perfiles de los subcontratistas con los que ya se ha trabajado, y de los candidatos (perfil identificado y registrado) para poder contactar con ellos en caso necesario.
Paso 3
Crear el marco de habilidades y actualizar perfiles.
¿Qué competencias se deben asignar a los perfiles?
- Definir el marco de habilidades
Es necesario aclarar la lista de competencias que se pueden atribuir a los diferentes perfiles. Esto requiere coordinación entre los equipos de ventas y la dirección. Son perfectamente conscientes de las expectativas del cliente. Es posible que los equipos de recursos humanos ya estén monitoreando estos aspectos de habilidades. Es necesario un alineamiento dentro de su empresa en cuanto al marco de competencias a seguir, porque existe un tema de oferta al cliente y seguimiento de la carrera desde el punto de vista de RRHH.
- Asignar habilidades a perfiles
Luego se deben agregar las habilidades a cada perfil con indicación del dominio de cada una de ellas. El nivel de habilidad es un añadido interesante para facilitar la elección cuando varios perfiles tienen la misma habilidad solicitada por un cliente. Es importante que esta actualización se realice de forma masiva si la va a realizar una misma persona. De lo contrario, cada empleado debe tener la oportunidad de actualizar sus propias habilidades, antes de ser controlado por el gerente.
- Se agregaron habilidades posteriores a la misión.
A medida que el empleado completa proyectos, acumula nuevas habilidades o desarrolla las existentes. Debe poder darse la posibilidad de una actualización después de cada proyecto para mantener actualizada su base de habilidades.
Etapa 4
Actualizar las preferencias de los empleados
Elija perfiles según los criterios del cliente e integre preferencias
Elegir perfiles en función del criterio del cliente es imperativo. Además, integrar las preferencias de los empleados en los criterios de selección es una verdadera ventaja para los empleados. Es un enfoque que promueve la progresión de la carrera de los equipos y el desarrollo de habilidades de los perfiles. Este es el tipo de proceso que promueve la satisfacción y retención de los empleados.
- Primero debes elegir el tipo de preferencias que se pueden actualizar.
Para seguir siendo pragmático, es necesario definir qué tipos de preferencias pueden actualizar los empleados. De hecho, deben poder utilizarse en la elección de personal; de lo contrario, este enfoque acabará generando más frustración que satisfacción entre los empleados. Además, es importante que estas preferencias correspondan a los criterios utilizados en las solicitudes de personal para que se pueda hacer una “coincidencia”.
- Luego deberás realizar una campaña para actualizar las preferencias.
Lo ideal es que la comunicación para lanzar una campaña durante un período limitado garantice que todos los empleados actualicen sus preferencias. Desea asegurarse de tener un seguimiento sencillo para saber quién no ha actualizado sus preferencias para poder realizar un seguimiento nuevamente.
Paso 5
Asignación de perfiles a proyectos
Completar la dotación de personal asignando la carga prevista a la fecha en los proyectos.
- Proyectos de clientes
Es necesario confirmar de forma diaria, semanal o mensual el tiempo previsto que se dedicará en el futuro a cada proyecto del cliente. Los jefes de proyecto son las personas que tendrán mejor visibilidad para indicar a cada empleado qué queda por hacer y durante qué período se debe planificar este trabajo.
- Proyectos internos
También es necesario tener en cuenta la carga vinculada a proyectos internos. Esto abarca desde el tiempo dedicado a la gestión hasta los distintos proyectos internos a los que contribuyen los empleados. La programación suele planificarse en términos de número de horas o parte del día durante un período. Por ejemplo, medio día a la semana dedicado a la gestión.
Esta actualización permite tener en cuenta la carga asociada y así reducir la capacidad de los empleados para evitar sobrecargarlos.
- Ausencias y trabajo a tiempo parcial
Finalmente, conviene posicionar todas las ausencias planificadas, y cuando los empleados estén a tiempo parcial, indicar las fechas en las que no pueden trabajar. Si, por ejemplo, un empleado trabaja las cuatro quintas partes y está ausente todos los viernes, su capacidad debe reflejarlo.
Paso 6
Implementación de KPI
¿Qué indicadores clave monitorear?
