5 stratégies qui fonctionnent pour accélérer la performance d’une activité de conseil

Les activités de services professionnels (conseil, agences, ESN, études, formations) ont en commun d’avoir des multiples leviers possibles pour améliorer la performance de l’activité. Selon le niveau de maturité des organisations, les différences de performances peuvent être gigantesques. Une société de conseil parfaitement optimisée, qui applique les stratégies décrites dans cet article sera capable de générer un meilleur chiffre d’affaires. Mais aussi, de bénéficier d’une croissance du pipe commercial plus rapide, d’afficher des taux de charge très supérieurs et un résultat bien plus élevé qu’une activité de conseil peu mature. Cela sans processus ni pilotage.

1. Suivre la performance en temps réel plutôt qu’a posteriori

a. Ne plus être une organisation aveugle : donner aux responsables les bonnes données en temps réel

Si la vente de projet est un enjeu majeur, il est important de ne pas négliger le pilotage des projets une fois qu’ils sont vendus. Notamment le suivi de la rentabilité du projet. Que le projet soit vendu en forfait (un montant fixe décidé avec le client) ou en régie (montant de vente basé sur le temps passé sur le projet), c’est au chef de projet de s’assurer que les marges du projet restent alignées sur les objectifs fixés au moment de budgéter ce projet.

Au démarrage d’un projet, un budget doit être créé et prendre en compte tous les coûts du projet à mettre en face du chiffre d’affaires prévu :

  • Les coûts du ou des collaborateurs en fonction du temps passé à prévoir sur le projet
  • Les éventuels coûts de sous-traitance
  • Les frais, type déplacements, repas qui lorsqu’ils ne sont pas refacturables au client ont un impact sur la marge du projet
  • Le coût des éventuels produits vendus dans le cadre du projet (par exemple une formation, ou des licences pour un logiciel, …)

En cours de projet, il est important de connaître à tout moment :

  • Ce qui a été consommé du budget
  • Le détail des écarts : comment le temps passé dans la réalité sur les tâches du projet se compare au temps prévu au budget
  • Quelle est la rentabilité réelle par rapport à celle qui était prévue au budget

Les responsables de projet doivent avoir facilement accès à ces données à jour, pour l’ensemble des projets qu’ils gèrent.

Avec cette information, ils sont davantage responsabilisés et agissent à leur niveau pour améliorer la performance. Si chaque responsable mène les améliorations à son niveau, imaginez l’impact au global.

b. Être capable d’anticiper pour mieux corriger

Comparer la performance d’un projet par rapport à ce qui avait été budgété, c’est une bonne chose. Mais pour être pro-actif, il faut impérativement avoir des données prévisionnelles.

C’est donc la rentabilité prévisionnelle (ou la marge à terminaison) du projet qu’il faut regarder au cours du projet. Cette rentabilité prévisionnelle tient compte de ce qu’il reste à faire sur le projet.

Idéalement, le reste à faire est régulièrement mis à jour par le responsable du projet, qui fait un point d’avancement sur les différentes tâches et confirme le temps restant à passer.

Grâce à ces éléments, toutes les données prévisionnelles de rentabilité peuvent être calculées (ou données automatiquement par votre plateforme de pilotage). Grâce à cela, vous identifiez les projets qui dévient de leurs objectifs et vous menez les actions qui s’imposent avant qu’il soit trop tard. Par exemple, si vous vous rendez compte que la marge prévisionnelle dévie du budget vous pouvez :

  • Voir avec le client pour renégocier le contrat. Le travail était peut-être mal décrit dans son cahier des charges
  • Faire un point sur les différentes tâches pour voir comment réduire le temps à passer sur chacun d’entre elles
  • Réorganiser le staffing sur ce projet, et voir si des collaborateurs moins seniors (représentants donc un coût moins élevé) peuvent avancer sur le projet avec les mêmes chances de succès
Tableau de bord de stafiz

c. Bénéficier d’indicateurs plus pertinents

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Cet adage est aussi vrai pour la performance d’une activité de conseil.

