4 étapes pour calculer un plan de charge et augmenter les taux de charges (TACE)

Gestion du staffing
Shannon M 09 août 2022
équipes de collaborateurs. gestion du staffing et du taux de charge des collaborateurs

Établir et suivre le plan de charge des équipes est capital lorsque l’on travaille sur des projets. C’est le nerf de la guerre car un plan de charge bien réalisé apporte de nombreux avantages :

  • La rentabilité de l’activité progresse
  • Le chiffre d’affaires est optimisé et la trésorerie s’améliore
  • La satisfaction des collaborateurs augmente, de même que leur rétention

C’est bien pour cela que les entreprises les plus avancées dans la gestion de projets, comme McKinsey, Cap Gemini ou Accenture investissent en ayant des équipes dédiées pour établir et suivre les plans de charges des équipes.

Sans forcément avoir besoin d’embaucher une personne dédiée sur le sujet, il est possible de calculer un plan de charge et d’améliorer les taux de charges drastiquement en suivant ces 4 étapes :

 

Étape 1 : fixer les objectifs de charges

Avant d’établir les plans de charge :

a. Définition des taux de charges

Les taux de charges ou plus précisément les TACE signifient Taux d’Activité Congés Exclus. C’est un indicateur clé de la performance de l’entreprise. Il permet de calculer la proportion de temps passé sur des projets facturables (des projets facturés à des clients) par rapport au temps disponibles des collaborateurs.

Il se calcule avec cette formule :

TACE = Temps passé sur des projets facturables / Temps disponible congés exclus

Il indique le pourcentage de temps passé sur des projets qui génèrent du chiffre d’affaires par rapport au temps réellement disponibles, c’est-à-dire en excluant les absences pendant lesquels il n’y a évidemment pas de capacité (congés, RTT, arrêts, …).

 

Le TACE a plusieurs synonymes régulièrement utilisés :

TACE = Taux de charge = Taux de facturable

Il ne faut pas confondre les TACE avec les taux d’occupation.

Les taux d’occupation intègrent toute la charge, qu’elle génère du chiffre d’affaires ou non. Ainsi un collaborateur peut avoir un taux d’occupation de 100%, mais un taux de charge ou TACE de 50% s’il passe par exemple 50% de son temps disponible sur un projet interne, comme la préparation d’un team-building par exemple.

b. Objectifs de taux de charges

Pour une société dont le métier est la vente de projet et de services, il est crucial de suivre ces taux de charges pour s’assurer que la charge des collaborateurs est optimisée et que l’activité est rentable.

Une société de service doit en effet s’assurer que ses effectifs productifs ont le bon niveau d’affectation sur des projets qui génèrent du chiffre d’affaires. Il faut ainsi déterminer les objectifs de taux de charge ou TACE à atteindre. Ceux-ci varient en fonction du rôle des collaborateurs. Généralement, les objectifs de TACE des collaborateurs vont décroissants : les collaborateurs les plus juniors ont des objectifs de TACE très élevés, supérieurs à 80%, tandis que des collaborateurs beaucoup plus seniors, qui passent davantage de temps sur des sujets commerciaux et managériaux, auront des objectifs moins élevés, de l’ordre de 20% à 30%.

Cet objectif est très lié à la rentabilité. Le coût d’un collaborateur est fixe. Afin qu’il génère un profit pour l’entreprise, il doit travailler x jours par mois, en fonction de son prix de vente jour moyen. C’est cette analyse qui doit être fait pour fixer le bon niveau de TACE, et équilibrer l’activité des collaborateurs dans un souci de satisfaction et de rétention.

Pensez-donc à définir des objectifs spécifiques à chaque rôle ou chaque niveau de collaborateur pour apporter une analyse plus pertinente.

L’étape suivante consiste à créer le suivi pour pouvoir comparer le réalisé et le prévisionnel de charge par rapport à l’objectif.

