Si vous vous retrouvez dans l’une ou plus de ces problématiques, il est probablement temps de vous équiper d’un ERP

 

  • Vous utilisez des modèles excel pour la gestion de votre staffing et de vos projets. Ils sont certes très bien faits, mais commencent à être limités dans un contexte de croissance, et risquent de « casser » à tout moment.

 

  • Vous utilisez plusieurs outils qui ne communiquent pas bien les uns avec les autres : un outil pour suivre vos contrats et votre facturation, un autre pour vos frais, un outil différent pour vos congés, et un pour votre staffing.

 

  • Vous manquez de visibilité sur le staffing : identifier en temps réel la bonne personne à staffer sur un projet, en fonction de ses disponibilités, congés, ses compétences, ses précédentes expériences, voire ses souhaits est difficile. La vue globale du planning des équipes est compliquée à lire. Les collaborateurs n’ont qu’une vue limitée sur leur staffing.

 

  • Vous avez du mal à connaître la rentabilité en temps réel de vos projets. Vous n’êtes pas alertés si le projet est en train de dévier par rapport au budget, en temps et en coûts. Vous êtes obligés d’attendre la fin de période pour avoir une vue précise.

 

  • Les équipes supports de votre cabinet passent au moins un jour par mois à facturer les clients. Les outils ne sont pas suffisamment performants pour facturer en masse tous vos projets.

 

  • Gérer la sous-traitance n’est pas simple. Suivre le temps passé par vos sous-traitants implique un double-comptage, de même avec leurs frais. L’administratif de la sous-traitance prend trop de temps rapporté au nombre de sous-traitants

Ces problématiques sont communes dans le conseil, mais sont souvent mises de côté alors qu’il existe des solutions pour y répondre et réaliser d’énormes gains de temps et des économies. Les sociétés de conseil les plus performantes sont celles qui ont des process plus matures, plus automatisés. Une étude de SPI research montre ainsi que les sociétés de conseil avec les process les plus matures connaissent une croissance plus forte, des taux de charge plus élevés, une meilleure livraison à temps des projets et un chiffre d’affaire par employé plus élevé.

 

  1. Qu’est-ce qu’un ERP pour cabinet de conseil, et pourquoi est-ce la solution ?

 

Un ERP signifie Enterprise Resource Planning. C’est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une société. Ces ERPs ont beaucoup évolué ces dernières années et le vieil ERP complexe à installer, avec une interface terriblement laide qui donnait tout sauf l’envie de s’y connecter n’est plus la seule alternative. Les ERP sur le Cloud offrent désormais des interfaces évolutives, sympa, intuitives et mobiles.

L’intérêt de choisir un ERP pour cabinet de conseil est tout d’abord la certitude que le logiciel comprend le métier. L’industrie du conseil et des services est vaste, mais les processus métier restent assez proches les uns des autres. Que les projets soient en régie ou au forfait, ce sont toujours des équipes composées soit d’effectifs internes, soit de sous-traitants, soit d’un mix des deux qui répondent aux besoins d’un clients, pendant un projet qui peut avoir plusieurs phases. Un ERP pour les sociétés de conseil comprend les problématiques et focalisent l’outil pour apporter les bonnes réponses.

Un ERP sur le cloud pour le conseil offre en outre de grands avantages : très simple à paramétrer, il permet de démarrer rapidement et d’ajuster au fur et à mesure selon les besoins (utilisation de plus de modules, ajouts de collaborateurs, ajouts de modèles de factures et devis, …). Un bon ERP sur le cloud doit vous donner une grande maîtrise des paramètres et de la personnalisation de l’outil.

L’ERP va vous permettre d’automatiser les processus. En offrant un accès à chaque collaborateur, vos données vont être mises à jour en temps réel et vos différents départements s’interconnecter plus facilement. Les données liées aux propositions permettent au management de connaître le prévisionnel de chiffre d’affaires. Les congés viennent diminuer les disponibilités qui servent aux décisions staffing. Le collaborateur qui met ses temps à jour va générer en temps réel un recalcul des marges et de la performance d’un projet. Toutes les données de facturation sont disponibles et lorsqu’un jalon d’un projet est terminé, la facture se prépare automatiquement…

Un ERP sur le cloud pour les sociétés de conseil va vous permettre de bénéficier d’un outil évolutif qui s’améliore mois après mois, sans changement de tarif. L’interface améliorée, une meilleure UX, de nouveaux modules… Tout cela doit pouvoir vous être offert par votre ERP.

Les nouvelles solutions vous permettent de piloter votre gestion aussi facilement de puis votre smartphone qu’au bureau. Gérer ses notes de frais au fil de l’eau dans le train ou pendant un trajet en taxi n’est-il pas mieux qu’une demi-journée bloquée au bureau en fin de mois ? Vous avez tellement de choses importantes à gérer, déjà !

En conclusions un bon ERP pour cabinet de conseil apporte à chacun de vos collaborateurs plus de visibilité, un gain de temps important, une simplification et une automatisation des process.

 

  1. Qu’est-ce que les meilleurs ERP pour société de conseil vous permettent de faire ?

Un ERP peut vous permettre d’améliorer et simplifier toutes vos opérations. De la phase d’avant-vente à la facturation et au reporting.

