Les 4 éléments indispensables à prendre en

compte pour un bon staffing en conseil

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uand vous devez gérer un staffing avec plusieurs dizaines de consultants, qui ont chacun des disponibilités limitées, travaillent sur plusieurs projets et qu’il faut prendre en compte les congés, les compétences, l’expérience voire les appétences, les décisions de staffing commencent rapidement à ressembler à jeu d’echec entre Byrne et Fischer (pour les connaisseurs) !

Et pourtant, il y a bien 4 éléments indispensables à prendre en compte pour que le staffing des consultants soit optimal.

  1. Les disponibilités
    Connaître les disponibilités de chaque collaborateur, dans les prochains jours, semaines, mois, est un prérequis indispensable. Les disponibilités doivent non seulement prendre en compte les projets clients sur lesquels sont staffés les collaborateurs, mais aussi les projets proches d’être gagnés pour lesquels un staffing temporaire va permettre de démarrer la mission en temps et en heure pour tenir les deadlines imposées par le client. Il arrive fréquemment que les consultants passent aussi une partie de leur temps sur les projets internes. Le staffing de ces projets doit clairement s’afficher à côté des autres, de manière le cas échéant, à allouer un consultant sur une mission client plutôt que le projet interne.Evidemment les disponibilités doivent prendre en compte les congés à partir du moment où ils sont validés. Si des congés sont pris au cours d’un projet, il faut probablement que le chef de projet soit informé et ajuste son staffing pour intégrer cette période non travaillée.Idéalement, au-delà des projets clairement identifiés sur lesquels chaque collaborateur sont staffés, il est intéressant de voir d’un coup d’œil le nombre de jours disponible pour chaque consultant, ou à l’inverse le taux de staffing. C’est avec cette visibilité que l’on peut prendre les bons arbitrages et les bonnes décisions de staffing qui favorisent des taux de charge élevés et une rentabilité meilleure pour l’ensemble du cabinet.
  2.  Les compétences
    Filtrer les effectifs par grades ou rôles est une première approche mais qui reste insuffisante. Il est important d’avoir accès aux profils de chaque consultant interne mais aussi à ceux des sous-traitants, si vous travaillez régulièrement avec un pool de consultants externes. Pour cela, il faut lister les compétences clés sur lesquels vous allez faire vos recherches et attribuer à chaque collaborateur entre 5 et 10 compétences avec des notations pour chacun d’entre-elles. Vous pouvez demander à leur manager de noter chaque compétence, ou éventuellement demander aux effectifs de s’auto-évaluer. A la suite de chaque projet, une revue du profil et un ajustement des compétences et notes doit être réalisé pour maintenir les profils à jour. Dans la mesure où vous avez une interaction moins régulière avec vos sous-traitants, il est plus difficile de faire des évaluations de compétences régulières. Il faut donc leur laisser l’accès à leur profil pour qu’ils puissent les mettre à jour régulièrement.
  3. L’expérience
    Dans le secteur du conseil, s’assurer qu’au moins une partie des effectifs staffés sur un projet a déjà acquis une expérience dans le secteur d’activité du client est un élément nécessaire pour s’assurer du succès d’un projet, au-delà de l’importance de rassurer le client sur la capacité de la firme à répondre à ses problématiques. Il est donc possible de segmenter les effectifs à travers des pôles. Mais ce mode imperméable peut avoir un effet indésirable sur les motivations des effectifs. Tous les consultants sont curieux et souhaitent découvrir d’autres horizons pour apprendre de nouvelles compétences et rompre la monotonie. Il est donc préférable d’offrir une expérience variée mais cohérente aux collaborateurs. Il faut donc conserver l’historique de leurs projets et le détail des secteurs d’activités qu’ils ont connu à travers leurs projets pour offrir ce mode de management qui a beaucoup d’importance pour les collaborateurs.
  4. L’appétence
    L’industrie du conseil connait un turnover important. L’attrition est comprise entre 15% et 20%, voire plus dans certains secteurs du conseil (marketing notamment). Retenir ses collaborateurs en les motivant est donc une pièce maitresse dans la stratégie d’un cabinet de conseil. Les coûts de formation, l’impact sur la culture, la perte de connaissance sont trop importants pour ne pas mener les actions favorables à la rétention de vos consultants.Si vous parvenez à rassembler ces 4 dimensions, disponibilités, compétences, expériences, et appétences, alors vous aurez tout gagné : réussir à maintenir élevée la satisfaction des collaborateurs, satisfaire vos clients, finir les projets à temps et optimiser les taux de charge.Le staffing est ainsi une fonction à prendre très au sérieux car il est au cœur de l’activité du cabinet de conseil.