Piloter une activité de conseil et de service n’est pas une chose simple. Réaliser un excellent pilotage permet de dégager un avantage concurrentiel : un reporting plus pertinent qui permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement, offre un avantage concurrentiel fort. L’excellence opérationnelle permet de dégager une meilleure rentabilité, qui vous permet à son tour de réaliser de meilleurs investissements, qui à leur tour vous permettent d’accélérer votre croissance. En bref, avec les bons indicateurs, il est possible de créer un cercle vertueux d’amélioration de la performance.

Et qu’est-ce qu’un bon reporting ?

C’est un reporting qui vous apporte tous les indicateurs clés, en temps réel, sur le réalisé et le prévisionnel, à la granularité qui vous intéresse (au global, par pôle, par secteur, par type de collaborateur, …)

A minima lorsque vous pilotez une activité de conseil, vous devez disposer des indicateurs suivants :

  • Chiffre d’affaires
  • Marges
  • Production en jour et en valeur
  • TJM (Taux Journaliers Moyens) réels
  • TACE / TACI / Taux de charge
  • Taux d’occupation des collaborateurs
  • Comptes de résultats
  • Ecarts entre le produit et le facturé

Mettez ces données dans les mains des managers. Fixez les objectifs à atteindre sur chacun d’entre eux. Vous vous assurez ainsi que ces collaborateurs soient responsabilisés et qu’ils mèneront les actions qui permettront de les atteindre.

Lire cet article : 12 indicateurs à suivre dans votre pilotage de projet

2. Gagner en visibilité sur les capacités et la charge prévisionnelle

a. Connaître d’un coup d’œil le niveau de charge prévisionnelle des équipes

Le cœur du réacteur pour améliorer la performance d’une activité de conseil, c’est la gestion de la charge des collaborateurs : il faut s’assurer que la charge est mieux répartie entre les différents collaborateurs. Que ceux-ci ne soient ni trop chargés, ni trop peu chargés.

Il faut impérativement avoir le bon niveau d’information. Cela permet de savoir si dans les prochaines périodes (prochains jours, prochaines semaines, prochains mois), notre effectif a la capacité de tenir la charge. Ou si au contraire l’effectif est trop important par rapport aux besoins.

Se donner une visibilité sur long terme sur cet aspect de capacité et de charge, vous permet de prendre de meilleures décisions de recrutement (faut-il accélérer ou ralentir le recrutement ?).

Mais également d’améliorer l’engagement des collaborateurs (s’assurer que la charge des collaborateurs est adaptée).

Et d’améliorer la rentabilité de votre activité (avoir les bonnes ressources en face des besoins pour ne pas être sur-staffé ou sous-staffé ce qui peut empêcher de gagner des projets).

Charge prévisionnelle dans Stafiz

b. Prévoir les taux de charge / TACE en fonction des objectifs

Un des indicateurs clé à surveiller est le TACE ou Taux de charge (ou encore taux de facturable) : il s’agit du temps passé par les collaborateurs sur des projets facturables (qui vont générer du chiffre d’affaires) par rapport au temps disponible.

Gagner en visibilité sur cet indicateur va vous permettre d’avoir une bien meilleure gestion de vos effectifs.

Selon les niveaux hiérarchiques et les rôles, le temps passé sur des projets facturables n’est pas toujours le même. Il faut donc aussi analyser le TACE ou taux de charge par rôle ou par équipe. Il faut aussi fixer un objectif à atteindre par type de collaborateur. L’objectif de TACE sera sans doute différent entre un collaborateur junior et un collaborateur directeur ou associé qui passe davantage de temps à vendre des projets.