Avant-vente : dans le CRM de l’ERP, vous pouvez partager votre base de données de contacts et organisations. Si votre ERP est interfacé avec votre boite mail, vous conservez les derniers échanges dans chacune des fiches contacts pour reprendre les discussions là où vous les avez laissées et avoir toujours plus d’impact auprès de vos prospects. Un bon ERP vous permet aussi de visualiser votre pipe commercial : à quel stade en sont les propositions préparées par votre société de conseil. Vous centralisez les informations, et chacune de vos propositions contiennent le plan de charge, le suivi du temps passé par vos commerciaux, les coûts de sous-traitance et frais rattachés à cette phase d’avant-vente.

Grâce à cette bonne visualisation, votre ERP doit vous permettre d’anticiper les besoins de compétences et d’équipe à mettre en face.

L’ERP vous permet de voir les disponibilités de vos consultants, et sélectionner en fonction d’une période, d’une catégorie de projet et d’un besoin de compétence les bonnes ressources à affecter. Au-delà de savoir à tout moment ce sur quoi sont planifiés vos collaborateurs, vous devez pouvoir les affecter soit en début de projet, soit au pendant le projet.

Après le démarrage d’un projet, l’ERP doit permettre d’afficher clairement l’avancement du projet. Grâce au suivi du temps passé, ou Comptes Rendus d’Activité (CRA), vos collaborateurs remontent simplement le temps passé sur chaque mission ou projet interne. Si votre ERP est interfacé avec les calendriers Google ou Microsoft, vous pouvez automatiser ce suivi des temps. Les informations sont remontées du calendrier, et le collaborateur n’a plus qu’à les contrôler avant de les soumettre. Un réel gain de temps ! De la même manière, au cours du projet, l’ERP doit vous permettre de gérer les frais, de la soumission des notes de frais à la facturation en passant par la validation et le calcul de l’impact sur la marge projet. A ce stade, l’ERP doit vous permettre de suivre très précisément l’avancement et la marge de vos projets. En temps réel, il doit vous informer de la situation et de l’éventuel écart prévisionnel par rapport au budget.

Un ERP permet aussi de d’automatiser la facturation. Que vous soyez sur un projet avec une facturation en régie, ou un projet avec une facturation au forfait, l’ERP doit permettre à vos équipes support de totalement automatiser ce process. S’il possède un outil de facturation en masse, il doit vous permettre de suivre toutes les factures prévues au cours d’une période, de les ajuster et envoyer en quelques clics.

Enfin un bon ERP doit permettre à votre société de conseil d’identifier immédiatement et en temps réel les leviers de croissance et d’amélioration de la facturation. Des rapports sur le chiffre d’affaire prévisionnel, les marges, les taux de charge et taux de staffing, vous permettent d’améliorer la rentabilité de votre société, de savoir d’où viennent les problèmes. Les alertes sur les factures impayées vous permettent de relancer plus rapidement vos clients. Un ERP vous offre plus de confiance dans la gestion, et la maturité des process entraine une augmentation de la rentabilité de vos opérations.

 

  1. Quel ROI obtenir avec une ERP pour le conseil ?

Implémenter un ERP est un projet qui doit vous apporter un ROI satisfaisant. Il est donc important de mettre en face du coût de la solution tous les gains que l’ERP peut vous apporter avant de déployer la solution.

Voici quelques gains à prendre en compte dans le calcul du ROI :

Temps gagné avec un CRM (commerciaux et management) :

  • Ne plus aller chercher les propositions mais les avoir centralisées dans son outil de gestion quotidien
  • Création des devis directement dans l’outil. Pas de double saisie lorsque la proposition passe au stade de projet, les données et plans de charge sont repris
  • Partage des bases de données de contacts et organisations

 

Temps gagné sur la gestion des frais (tous les collaborateurs)

  • Pouvoir suivre ses frais au fil de l’eau depuis son smartphone
  • Validations depuis son smartphone
  • Notes de frais centralisées et exploitables directement par les équipes supports
  • Décentralisation des notes de frais (suivi avec la valeur probante)
  • Calcul des impacts en temps réel sur le projet
  • Suivi et facturation automatisée des frais facturables
  • Extraction des données comptables automatisable

 

Temps gagné sur le staffing (tous les collaborateurs)

  • Avoir la visibilité sur son staffing ou sur celui de son équipe d’un coup d’œil
  • Voir son planning de projet directement depuis ses calendriers habituels (Google ou Microsoft)
  • Suivre et planifier en temps réel le staffing des équipes
  • Identification et affectation automatique des bons collaborateurs

 

Temps gagné sur le suivi de projet et le contrôle de gestion (du chef de projet au management en passant par les équipes support)

  • Suivi en temps réel des coûts
  • Suivi du chiffre d’affaire à l’avancement
  • Gestion des cut-off et états de clôture
  • Automatisation du suivi des temps
  • Relance automatique pour la mise à jour des CRA
  • Automatisation des demandes de congés

 

Rentabilité améliorée (management)

  • Identification des risques financier et aide à la décision qui contribuent à une amélioration globale de la rentabilité
  • Aide à l’optimisation des capacités qui améliorent la rentabilité globale de l’activité
  • Accès à l’ensemble des rapports consolidés ou par pôle