Vue de l'évolution du taux de charge dans Stafiz
Une vue de l’évolution du taux de charge dans Stafiz

Étape 2 : créer la base des collaborateurs

Pour analyser le plan de charge, il faut bien prendre en compte l’ensemble des collaborateurs qui travaillent sur les projets, sans quoi vous omettez une partie de la capacité et l’analyse est biaisée. Il faut donc bien lister tous les collaborateurs, et les affecter à une équipe si vous souhaitez ensuite faire des analyses de performance par équipe.

En revanche, il n’est pas nécessaire d’intégrer les équipes support dans l’analyse, puisque ceux-ci ne travailleront pas sur des projets facturables. Leur plan de charge n’aura donc pas d’impact sur le TACE.

a. Etablir le capacitaire

Il faut ensuite déterminer la capacité de chaque collaborateur. Combien d’heures sont disponible par jour et par personne ? La durée peut varier en fonction des types de contrats de vos employés : certains sont aux 35h, d’autres à 40h, etc… Il est important que le calcul de capacité soit aligné avec la réalité pour apporter des résultats pertinents.

 

b. Absences

Congés

Comme le TACE signifie Taux d’Activité Congés Exclus, il est nécessaire de prendre en compte l’impact des congés dans le calcul. Votre plan de charge doit donc intégrer l’ensemble des congés. Les dates des congés sont importantes, car l’analyse du TACE est généralement à faire sur des périodes définies (par semaine, par mois, par trimestre, etc…). Idéalement la mise à jour des congés dans le plan de charge est faite automatiquement pour que le calcul des capacités prévisionnelles soit à jour. Un logiciel dédié vous permet d’automatiser la gestion des congés ou de se connecter à votre outil de congés pour récupérer ces données.

Temps partiels et arrêts de travail

Il faut aussi prendre en compte les temps partiels et les arrêts de travail. Certains employés ne travaillent pas la totalité de la semaine. D’autres sont en arrêt pour un congé paternité par exemple. Le plan de charge doit intégrer ces données pour que les calculs soient fiables. Une vérification avec les RH pour paramétrer votre calcul est donc nécessaire au démarrage. Par ailleurs, il faut que l’information sur des nouveaux arrêts de travail ou temps partiels vous remontent par la suite pour continuer à maintenir le plan de charge correctement.

Ajustement de la capacité pour les projets internes

Afin d’être précis sur le calcul des TACE, il faut enfin prendre en compte le temps passé sur des projets internes. L’activité d’un collaborateur alterne en effet entre du travail sur des projets pour les clients, qui génèrent du chiffre d’affaires, mais aussi des projets internes ou d’autres types d’activité non facturables. Le management, les formations, la gestion de projets internes sont toute des activités qui réduisent la capacité à travailler sur des projets facturables. Cependant ce sont évidemment des activités indispensables, et elles doivent être intégrées pour fiabiliser les données.

Vous pouvez par exemple déterminer le nombre d’heures ou le pourcentage de temps passé sur ce type d’activité en fonction du niveau des collaborateurs. Les plus seniors auront a priori davantage de ce type d’activité.

Multiples vues sur les taux de charge en fonction des classifications de la société utilisatrice : rôles, zones géographique, équipes
Multiples vues sur les taux de charge en fonction des classifications de la société utilisatrice : rôles, zones géographique, équipes…

Étape 3 : affecter les ressources sur les projets

Une fois que la capacité est ajustée au plus proche du réel en prenant en compte les absences, les arrêts et les projets internes, il est temps de prévoir la charge associée aux projets facturables.

Une bonne gestion de projet implique de créer un plan de charge de projet (ou plan de production) au démarrage.