En esta fase, tienes una visión consolidada de la carga, así como información detallada por perfil (y potencialmente por equipo). Estos son los indicadores clave que hay que vigilar:
- Tasa de ocupación : esta tasa calcula el porcentaje de ocupación de un recurso integrando todas las actividades y proyectos (clientes, internos, festivos incluidos, etc.)
Objetivo : ver la ocupación general del empleado y comprobar si tiene la capacidad para ocupar personal en proyectos internos o del cliente.
- Tasa de actividad del personal: el porcentaje de tiempo dedicado a proyectos facturables en relación con el tiempo disponible.
Objetivo : garantizar que los empleados dediquen suficiente tiempo a proyectos que generen facturación para preservar los márgenes.
- Facturación prevista vs producción valorada: es posible gracias a la carga prevista saber cómo evolucionará la facturación en periodos futuros. Para un proyecto de precio fijo, el avance del proyecto permitirá determinar el volumen de negocios que se reconocerá en los próximos períodos. Para un proyecto en gestión, la producción multiplicada por una tarifa diaria permite determinar el volumen de negocios producido y facturable. Hay que poder calcularlos y diferenciarlos.
¿Cómo implementar una gestión eficaz del personal?
Descubre todos los pasos esenciales en nuestra guía
Pasos 7 y 8
Optimice la dotación de personal y apoye el cambio
Identificar los problemas
La visión de conjunto que ha creado ahora le permite identificar los problemas y responder a las siguientes preguntas:
- ¿Quién tiene exceso de personal?
- ¿Quién tiene escasez de personal?
- ¿Qué equipos tienen una previsión baja de la tasa de actividad del personal?
- ¿ La gestión de recursos actual permite los objetivos de rotación?
El papel del director de operaciones es resolver cada una de estas situaciones realizando las compensaciones necesarias y ajustando las asignaciones para garantizar que los indicadores estén en el nivel adecuado.
cambio de coordenadas
Aplicar una dotación de personal eficaz que mejore el rendimiento significa coordinar el cambio para que los datos se actualicen periódicamente. Esta frecuencia de actualización es imprescindible para garantizar que los datos en los que te basas para tomar decisiones son fiables y pertinentes.
Hay que formar a los gestores de proyectos y hacerles responsables de actualizar regularmente la carga de trabajo de sus proyectos. Lo ideal sería realizar una revisión de la cartera de proyectos cada mes. También es necesario establecer una reunión periódica de personal para facilitar el proceso de mediación.
En función de las necesidades de los distintos equipos y de los retos a los que se enfrenta el cliente, una decisión tomada por un directivo de forma conjunta favorece la mejora del rendimiento.
Pasos 9 y 10
Definir los objetivos periódicos y empezar a controlar y elegir tu software de gestión de personal
Análisis de indicadores
Ahora que todo está en su lugar, debemos definir los objetivos a alcanzar en los que la dotación de personal tiene un impacto directo. Los KPI identificados anteriormente deben ser revisados por la dirección y se deben fijar objetivos mensuales, trimestrales y anuales. El enfoque de empleado también permite consolidar a nivel de grupos de personas (equipos, unidad de negocio, rol, etc.).
Por lo tanto, estos indicadores deben analizarse desde diferentes ángulos y establecer objetivos en cada nivel para fortalecer el desempeño.
Elija una herramienta de programación de personal
Tienes la opción de trabajar en tu gestión de recursos en hojas de cálculo y plantillas de diseño o de elegir un software de gestión de personal dedicado. Como puedes imaginar, recomendamos la segunda opción. Las hojas de cálculo plantean los siguientes problemas:
- Actualizaciones que no se realizan en tiempo real
- Complejidad de trabajar con varias personas en un expediente
- Riesgo de obsolescencia de un modelo, o imposibilidad de mantenerlo
- Falta de inteligencia y visión de datos
- Falta de imágenes
¿Optarás por un software de gestión de personal?
Con Stafiz automatiza: la búsqueda de perfiles, el posicionamiento según las necesidades del cliente y los cronogramas de producción.
Para obtener más información sobre la plataforma Stafiz, visite la página del producto.