Enfin, il faut regarder le TACE ou taux de charge réalisé bien entendu, mais aussi garder à l’œil le prévisionnel : à date, quel est le TACE atteint dans un mois, deux mois, … ? Et donc, combien faut-il aller chercher pour atteindre les objectifs ?

C’est avec ce type d’approche que vous allez améliorer votre performance et générer davantage de résultat.

c. Améliorer la gestion du staffing des collaborateurs

En faisant du staffing un processus clé de votre société de conseil, vous mettez le collaborateur au centre de votre stratégie. Vous favorisez l’engagement de vos collaborateurs et leur satisfaction.

S’assurer que les équipes ont toute la visibilité sur leur planning prévisionnel et responsabiliser les managers en leur donnant une visibilité à long terme sur le staffing de leurs équipes sont typiquement des actions qui paient en favorisant l’engagement et la rétention de collaborateurs.

Les managers doivent être équipés pour pouvoir mieux prévoir la charge de leurs équipes. Offrir à chacun une charge suffisante pour se sentir engagé et progresser. Mais éviter en même temps de surcharger des collaborateurs, pour éviter la démotivation ou le burn-out.

Découvrez notre article : « quels critères pour faire un bon staffing »

3. Améliorer l’expérience des collaborateurs

a. Donner accès à une plateforme qui rassemble tous leurs besoins

Pour garder ses employés motivés, il est aussi nécessaire de mettre à leur disposition la technologie qui les aide à travailler simplement et plus efficacement. Le type de technologie qui leur permet d’exprimer pleinement leur potentiel en leur faisant gagner du temps sur les tâches sans valeur ajoutée et en leur apportant la bonne information au bon moment.

Une bonne manière de faire gagner du temps à ses collaborateur est de leur permettre de centraliser leurs tâches sur une seule plateforme. Voici la définition d’un expérience peu agréable pour un collaborateur. :

  • se connecter à un système pour confirmer ses temps
  • à une autre application pour soumettre ses frais
  • et encore à une troisième pour faire des demandes de congés avant d’aller…
  • …chercher sur un excel son planning

Cela manque clairement d’efficience !

Rassembler tous ces éléments dans un environnement unique et disponible sur ordinateur ou smartphone. Voilà une solution qui offre au contraire une simplicité au quotidien ! Et qui permet au collaborateur d’être concentré sur sa mission et sur ses clients. Cette amélioration de l’expérience collaborateur est un élément contributeur de satisfaction qui contribue à la rétention.

b. Offrir la bonne technologie

Il existe aujourd’hui de nombreuses technologies qui simplifient grandement l’expérience des collaborateurs. Les nombreux gains (productivité, satisfaction, engagement) entrainés par ces technologies justifient à eux seuls leur acquisition.

Prenons par exemple l’OCR pour la gestion des frais. Il suffit au collaborateur de prendre en photo son reçu pour que la ligne de frais soit préremplie avec le montant, les taxes et la date. Il ne reste au collaborateur qu’à indiquer à quel projet rattacher ce frais.

Ou encore la valeur probante. Il n’est désormais plus nécessaire de passer par l’étape pénible des justificatifs à conserver dans des enveloppes avant de les photocopier et les attacher à une note de frais. Heureusement, la photo est désormais suffisante. Les bonnes solutions de gestion des notes de frais vous permettent d’en profiter, en prenant à leur charge le stockage exigé par l’URSSAF.

Idéalement, vos collaborateurs doivent pouvoir accéder à l’ensemble de leur environnement depuis leur mobile. Pourquoi ne pas profiter du trajet en métro pour confirmer le temps passé sur les différents projets dans la journée ?

D’autres technologies, notamment d’intégration entre les logiciels permettent aussi de simplifier et de gagner de nombreuses heures de gestion administratives.

c. Se servir du staffing pour mieux engager ses collaborateurs

L’amélioration de l’expérience collaborateur passe par une gestion du staffing qui prend en compte davantage de critère que la simple disponibilité. Idéalement, le développement des compétences doit être pris en compte. C’est-à-dire, s’assurer que le staffing d’un collaborateur permet de les faire monter en compétence et d’atteindre leurs objectifs de progression.