Ce plan de charge du projet intègre :

  • les différents collaborateurs (ou le type de rôle) qui travaillent sur le projet
  • le temps que chacun d’entre eux passent les activités du projet
  • (optionnel) le tarif de vente associé de chacune de ses activité, en affectant un Taux Heure ou un Taux jour sur ces différentes lignes

Le plan de charge préparé, ce budget doit être ensuite organisé dans le temps : si une activité requiert un travail de 2,5 jours, il faut placer ces 2,5 jours sur la bonne période pour réduire la capacité du ou des collaborateurs qui travailleront sur cette activité.

C’est généralement le travail du chef de projet d’affecter plus précisément la charge aux différents collaborateurs qui travaillent sur le projet.

La totalité du budget du projet doit être affectée aux collaborateurs, et la charge positionnée dans le temps. S’il est impossible de déterminer spécifiquement quel collaborateur va être affecté sur telle ou telle activité, il faut affecter la charge au niveau du rôle ou du grade, afin de permette une analyse plus globale.

Étape 4 : calculer le TACE prévisionnels

Si vous avez réalisé les précédentes étapes, vous avez maintenant la capacité d’analyser vos TACE prévisionnels et d’analyser l’écart avec les objectifs.

Stafiz est un outil de staffing qui vous permet de mieux piloter et optimiser la charge des collaborateurs.

Découvrir notre outil de Staffing

a. Différents types de lecture

Afin d’apprécier le plan de charge et de vous assurer que vous optimisez au maximum les ressources, vous pouvez lire les TACE sous différents angles :

TACE prévisionnels par rôle dans les prochains mois : la granularité de l’analyse par rôle ou par séniorité permet d’apprécier les risques de sous-charge d’un groupe de collaborateurs. Si la charge est trop grande, elle permet aussi d’anticiper les besoins de recrutement.

TACE prévisionnel par équipe dans les prochains mois : les responsables d’équipes doivent aussi avoir des objectifs de TACE fixé afin qu’ils travaillent à l’optimisation de la charge de leurs équipes. Si les objectifs ne sont pas atteints, ils peuvent travailler à démarrer des projets plus rapidement ou à reventiler la charge pour atteindre un meilleur niveau global.

TACE prévisionnel par personne : il est aussi intéressant d’analyser plus spécifiquement la situation par collaborateur. Cela permet de comprendre si un collaborateur tire vers le haut ou vers le bas le reste de l’équipe. Il est aussi crucial de s’assurer que l’occupation de chaque collaborateur est au bon niveau pour s’assurer qu’il reste satisfait et ne risque pas de quitter l’entreprise.

Evolution de répartition de la production dans Stafiz
Evolution de répartition de la production dans Stafiz (les zones grises représentent du temps non assigné)

Ce qu’il faut retenir

En conclusion, il est impératif d’établir un plan de charge qui permet de suivre un indicateur clé, le TACE ou Taux d’Activité Congés Exclus.

Cet indicateur permet de s’assurer que la charge est bien répartie et que l’activité est rentable.

Avant toute chose, il faut définir les objectifs à atteindre. Ces objectifs sont ceux qui assurent une bonne rentabilité à l’activité.

Il faut ensuite planifier la charge sur les projets externes, les projets internes, les absences et les temps partiels pour que l’occupation soit la plus fiables possible.

Enfin, il faut analyser les TACE et le comparer par rapport à l’objectif pour prendre des décisions le plus tôt possible : accélérer le démarrage de certains projets, embaucher ou réduire la masse salariale, mieux répartir la charge pour augmenter l’efficacité, …

 

Vous pouvez bien entendu construire sur excel ce type de plan de charge. Toutefois, ne vous y trompez pas : l’économie financière ne sera pas forcément au rendez-vous, car des données fiables nécessitent de synchroniser un grand nombre de données qui viennent de différents endroits (projets, congés, RH, …). Etant donné l’impact majeur sur la rentabilité d’une bonne gestion de la charge, utiliser un logiciel dédié vous assurera un ROI très favorable et rapide.

 


Si vous avez des questions sur ces sujets, n’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons vous donner des conseils : contact@stafiz.com

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