Un staffing parfaitement géré peut même intégrer les appétences des collaborateurs. Permettre à ces derniers d’indiquer le type de projet sur lesquels ils souhaiteraient travailler ou le type de compétences qu’ils souhaiteraient développer.

Lorsque le staffing vient croiser intelligemment davantage de critères et vous proposer les collaborateurs les plus adaptés en fonction de vos critères, c’est l’assurance d’augmenter la satisfaction des collaborateurs et faire grandir les talents au sein de votre organisation pour les garder le plus longtemps possible.

Article sur la recherche de profils

4. Gagner en fiabilité et en contrôle

a. Éviter de travailler sur des tableurs ou de multiples solutions

Excel est un excellent outil, mais possède un problème majeur : les tableurs en règle générale sont loin d’être infaillible. L’erreur humaine ou les problèmes de modélisation sont sources de nombreuses erreurs. Par ailleurs, la connaissance derrière des tableurs complexes est souvent gardée par un employé qui lorsqu’il part de l’organisation implique la perte de la connaissance du fichier en rend sa maintenance trop complexe. Il est alors souvent nécessaire de recréer un nouveau modèle. Ou passer de nombreuses heures à l’adapter pour le comprendre et l’exploiter. Une perte de temps et un risque qu’aucune organisation ne devrait prendre.

En bref, la gestion sur Excel est adaptée à de très petites structures (moins de 10 personnes) mais n’est pas scalable lorsque l’activité grandit.

Pour qu’une société se structure et grandisse dans les bonnes conditions. :

  • Les données que les équipes utilisent doivent impérativement être fiables
  • Les risques d’erreurs doivent être nuls.

Une autre option est parfois d’utiliser plusieurs solutions non connectées les unes avec les autres. Mais cela entraine aussi un risque. Il faudra indéniablement extraire les données d’une solution avant de les réimporter dans l’autre. Ce qui provoque des risques d’erreur, sans parler de la perte de temps.

Un logiciel qui réalise les calculs bout-en-bout apporte une analyse plus fine et des données forcément fiables. En effet, le risque d’erreur que porte l’humain est éliminé. Lorsqu’en plus les données sont utilisées pour préparer les clôtures financières ou la paie, c’est encore plus sécurisant d’utiliser une seule plateforme.

b. Définir les niveaux d’approbations

Travailler à l’amélioration de la fiabilité des données et à un meilleur contrôle interne n’entraine pas nécessairement de lourdeur administrative, bien au contraire.

Lorsque les différentes demandes (de remboursement de frais, de congés, …) sont organisées avec des systèmes de workflows, c’est-à-dire de flux d’approbations, la collaboration et la simplicité n’en sont que renforcées.

Pour se faire, il est nécessaire d’avoir bien défini les flux d’approbations au préalable. Ceux-ci doivent rester simple pour éviter trop d’étapes de validation mais doivent aiguiller intelligemment les demandes en fonction de leur nature.

Par exemple, la personne la plus à même d’approuver une note de frais est généralement le responsable du projet sur lequel le frais est rattaché. C’est lui qui pourra confirmer si le frais est justifié, s’il est refacturable ou non au client, si le collaborateur respecte les règles de l’entreprise sur ce projet, etc… Le chef de projet est aussi responsabilisé avec cette charge du suivi des coûts passés sur son projet. En revanche, une demande d’absence va plus souvent être approuvée par le manager du collaborateur ou par des RH, plus à même d’avoir une vue globale, nécessaire pour approuver.

Il faut donc bien créer les workflows et s’assurer qu’ils sont entièrement automatisés pour les approbations soient données rapidement, avec le niveau de contrôle adéquat.

c. Permettre aux équipes finance de travailler avec des données fiables

Le pilotage des opérations et le reporting associé est crucial. Mais pour que l’efficacité de l’organisation soit totale, assurez-vous que les données générées par les opérations offrent aux équipes financières des données fiables. Elles pourront réaliser leurs clôtures comptables et réaliser les analyses de gestion qui s’imposent à certaines fréquences.

Cela implique que votre système doit permettre d’extraire les données avec une fiabilité totale et les transmettre à la solution comptable que vous utilisez pour la mettre à jour. Ce transfert de donnée peut se faire soit par des fichiers préformattés (qu’on appelle « fichiers à plat »), soit par API, c’est-à-dire par un transfert automatisé via des connecteurs. Pour éviter toute erreur, la deuxième option reste la meilleure.

Les journaux de ventes, les données de frais à rembourser, les achats de sous-traitances sont alors directement transmis dans le système comptable pour réaliser la clôture et préparer les liasses fiscales. Les variables de paie (congés, bonus, tickets restaurants) peuvent aussi être directement transférées dans le logiciel de paie.

Cette automatisation permet d’éviter l’erreur humaine. Toutes les données restent fiables et contrôlées jusqu’à leur entrée en comptabilité et en paie. Non seulement le contrôle interne est renforcé. Mais les équipes de contrôle de gestion gagnent énormément de productivité et peuvent concentrer leurs efforts sur les analyses à valeur ajoutées pour la performance. Sans cela, elles peuvent travailler pendant des heures à réaliser la clôture financière.

5. Accélérer son activité commerciale

a. Anticiper les nouveaux comportements d’achats

La vente de projets est un art subtil. Multiplier les échanges pour identifier les besoins des clients, apporter des réponses claires et se démarquer des éventuels concurrents pour les propositions sortent du lot…

La vente de projet d’une activité de conseil est un processus très humain qui laisse peu de place à l’automatisation. Quelques grandes tendances sont à prendre en compte pour améliorer sa stratégie commerciale :

  • Utiliser uniquement les recommandations et les mises en contact pour développer l’activité peut s’avérer risqué.

En quelques années, la recherche de conseil est passée d’une approche tournée vers les recommandations obtenues grâce au réseau à une approche plus influencée par les recherches sur internet. En 2013, Hinge Research Institute avait interrogé dans une étude les acheteurs de missions de conseil. Ils étaient alors 70% à déclarer avoir obtenu une recommandation pour choisir la société de conseil avec laquelle ils voulaient travailler. En 2019, ils n’étaient plus que 60% et cette tendance s’est accélérée en 2021.

  • Les acheteurs placent davantage d’importance dans les compétences techniques pour sélectionner une société de conseil

L’expertise est devenue un élément clé dans un monde très digitalisé qui requiert de rentrer dans des aspects techniques, du code et des développements pour améliorer la performance des entreprises. La différenciation des prestataires est plus forte qu’auparavant, lorsque les profils généralistes étaient préférés.

  • Les acheteurs considèrent les activités de conseil plus utiles et importantes que dans le passé

Alors qu’en 2013, seuls 19% des clients considéraient leurs prestataires de conseil comme déterminants dans la résolution leurs problèmes, ce chiffre est bondi à hauteur de 29%.

b. Intégrer les compétences de digital et growth marketing au sein de son organisation

Si le développement commercial d’une activité de conseil doit privilégier l’approche humaine, moderniser les méthodes marketing est malgré tout une nécessité pour toute activité de conseil qui souhaite accélérer son développement. Il faut privilégier la visibilité et multiplier les occasions d’interagir. Et c’est là que les méthodes de growth marketing peuvent être extrêmement utiles à une activité de conseil :

  • La mise en ligne d’un contenu qui apporte un maximum de valeur sur des sujets d’expertises permet d’assoir une crédibilité et d’améliorer la performance SEO pour être plus visible lorsqu’une recherche est faite sur les moteurs de recherche. La première étape est la mise en ligne régulière d’articles sur le blog de la société. Si le contenu est important (il doit apporter un maximum de valeur aux lecteurs), sa diffusion l’est tout autant : un article mal référencé a peu de chance de générer de nouveaux prospects. Il faut avant d’écrire un article, définir la stratégie de diffusion.
  • Une communication fréquente sur les réseaux sociaux est aussi un moyen simple de gagner en visibilité et de mettre en avant les expertises. Et là, rien ne fonctionne mieux que d’avoir les collaborateurs eux-mêmes qui s’impliquent et mettent en avant leurs expertises en participant à des discussions en ligne, en commentant des posts ou en diffusant des articles qui peuvent intéresser vos cibles.
  • Développer sa croissance implique aussi d’élargir son audience en diffusant des messages personnalisés à des contacts bien identifiés qui rentrent dans votre cible. Pour récupérer ces contacts, il existe désormais de nombreuses méthodes parfaitement légales pour « scrapper » LinkedIn et obtenir les adresses mails de ces contacts (Phantombuster par exemple). Dans une démarche de diffusion d’un contenu professionnel et en respectant certaines règles, il n’y a aucun problème de RGPD lorsque vous leur diffusez un contenu qui peut les intéresser. Tant qu’ils ont un lien pour arrêter s’ils le souhaitent la démarche. Ces contenus peuvent être retrouvés à travers des newsletters, des mails ou des articles de blog. Les techniques de growth permettent d’automatiser la recherche de contacts, d’emails, voire de téléphone ce qui décuple la puissance de votre marketing.

c. Suivre son pipe commercial et anticiper son forecast

Pour améliorer la performance d’une activité de conseil, il faut avoir une visibilité précise sur ce qui va arriver :

  • Connaître le chiffre d’affaires prévisionnel
  • la charge et la capacité prévisionnelles des collaborateurs
  • la rentabilité prévisionnelle
  • tous ces éléments sont cruciaux pour anticiper suffisamment longtemps à l’avance les problématiques et pour pouvoir les corriger.

Sans cette visibilité sur le prévisionnel, il n’y a pas de pilotage possible. La gestion de l’activité est subie.

Il est donc nécessaire que les projets soient visibles dans leur phase d’avant-vente, avec la possibilité de pondérer le chiffre d’affaires associé en fonction des chances de succès. Ces données vont permettre de compléter le prévisionnel basé sur les projets déjà vendus et donner une vision complète et plus réaliste du forecast.

Idéalement, ces projets encore à l’état de proposition vous permettent de prévoir aussi le budget associé en termes de ressources et donc la rentabilité associée.

Encore mieux, si vous pouvez scénariser le staffing de ces projets dès l’avant-vente. Cela vous donne un coup d’avance en ayant une visibilité beaucoup plus précise de la charge prévisionnelle et sur les éventuels besoins de recrutement.

freshworks.com

L’enjeu pour améliorer la performance d’une société de conseil est clair : mettre en place les technologies et les outils pour simplifier les tâches, pour gagner en visibilité sur la performance et pour améliorer la collaboration. Cette transformation est vitale pour faire passer une activité à un état plus mature, ce qui indéniablement permet de générer une performance très supérieure.

Les activités de conseil qui réussissent le mieux sont celles qui ont fait ce choix. Une étude sortie en 2021 de SPI Research, une société de recherche et de conseil qui aide les prestataires de services comme les sociétés de conseil à progresser a montré des éléments flagrants d’écarts entre les sociétés de conseil en fonction de leur équipement. Les sociétés qui disposaient d’une plateforme de pilotage complète affichaient une croissance du chiffre d’affaires 3 fois supérieure, des taux de charge 1,8 fois supérieurs et un EBITDA 5 fois supérieurs, par rapports aux sociétés non équipée.

Si vous aussi vous souhaitez améliorer la performance de votre activité de conseil, n’attendez pas.

Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus.